Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Les workflows sont conçus pour traduire les divers processus de coordination de documents au sein d'un projet en une séquence automatique de tâches. Ils peuvent être ajoutés soit au niveau de l'emplacement, du projet ou de la phase de projet par l'administrateur de l'espace qui est également responsable de définir les workflows eux-mêmes.
❗ Avertissement : Les workflows sont déclenchés uniquement lors de l'utilisation de téléchargement avancé de documents, et non dans le paramètre de téléchargement par défaut.
⚠️ Attention : Les workflows sont déclenchés dès qu'un membre de l'équipe télécharge un nouveau document qui répond à des conditions prédéfinies particulières.
Ajouter un Workflow de Document
En tant qu'administrateur, commencez par naviguer vers la page des Paramètres de l'Espace puis vers le module Workflows. Ici, vous pouvez voir tous les workflows qui existent dans votre espace, y compris des informations telles que si un workflow est actif ou non (1), nom (2), ordre (3), description (4) ainsi que le niveau au sein de la structure spatiale d'un projet auquel il est attaché (5).
Pour ajouter un nouveau workflow, suivez ces étapes :
1. Cliquez sur le bouton "Add" (6).
2. Tout d'abord séléctionnez l'emplacement, projet ou phase de projet pertinent pour ajouter le workflow.
Cliquez sur "Enregistrer".
3. Sur la page suivante, entrez les informations du workflow y compris les champs requis "Nom" et "Ordre".
📝 Note : Le numéro d'ordre détermine le classement du workflow et quand il doit être déclenché par rapport aux autres, par conséquent chaque workflow a besoin d'un numéro d'ordre unique. Par exemple, un workflow avec l'ordre 0 signifie que ce workflow se produira en premier, et seulement une fois terminé, les ordres suivants se produiront (1, puis 2, puis 3, etc...).
4. Ensuite, entrez les conditions que le document doit remplir pour déclencher le workflow en sélectionnant dans les listes déroulantes. Pour chaque propriété, plusieurs valeurs peuvent être ajoutées.
La combinaison des propriétés suivantes peut être utilisée :
Regex du nom du document - Cela se réfère à un nom de document spécifique qui peut consister en une combinaison de chiffres, de lettres et de caractères spéciaux. Si vous utilisez une convention de nommage de document pour une phase de projet, le regex du nom du document examinera l'identifiant de champ libre à la fin du nom du document.
Structure spatiale - Se réfère à l'Emplacement, au Bâtiment ou à l'Étage auquel le document a été lié.
Discipline - La discipline pertinente à laquelle le document est associé, qui est un métadonnée personnalisé configuré par l'administrateur.
Étiquettes - Toutes les étiquettes personnalisées qui ont été ajoutées aux informations du document et qui sont créées par l'administrateur.
Type de document - Se réfère au type de document spécifié lors du téléchargement d'un document, cela pourrait être soit Document, Documentation, Dessin, Image ou Modèle.
Auteur - Se réfère à l'entreprise à laquelle appartient l'utilisateur qui était responsable du téléchargement du document.
Statut - Le statut pertinent que le document a été déterminé à avoir, qui est un métadonnée personnalisé configuré par l'administrateur.
Une fois terminé, cliquez sur "Enregistrer".
Définir les Étapes du Workflow
Après avoir ajouté les informations initiales du workflow, nous pouvons ensuite configurer les étapes du workflow. Lorsqu'un nouveau document est ajouté qui répond aux conditions, le workflow est déclenché et il surveille alors automatiquement la progression et coordonne toutes les tâches.
Il y a quatre actions standard qui peuvent se produire, y compris un Tour d'Audit, une Tâche de Révision, un Tampon et une Notification. Pour ajouter l'une de ces étapes, cliquez sur le bouton "Ajouter une Action" puis sélectionnez-en une dans la liste déroulante.
Vous devez d'abord sélectionner une action, puis définir les déclencheurs qui suivent en sélectionnant le bouton "Ajouter un déclencheur".
Voici les détails de chaque type d'action.
Tour d'audit
Un tour d'audit peut être utilisé dans un workflow comme moyen de collecter les retours de plusieurs parties prenantes sur un document.
Si un tour d'audit est déclenché, des tâches d'audit personnelles pour chaque partie prenante seront automatiquement créées et pourront être complétées en parallèle. La prochaine étape du workflow dépend de l'ajout ou non de commentaires à la tâche par les utilisateurs responsables avant la date limite du tour d'audit.
Un tour d'audit a les propriétés suivantes:
1. Description : description du tour d'audit, à titre de référence uniquement.
2. Responsable : un ou plusieurs utilisateurs peuvent être ajoutés comme responsables et une tâche d'audit est créée par personne responsable. Les membres de l'équipe de la même entreprise peuvent compléter les tâches d'audit des uns et des autres, mais la personne à qui la tâche d'audit a été initialement assignée apparaîtra toujours comme la personne responsable.
3. Durée : nombre de jours pendant lesquels la tâche d'audit est ouverte. La date limite de cette tâche est déterminée par la durée.
📝 Note :La personne responsable automatiquement assignée par le workflow peut être changée ultérieurement depuis la page des détails de la tâche d'audit créée.
Après la date limite, le résultat des tâches d'audit dans le tour de contrôle est évalué et la prochaine étape du workflow est lancée. Un tour d'audit a les résultats suivants qui peuvent être ajoutés :
Commentaires : des commentaires ont été placés sur une ou plusieurs tâches d'audit avant la date limite.
Pas de commentaires : aucun commentaire n'a été placé sur aucune des tâches d'audit. Les tâches non complétées dans le délai imparti comptent également comme aucun commentaire. Ainsi, le tour d'audit ne dépend pas de l'achèvement de toutes les tâches.
Exécuter toujours : exécuter la prochaine étape du workflow quel que soit le résultat.
Révision
Une révision peut être utilisée pour rejeter ou approuver un document dans le workflow en fonction du retour d'une partie prenante sur le document.
Si une action de révision est déclenchée dans un workflow, une seule tâche de révision sera automatiquement créée où plusieurs personnes responsables peuvent être assignées, mais la tâche se termine dès que la première personne la complète.
Une action de révision a les propriétés suivantes:
1. Description : description de la tâche de révision, à titre de référence uniquement.
2. Responsable : les utilisateurs autorisés à effectuer la révision. Plusieurs personnes peuvent être ajoutées comme responsables, mais celui qui la complète en premier clôturera la tâche. Ainsi, une seule tâche de révision est créée par révision.
3. Durée : le nombre de jours pendant lesquels la révision est ouverte. Après la date limite, la tâche de révision devient urgente, mais le workflow ne continue pas tant que la tâche n'est pas complétée.
4. À publier case à cocher : Si cela est sélectionné, une fois la tâche de révision approuvée, les documents associés apparaîtront dans le dossier Publié.
📝 Note : La personne responsable automatiquement assignée par le workflow peut être changée ultérieurement depuis la page des détails de la tâche de révision créée.
Contrairement au tour d'audit, une révision n'est pas évaluée tant que la tâche n'est pas complétée. La date limite est à titre informatif uniquement. Une révision a deux résultats:
Approuvé : la révision était positive et approuvée.
Rejeté : la révision était négative, une explication peut être ajoutée sous forme de texte ou d'annexe.
Exécuter toujours : exécuter la prochaine étape du workflow quel que soit le résultat.
📝 Note : Pour en savoir plus sur les états d'approbation des documents et les workflows, veuillez vous référer à cet article.
Cachet
À la suite d'une tâche d'audit ou de révision, un cachet automatisé peut être apposé sur un document en fonction du résultat.
Dans les propriétés de cette action, l'un des tampons de document de l'espace peut être sélectionné.
📝 Note : Les tampons de document peuvent être ajoutés par l'administrateur depuis la page du portail d'administration. En savoir plus sur comment créer des tampons ici : Créer des tampons
Notification
Une action de notification envoie une notification aux destinataires sélectionnés.
Dans les propriétés de l'action de notification, les informations de notification peuvent contenir :
1. Objet : l'objet du message, également l'objet de l'e-mail envoyé.
2. Destinataires : les utilisateurs recevant la notification.
3. Message : une explication textuelle.
📝 Note : Les notifications peuvent être programmées pour être envoyées à tout moment dans le workflow. Si vous êtes un destinataire, cette notification est envoyée par e-mail mais elle sera également visible dans votre tableau de bord personnel dans le module To do's.
Activation et Désactivation des Workflows
Tous les workflows peuvent être activés ou désactivés directement depuis la page d'aperçu d'un workflow. Une fois activé, le bouton bascule devient vert.
Si nécessaire, il est également possible de désactiver tous les workflows en même temps en cliquant sur le bouton "Désactiver tous les workflows" sur la page d'aperçu des workflows.
Modification des Workflows
Il est possible de modifier les détails d'un workflow à un stade ultérieur. Cependant, l'emplacement, le projet et la phase du projet auxquels le workflow est associé ne peuvent pas être modifiés.
Selon que le workflow est actif ou non, les éléments suivants peuvent être modifiés :
Informations peuvent être modifiées à tout moment, que le workflow soit actif ou non.
Conditions peuvent être modifiées à tout moment, que le workflow soit actif ou non.
Étapes ne peuvent être modifiées que si le workflow est désactivé.
📝 Note : Pour voir plus d'informations sur chacune des étapes du workflow, vous pouvez cliquer sur le nom pour développer ou réduire chaque action. Par exemple, vous pouvez voir qui est responsable d'une tâche ou qui sont les destinataires d'une notification, etc.
💡 Astuce : Pour plus d'informations sur la façon dont les utilisateurs réguliers peuvent voir les détails des workflows créés pour un projet ainsi que leurs documents associés, consultez cet article : Voir les workflows actifs en tant qu'utilisateur.