Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Dans la gestion documentaire de BIMcollab, des tampons peuvent être ajoutés aux documents PDF via une étape planifiée dans un workflow, ou dans le cadre d'une approval manuelle, où ils peuvent représenter différentes informations.
⚠️ Attention : Il est uniquement possible d’ajouter des tampons aux documents au format PDF. Si un autre type de document déclenche le workflow, l’action de tampon sera ignorée et l’étape suivante continuera.
Si un PDF comporte plusieurs pages, les tampons seront placés uniquement sur la première page du document.
Utilisation des tampons
Dans le processus de construction, l’ajout d’un tampon sur les documents peut indiquer qu’ils ont été vérifiés et approuvés/rejetés par les parties concernées. Dans l’exemple ci-dessous, le tampon d’approval dans le workflow signifie que le document répond à toutes les exigences et qu’il est prêt à être utilisé dans le processus de construction.
Étape de tampon planifiée par un workflow :
Tampon appliqué automatiquement à un document :
Les tampons ont plusieurs utilités :
Indication du statut : Les tampons peuvent afficher le statut du document, par exemple s’il est approved ou rejeté après qu’une tâche de vérification a été effectuée par la personne responsable.
Vérification de la version : En ajoutant un QR code, il est possible de scanner pour vérifier si le document est la dernière version dans BIMcollab.
Pour ces raisons, plusieurs options sont disponibles concernant les informations à inclure sur un tampon :
Zone de texte libre
Heure d’approval ou de rejet
Nom de la personne ayant approved/rejeté le document
QR code
Créer un tampon
Pour créer un nouveau tampon, allez sur la page d’administration de l’espace, puis dans l’onglet Paramètres DMS.
⚠️ Attention : Seuls les administrateurs d’espace peuvent créer de nouveaux tampons et workflows. Consultez cet article pour en savoir plus sur les droits d’administration : Premiers pas avec les documents BIMcollab pour les administrateurs.
Cliquez sur la section « Tampons de documents » dans le menu (1).
Cliquez sur le bouton 'Add' (2).
Renseignez les informations pour votre nouveau tampon. Au fur et à mesure que vous ajoutez des informations, l’aperçu sera mis à jour. Les champs obligatoires seront marqués d’un « * ». Cliquez sur enregistrer une fois terminé.
InformationsNom : Identification du tampon pour le rendre reconnaissable. Ce champ ne sera pas utilisé dans le tampon.
Type de tampon : Permet de regrouper les tampons selon leur statut, par exemple pour les documents « Rejetés » ou « Approved ». Lors de la création d’un workflow, cela permet de filtrer rapidement les tampons pertinents selon le résultat de l’action, évitant ainsi d’attribuer un mauvais statut.
Texte : Champ de texte libre qui sera affiché comme titre du tampon.
Couleur : Choisissez une couleur pour l’ensemble du tampon.
Avec date-heure : Ajoutez la date et l’heure actuelles au tampon (au moment où cette étape du workflow est déclenchée)
Afficher le nom de la personne : Ajoutez le nom de la personne ayant approved/rejeté le document
📝 Remarque : Selon l’emplacement de l’action de tampon dans un workflow, le champ du nom de la personne sera rempli avec le nom de la personne ayant effectué la dernière action :
Si un tampon est placé au début d’un workflow, le nom de la personne ayant importé le document apparaîtra
Si un tampon est placé après une action d’audit ou de revue, le nom de la personne ayant approved ou rejeté le document apparaîtra
Si un tampon est placé après une notification qui suit une action d’audit ou de revue, le nom de la personne ayant approved ou rejeté le document apparaîtra
QR Code
Avec QR code : Déterminez si un QR code sera inclus dans le tampon.
Taille fixe (Taille (mm)) : Si besoin, définissez la taille du QR code. Le QR code est un carré et le nombre en mm indique la taille de chaque côté.
Positionnement sur la page
Positionnement sur la page : Choisissez l’un des quatre coins prédéfinis.
Décalage-X (mm) : Déplacement sur l’axe X par rapport à la position sélectionnée.
Décalage-Y (mm) : Déplacement sur l’axe Y par rapport à la position sélectionnée.
Une fois le tampon défini, vous le retrouverez dans « Tampons de documents ». Cliquez sur le nom du tampon pour ouvrir ses détails.
💡 Astuce : Un test peut également être effectué depuis la page de détails du tampon pour vérifier s’il vous convient. Depuis la liste, cliquez sur le tampon souhaité. Dans la page de détails, en bas du menu, choisissez d’abord un fichier PDF à tester via « Choisir un fichier », puis sélectionnez le bouton Tester le tampon. Un PDF sera téléchargé avec le tampon appliqué à la position choisie.
Modifier un tampon
Les tampons peuvent être modifiés et ajustés à tout moment en cliquant sur le bouton 'Edit' (1).
Ce changement ne sera visible que sur les nouvelles versions de documents importées par la suite, et ne modifiera pas l’apparence du tampon sur les versions existantes.
Les tampons peuvent aussi être supprimés en cliquant sur le bouton 'Delete' (2). Les tampons utilisés dans des workflows ne peuvent pas être supprimés, comme indiqué dans le message d’avertissement.
Intégrer les tampons dans votre workflow
Les tampons peuvent être ajoutés à n’importe quelle étape d’un workflow. Il est aussi possible de placer plusieurs tampons sur un document au sein d’un même workflow.
Lorsque les tampons sont ajoutés après une tâche d’audit ou de revue, seuls certains tampons peuvent être disponibles selon les déclencheurs, en fonction du regroupement effectué lors de la création du tampon avec le champ Résultat d’audit.
Pour ajouter un tampon après une tâche d’audit ou de revue, ajoutez au moins un déclencheur qui définit le résultat. Pour les cycles d’audit, il s’agira de « Commentaires » ou « Aucun commentaire », et pour les revues, de « Approved » ou « Rejeté ».
Voici un exemple d’utilisation d’un tampon pour illustrer le résultat d’un cycle d’audit :
Après un déclencheur (Commentaires ou Aucun commentaire), sélectionnez le menu déroulant 'Add action' puis choisissez 'Add stamp action'.
Le panneau d’informations s’affichera, indiquant dans quel workflow le tampon est actif, ainsi que le type de déclencheur auquel il est associé selon le résultat du cycle d’audit.
Sélectionnez le tampon que vous souhaitez utiliser dans la liste déroulante. Seuls les tampons regroupés dans le résultat d’audit correspondant (dans ce cas Rejeté) pour le déclencheur seront affichés.
Une fois le workflow déclenché et la Deadline du cycle d’audit dépassée, si la personne responsable a laissé des commentaires sur le document, le tampon « À réviser » sera automatiquement apposé.
💡 Astuce : Pour en savoir plus sur la création et l’ajout de workflows à vos phases de projet en tant qu’admin, consultez cet article : Workflows dans BIMcollab
Informations sur le QR Code
Lorsqu’un tampon inclut un QR code, le scanner avec la caméra de votre smartphone ou tablette ouvre un lien.
Un écran vert ou rouge s’affichera alors sur la page web. Seul le QR code de la dernière version du numéro de document affichera un écran vert, toutes les versions précédentes afficheront un écran rouge. Cela permet de vérifier facilement si la version du plan que vous consultez est bien la plus récente.