Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.

Votre espace a déjà été activé par notre équipe. Lors de la commande d'un espace, il vous a été demandé de fournir des informations initiales sur l'espace, y compris les coordonnées de l'administrateur. En tant qu'administrateur, vous recevrez une invitation par e-mail pour vous connecter à votre espace pour la première fois.
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Pour chaque espace, l'administrateur peut déterminer comment l'espace sera configuré et personnalisé en tant que CDE. Suivez la série d'étapes décrites ci-dessous, à travers lesquelles vous configurerez votre espace afin que vos utilisateurs puissent commencer à travailler sur des projets.

Après vous être connecté, vous serez dirigé vers la page 'Mes Projets' qui est un tableau de bord pour les utilisateurs montrant tous les projets dont vous faites partie.

En tant qu'administrateur, vous pouvez personnaliser les aspects CDE de votre espace en passant de l'Environnement de Projet à l'environnement Administration Twin en cliquant sur le Bouton Engrenage.
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Nouveaux projets peuvent être ajoutés à votre Espace BIMcollab depuis la page 'Mes Projets'. Cela peut être fait par tout administrateur d'espace, ou par des utilisateurs réguliers ayant l'autorisation 'Peut créer des projets' activée. Cliquez sur le bouton [Nouveau Projet] pour le faire :
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À partir de là, les utilisateurs ont la possibilité de télécharger immédiatement les premiers documents de projet au niveau du projet. Allez dans l'onglet Document et glissez-déposez simplement vos fichiers :

Afin de tirer pleinement parti de BIMcollab en tant que CDE, vous pouvez continuer aux étapes suivantes pour personnaliser davantage la gestion des documents et les processus d'automatisation dans votre espace.

Pour chaque projet, il est important d'utiliser une structure de données claire et cohérente.

Dans BIMcollab, cela peut être fait en définissant les métadonnées de l'espace en tant qu'administrateur.

Dans l'environnement de projet, les membres de l'équipe peuvent voir quelles métadonnées sont disponibles dans leur espace depuis l'onglet Paramètres puis en allant dans le menu Gestion des Documents :

Il est également possible pour le Project Leader de choisir un paramètre de téléchargement de document ici :

Si vous savez que vos équipes de projet utiliseront le paramètre de téléchargement avancé, vous pouvez configurer ces champs de métadonnées obligatoires sous Paramètres dans l'environnement Administration Twin. Ensuite, ces champs, prédéfinis par les administrateurs, seront automatiquement remplis sous forme de menus déroulants lorsque les utilisateurs ajouteront des documents à leurs projets.

Ci-dessous se trouve une liste de tous les champs qui peuvent être ajoutés et leurs descriptions. Chaque nouvelle valeur peut être ajoutée sous le champ requis en cliquant sur le bouton Add dans le coin supérieur droit.
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L'organisation spatiale de BIMcollab utilise par défaut une terminologie courante dans le secteur du bâtiment (Bâtiment, partie, étage). Il est possible de la remplacer par une terminologie alternative, plus générique, adaptée aux projets d'infrastructure et à d'autres cas d'utilisation, comme indiqué ci-dessous :

Lorsqu'elle est activée, la terminologie mise à jour s'applique à tous les emplacements de votre espace, et les deux terminologies ne peuvent pas être mélangées. Nous recommandons que les administrateurs de l'espace choisissent une terminologie alignée avec vos types de projets et l'appliquent avant le démarrage de tout projet. Si vous souhaitez activer cette fonctionnalité, veuillez nous contacter à [email protected] ou via le chat, et nous l'activerons pour votre espace.
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Sous l'onglet Emplacement, l'administrateur de l'espace peut définir la structure spatiale de l'espace. Dans BIMcollab, vous pouvez lier les documents et les données à la structure spatiale du bâtiment. Cette structure spatiale évolue avec le développement du bâtiment, de sorte que chaque phase a sa propre structure spatiale.

Cela est configuré dans l'onglet Emplacements dans l'environnement d'administration.
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La structure spatiale actuelle se compose de 5 composants :

Les projets peuvent être divisés en phases, qui signifient des périodes spécifiques ou des séries d'événements au sein d'un projet.

Les phases de projet peuvent également être liées à la structure spatiale, de sorte que des parties de la structure soient gérées par des projets. Plusieurs projets peuvent être liés à une même structure spatiale. Cela vous permet de créer différents projets qui se déroulent séparément au sein de la même structure. Une phase de projet peut s'appliquer à une ou plusieurs parcelles, bâtiments ou parties de bâtiment.

Les projets sont créés à partir de l'environnement de projet, mais tous les projets ont un aperçu dans l'onglet Projet de l'environnement d'administration Twin.
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Par défaut, les nouveaux projets n'auront pas de phases en leur sein. Pour ajouter une phase, sélectionnez le projet dans la liste puis cliquez sur le bouton [Ajouter une phase de projet].
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Dans BIMcollab, les utilisateurs sont d'abord ajoutés aux projets en tant que membres de l'équipe dans l'environnement du projet.

Au niveau du projet, ils auront certaines autorisations pour les fonctionnalités de gestion de documents en fonction de leur rôle de membre de l'équipe.

Au niveau de la phase, ils auront certaines autorisations pour les fonctionnalités de gestion de documents en fonction de leur rôle d'équipe de phase.

Les utilisateurs accèdent aux phases de projet dans l'environnement du projet uniquement lorsqu'ils ont été ajoutés à une équipe de phase, et que cette équipe a reçu l'accès à certaines phases.

Les rôles d'utilisateur permettent aux administrateurs de définir des autorisations et de déterminer quelles fonctionnalités de gestion de documents les utilisateurs assignés à ces rôles peuvent accéder. En savoir plus sur les rôles d'utilisateur et comment les créer et les modifier dans cet article : Rôles d'utilisateur d'équipe de phase
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Les rôles sont assignés sur une base de projet. Si un utilisateur fait partie de plusieurs équipes, il peut avoir plusieurs rôles au sein d'un projet. Dans ce cas, les autorisations seront fusionnées, et l'utilisateur aura les autorisations de tous les rôles dans toutes les équipes.
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Une fois que vous ajoutez un nouveau rôle d'utilisateur, pour modifier les autorisations et l'accès associés à ce rôle, cliquez sur le rôle d'utilisateur requis dans la liste, et dans la fenêtre suivante, choisissez soit Autorisations ou Droits pour les formats de fichiers. Les rôles d'utilisateur sont assignés aux utilisateurs lors de leur ajout aux équipes dans l'onglet Équipes.
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Les équipes représentent des groupes d'utilisateurs associés à une ou plusieurs phases. Lors de l'ajout d'une nouvelle équipe, dans la fenêtre suivante, vous sélectionnez dans quelles phases de projet cette équipe sera active. Lier une équipe à une phase de projet donne aux membres de l'équipe un accès direct à cette phase de projet. Dans l'interface de l'environnement du projet, un membre d'une équipe ne peut voir que les phases de projet auxquelles l'équipe est liée.
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Pour ajouter des utilisateurs à une équipe, cliquez sur l'équipe dans la liste d'aperçu, et sous Membres de l'équipe, vous pouvez ajouter de nouveaux membres d'équipe. Lors de l'ajout d'un nouvel utilisateur à l'équipe, vous pouvez également lui attribuer un rôle d'utilisateur (qui a déjà été créé sous Rôles). En regroupant les utilisateurs en équipes avec accès à des phases spécifiques et en attribuant des rôles aux utilisateurs individuels, vous définissez effectivement leur accès et leurs autorisations au sein du projet.

Avec les workflows, vous pouvez traduire n'importe quel processus documentaire en un workflow automatisé. Utilisez des actions standardisées comme audit, révision, estampillage ou notifications, et configurez leur ordre, délai et conditions. Le workflow est alors automatisé pour surveiller le progrès et coordonner les tâches.
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Grâce à un workflow, vous pouvez concevoir un ensemble d'actions qui démarreront automatiquement lorsqu'un nouveau document (qui répond aux exigences spécifiques du workflow) est téléchargé. Une série d'actions se déroulera dans un ordre défini à mesure que le document est mis à jour.
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