Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Dans BIMcollab, l’approval de documents fait partie du processus de gestion documentaire. Les documents peuvent être approved (affichés dans l’onglet Documents publiés) de deux manières, selon que le document fasse partie ou non d’un workflow :
Si le document ne fait pas partie d’un workflow : Cela peut être fait manuellement depuis la page Détails du document
Si le document fait partie d’un workflow : L’approval se fait en fonction du résultat d’une tâche de revue
⚠️ Attention : Par défaut, les utilisateurs peuvent consulter les documents dans la catégorie Publiés. Si un utilisateur a besoin d’accéder à des documents Partagés (non publiés), l’administrateur doit l’activer au niveau du projet pour chaque rôle d’équipe projet, ou au niveau de la phase
en allant dans Rôle du groupe de travail > Permissions et en cochant la case « A accès aux documents non publiés. »
Approuver un document manuellement
📝 Remarque : Pour pouvoir approuver manuellement des documents, les utilisateurs doivent avoir un rôle utilisateur projet approprié, ou un rôle de phase avec les permissions adéquates, y compris la permission « Approuver manuellement les documents ».
Les versions de documents peuvent être approved à tout moment en utilisant le bouton [Approve] sur la page de détails du document.
Allez dans l’onglet documents.
Sélectionnez le numéro du document que vous souhaitez approuver.
Cliquez sur le bouton [Approve] situé dans la barre d’actions.
Une fenêtre s’ouvrira pour vous demander si vous souhaitez publier la dernière version du document. Cliquez sur « Oui, publier ».
Le document est maintenant visible dans la liste Documents publiés.
Une fois qu’une version de document a été approved, le bouton Approuver le document disparaîtra. Ce n’est que lorsqu’une nouvelle version du document sera téléchargée que ce bouton redeviendra disponible.
Les informations concernant l’approval, y compris la personne qui l’a approved, sont enregistrées dans l’onglet Événements de la page de détails du document.
Approuver un document PDF avec un tampon
Spécifiquement pour les documents PDF, vous pouvez ajouter un tampon d’approval au document lors de la publication manuelle.
Depuis l’onglet documents, sélectionnez un document PDF que vous souhaitez approuver.
Cliquez sur le bouton [Approve] situé dans la barre d’actions.
Une fenêtre s’ouvrira pour vous demander si vous souhaitez ajouter un tampon. Vous ne pouvez sélectionner que des tampons basés sur le type de tampon Approved existant. Le type de tampon Rejeté n’est pas disponible.
Prévisualisez le tampon sélectionné dans la même fenêtre, puis publiez le document. Le tampon sera placé sur la première page du document PDF à l’emplacement défini dans les paramètres du tampon.
Approuver un document via une revue
Si un document fait partie d’un workflow, les documents peuvent aussi être approved via l’achèvement de tâches de revue. Lorsque l’administrateur crée une action de revue, il existe une case à cocher optionnelle « À publier ». Si elle est sélectionnée, une fois la tâche de revue approved, les documents associés apparaîtront dans le dossier Publiés. Le résultat de la revue – Approved ou Rejeté – détermine non seulement l’étape suivante du workflow, mais aussi le statut que recevra la tâche de revue, et sous quel filtre le document apparaîtra.
Avec cette option, les documents ne peuvent être approved que par la personne responsable de la tâche de revue. L’achèvement de cette tâche sera également lié à une deadline définie dans le workflow.
Si la case « À publier » n’est pas cochée, l’approbation d’une tâche de revue n’entraîne pas la publication du document. Celui-ci reste dans la catégorie Partagés, avec une icône indiquant son approbation, et n’apparaît pas dans le dossier Publiés. Utilisez cette option pour les revues intermédiaires, lorsqu’un document nécessite plusieurs cycles de commentaires et d’approbation avant d’être finalisé. Pour publier le document, ajoutez une dernière action de revue au workflow en cochant la case « À publier ».
💡 Astuce : Pour plus d’informations sur la façon dont les utilisateurs réguliers peuvent consulter les détails des workflows créés pour un projet ainsi que leurs documents associés, consultez cet article : Afficher les workflows actifs en tant qu’utilisateur
Une action est déclenchée dans un workflow qui nécessite le lancement d’une tâche de revue de document, et les personnes responsables y sont assignées.
Si la case « À publier » est cochée dans la tâche de revue, le document est déplacé vers le dossier Publiés dès son approbation. Dans le cas contraire, il reste dans Partagés, avec une icône indiquant son approbation.
Une personne responsable complétera ensuite la tâche de revue en sélectionnant le bouton [Approve] pour la tâche de revue concernée
Le document passera alors de la catégorie Partagés à la catégorie Publiés
Lorsqu’une nouvelle version d’un document est téléchargée, une nouvelle tâche de revue est automatiquement déclenchée si les métadonnées de cette version correspondent aux critères du workflow. Le processus de revue recommence alors dans le dossier Partagés, où la nouvelle version est identifiée par l’icône « Une version antérieure a été publiée ». Pendant ce temps, la version précédente reste dans le dossier Publiés. La nouvelle version ne la remplace dans ce dossier qu’après l’approbation d’une tâche de revue pour laquelle la case « À publier » est cochée. Si une revue est approuvée sans que cette case soit cochée, la nouvelle version reste dans Partagés, avec une icône indiquant son approbation, tandis que la version précédente demeure publiée.
💡 Astuce : Pour plus d’informations sur la gestion des tâches de revue, consultez cet article : Tâches de revue
📝 Remarque : Il n’est possible d’utiliser qu’une seule des méthodes ci-dessus pour approuver un document. Si un document entre dans un workflow avec une tâche de revue, le bouton d’approval manuel deviendra automatiquement indisponible (grisé).