Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.

L'objectif des tâches de revue est d'analyser les documents, d'évaluer leur qualité et leur exactitude, et de fournir un retour d'information. Les revues permettent aux parties prenantes d'approuver ou de rejeter un document dans le workflow.
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Les cycles de revue sont ajoutés par les administrateurs via les Workflows. Lorsqu'un document répond aux critères de revue, l'action de revue est déclenchée et une seule tâche de revue est automatiquement créée pour toutes les personnes qui y sont assignées.
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Les tâches de revue peuvent être assignées à plusieurs personnes, mais une tâche de revue est terminée dès qu'un utilisateur finalise sa revue, empêchant ainsi les autres de poursuivre la revue du document. Les autres membres du projet de la même entreprise peuvent voir la tâche mais ne peuvent pas agir dessus.
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Si l'on compare la tâche de revue à la tâche d'audit, un document peut avoir plusieurs tâches d'audit, chacune assignée à une partie prenante différente pour fournir les informations nécessaires à l'étape suivante du workflow. Cependant, un document ne peut avoir qu'une seule tâche de revue, car il ne nécessite l'avis que d'une seule des parties prenantes assignées pour avancer.

Pour configurer un workflow de revue de la documentation du projet, l'administrateur de l'espace doit d'abord ajouter une action de revue dans l'onglet Workflows depuis l'onglet Paramètres de l'espace. Cela se fait en cliquant sur le bouton Ajouter une action de revue, après avoir sélectionné le bouton Ajouter une action. Consultez Workflows dans BIMcollab pour des étapes détaillées sur la création d'une tâche de revue.
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Lorsque des documents répondant aux conditions du workflow sont téléchargés, des tâches de revue sont automatiquement générées pour les personnes responsables.

Les documents en cours de revue sont classés dans deux états dans l'onglet Documents, (1) Partagés et (2) Publiés.
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Pour que les documents associés à une tâche de revue soient visibles dans différentes catégories d'état au fil du processus de revue, l'administrateur qui configure le workflow doit cocher la case À publier lors de l'étape d'ajout de révision.
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Dans la gestion documentaire de BIMcollab, les tâches de revue sont accessibles via :

A. Le dashboard où elles sont affichées en évidence, permettant aux utilisateurs d'accéder facilement aux tâches de revue dont ils sont responsables.
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1. Ouvertes : toutes les tâches de revue ouvertes et urgentes.

2. Urgentes : toutes les tâches de revue dont la date limite est dépassée et qui n'ont pas encore été traitées.

3. Terminées : tâches de revue terminées.

4. Responsable : tâches de revue ouvertes ou urgentes dont vous êtes responsable.

5. Auteur : tâches de revue ouvertes ou urgentes sur des documents dont votre entreprise est l'auteur.
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Cliquer sur l'un des chiffres ouvre la vue d'ensemble des tâches de revue dans l'onglet To do, avec les filtres correspondants appliqués.

B. Onglet To do (1) où se trouvent les éléments de communication. Cliquez sur Revues (2) pour voir la vue d'ensemble de toutes les tâches de revue de votre projet.
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La liste d'aperçu des revues affiche les propriétés de la tâche de revue ainsi que du document associé, fournissant des informations détaillées. Cliquez sur le numéro de la tâche de revue pour voir les propriétés.
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Tâche de revue :

1. Numéro : chaque tâche de revue reçoit un numéro unique basé sur l'emplacement, le bâtiment et la phase associés à la tâche.

2. Statut : le statut donne aux membres du projet une information claire sur l'avancement de la tâche de revue. Cela sera détaillé dans la section suivante.

3. Description : la description de l'action de revue qui déclenche la tâche de revue est affichée ici.

4. Workflow : le nom du workflow auquel appartient l'action de revue.

5. À publier : cela affichera Oui si le document associé doit apparaître dans les catégories d'état du document au fil du processus de revue. Sinon, ce sera Non.

6. Créée le : la date de création de la tâche de revue.

7. Date de fin : la date marquant la fin de la durée de l'action de revue indique la date limite, soit le nombre de jours pendant lesquels la tâche de revue reste ouverte.

8. Responsable : vous trouverez ici les membres du projet responsables de la tâche.

9. Transférer : transférer la tâche d'audit à un autre utilisateur (ou plusieurs), qui deviendra responsable de cette tâche.

10. Terminée le : la date et l'heure à laquelle la tâche de revue a été traitée.

11. Terminée par : le nom du membre du projet et de son entreprise ayant traité la tâche de revue.

12. Actions : si une tâche de revue est ouverte, les actions possibles sont soit d'approuver le document, soit de le rejeter (avec ou sans fournir une raison). Les détails sur la gestion des tâches de revue sont expliqués plus loin dans l'article.

Document :
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1. Nom du document : un nom ou code unique pour le document. Cliquer sur le lien redirige vers le document associé à la tâche de revue.

2. Description : une description du document.

3. Date du document : la date d'émission de la première version du document.

4. Auteur : correspond à l'entreprise de l'utilisateur ayant téléchargé le document.

5. Numéro de version : un texte ou numéro permettant de suivre les versions d'un document.

6. Date de version : la date de la version actuelle du document.

7. Description de la version : une description de la version du document.

Lorsqu'une tâche de revue est générée, son statut par défaut est Ouverte. Selon la durée assignée à l'action de revue et si les membres responsables du projet ont terminé la tâche, celle-ci prendra l'un des statuts suivants :
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1. Ouverte : la tâche de revue est ouverte et n'a pas encore été traitée.

2. Urgente : la durée de la tâche de revue est dépassée.

3. Approuvée : la revue a été positive.

4. Rejetée : la revue a été négative, un commentaire et/ou un fichier peut être ajouté.

5. Annulée : si une tâche de revue est ouverte et qu'une nouvelle version du document est téléchargée, toute tâche active associée à la version précédente est automatiquement annulée.
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Une tâche de revue ouverte est gérée en approuvant ou en rejetant le document. Les membres du projet peuvent effectuer cette action depuis la vue d'ensemble des revues (1) dans l'onglet To do à l'aide des boutons suivants :
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(2) Approuver : le document est approuvé.

(3) Rejeter : le document est rejeté, éventuellement accompagné d'une explication ou d'un commentaire.

Selon l'action de revue, un document devient visible soit dans la liste des documents rejetés, soit dans celle des documents approuvés de la catégorie Réalisation.
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Ces actions peuvent également être réalisées depuis la page de détails de la tâche de revue.
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Lorsqu'un document est approuvé, la propriété actions est supprimée et le statut de la revue passe à Approuvée, comme illustré ci-dessous.
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En revanche, si le document est rejeté sans raison, la propriété actions devient motif du rejet, qui reste vide sauf si une raison est fournie. Si le document est rejeté avec une raison, ce champ sera rempli en conséquence. De plus, le statut de la revue passe de Ouverte à Rejetée.
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Si des commentaires externes ont été téléchargés et inclus comme motif de refus, ils peuvent être récupérés au même endroit.