Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par l’IA.

Votre espace a déjà été activé par notre équipe. Lors de la commande d’un espace, il vous a été demandé de fournir des informations initiales sur l’espace, y compris les coordonnées de l’administrateur. En tant qu’administrateur, vous recevrez une invitation par e-mail pour vous connecter à votre espace pour la première fois.
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Pour chaque espace, l’administrateur peut déterminer comment l’espace sera configuré et personnalisé en tant que CDE. Suivez la série d’étapes décrites ci-dessous pour configurer votre espace afin que vos utilisateurs puissent commencer à travailler sur des projets.

Après vous être connecté, vous arriverez sur la page Mes projets qui est un tableau de bord pour les utilisateurs et affiche tous les projets auxquels vous participez.

En tant qu’administrateur, vous pouvez accéder aux Paramètres du CDE en cliquant sur l’icône d’engrenage pour ouvrir la zone d’administration, puis en sélectionnant l’onglet CDE.

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De nouveaux projets peuvent être ajoutés à votre espace BIMcollab depuis la page Mes projets. Cela peut être fait par tout administrateur de l’espace, ou par les utilisateurs ayant la permission Peut créer des projets activée. Cliquez sur le bouton Nouveau projet pour cela :

À partir d’ici, les utilisateurs ont la possibilité de charger immédiatement les premiers documents du projet au niveau du projet. Rendez-vous dans l’onglet Documents et faites simplement glisser et déposez vos fichiers :

Pour profiter pleinement de BIMcollab en tant que CDE, vous pouvez poursuivre les étapes suivantes pour personnaliser davantage la gestion documentaire et les processus d’automatisation dans votre espace.

Pour chaque projet, il est important d’utiliser une structure de données claire et cohérente.

Dans BIMcollab, cela peut se faire en définissant les métadonnées de l’espace en tant qu’administrateur.

Dans l’environnement du projet, les membres de l’équipe peuvent voir quelles métadonnées sont disponibles dans leur espace depuis l’onglet Paramètres puis en allant dans le menu Gestion documentaire :

Il est également possible pour le Project leader de choisir un mode d’importation de documents ici :

Si vous savez que vos équipes projet utiliseront la méthode d’importation avancée, vous pouvez configurer ces champs de métadonnées obligatoires dans les Paramètres de l’onglet d’administration du CDE. Ces champs, prédéfinis par les administrateurs, seront alors automatiquement proposés sous forme de menus déroulants lorsque les utilisateurs ajoutent des documents à leurs projets.

Vous trouverez ci-dessous la liste de tous les champs pouvant être ajoutés et leur description. Chaque nouvelle valeur peut être ajoutée sous le champ requis en cliquant sur le bouton Ajouter en haut à droite.

L’organisation spatiale de BIMcollab utilise par défaut une terminologie courante dans le secteur du bâtiment (Bâtiment, partie, étage). Il est possible de la remplacer par une terminologie alternative, plus générique, adaptée aux projets d’infrastructure et à d’autres cas d’usage, comme indiqué ci-dessous :

Une fois activée, la terminologie mise à jour s’applique à tous les emplacements de votre espace, et les deux terminologies ne peuvent pas être mélangées. Nous recommandons que les administrateurs de l’espace choisissent une terminologie adaptée à vos types de projets et l’appliquent avant de démarrer tout projet. Si vous souhaitez activer cette fonctionnalité, veuillez nous contacter à l’adresse [email protected] ou via le chat, et nous l’activerons pour votre espace.
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Dans la section Emplacement, l’administrateur de l’espace peut définir la structure spatiale de l’espace. Dans BIMcollab, vous pouvez lier les documents et les données à la structure spatiale du bâtiment. Cette structure spatiale évolue avec le développement du bâtiment, chaque phase ayant sa propre structure spatiale.

Cela se configure dans l’onglet Emplacements de l’environnement d’administration.

La structure spatiale actuelle se compose de 5 éléments :

Les projets peuvent être divisés en phases, qui correspondent à des périodes ou séries d’événements spécifiques au sein d’un projet.

Les phases de projet peuvent également être liées à la structure spatiale, afin que certaines parties de la structure soient gérées par projet. Plusieurs projets peuvent être liés à une même structure spatiale. Cela vous permet de créer différents projets qui se déroulent séparément au sein d’une même structure. Une phase de projet peut concerner une ou plusieurs parcelles, bâtiments ou parties de bâtiment.

Les projets sont créés depuis l’environnement projet, mais tous les projets sont visibles dans l’onglet Projet de la page d’administration du CDE.
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Par défaut, les nouveaux projets n’ont pas de phases. Pour ajouter une phase, sélectionnez le projet dans la liste puis cliquez sur le bouton Ajouter une phase de projet.
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Dans BIMcollab, les utilisateurs sont d'abord ajoutés aux projets en tant que membres de l'équipe dans l'environnement du projet.

Au niveau du projet, ils disposent de certaines autorisations pour les fonctionnalités de gestion documentaire en fonction de leur rôle de membre de l'équipe.

Au niveau de la phase, ils disposent de certaines autorisations pour les fonctionnalités de gestion documentaire en fonction de leur rôle dans l'équipe de phase.

Les utilisateurs accèdent aux phases du projet dans l'environnement du projet uniquement lorsqu'ils ont été ajoutés à une équipe de phase, et que cette équipe a reçu l'accès à certaines phases.

Les rôles utilisateur permettent aux administrateurs de définir des autorisations et de déterminer à quelles fonctionnalités de gestion documentaire les utilisateurs affectés à ces rôles peuvent accéder. Pour en savoir plus sur les rôles utilisateur et comment les créer ou les modifier, consultez cet article : Rôles utilisateur des équipes de phase
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Les rôles sont attribués par projet. Si un utilisateur fait partie de plusieurs équipes, il peut avoir plusieurs rôles dans un même projet. Dans ce cas, les autorisations seront fusionnées, et l'utilisateur bénéficiera des autorisations de tous ses rôles dans toutes les équipes.
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Une fois que vous avez ajouté un nouveau rôle utilisateur, pour modifier les autorisations et accès associés à ce rôle, cliquez sur le rôle utilisateur souhaité dans la liste, puis dans la fenêtre suivante, choisissez soit Autorisations soit Droits sur les formats de fichiers. Les rôles utilisateur sont attribués aux utilisateurs lors de leur ajout aux équipes dans l'onglet Équipes.
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Les équipes représentent des groupes d'utilisateurs associés à une ou plusieurs phases. Lors de l'ajout d'une nouvelle équipe, dans la fenêtre suivante, vous sélectionnez dans quelles phases du projet cette équipe sera active. Lier une équipe à une phase de projet donne aux membres de l'équipe un accès direct à cette phase. Dans l'interface de l'environnement du projet, un membre d'une équipe ne voit que les phases du projet auxquelles son équipe est liée.

Pour ajouter des utilisateurs à une équipe, cliquez sur l'équipe dans la liste d'ensemble, puis sous Membres de l'équipe, vous pouvez ajouter de nouveaux membres. Lors de l'ajout d'un nouvel utilisateur à l'équipe, vous pouvez également lui attribuer un rôle utilisateur (qui a déjà été créé dans les rôles). En regroupant les utilisateurs dans des équipes ayant accès à des phases spécifiques et en attribuant des rôles à chaque utilisateur, vous définissez précisément leurs accès et autorisations dans le projet.

Avec les workflows, vous pouvez transformer n'importe quel processus documentaire en un workflow automatisé. Utilisez des actions standardisées comme l'audit, la revision, le tamponnage ou les notifications, et configurez leur ordre, la deadline et les conditions. Le workflow est ensuite automatisé pour suivre l'avancement et coordonner les tâches.
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Grâce à un workflow, vous pouvez concevoir une série d'actions qui démarreront automatiquement lorsqu'un nouveau document (qui répond aux exigences définies du workflow) est déposé. Une série d'actions se déroulera dans un ordre défini à mesure que le document est mis à jour.
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