Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.

Une fois votre espace BIMcollab opérationnel, l’étape suivante consiste à affiner son fonctionnement en tant que système de gestion documentaire (DMS). Cet article se concentre sur les options de configuration avancées disponibles côté Admin, plus précisément dans l’onglet DMS.

À la fin de ce guide, vous aurez configuré les métadonnées et les conventions de nommage de vos documents, créé les structures spatiales et de projet, assigné les utilisateurs à des groupes de travail par phase, et préparé les workflows pour les approvals de documents.

En tant qu’administrateur, vous pouvez accéder aux Paramètres DMS en cliquant sur l’icône d’engrenage pour ouvrir la zone d’administration, puis en sélectionnant l’onglet DMS.

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Pour chaque projet, il est important d’utiliser une structure de données claire et cohérente.

Dans BIMcollab, cela peut se faire en définissant les métadonnées de l’espace en tant qu’administrateur.

Dans l’environnement projet, les membres de l’équipe peuvent voir quelles métadonnées sont disponibles dans leur espace depuis l’onglet Paramètres puis en allant dans le menu Gestion documentaire :

Un Project leader peut également choisir ici un paramètre de chargement de document :

Si vous savez que vos équipes projet utiliseront la méthode de chargement avancée, vous pouvez configurer ces champs de métadonnées obligatoires dans Paramètres de l’onglet d’administration DMS. Ces champs, prédéfinis par les admins, seront alors automatiquement proposés sous forme de menus déroulants lorsque les utilisateurs ajoutent des documents à leurs projets.

Voici une liste de tous les champs pouvant être ajoutés et leur description. Chaque nouvelle valeur peut être ajoutée sous le champ requis en cliquant sur le bouton Add en haut à droite.

Des conventions de nommage des documents cohérentes sont essentielles pour maintenir un DMS clair et facilement consultable. Les administrateurs peuvent configurer les conventions de nommage en combinant des champs de métadonnées prédéfinis comme Company, Discipline, Emplacement, Projet et Phase du projet dans un format structuré.

Un champ libre est également inclus pour garantir que chaque nom de document soit unique, permettant aux utilisateurs de saisir une série de chiffres ou de lettres.

Une fois créées, les Project leaders peuvent appliquer les conventions de nommage des documents à leur projet depuis l’onglet Paramètres.
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L’organisation spatiale de BIMcollab utilise par défaut une terminologie courante dans le secteur du bâtiment (Bâtiment, partie, étage). Il est possible de la remplacer par une terminologie alternative, plus générique, adaptée aux projets d’infrastructure et autres cas d’usage, comme indiqué ci-dessous :

Une fois activée, la terminologie mise à jour s’applique à tous les emplacements de votre espace, et les deux terminologies ne peuvent pas être mélangées. Nous recommandons que les administrateurs de l’espace choisissent une terminologie adaptée à vos types de projets et l’appliquent avant le démarrage de tout projet. Si vous souhaitez activer cette fonctionnalité, veuillez nous contacter ou utiliser le chat, et nous l’activerons pour votre espace.
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Dans la section Emplacement, l’administrateur de l’espace peut définir la structure spatiale de l’espace. Dans BIMcollab, vous pouvez lier les documents et les données à la structure spatiale du bâtiment. Cette structure spatiale évolue avec le développement du bâtiment, chaque phase ayant sa propre structure spatiale.

Cela se configure dans l’onglet Emplacements de l’environnement d’administration.

La structure spatiale actuelle se compose de 5 éléments :

Les projets peuvent être divisés en phases, qui correspondent à des périodes ou séries d’événements spécifiques au sein d’un projet.

Les phases de projet peuvent aussi être liées à la structure spatiale, afin que certaines parties de la structure soient gérées par projets. Plusieurs projets peuvent être liés à une même structure spatiale. Cela vous permet de créer différents projets qui se déroulent séparément au sein d’une même structure. Une phase de projet peut concerner une ou plusieurs parcelles, bâtiments ou parties de bâtiment.

Les projets sont créés depuis l’environnement projet, mais tous les projets sont visibles dans l’onglet Projet de la page d’administration DMS.

Par défaut, les nouveaux projets ne contiennent aucune phase. Pour ajouter une phase, sélectionnez le projet dans la liste puis cliquez sur le bouton Ajouter une phase au projet.
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Dans BIMcollab, les utilisateurs sont d’abord ajoutés aux projets en tant que membres de l’équipe dans l’environnement du projet.

Au niveau du projet, ils disposent de certaines autorisations pour les fonctionnalités de gestion documentaire selon leur rôle de membre de l’équipe.

Au niveau de la phase, ils disposent de certaines autorisations pour les fonctionnalités de gestion documentaire selon leur rôle dans le groupe de travail.

Les utilisateurs accèdent aux phases du projet dans l’environnement du projet uniquement lorsqu’ils ont été ajoutés à un groupe de travail, et que ce groupe de travail a accès à certaines phases.

Les rôles de groupe de travail permettent aux administrateurs de définir les autorisations et de déterminer quelles fonctionnalités de gestion documentaire sont accessibles aux utilisateurs affectés à ces rôles. Pour en savoir plus sur les rôles de groupe de travail et leur création ou modification, consultez cet article : Rôles de groupe de travail.
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Les rôles sont attribués par phase de projet. Si un utilisateur fait partie de plusieurs groupes de travail, il peut avoir plusieurs rôles dans un même projet (ou phase). Dans ce cas, les autorisations seront fusionnées et l’utilisateur bénéficiera des droits de tous les rôles dans toutes les équipes.
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Une fois que vous avez ajouté un nouveau rôle de groupe de travail, pour modifier les autorisations et accès associés, cliquez sur le rôle souhaité dans la liste, puis dans la fenêtre suivante, choisissez soit Autorisations soit Droits sur les formats de fichiers. Les rôles de groupe de travail sont attribués aux utilisateurs lors de leur ajout aux groupes de travail dans l’onglet Groupes de travail.
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Les groupes de travail représentent des groupes d’utilisateurs associés à une ou plusieurs phases. Lors de l’ajout d’un nouveau groupe de travail, dans la fenêtre suivante, vous sélectionnez les phases du projet dans lesquelles ce groupe de travail sera actif. Lier un groupe de travail à une phase de projet donne aux membres du groupe un accès direct à cette phase. Dans l’interface de l’environnement du projet, un membre d’un groupe de travail ne voit que les phases du projet auxquelles le groupe est lié.

Pour ajouter des utilisateurs à un groupe de travail, cliquez sur le groupe de travail dans la liste d’ensemble, puis sous Membres du groupe de travail, vous pouvez ajouter des utilisateurs. Lors de l’ajout d’un nouvel utilisateur au groupe de travail, vous pouvez également lui attribuer un rôle de groupe de travail (qui a déjà été créé dans les rôles de groupe de travail). En regroupant les utilisateurs dans des groupes de travail ayant accès à des phases spécifiques et en attribuant des rôles à chaque utilisateur, vous définissez précisément leurs accès et autorisations dans le projet.

Pour certains abonnements, les informations sur les groupes de travail et les phases de projet auxquels les utilisateurs appartiennent seront visibles dans Administration de l’espace > DMS > Utilisateurs.

Avec les workflows, vous pouvez transformer n’importe quel processus documentaire en un workflow automatisé. Utilisez des actions standardisées comme l’audit, la revue, le tamponnage ou les notifications, et configurez leur ordre, la date limite et les conditions. Le workflow est ensuite automatisé pour suivre l’avancement et coordonner les tâches.
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Grâce à un workflow, vous pouvez concevoir une série d’actions qui démarrent automatiquement lorsqu’un nouveau document (qui répond aux critères définis dans le workflow) est déposé. Une série d’actions se déroulera dans un ordre défini à mesure que le document est mis à jour.
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