Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.

Les tâches d’audit sont créées à la suite d’un cycle d’audit programmé par les administrateurs dans le cadre d’un processus de workflow documentaire. Un cycle d’audit dans la gestion documentaire de BIMcollab fait référence à un processus où les documents sont vérifiés pour leur qualité, leur conformité et leur coordination par plusieurs membres de l’équipe. Un cycle d’audit peut être utilisé dans un workflow pour recueillir les retours de plusieurs parties prenantes sur un document dans un délai défini.

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Lorsqu’un cycle d’audit est déclenché, des tâches d’audit individuelles pour chaque partie prenante sont créées automatiquement, ce qui permet de les traiter en même temps. Les tâches d’audit peuvent être attribuées à un ou plusieurs utilisateurs et peuvent être traitées par l’utilisateur responsable ou un membre du projet de leur entreprise, car elles leur seront également visibles.

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Ainsi, planifier un cycle d’audit dans un workflow est particulièrement utile lorsqu’un document doit être révisé par plusieurs membres de l’équipe. Chaque cycle d’audit concerne une version spécifique d’un document et nécessite de définir une durée, c’est-à-dire le nombre de jours jusqu’à la fin du cycle d’audit.

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Pour créer une tâche d’audit, l’administrateur de l’espace responsable de la définition du workflow de coordination documentaire doit d’abord ajouter un cycle d’audit. Cela se fait en cliquant sur le bouton « Ajouter une action de cycle d’audit » dans les étapes du workflow. Les étapes détaillées pour créer un cycle d’audit sont expliquées dans cet article : Workflows dans BIMcollab.

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Une fois que des documents sont téléchargés et déclenchent un cycle d’audit, des tâches d’audit personnelles pour chaque partie prenante sont créées automatiquement. En résumé, les tâches d’audit ne sont pas créées manuellement ; elles sont générées automatiquement lorsqu’un cycle d’audit est déclenché.

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Les tâches d’audit sont accessibles via :
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A. Le tableau de bord où les utilisateurs peuvent voir et accéder directement aux tâches d’audit créées dans un projet. Toutes les tâches d’audit sont affichées en évidence, ce qui permet aux utilisateurs d’accéder facilement aux tâches dont ils sont responsables.
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1. Ouvertes : toutes les tâches d’audit ouvertes et urgentes.

2. Urgentes : toutes les tâches d’audit dont la date limite est dépassée et qui n’ont pas encore été traitées.

3. Terminées : tâches d’audit terminées.

4. Responsable : tâches d’audit ouvertes ou urgentes dont vous êtes principalement responsable.

5. Auteur : tâches de vérification ouvertes ou urgentes sur des documents dont votre entreprise est l’auteur.
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Cliquer sur l’un de ces statuts ouvre la vue d’ensemble des tâches d’audit dans l’onglet To do, avec les filtres correspondants appliqués.
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B. L’onglet To do (1) où se trouvent les éléments de communication. Cliquez sur Tâche d’audit (2) pour voir un aperçu de toutes les tâches d’audit de votre projet.

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3. L’onglet Documents (1) où l’option Cycle d’audit (2) peut être sélectionnée. Cliquez sur le cycle d’audit souhaité (3) pour accéder à sa page de détails.

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Une tâche d’audit affiche les propriétés de la tâche elle-même et du document associé. Ces propriétés donnent un aperçu rapide à la fois de la tâche d’audit et du document. Cliquez sur le numéro de la tâche d’audit pour voir les propriétés.
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Tâche d’audit :
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1. Numéro : chaque tâche d’audit reçoit un numéro unique basé sur l’emplacement, le bâtiment et la phase associés à la tâche.

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2. Statut : le statut donne aux parties prenantes une information claire sur l’avancement de la tâche. Cela sera détaillé dans la section suivante.
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3. Description : la description du cycle d’audit qui déclenche la tâche d’audit est affichée ici.
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4. Cycle d’audit : représenté par un numéro qui identifie de façon unique un cycle d’audit. En cliquant sur ce lien, les utilisateurs sont redirigés vers le cycle d’audit lié à la tâche.
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5. Démarrée : la date de création de la tâche d’audit.
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6. Date de fin : la date marquant la fin de la durée du cycle d’audit, c’est-à-dire le nombre de jours pendant lesquels le cycle d’audit est ouvert.
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7. Responsable : vous pouvez voir les membres du projet responsables de la tâche, ainsi que leurs entreprises respectives.
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8. Transférer : transférer la tâche d’audit à un autre utilisateur, qui deviendra alors responsable de cette tâche.

9. Terminée le : la date et l’heure auxquelles la tâche d’audit a été traitée.
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10. Terminée par : le nom du membre du projet et de son entreprise ayant traité la tâche d’audit.
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11. Commentaires : si des commentaires ont été ajoutés à la tâche d’audit, ils peuvent être téléchargés ici. Si aucun commentaire n’a été ajouté, la mention « Aucun commentaire » s’affichera.
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Document :
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1. Numéro du document : un numéro ou code unique pour le document. Cliquer sur le lien redirige vers le document associé à la tâche.
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2. Description : une description du document.
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3. Date du document : la date de publication de la première version du document.
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4. Auteur : correspond à l’entreprise de l’utilisateur responsable du téléchargement du document.
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5. Numéro de version : un texte ou numéro permettant de suivre les différentes versions d’un document.
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6. Description de la version : une description de la version du document.
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7. Date de version : la date de la version actuelle.
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Lorsqu’une nouvelle tâche d’audit est ajoutée, son statut par défaut est Ouverte. Selon la durée définie dans le cycle d’audit et si l’utilisateur responsable a traité la tâche, celle-ci prend l’un des statuts ci-dessous :
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1. Ouverte : la tâche d’audit est ouverte et n’a pas encore été traitée.

2. Urgente : la durée de la tâche d’audit est dépassée. Bien que la tâche puisse encore être traitée, cela n’aura pas d’impact sur le workflow si l’étape suivante a déjà été réalisée.

3. Audité : la tâche d’audit a été terminée, avec ou sans commentaires.

4. Annulée : une tâche d’audit peut être annulée si elle n’est plus nécessaire. De plus, si une tâche d’audit est ouverte et qu’une nouvelle version du document est téléchargée, le workflow actif et toutes les tâches associées à la version précédente sont annulés. L’option d’annuler une tâche d’audit n’est visible que pour les administrateurs d’espace.

5. Vérifiée (trop tard) : la tâche d’audit a été traitée alors qu’elle était marquée comme urgente. Les commentaires restent accessibles et téléchargeables depuis l’aperçu des tâches d’audit.

6. Vérifiée (après annulation) : les tâches annulées peuvent encore être traitées, mais comme la tâche d’audit est annulée, cela n’a aucun effet sur les étapes restantes du workflow.

7. Non vérifiée : si le statut d’une tâche d’audit est « Urgente » et que la tâche est annulée ou qu’une nouvelle version du document est téléchargée, le statut de la tâche d’audit passe à « Non vérifiée ».

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Une tâche d’audit ouverte peut être traitée avec ou sans commentaire. L’utilisateur désigné comme responsable de la tâche d’audit, ainsi que ses collègues de la même entreprise, peuvent traiter une tâche d’audit en utilisant l’une des deux options suivantes :
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1. Sans commentaire

2. Avec commentaire
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Dans l’aperçu des tâches d’audit (1), les utilisateurs responsables et les membres de leur entreprise ont accès au bouton « Je n’ai pas de commentaire » (2), qui permet de traiter immédiatement une tâche sans ajouter de commentaire.

Si un utilisateur a des commentaires, il peut les ajouter sur la page de détails de la tâche d’audit, accessible en cliquant sur le numéro (3) de la tâche d’audit.

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Depuis la page de détails d’une tâche d’audit, les utilisateurs peuvent télécharger le document associé à cette tâche et y ajouter leurs commentaires. En cliquant sur le bouton « J’ai des commentaires » (1), un menu déroulant s’affiche pour choisir (2) et téléverser (3) le document contenant leurs commentaires.

Le bouton « Je n’ai pas de commentaire » est également présent sur cette page. Si « Je n’ai pas de commentaire » est sélectionné, le statut du document passe à « Audité ».
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Une fois les commentaires téléversés, ils peuvent être téléchargés par les membres du projet grâce au bouton « Télécharger les remarques » illustré ci-dessous.

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Depuis l’aperçu des tâches d’audit, vous pouvez également télécharger les documents à vérifier. Choisissez le filtre "Je suis responsable" (1) ou "mon entreprise est responsable" pour filtrer les tâches concernées. Sélectionnez tout (2) ou seulement les tâches d’audit pertinentes puis cliquez sur le bouton télécharger (3). Un fichier .zip sera téléchargé sur votre ordinateur, contenant tous les documents des tâches d’audit sélectionnées.
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Les documents téléchargés portent un nom de fichier spécial contenant un code unique, qu’il ne faut pas modifier afin d’éviter toute erreur lors du rechargement. Ce code permet à BIMcollab d’associer correctement le fichier à ses tâches d’audit assignées.

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Ouvrez le document et ajoutez les commentaires nécessaires. Ensuite, chargez les documents commentés à l’aide du bouton "Ajouter des documents audités" (4) sans modifier le nom du fichier. L’écran suivant vous confirmera quelles tâches d’audit ont été complétées avec succès et lesquelles ne l’ont pas été. Tout document qui n’a pas pu être chargé correctement sera signalé avec un statut d’erreur, indiquant la raison de l’échec.

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Pour les documents qui ne nécessitent pas de commentaires, les utilisateurs peuvent sélectionner les documents concernés et cliquer sur le bouton "Aucun commentaire", comme illustré ci-dessous. Une fois cette action effectuée, le statut de la tâche d’audit passera à "Audité".
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