Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Dans BIMcollab, l'approbation des documents fait partie du processus de gestion des documents. Les documents peuvent être approuvés (listés dans l'onglet Documents publiés) de deux manières, selon que le document fait partie d'un workflow :
Si non inclus dans un workflow : Cela peut être fait manuellement depuis la page Détails du document
Si inclus dans un workflow : L'approbation se fait en fonction du résultat d'une tâche de révision
⚠️ Attention : Par défaut, les utilisateurs peuvent voir les documents dans la catégorie Publiée. Si vous avez besoin d'accéder aux documents Partagés (non publiés), votre administrateur devra l'activer en allant dans Groupes d'utilisateurs > Permissions et en cochant la case "A accès aux documents non publiés".
Approuver un document manuellement
📝 Note : Pour pouvoir approuver manuellement des documents, les utilisateurs doivent être dans un rôle utilisateur avec les permissions appropriées, y compris la permission de "Approuver manuellement les documents".
Les versions de documents peuvent être approuvées à tout moment en utilisant le bouton [Approuver] sur la page des détails du document.
Allez dans l'onglet documents
Sélectionnez le numéro du document que vous souhaitez approuver
Cliquez sur le bouton [Approuver] situé dans la barre d'actions
Une fenêtre apparaîtra vous demandant si vous souhaitez publier la dernière version du document. Cliquez sur "Oui, publier".
Le document est maintenant visible dans la liste des documents publiés.
Une fois qu'une version de document a été approuvée, le bouton Approuver le document disparaîtra. Ce n'est que lorsqu'une nouvelle version du document sera téléchargée que ce bouton redeviendra disponible.
Les informations concernant l'approbation, y compris la personne qui l'a approuvée, sont enregistrées dans l'onglet Événements de la page des détails du document.
Approuver un document via une révision
Si un document fait partie d'un workflow, les documents peuvent également être approuvés par la réalisation de tâches de révision. Lorsque l'administrateur crée une action de révision, il y a une case à cocher optionnelle "À publier". Si celle-ci est sélectionnée, une fois la tâche de révision approuvée, les documents associés apparaîtront dans le dossier Publié. Le résultat de la révision - Approuvé ou Rejeté - détermine non seulement l'étape suivante du workflow, mais aussi le statut que recevra la tâche de révision, et sous quel filtre le document apparaîtra.
Avec cette option, les documents ne peuvent être approuvés que par la personne responsable de la tâche de révision. L'achèvement de celle-ci sera également soumis à une échéance déterminée dans le workflow.
💡 Astuce : Pour plus d'informations sur la façon dont les utilisateurs réguliers peuvent voir les détails des workflows créés pour un projet ainsi que leurs documents associés, consultez cet article : Voir les workflows actifs en tant qu'utilisateur
Une action est déclenchée dans un workflow nécessitant le début d'une tâche de révision de document, et les personnes responsables sont assignées à celle-ci.
Les documents qui doivent encore être révisés apparaîtront d'abord dans la catégorie Partagée
Une personne responsable complétera ensuite la tâche de révision en sélectionnant le bouton [Approuver] pour la tâche de révision concernée
Le document passera alors de la catégorie Partagée à la catégorie Publiée
Lorsqu'une nouvelle version de document est téléchargée, une autre tâche de révision sera automatiquement déclenchée si les métadonnées de la nouvelle version correspondent aux critères du workflow. Cela signifie que le processus de révision pour cette version de document recommencera dans le dossier Partagé (marqué avec l'icône "Une version antérieure a été publiée"), tandis que la version précédente du document restera dans le dossier Publié. La personne responsable devra compléter la tâche de révision avant que la nouvelle version du document n'apparaisse dans la catégorie des documents publiés.
💡 Astuce : Pour plus d'informations sur la gestion des tâches de révision, consultez cet article : Tâches de révision
📝 Note : Il est seulement possible d'utiliser l'une des méthodes ci-dessus pour approuver un document. Si un document entre dans un workflow avec une tâche de révision, le bouton d'approbation manuelle deviendra automatiquement indisponible (grisé).