Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par l’IA.
Dans la gestion documentaire de BIMcollab, l’utilisation des workflows permet d’automatiser les processus d’approbation de vos documents. Cela signifie que les administrateurs d’espace peuvent transformer différentes tâches (et leurs résultats) en une séquence automatisée d’événements.
💡 Astuce : Si vous êtes administrateur d’espace, vous pouvez en savoir plus sur l’ajout et la création de workflows dans cet article : Workflows dans la gestion documentaire BIMcollab.
Un workflow est déclenché lorsqu’un utilisateur téléverse un document qui répond aux critères prédéfinis du workflow. Selon les actions du workflow, des tâches spécifiques peuvent être automatiquement attribuées aux utilisateurs, et ceux-ci peuvent consulter les détails des workflows actifs dans le projet.
En tant qu’utilisateur, vous pouvez être désigné comme responsable pour des tâches d’audit ou des tâches de revue, ou bien recevoir une notification selon un workflow.
Seuls les administrateurs peuvent configurer et modifier un workflow, mais les utilisateurs classiques peuvent consulter les workflows actifs dans leur projet de deux façons : via l’onglet Paramètres ou l’onglet Documents.
⚠️ Attention : Un workflow est déclenché lorsqu’un membre de l’équipe téléverse un nouveau document ou une nouvelle version qui répond aux critères prédéfinis ; il ne s’appliquera pas aux documents déjà existants dans la phase.
Visualiser les workflows
Savoir comment consulter et suivre les workflows dans vos projets est essentiel pour rester informé du statut et de l’avancement des différentes tâches. Ci-dessous, nous vous guidons à travers les étapes pour accéder et examiner les workflows associés à des phases et documents spécifiques du projet.
Onglet Paramètres
Le menu Workflows sous l’onglet Paramètres affiche tous les workflows actuellement actifs pour la phase de projet sélectionnée.
Commencez par naviguer vers le projet ou la phase à laquelle un workflow a été ajouté
Sélectionnez l’onglet Paramètres dans la barre horizontale en haut
Allez dans l’onglet Workflows
Tous les workflows actifs dans la phase de projet actuelle seront affichés ici
Les informations du workflow incluent son nom, son ordre, sa description ainsi que la phase à laquelle il est rattaché.
⚠️ Attention : Un utilisateur doit disposer des autorisations nécessaires pour voir les Paramètres et Workflows, sinon l’onglet Paramètres ou le menu Workflows ne sera pas visible pour vous. Si vous n’avez pas les droits nécessaires, contactez votre administrateur d’espace.
En sélectionnant le nom d’un workflow, vous accédez au menu Vue d’ensemble du workflow qui est expliqué plus loin dans cet article.
Onglet Documents
Dans l’onglet Documents, un utilisateur peut voir à quels workflows un document spécifique est associé.
Commencez par naviguer vers le projet ou la phase à laquelle un workflow a été ajouté
Sélectionnez l’onglet Documents depuis la barre horizontale en haut ou la barre latérale à gauche
Sélectionnez le numéro du document qui vous intéresse
Allez dans l’onglet Workflows
Tout workflow actif auquel le document appartient sera affiché ici
Les informations du workflow incluent :
Le numéro de version du document qui a déclenché le workflow
Le nom du workflow
La date de démarrage du workflow (basée sur le moment où le document a été téléversé et l’a déclenché)
Toutes les étapes actives du workflow liées au document
Le nombre total d’étapes terminées dans le workflow
En sélectionnant le nom d’un workflow, vous accédez au menu Vue d’ensemble du workflow qui est expliqué plus loin dans cet article.
💡 Astuce : Pour consulter l’historique complet de toutes les actions effectuées sur un document, vous pouvez également aller dans le menu Événements du document. Vous y trouverez un journal des actions qui inclut toutes les actions passées sur le document suite à un workflow, ainsi que toute action supplémentaire effectuée en dehors du workflow.
Vue d’ensemble du workflow
En sélectionnant le nom d’un workflow depuis l’onglet Paramètres ou l’onglet Détails du document, la page de vue d’ensemble du workflow s’affiche, sous forme de tableau ou de dashboard.
Elle se compose de plusieurs colonnes différentes :
Liste des documents : Tous les documents qui remplissent les conditions du workflow sont listés à gauche, avec leur description et leur numéro de version.
Informations générales du workflow : Résumé du processus complet, incluant la date de début du workflow pour un document donné ainsi que son statut d’avancement.
Étapes du workflow : Détail de chaque étape du workflow, chaque type étant distingué par sa couleur et son icône :
Cycles d’audit en jaune, avec des informations telles que la date de début, le statut et le résultat (commentaires). Les tâches d’audit individuelles pour les personnes responsables sont également affichées, avec le statut de la tâche, la date de fin et le résultat (commentaires).
Tâches de revue en vert, avec des informations telles que la date de début, le statut, ainsi que la date de fin de la revue.
Actions de tampon en orange, indiquant quand le tampon a été apposé sur un document.
Actions de notification en bleu, indiquant la date d’envoi de la notification.
Lire la vue d’ensemble du workflow pour un document
Chaque document est affiché sur sa propre ligne, et les informations du workflow pour ce document se lisent horizontalement.
Une fois qu’un workflow a été déclenché, il est facile de suivre sa progression globale grâce aux informations de statut dans la colonne générale du workflow :
Workflow général
x/x étapes terminées : Si un workflow n’est pas encore terminé pour un document, son statut sera « ouvert » et affichera le nombre d’étapes réalisées sur le total.
Terminé : Ce n’est que lorsque toutes les personnes responsables ont effectué les tâches prévues par le workflow pour un document que son statut passe à « terminé ».
Une fois qu’une étape a été lancée dans le workflow, son statut peut aussi être suivi, selon les résultats de l’élément To do concerné :
Cycle d’audit
Action globale :
Tâches ouvertes : Toutes les personnes responsables n'ont pas encore terminé leurs tâches.
Aucune tâche ouverte : Toutes les personnes responsables ont terminé leurs tâches d'audit.
Tâche individuelle :
Ouverte : La personne responsable n'a pas encore terminé la tâche d'audit.
Audité : La personne responsable a terminé la tâche, avec ou sans commentaire.
Urgent : La Deadline du tour d'audit est dépassée et la tâche n'a pas encore été terminée.
Vérifiée (trop tard) : La tâche a été terminée après la Deadline du tour d'audit.
Vérifiée (après annulation) : La tâche a été terminée après l'annulation du tour d'audit.
Non vérifiée : Une nouvelle version du document a été téléchargée alors que le statut de la tâche d'audit était « Urgent ».
Annulée : Le tour d'audit a été annulé, ou une nouvelle version du document a été téléchargée alors que le statut de la tâche d'audit était « Ouverte ».
Tâche de revue
Ouverte : La personne responsable n'a pas encore terminé la tâche de revue.
Urgent : La Deadline de la tâche est dépassée et la tâche n'est toujours pas terminée.
Approved : La personne responsable a terminé la tâche en approuvant le document.
Rejetée : La personne responsable a terminé la tâche en rejetant le document.
Annulée : Une nouvelle version du document a été téléchargée avant que la tâche de revue ne soit terminée.
Détails du workflow
Cliquez sur Détails pour voir toutes les informations concernant le workflow selon la configuration de l'administrateur. Cela inclut :
Informations – présente les conditions et étapes du workflow définies par l'administrateur.
Documents dans le workflow – donne un aperçu de tous les documents dont les détails remplissent les critères pour déclencher le workflow.
Événements – récapitulatif des moments où le workflow a été Add, Activate ou Deactivate.
💡 Astuce : Pour afficher plus d'informations sur chaque étape du workflow, cliquez sur le nom pour développer ou réduire chaque action. Par exemple, vous pouvez voir qui est responsable d'une tâche ou qui sont les destinataires d'une notification.