Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.

Le but des tâches de révision est d'analyser les documents, d'évaluer leur qualité et leur exactitude, et de fournir des retours. Les révisions permettent aux parties prenantes d'approuver ou de rejeter un document dans le workflow.
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Les tours de révision sont ajoutés par les administrateurs via les Workflows. Lorsqu'un document répond aux critères de révision, l'action de révision est déclenchée, et une seule tâche de révision est automatiquement créée pour toutes les personnes qui y sont assignées.
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Les tâches de révision peuvent être assignées à plusieurs personnes, mais une tâche de révision est complétée lorsqu'un utilisateur termine sa révision, empêchant les autres de continuer à réviser le document. Les autres membres du projet de la même entreprise peuvent voir la tâche mais ne peuvent pas agir dessus.
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Si nous comparons la tâche de révision aux tâches d'audit, un document peut avoir plusieurs tâches d'audit, chacune assignée à un différent intervenant pour fournir les informations nécessaires pour passer à l'étape suivante du workflow. Cependant, un document ne peut avoir qu'une seule tâche de révision, car il ne nécessite qu'un retour de l'un des intervenants assignés pour avancer.

Pour configurer un workflow pour la révision de la documentation du projet, l'administrateur de l'espace doit d'abord ajouter une action de révision dans l'onglet Workflows de la page Paramètres de l'espace. Cela se fait en cliquant sur le bouton "Ajouter une action de révision", qui suit la sélection du bouton "Ajouter une action". Voir Workflows dans BIMcollab pour des étapes plus détaillées sur la création d'une tâche de révision.
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Lorsque des documents qui répondent aux conditions du workflow sont téléchargés, des tâches de révision sont automatiquement générées pour les parties responsables.

Les documents en cours de révision sont classés dans deux états dans le module Documents, (1) Partagés et (2) Publiés.
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Pour que les documents associés à une tâche de révision soient visibles dans différentes catégories d'état au fur et à mesure qu'ils progressent dans le processus de révision, l'administrateur configurant le workflow doit sélectionner la case "À publier" dans l'étape d'ajout de révision.
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Dans la gestion des documents BIMcollab, les tâches de révision sont accessibles via :

A. Le Tableau de bord où elles sont affichées en évidence, permettant aux utilisateurs de naviguer facilement vers les tâches de révision dont ils sont responsables.
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1. Ouvertes : toutes les tâches de révision ouvertes et urgentes.

2. Urgentes : toutes les tâches de révision dont la date limite est dépassée et qui doivent encore être traitées.

3. Terminées : tâches de révision terminées.

4. Responsable : tâches de révision ouvertes ou urgentes dont vous êtes responsable.

5. Propriétaire : tâches de révision ouvertes ou urgentes sur des documents dont votre entreprise est l'auteur.
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Cliquer sur l'un des numéros ouvre l'aperçu des tâches de révision dans le module To do, avec les filtres correspondants appliqués.

B. Module To-do (1) où se trouvent les éléments de communication. Cliquez sur Revisions (2) pour voir l'aperçu de toutes les tâches de révision dans votre projet.
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La liste d'aperçu des révisions affiche les propriétés de la tâche de révision ainsi que du document associé, fournissant des informations détaillées. Cliquez sur le numéro de la tâche de révision pour voir les propriétés.
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Tâche de révision :

1. Numéro : chaque tâche de révision se voit attribuer un numéro unique basé sur le lieu, le bâtiment et la phase associés à la tâche.

2. Statut : le statut offre aux membres du projet des informations claires sur l'avancement de la tâche de révision. Cela sera discuté dans la section suivante.

3. Description : la description de l'action de révision qui déclenche la tâche de révision est affichée ici.

4. Workflow : le nom du workflow auquel appartient l'action de révision.

5. À publier : cela affichera "oui" si le document associé est destiné à apparaître dans les catégories d'état du document au fur et à mesure de son avancement dans le processus de révision. Sinon, il sera défini sur "Non".

6. Commencé : la date à laquelle la tâche de révision a été créée.

7. Date de fin : la date marquant la fin de la durée de l'action de révision indique la date limite, qui est le nombre de jours pendant lesquels la tâche de révision reste ouverte.

8. Responsable : vous pouvez trouver ici les membres du projet responsables de la tâche.

9. Transférer : transférer la tâche d'audit à un autre utilisateur (ou plusieurs utilisateurs), qui deviendra responsable de cette tâche.

10. Terminé le : la date et l'heure auxquelles la tâche de révision est traitée.

11. Terminé par : le nom du membre du projet et de son entreprise qui a traité la tâche de révision.

12. Actions : si une tâche de révision est ouverte, les actions possibles sont soit d'approuver le document, soit de le rejeter (avec ou sans fournir une raison). Les détails sur la gestion des tâches de révision sont expliqués plus loin dans l'article.

Document :
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1. Nom du document : un nom ou code unique pour le document. Cliquer sur le lien redirige les utilisateurs vers le document associé à la tâche de révision.

2. Descriptions : une description du document.

3. Date du document : la date d'émission de la première version du document.

4. Auteur : fait référence à l'entreprise de l'utilisateur qui a téléchargé le document.

5. Numéro de version : un texte ou un numéro qui suit les versions d'un document.

6. Date de version : la date de la version actuelle du document.

7. Description de la version : une description de la version du document.

Lorsqu'une tâche de révision est générée, son statut par défaut est "Ouvert". En fonction de la durée attribuée à l'action de révision et si les membres responsables du projet ont terminé la tâche de révision, la tâche se verra attribuer l'un des statuts suivants :
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1. Ouvert : la tâche de révision est ouverte et n'a pas encore été traitée.

2. Urgent : la durée de la tâche de révision est dépassée.

3. Approuvé : la révision a été positive.

4. Rejeté : la révision a été négative, un commentaire et/ou un fichier peuvent être ajoutés.

5. Annulé : si une tâche de révision est ouverte et qu'une nouvelle version du document est téléchargée, toutes les tâches actives associées à la version précédente sont automatiquement annulées.
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Une tâche de révision ouverte est gérée en approuvant ou en rejetant le document. Les membres du projet peuvent effectuer cette action depuis la vue d'ensemble des révisions (1) dans le module To Do's en utilisant les boutons suivants :
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(2) Approuver : le document est approuvé.

(3) Rejeter : le document est rejeté, éventuellement accompagné d'une explication ou d'un commentaire textuel.

En fonction de l'action de révision, un document devient visible soit dans la liste des documents rejetés, soit dans celle des documents approuvés dans la catégorie Réalisation.
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Ces actions peuvent également être effectuées depuis la page des détails de la tâche de révision.
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Lorsqu'un document est approuvé, la propriété "actions" est supprimée, et le statut de révision est mis à jour à "Approuvé", comme illustré dans l'image ci-dessous.
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En revanche, si le document est rejeté sans raison, la propriété "actions" change en "raison du rejet", qui reste vide à moins qu'une raison ne soit fournie. Si le document est rejeté avec une raison, ce champ sera rempli en conséquence. De plus, le statut de révision passe de "Ouvert" à "Rejeté".
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Si des commentaires externes ont été téléchargés et inclus comme raison du rejet, ils peuvent être téléchargés depuis le même emplacement.