Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Dans la gestion des documents de BIMcollab, des tampons peuvent être ajoutés aux documents PDF par le biais d'une étape programmée dans un workflow où ils peuvent représenter diverses informations.
⚠️ Attention : Il est uniquement possible d'ajouter des tampons aux documents au format PDF. Si un autre type de document déclenche le workflow, l'action de tampon sera ignorée et l'étape suivante se poursuivra.
📝 Note : Si un PDF comporte plusieurs pages, les tampons seront placés uniquement sur la première page du document.
Utilisation des tampons
Dans le processus de construction, ajouter un tampon aux documents peut indiquer que les documents ont été examinés et approuvés/rejetés par les parties nécessaires. Dans l'exemple ci-dessous, le tampon d'approbation dans le workflow signifie que le document répond à toutes les exigences et qu'il est prêt à être utilisé dans le processus de construction.
Étape de tampon programmée par un workflow :
Tampon appliqué automatiquement à un document :
Les tampons ont plusieurs fonctions :
Indication de statut : Les tampons peuvent afficher le statut du document, par exemple s'il est approuvé ou rejeté après qu'une tâche de révision a été complétée par la personne responsable.
Vérification de version : En ajoutant un code QR, on peut scanner pour vérifier si le document est la dernière version dans BIMcollab.
Pour ces raisons, il existe plusieurs options quant aux informations pouvant être incluses sur un tampon :
Partie texte libre
Heure d'approbation ou de rejet
Nom de la personne qui a approuvé/rejeté le document
Code QR
Créer un tampon
Pour créer un nouveau tampon, cliquez d'abord sur l'icône d'engrenage en haut à droite pour ouvrir la page administrateur.
⚠️ Attention : Seuls les administrateurs d'espace peuvent créer de nouveaux tampons et workflows. Consultez cet article pour en savoir plus sur les capacités d'administration : Commencer avec BIMcollab pour les administrateurs
Cliquez sur la section 'Tampons de documents' dans le menu.
Cliquez sur le bouton 'Add'.
Remplissez les informations pour votre nouveau tampon. Au fur et à mesure que les informations sont ajoutées, l'aperçu sera mis à jour. Les champs obligatoires seront marqués d'un '*'. Cliquez sur enregistrer une fois terminé.
InformationsNom : Identification du tampon qui le rend reconnaissable. Ce champ ne sera pas utilisé dans le tampon.
Résultat de l'audit : Utilisé pour regrouper les tampons selon leur statut, les tampons pour les documents 'Rejetés' ou 'Approuvés'. Lors de la création d'un workflow, cela permet de filtrer rapidement les tampons pertinents en fonction du résultat de l'action, évitant ainsi la possibilité d'assigner le mauvais tampon de statut.
Texte : Champ de texte libre qui sera affiché comme titre du tampon.
Couleur : Choisissez une couleur pour l'ensemble du tampon.
Avec date-heure : Ajoutez la date et l'heure actuelles au tampon (au moment où cette étape a été déclenchée dans le workflow)
Imprimer le nom de la personne : Ajoutez le nom de la personne qui a approuvé/rejeté le document
📝 Note : Selon l'endroit où une action de tampon est placée dans un workflow, le champ du nom de la personne sera rempli avec le nom de la personne qui a effectué la dernière action :
Si un tampon est placé au début d'un workflow, le nom de la personne qui a téléchargé le document apparaîtra
Si un tampon est placé après une action d'Audit ou de Révision, le nom de celui qui a approuvé ou rejeté le document apparaîtra
Si un tampon est placé après une notification qui suit une action d'Audit ou de révision, le nom de celui qui a approuvé ou rejeté le document apparaîtra
Code QR
Avec code QR : Déterminez si un code QR sera inclus dans le tampon.
Taille fixe (Taille (mm)) : Si nécessaire, déterminez la taille du code QR. Le code QR est un carré et le nombre en mm indique la taille de chaque côté.
Positionnement sur la page
Positionnement sur la page : Choisissez l'une des quatre positions prédéfinies dans les coins.
Décalage-X (mm) : Déplacement dans la direction X par rapport à la position sélectionnée.
Décalage-Y (mm) : Déplacement dans la direction Y par rapport à la position sélectionnée.
Une fois le tampon défini, vous pouvez le trouver sous 'Tampons de document'. Cliquez sur le nom du tampon pour ouvrir ses détails.
💡 Astuce : Un test peut également être effectué depuis la page des détails du tampon pour vérifier si le tampon est satisfaisant. Depuis la liste des tampons, cliquez sur le tampon souhaité. Dans la page des détails du tampon, dans le menu du bas, choisissez d'abord un fichier PDF que vous souhaitez tester à partir de 'Choisir un fichier', puis sélectionnez le bouton Tester le tampon. Un PDF sera téléchargé incluant le tampon sur le document à la position choisie.
Modifier un tampon
Les tampons peuvent être modifiés et ajustés à tout moment en cliquant sur le bouton 'Modifier' (1).
Ce changement ne sera reflété que sur les nouvelles versions de documents téléchargées par la suite, et ne changera pas l'apparence du tampon sur les versions existantes.
Les tampons peuvent également être supprimés en cliquant sur le bouton 'Supprimer' (2). Les tampons utilisés dans les workflows ne peuvent pas être supprimés, comme indiqué dans le message d'avertissement.
Intégrer des tampons dans votre workflow
Les tampons peuvent être ajoutés à tout moment dans un workflow. Il est également possible de placer plus d'un tampon sur un document dans un seul workflow.
Lorsque des tampons sont ajoutés après une tâche d'Audit ou de Revue, seuls certains peuvent être disponibles après certains déclencheurs selon s'ils ont été groupés lors de la création du tampon en utilisant le champ Résultat d'Audit.
Pour ajouter un tampon après une tâche d'Audit ou de Revue, ajoutez au moins un déclencheur qui définit le résultat. Pour les Rounds d'Audit, ce sera 'Commentaires' ou 'Pas de commentaires', et pour les Revues, ce sera 'Approuvé' ou 'Rejeté'.
Voici un exemple de comment utiliser un tampon pour illustrer le résultat d'un Round d'Audit :
Après un déclencheur (Commentaires ou Pas de commentaires), sélectionnez le menu déroulant 'Ajouter une action' et choisissez 'Ajouter une action de tampon'.
Le panneau d'information apparaîtra, montrant dans quel workflow le tampon est actif, ainsi que le type de déclencheur auquel il est attaché en fonction du résultat du round d'audit.
Sélectionnez le tampon que vous souhaitez utiliser dans le menu déroulant. Seuls les tampons qui ont été groupés dans le résultat d'Audit pertinent (dans ce cas Rejeté) pour le déclencheur seront affichés.
Une fois le workflow déclenché et la date limite du Round d'Audit passée, si la personne responsable a fait des commentaires sur le document, le tampon 'Pour Revue' sera automatiquement placé.
💡 Astuce : Pour en savoir plus sur la façon de créer et d'ajouter des workflows à vos phases de projet en tant qu'administrateur, consultez cet article : Workflows dans BIMcollab
Informations sur le code QR
Lorsqu'un tampon inclut un code QR, le scanner avec la caméra de votre smartphone ou tablette ouvre un lien.
Un écran vert ou rouge apparaîtra alors sur la page web. Seul le code QR pour la dernière version du numéro de document affichera un écran vert, toutes les versions précédentes afficheront un écran rouge. Cela permet de vérifier facilement si la version du dessin que vous consultez est la plus récente.