Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Les champs de métadonnées facilitent le filtrage et la recherche de documents, garantissant que les utilisateurs peuvent toujours accéder aux informations les plus à jour. Des métadonnées cohérentes aident à garantir que les grandes bibliothèques de documents restent fiables et facilement consultables.
Paramètres de téléchargement de documents
Les métadonnées sont ajoutées lorsque les documents sont téléchargés dans un projet. Il existe deux options pour les paramètres de téléchargement de documents en ce qui concerne les métadonnées. Ces paramètres se trouvent sous l'onglet 'Paramètres'.
Au niveau du projet, les utilisateurs avec le rôle de Project Leader ont la permission de modifier ce paramètre. Au niveau de la phase du projet, les utilisateurs avec des autorisations utilisateur pour Modifier les Paramètres peuvent modifier.
A. Paramètre de téléchargement par défaut
Par défaut (pour les nouveaux projets), l'ajout de métadonnées est facultatif. Cela signifie que les documents peuvent être rapidement téléchargés sans que les champs de métadonnées doivent être remplis manuellement. Certaines informations sont automatiquement remplies lors du processus de téléchargement. Les utilisateurs peuvent ajouter des métadonnées supplémentaires à une date ultérieure après le téléchargement.
Les champs de métadonnées suivants sont automatiquement remplis dans le paramètre de téléchargement par défaut :
Nom du document - nom du fichier.extension
Date du document - date de la première version
Auteur - entreprise de l'utilisateur téléchargeant
Numéro de version - Le numéro de version sera "1" pour le premier téléchargement du document ; pour toutes les versions suivantes, l'application tentera d'attribuer le numéro de version suivant.
Date de version - date de téléchargement
B. Paramètre de téléchargement avancé
Pour garantir une meilleure qualité des données, vous pouvez activer le paramètre de téléchargement avancé. Lorsqu'il est activé, certains champs de métadonnées deviennent obligatoires. Les utilisateurs devront ajouter les métadonnées avant de télécharger les documents.
Voici un aperçu de tous les champs obligatoires dans les documents utilisant le paramètre avancé :
Nom du document : le nom de ce document
Description : une description textuelle du contenu du document
Date du document : la date de publication de la première version du document
Structure spatiale (emplacement, projet, phase, attaché à) : la structure spatiale comprend les parcelles, bâtiments et étages tels que créés dans l'emplacement et les projets.
Type de document : les types de documents fournissent une subdivision initiale des documents. Il est facile de filtrer par types dans la navigation du module de documents. Un choix de type de document standard peut être fait.
Discipline : la liste des disciplines peut être définie pour chaque espace BIMcollab. La classification des disciplines peut varier considérablement selon le projet.
Auteur : La liste des auteurs correspond aux entreprises associées aux utilisateurs de l'espace.
📝 Note : Les données mentionnées ci-dessus peuvent être saisies dans un modèle de fichier Excel. Télécharger ce fichier Excel avec vos documents élimine le besoin de saisir les données manuellement. Ce fichier Excel est appelé la liste de téléchargement.
Certaines informations peuvent changer par version, donc ces champs sont maintenus par version du document :
Numéro de version : numéro ou lettre pour indiquer la version.
Date de version : date de la version actuelle.
Description de la version : description des modifications.
Statut : un document doit toujours se voir attribuer un statut. Les statuts peuvent être définis par espace.
Certaines informations ne sont pas obligatoires à inclure mais vous avez la possibilité de les utiliser et d'enrichir davantage les données, par exemple :
Étiquettes : un document peut se voir attribuer une ou plusieurs étiquettes pour fournir aux documents des propriétés supplémentaires prescrites. Les étiquettes sont définies pour chaque espace par l'administrateur de l'espace.
Échelle : échelle du dessin.
Taille du papier : taille de la feuille nécessaire pour imprimer les documents plus tard.
Métadonnées personnalisées : champs de métadonnées spécifiques à l'espace, qui peuvent être créés par les administrateurs de l'espace
Code de lot de travail : un identifiant de métadonnées unique qui peut être attribué aux documents, permettant d'ajouter des documents à plusieurs lots de travail.
Références externes : Elles sont utilisées au niveau du document, fournissant une connexion entre l'ensemble du document et une ressource externe. Une ressource qui n'est pas ajoutée à votre structure de document BIMcollab. Cela est utile lorsque la ressource externe est pertinente pour toutes les versions du document.
Liens externes : Ils sont liés à une version spécifique d'un document, permettant des références spécifiques à la version à des ressources externes. Cela est bénéfique lorsque différentes versions d'un document se rapportent à différents matériaux externes. Ces liens sont également résumés dans la section Références externes, indiquant à quelle version chaque lien appartient.
⚠️ Attention : Références externes et Liens externes sont distincts des documents liés et des pièces jointes features. Alors que les Références et Liens externes connectent les documents à des ressources en dehors de l'environnement BIMcollab, les documents liés et les pièces jointes sont utilisés pour associer des documents au sein de BIMcollab, comme lier des documents connexes ou ajouter des fichiers supplémentaires. Lisez plus sur ce sujet dans l'article : associations de documents.
📝 Note : Lisez cet article pour en savoir plus sur la suppression des entrées de métadonnées dans cet article.
Lors de l'ajout de métadonnées, les valeurs de certains champs sont prédéfinies (sélectionnées à partir d'une liste déroulante) par l'administrateur du projet, et d'autres peuvent être insérées librement. Les valeurs prédéfinies par l'administrateur sont, par exemple : statut, structure spatiale, discipline, étiquettes et fabricant, et les champs qui peuvent être ajoutés librement sont les descriptions ou les dates.
📝 Note : Les administrateurs peuvent apprendre à configurer les valeurs telles que Disciplines, Statut, Étiquette, Companies,... grâce à notre Guide de démarrage pour les administrateurs de gestion documentaire.