Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Dans la gestion de documents BIMcollab, l'utilisation des workflows permet des processus d'approbation de projet automatisés pour vos documents. Cela signifie que les administrateurs d'espace peuvent transformer diverses tâches (et le résultat de ces tâches) en une séquence d'événements automatisée.
💡 Astuce : Si vous êtes administrateur d'espace, vous pouvez en savoir plus sur comment ajouter et créer des workflows dans cet article : Workflows dans la gestion de documents BIMcollab.
Un workflow est déclenché lorsqu'un utilisateur télécharge un document qui répond aux critères prédéfinis du workflow. En fonction des actions du workflow, des tâches spécifiques peuvent être automatiquement assignées aux utilisateurs, et les utilisateurs peuvent voir les détails des workflows actifs dans le projet.
En tant qu'utilisateur, vous pouvez être désigné comme responsable pour des tâches d'audit ou des tâches de révision, ou vous pouvez être le destinataire d'une notification selon un workflow.
Bien que seuls les administrateurs puissent configurer et modifier un workflow, les utilisateurs réguliers peuvent voir les workflows actifs dans leur projet de deux manières : soit via le Module Paramètres, soit via le Module Documents.
⚠️ Attention : Un workflow est déclenché lorsqu'un membre de l'équipe télécharge un nouveau document ou une nouvelle version qui répond aux critères prédéfinis ; il ne sera pas appliqué aux documents existants dans la phase.
Visualisation des Workflows
Comprendre comment visualiser et suivre les workflows dans vos projets est essentiel pour rester informé de l'état et de l'avancement des différentes tâches. Ci-dessous, nous vous guidons à travers les étapes pour accéder et réviser les workflows associés à des phases et documents de projet spécifiques.
Module Paramètres
La page Workflows sous le Module Paramètres affichera tous les workflows actuellement actifs dans la phase de projet spécifique sélectionnée.
Tout d'abord, naviguez vers le projet ou la phase à laquelle un workflow a été ajouté
Sélectionnez le Module Paramètres dans la barre horizontale supérieure
Naviguez vers la page Workflows
Tous les workflows actifs dans la phase de projet actuelle seront affichés ici
Les informations du workflow incluent son Nom, Ordre, Description ainsi que la phase à laquelle il est attaché.
⚠️ Attention : Un utilisateur doit avoir les autorisations requises activées pour Voir Paramètres et Workflows, sinon le module Paramètres ou la page Workflows ne sera pas visible pour vous. Si vous n'avez pas les bonnes autorisations, contactez votre administrateur d'espace.
Sélectionner le nom d'un workflow vous mènera à la page Aperçu du Workflow qui est expliquée plus loin dans cet article.
Module Documents
Dans le module documents, un utilisateur peut voir avec quels workflows un document spécifique est associé.
Tout d'abord, naviguez vers le projet ou la phase à laquelle un workflow a été ajouté
Sélectionnez le Module Documents soit dans la barre horizontale supérieure, soit dans la barre latérale gauche
Sélectionnez le numéro de document qui vous intéresse
Naviguez vers l'onglet Workflows
Tout workflow actif auquel le document fait partie sera affiché ici
Les informations du workflow incluent :
Numéro de version du document qui a déclenché le workflow
Nom du Workflow
Date à laquelle le workflow a été démarré (basée sur le moment où le document a été téléchargé pour la première fois et l'a déclenché)
Toutes les étapes actives du workflow liées au document
Nombre total d'étapes qui ont été complétées dans le workflow
Sélectionner le nom d'un workflow vous mènera à la page Aperçu du Workflow qui est expliquée plus loin dans cet article.
💡 Astuce : Pour voir un historique complet de toutes les actions qui ont eu lieu sur un document, vous pouvez également naviguer vers la page Événements du document. Ici, un journal d'actions existe qui inclut toutes les actions précédentes qui ont eu lieu sur un document suite à son passage dans un workflow, ainsi que toutes les actions supplémentaires qui ont eu lieu en dehors du workflow.
Aperçu du Workflow
En sélectionnant un nom de workflow soit depuis le module Paramètres, soit depuis la page des détails du Document, cela affichera la page d'aperçu du workflow qui peut être lue comme un tableau ou un tableau de bord.
Ceci est composé de plusieurs colonnes différentes :
Liste de documents : Tous les documents qui ont satisfait aux conditions du workflow seront listés sur le côté gauche, ainsi que leur description et numéro de version.
Informations générales sur le workflow : Vue d'ensemble du processus complet, y compris quand le workflow a commencé pour un document particulier ainsi que son statut de complétion.
Étapes du workflow : Détail de chaque étape du workflow où chaque type est distingué par sa couleur et son icône :
Cycles d'audit sont en jaune et incluent des informations telles que la date de début, le statut et le résultat (commentaires). Les tâches d'audit individuelles pour les personnes responsables sont également affichées, y compris le statut de la tâche, la date de complétion et le résultat (commentaires).
Tâches de révision sont en vert et incluent des informations telles que la date de début, le statut, ainsi que la date de complétion de la révision.
Actions de tampon sont en orange et incluent la date à laquelle le tampon a été apposé sur un document.
Actions de notification sont en bleu et incluent la date à laquelle la notification a été envoyée.
Lire la vue d'ensemble du workflow pour un document
Chaque document sera affiché dans sa propre ligne, et les informations du workflow pour ce document particulier peuvent être lues horizontalement.
Une fois qu'un workflow a été déclenché pour commencer, il est facile de suivre sa complétion globale selon les informations de statut dans la colonne générale du workflow :
Workflow général
x/x étapes complétées : Si un workflow n'est pas encore terminé pour un document, son statut sera ouvert et affichera combien d'étapes ont été complétées sur le total.
Complété : Seulement lorsque toutes les personnes responsables ont exécuté leurs tâches définies par le workflow pour un document, alors son statut sera complet.
Une fois qu'une étape a été commencée dans le workflow, son statut peut également être suivi, basé sur les résultats de l'élément To do pertinent :
Cycle d'audit
Action globale :
Tâches ouvertes : Toutes les personnes responsables n'ont pas encore terminé leurs tâches.
Aucune tâche ouverte : Toutes les personnes responsables ont terminé leurs tâches d'audit.
Tâche individuelle :
Ouverte : La personne responsable n'a pas encore terminé la tâche d'audit.
Audité : La personne responsable a terminé la tâche avec ou sans commentaires.
Urgent : La date limite pour le tour d'audit est dépassée et la tâche n'a pas encore été terminée.
Vérifié (trop tard) : La tâche a été terminée après la date limite du tour d'audit.
Vérifié (pendant l'annulation) : La tâche a été terminée après l'annulation du tour d'audit.
Non vérifié : Une nouvelle version du document a été téléchargée lorsque le statut de la tâche d'audit était 'Urgent'.
Annulé : Le tour d'audit a été annulé, ou une nouvelle version du document a été téléchargée lorsque le statut de la tâche d'audit était 'Ouverte'.
Tâche de revision
Ouvert : La personne responsable n'a pas encore terminé la tâche de révision.
Urgent : La date limite pour la tâche est dépassée et la tâche n'est toujours pas terminée.
Approuvé : La personne responsable a terminé la tâche en approuvant le document.
Rejeté : La personne responsable a terminé la tâche en rejetant le document.
Annulé : Une nouvelle version du document a été téléchargée avant que la tâche de révision ne soit terminée.
Détails du workflow
La page "détails" inclut toutes les informations sur le workflow selon la configuration de l'administrateur. Cela inclut les pages suivantes :
Informations - décrit les conditions pertinentes et les étapes du workflow déterminées par l'administrateur.
Documents dans le workflow - fournit un résumé de tous les documents dont les détails ont répondu aux critères pour déclencher le workflow.
Événements - aperçu de quand le workflow a été ajouté, activé ou désactivé.
💡 Astuce : Pour voir plus d'informations sur chacune des étapes du workflow, cliquez sur le nom pour développer ou réduire chaque action. Par exemple, vous pouvez voir qui est responsable d'une tâche, ou qui sont les destinataires d'une notification.