Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.

Les tâches d'audit sont créées à la suite d'un tour d'audit programmé par les administrateurs dans le cadre d'un processus de workflow de gestion de documents. Un tour d'audit dans la gestion de documents BIMcollab fait référence à un processus d'audit où les documents sont vérifiés pour la qualité, la conformité et la coordination par plusieurs membres de l'équipe. Un tour d'audit peut être utilisé dans un workflow comme un moyen de recueillir les retours de plusieurs parties prenantes sur un document dans un délai fixé.

Lorsqu'un tour d'audit est déclenché, des tâches d'audit individuelles pour chaque partie prenante sont automatiquement créées, leur permettant d'être complétées simultanément. Les tâches d'audit peuvent être assignées à un ou plusieurs utilisateurs et peuvent être traitées par l'utilisateur responsable ou un membre du projet de leur entreprise, car elles leur seront également visibles.

Ainsi, programmer un tour d'audit dans un workflow est particulièrement bénéfique lorsqu'un document nécessite une révision par plusieurs membres de l'équipe. Chaque tour d'audit concerne une version spécifique du document et nécessite une durée à définir, qui spécifie le nombre de jours jusqu'à la conclusion du tour d'audit.

Pour créer une tâche d'audit, l'administrateur de l'espace responsable de la définition du workflow pour la coordination des documents doit d'abord ajouter un tour d'audit. Cela peut être fait en cliquant sur le bouton "Ajouter une action de tour d'audit" dans les étapes du workflow. Les étapes détaillées pour créer un tour d'audit sont fournies dans cet article : Workflows dans BIMcollab.

Une fois que des documents sont téléchargés et déclenchent un tour d'audit, des tâches d'audit personnelles pour chaque partie prenante sont automatiquement créées. En résumé, les tâches d'audit ne sont pas créées manuellement ; elles sont générées automatiquement lorsqu'un tour d'audit est déclenché.

Les tâches d'audit peuvent être accessibles via :
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A. Le dashboard où les utilisateurs peuvent voir et accéder aux tâches d'audit lorsqu'elles sont créées directement dans un projet. Toutes les tâches d'audit sont affichées en évidence, permettant aux utilisateurs de naviguer facilement vers les tâches dont ils sont responsables.
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1. Ouvertes : toutes les tâches d'audit ouvertes et urgentes.

2. Urgentes : toutes les tâches d'audit dont le délai est dépassé et qui n'ont pas encore été traitées.

3. Terminées : tâches d'audit terminées.

4. Responsable : tâches d'audit ouvertes ou urgentes dont vous êtes principalement responsable.

5. Propriétaire : tâches de vérification ouvertes ou urgentes sur des documents dont votre entreprise est l'auteur.
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Cliquer sur l'un de ces statuts ouvre l'aperçu des tâches d'audit dans le module To do, avec les filtres correspondants appliqués.
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B. Le module To-do (1) où se trouvent les éléments de communication. Cliquez sur Tâche d'audit (2) pour voir un aperçu de toutes les tâches d'audit dans votre projet.

3. Le module Documents (1) sous la section du menu où l'option Tour d'audit (2) peut être sélectionnée. Cliquez sur le tour d'audit (3) souhaité pour accéder à sa page de détails.

Une tâche d'audit affiche les propriétés de la tâche d'audit elle-même et du document qui y est lié. Ces propriétés fournissent plus d'informations en un coup d'œil sur la tâche d'audit et le document. Cliquez sur le numéro de la tâche d'audit pour voir les propriétés.
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Tâche d'audit :
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1. Numéro : chaque tâche d'audit se voit attribuer un numéro unique basé sur l'emplacement, le bâtiment et la phase associés à la tâche.

2. Statut : le statut offre aux parties prenantes des informations claires sur l'avancement de la tâche. Cela sera détaillé dans la section suivante.
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3. Description : la description du tour d'audit qui déclenche la tâche d'audit est affichée ici.
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4. Tour d'audit : représenté par un numéro, qui identifie de manière unique un tour d'audit. En cliquant sur ce lien, les utilisateurs sont redirigés vers le tour d'audit lié à la tâche.
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5. Commencé : la date à laquelle la tâche d'audit a été créée.
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6. Date de fin : la date marquant la fin de la durée de la période d'audit, qui est le nombre de jours pendant lesquels la période d'audit est ouverte.
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7. Responsable : vous pouvez trouver les membres du projet responsables de la tâche, ainsi que leurs entreprises respectives.
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8. Transférer : transférez la tâche d'audit à un autre utilisateur, qui deviendra responsable de cette tâche.

9. Complété le : la date et l'heure auxquelles la tâche d'audit est traitée.
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10. Complété par : le nom du membre du projet et de son entreprise qui a traité la tâche d'audit.
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11. Commentaires : si des commentaires ont été ajoutés à la tâche d'audit, ils peuvent être téléchargés ici. Si aucun commentaire n'a été ajouté, la description "Aucun commentaire" s'affichera.
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Document :
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1. Numéro de document : un numéro ou code unique pour le document. Cliquer sur le lien redirige les utilisateurs vers le document associé à la tâche.
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2. Descriptions : une description du document.
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3. Date du document : la date de publication de la première version du document.
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4. Auteur : se réfère à l'entreprise de l'utilisateur responsable du téléchargement du document.
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5. Numéro de version : un texte ou un numéro qui aide à suivre les différentes versions qu'un document peut avoir.
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6. Description de la version : une description de la version du document.
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7. Date de version : la date de la version actuelle.
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Lorsqu'une nouvelle tâche d'audit est ajoutée, son statut par défaut est Ouvert. En fonction de la durée définie dans la période d'audit, et si l'utilisateur responsable a traité une tâche, la tâche se voit attribuer l'un des statuts ci-dessous :
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1. Ouvert : la tâche d'audit est ouverte et n'a pas encore été traitée.

2. Urgent : la durée pour la tâche d'audit est dépassée. Bien que la tâche d'audit puisse encore être traitée, cela n'affectera pas le workflow si l'étape suivante a déjà été complétée.

3. Audité : la tâche d'audit a été complétée avec ou sans commentaires.

4. Annulé : une tâche d'audit peut être annulée si elle n'est plus nécessaire. Alternativement, si une tâche d'audit est ouverte et qu'une nouvelle version de document est téléchargée, le workflow actif actuel et toutes les tâches associées à la version précédente sont annulés. L'option d'annuler une tâche d'audit n'est visible que pour les administrateurs de l'espace.

5. Vérifié (trop tard) : la tâche d'audit a été traitée alors qu'elle était marquée comme urgente. Les commentaires peuvent toujours être consultés et téléchargés depuis l'aperçu de la tâche d'audit.

6. Vérifié (pendant l'annulation) : les tâches qui ont été annulées peuvent encore être traitées, mais comme la tâche d'audit est annulée, cela n'a aucun effet sur les étapes restantes du workflow.

7. Non vérifié : si le statut d'une tâche d'audit est marqué comme "Urgent" et que la tâche est soit annulée, soit une nouvelle version de document est téléchargée, le statut de la tâche d'audit passe à "Non vérifié".

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Une tâche d'audit ouverte peut être traitée avec ou sans commentaires. L'utilisateur assigné comme responsable de la tâche d'audit et ses collègues de la même entreprise peuvent traiter une tâche d'audit en utilisant l'une des deux options :
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1. Sans commentaires

2. Avec commentaires
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Dans l'aperçu des tâches d'audit (1), les utilisateurs responsables et les membres de leur entreprise ont accès au bouton "Je n'ai pas de commentaires" (2), qui permet de traiter une tâche immédiatement sans ajouter de commentaires.

Lorsqu'un utilisateur a des commentaires, ils peuvent être ajoutés sur la page de détails d'une tâche d'audit, accessible en cliquant sur le numéro (3) de la tâche d'audit.

Sur la page de détails d'une tâche d'audit, les utilisateurs peuvent télécharger le document associé à cette tâche et y ajouter leurs commentaires. En cliquant sur le bouton "J'ai des commentaires" (1), un menu déroulant s'affiche où les utilisateurs peuvent choisir (2) et télécharger (3) le document contenant leurs commentaires.

De plus, le bouton "Je n'ai pas de commentaires" est également présent sur la même page. Si "Je n'ai pas de commentaires" est sélectionné, le statut du document est mis à jour en "Audité".
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Une fois les commentaires téléchargés, ils peuvent être téléchargés par les membres du projet en utilisant le bouton "Télécharger les remarques" montré dans l'image ci-dessous.

Depuis l'aperçu des tâches d'audit, vous pouvez également télécharger les documents à vérifier. Choisissez le filtre "Je suis responsable" (1) ou "ma société est responsable" pour filtrer les tâches pertinentes. Sélectionnez tout (2) ou seulement les tâches d'audit pertinentes, puis cliquez sur le bouton télécharger (3). Un fichier .zip est téléchargé sur votre ordinateur contenant tous les documents des tâches d'audit sélectionnées.
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Les documents téléchargés ont un nom de fichier spécial contenant un code unique, qui ne doit pas être modifié pour éviter les erreurs lors du rechargement. Ce code permet à BIMcollab d'associer correctement le fichier à ses tâches d'audit assignées.

Ouvrez le document et ajoutez les commentaires nécessaires. Ensuite, téléchargez les documents commentés en utilisant le bouton "Ajouter des documents audités" (4) sans changer le nom du fichier. Sur l'écran suivant, vous verrez une confirmation des tâches d'audit qui ont été complétées avec succès et celles qui ne l'ont pas été. Tout document qui échoue à être téléchargé avec succès sera marqué d'un statut d'erreur, indiquant la raison de l'échec.

Pour les documents qui ne nécessitent pas de commentaires, les utilisateurs peuvent sélectionner les documents pertinents et cliquer sur le bouton "Pas de commentaires", comme indiqué dans l'image ci-dessous. Une fois cette action effectuée, le statut de la tâche d'audit passera à "Audité".
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