Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Les workflows sont conçus pour traduire les différents processus de coordination documentaire d’un projet en une séquence automatique de tâches. Ils peuvent être ajoutés à l’emplacement, au projet ou à la phase du projet par l’administrateur de l’espace, qui est également responsable de la définition des workflows eux-mêmes.
❗ Avertissement : Les workflows ne sont déclenchés que lors de l’utilisation du téléchargement avancé de documents, et non avec le paramètre de téléchargement par défaut.
⚠️ Attention : Les workflows sont déclenchés dès qu’un membre de l’équipe télécharge un nouveau document qui répond à certaines conditions prédéfinies.
Ajouter un workflow documentaire
En tant qu’administrateur, commencez par accéder à la page des paramètres de l’espace puis au menu Workflows. Ici, vous pouvez voir tous les workflows existants dans votre espace, avec des informations telles que si un workflow est actif ou non (1), nom (2), ordre (3), description (4) ainsi que le niveau de la structure spatiale du projet auquel il est rattaché (5).
Pour ajouter un nouveau workflow, suivez ces étapes :
1. Cliquez sur le bouton Add (6).
2. Commencez par sélectionner l’emplacement, le projet ou la phase de projet concerné pour y ajouter le workflow.
Cliquez sur Enregistrer.
3. Sur la page suivante, saisissez les informations du workflow dont les champs obligatoires Nom et Ordre.
📝 Remarque : Le numéro d’ordre détermine le classement du workflow et à quel moment il doit être déclenché par rapport aux autres, chaque workflow doit donc avoir un numéro d’ordre unique. Par exemple, un workflow avec l’ordre 0 signifie qu’il sera exécuté en premier, et les suivants ne seront lancés qu’une fois le précédent terminé (1, puis 2, puis 3, etc.).
4. Ensuite, saisissez les conditions que le document doit remplir pour déclencher le workflow en sélectionnant dans les listes déroulantes. Pour chaque propriété, plusieurs valeurs peuvent être ajoutées.
La combinaison des propriétés suivantes peut être utilisée :
Expression régulière du nom du document – Cela fait référence à un nom de document spécifique qui peut être composé d’une combinaison de chiffres, de lettres et de caractères spéciaux. Si vous utilisez une convention de nommage pour une phase de projet, l’expression régulière du nom de document analysera l’identifiant du champ libre à la fin du nom du document.
Structure spatiale – Fait référence à l’emplacement, au bâtiment ou à l’étage auquel le document est lié.
Discipline – La discipline concernée à laquelle le document est associé, qui est une métadonnée personnalisée définie par l’administrateur.
Étiquettes – Toutes les étiquettes personnalisées ajoutées aux informations du document, créées par l’administrateur.
Type de document – Fait référence au type de document spécifié lors du téléchargement, cela peut être Document, Documentation, Plan, Image ou Modèle.
Auteur – Fait référence à l’entreprise à laquelle appartient l’utilisateur responsable du téléchargement du document.
Statut – Le statut concerné attribué au document, qui est une métadonnée personnalisée définie par l’administrateur.
Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer.
Définir les étapes du workflow
Après avoir ajouté les informations initiales du workflow, nous pouvons ensuite configurer les étapes du workflow. Lorsqu’un nouveau document est ajouté et qu’il répond aux conditions, le workflow est déclenché et surveille alors automatiquement l’avancement et coordonne toutes les tâches.
Quatre actions standard peuvent être réalisées, dont un Tour d’audit, une Tâche de revue, un Tampon et une Notification. Pour ajouter l’une de ces étapes, cliquez sur le bouton Add Action puis sélectionnez-en une dans la liste déroulante.
Vous devez d’abord sélectionner une action, puis définir les déclencheurs qui suivent en cliquant sur le bouton Add trigger.
Voici les détails de chaque type d’action.
Tour d’audit
Un tour d’audit peut être utilisé dans un workflow pour recueillir les retours de plusieurs parties prenantes sur un document.
Si un tour d’audit est déclenché, des tâches d’audit personnelles pour chaque partie prenante seront automatiquement créées et pourront être réalisées en parallèle. L’étape suivante du workflow dépendra de la présence ou non de commentaires ajoutés à la tâche par les utilisateurs responsables avant la date limite du tour d’audit.
Un tour d’audit possède les propriétés suivantes :
1. Description : description du tour d’audit, à titre informatif uniquement.
2. Responsable : un ou plusieurs utilisateurs peuvent être ajoutés comme responsables et une tâche d’audit est créée par personne responsable. Les membres de l’équipe d’une même entreprise peuvent réaliser les tâches d’audit des uns et des autres, mais la personne à qui la tâche a été initialement attribuée restera affichée comme responsable.
3. Durée : nombre de jours pendant lesquels la tâche d’audit est ouverte. L’échéance de cette tâche est déterminée par la durée.
📝 Remarque : La personne responsable attribuée automatiquement par le workflow peut être modifiée ultérieurement depuis la page de détails de la tâche d’audit créée.
Après l’échéance, le résultat des tâches d’audit de la ronde de contrôle est évalué et l’étape suivante du workflow est lancée. Un tour d’audit peut avoir les résultats suivants :
Commentaires : des commentaires ont été ajoutés à une ou plusieurs tâches d’audit avant l’échéance.
Aucun commentaire : aucun commentaire n’a été ajouté à aucune des tâches d’audit. Les tâches non terminées à l’échéance sont également considérées comme sans commentaire. Ainsi, le tour d’audit ne dépend pas de la complétion de toutes les tâches.
Toujours exécuter : exécute l’étape suivante du workflow quel que soit le résultat.
Revue
Une revue peut être utilisée pour rejeter ou approuver un document dans le workflow en fonction du retour d’une partie prenante sur le document.
Si une action de revue est déclenchée dans un workflow, une seule tâche de revue sera automatiquement créée, où plusieurs personnes responsables peuvent être assignées, mais la tâche se termine dès que la première personne l’a complétée.
Une action de revue possède les propriétés suivantes :
1. Description : description de la tâche de revue, à titre informatif uniquement.
2. Responsable : les utilisateurs autorisés à effectuer la revue. Plusieurs personnes peuvent être ajoutées comme responsables, mais celle qui termine la tâche en premier la clôture. Ainsi, une seule tâche de revue est créée par revue.
3. Durée : nombre de jours pendant lesquels la revue est ouverte. Après l’échéance, la tâche de revue devient urgente, mais le workflow ne continue pas tant que la tâche n’est pas terminée.
4. Case à cocher À publier : Si cette option est sélectionnée, une fois la tâche de revue approuvée, les documents associés apparaîtront dans le dossier Publié.
📝 Remarque : La personne responsable attribuée automatiquement par le workflow peut être modifiée ultérieurement depuis la page de détails de la tâche de revue créée.
Contrairement au tour d’audit, une revue n’est évaluée qu’une fois la tâche terminée. L’échéance est uniquement informative. Une revue a deux résultats :
Approved : la revue a été positive et approuvée.
Rejetée : la revue a été négative, une explication peut être ajoutée sous forme de texte ou d’annexe.
Toujours exécuter : exécute l’étape suivante du workflow quel que soit le résultat.
📝 Remarque : Pour en savoir plus sur les statuts d’approbation des documents et les workflows, veuillez consulter cet article.
Tampon
À la suite d’une tâche d’audit ou de revue, un tampon automatisé peut être apposé sur un document en fonction du résultat.
Dans les propriétés de cette action, il est possible de sélectionner un des tampons de document de l’espace.
📝 Remarque : Les tampons de document peuvent être ajoutés par l’administrateur depuis la page du portail d’administration. Pour en savoir plus sur la création de tampons, consultez cet article : Créer des tampons
Notification
Une action de notification envoie une notification aux destinataires sélectionnés.
Dans les propriétés de l’action de notification, les informations de notification peuvent inclure :
1. Objet : l’objet du message, qui sera aussi l’objet de l’e-mail envoyé.
2. Destinataires : les utilisateurs qui recevront la notification.
3. Message : une explication ou un texte d’accompagnement.
📝 Remarque : Les notifications peuvent être programmées pour être envoyées à n’importe quelle étape du workflow. Si vous êtes destinataire, la notification vous sera envoyée par e-mail mais elle sera également visible dans votre dashboard personnel, dans l’onglet To do.
Activation et désactivation des workflows
Tous les workflows peuvent être activés ou désactivés directement depuis la page d’aperçu d’un workflow. Une fois activé, le bouton bascule devient vert.
Si besoin, il est aussi possible de désactiver tous les workflows en même temps en cliquant sur le bouton Désactiver tous les workflows sur la page d’aperçu des workflows.
Modifier les workflows
Il est possible de modifier les détails d’un workflow ultérieurement. Cependant, l’emplacement, le projet et la phase de projet associés au workflow ne peuvent pas être modifiés.
Selon que le workflow est actif ou non, les éléments suivants peuvent être modifiés :
Les informations peuvent être modifiées à tout moment, que le workflow soit actif ou non.
Les conditions peuvent être modifiées à tout moment, que le workflow soit actif ou non.
Les étapes ne peuvent être modifiées que si le workflow est désactivé.
📝 Remarque : Pour afficher plus d’informations sur chaque étape du workflow, vous pouvez cliquer sur le nom pour développer ou réduire chaque action. Par exemple, vous pouvez voir qui est responsable d’une tâche ou qui sont les destinataires d’une notification, etc.
💡 Astuce : Pour plus d’informations sur la façon dont les utilisateurs réguliers peuvent consulter les détails des workflows créés pour un projet ainsi que leurs documents associés, consultez cet article : Voir les workflows actifs en tant qu’utilisateur.