Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Workflows dienen dazu, die verschiedenen Prozesse der Dokumentenkoordination innerhalb eines Projekts in eine automatische Abfolge von Aufgaben zu übersetzen. Sie können entweder auf Standort-, Projekt- oder Projektphasenebene vom WebRaum-Administrator hinzugefügt werden, der auch für die Definition der Workflows selbst verantwortlich ist.
❗ Warnung: Workflows werden nur ausgelöst, wenn der Erweiterte Dokumenten-Upload verwendet wird, nicht jedoch bei der Standardeinstellung für Uploads.
⚠️ Achtung: Workflows werden ausgelöst, sobald ein Team-Mitglied ein neues Dokument hochlädt, das bestimmte vordefinierte Bedingungen erfüllt.
Dokumenten-Workflow hinzufügen
Als Administrator navigieren Sie zunächst zur Seite mit den WebRaum-Einstellungen und dann zum Menü Workflows. Hier sehen Sie alle Workflows, die in Ihrem WebRaum existieren, inklusive Informationen wie ob ein Workflow aktiv ist oder nicht (1), Name (2), Reihenfolge (3), Beschreibung (4) sowie auf w welcher Ebene der räumlichen Struktur eines Projekts er zugeordnet ist (5).
Um einen neuen Workflow hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen (6).
2. Wählen Sie als Erstes den relevanten Standort, das Projekt oder die Projektphase aus, zu dem der Workflow hinzugefügt werden soll.
Klicken Sie auf Speichern.
3. Geben Sie auf der nächsten Seite die Workflow-Informationen ein, darunter die Pflichtfelder Name und Reihenfolge.
📝 Hinweis: Die Ordnungsnummer bestimmt die Reihenfolge des Workflows und wann dieser im Vergleich zu anderen ausgelöst wird. Daher benötigt jeder Workflow eine eindeutige Ordnungsnummer. Zum Beispiel bedeutet eine Reihenfolge von 0, dass dieser Workflow als Erster ausgeführt wird, und erst wenn er abgeschlossen ist, folgen die nächsten (1, dann 2, dann 3 usw.).
4. Geben Sie dann die Bedingungen an, die das Dokument erfüllen muss, um den Workflow auszulösen, indem Sie aus den Dropdown-Listen auswählen. Für jede Eigenschaft können mehrere Werte hinzugefügt werden.
Folgende Eigenschaften können kombiniert werden:
Dokumentenname Regex – Bezieht sich auf einen bestimmten Dokumentennamen, der aus einer Kombination von Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen bestehen kann. Wird eine Dokumentenbenennungskonvention für eine Projektphase verwendet, prüft der Dokumentenname-Regex das freie Feld am Ende des Dokumentennamens.
Räumliche Struktur – Bezieht sich auf den Standort, das Gebäude oder das Geschoss, dem das Dokument zugeordnet wurde.
Fachbereich – Der relevante Fachbereich, dem das Dokument zugeordnet ist. Dies ist ein benutzerdefiniertes Metadatum, das vom Administrator eingerichtet wird.
Labels – Alle benutzerdefinierten Labels, die den Dokumenteninformationen hinzugefügt wurden und vom Administrator erstellt werden.
Dokumententyp – Bezieht sich darauf, welcher Dokumententyp beim Hochladen angegeben wurde. Dies kann Dokument, Dokumentation, Zeichnung, Bild oder Model sein.
Autor – Bezieht sich auf das Unternehmen, dem der Benutzer angehört, der das Dokument hochgeladen hat.
Status – Der relevante Status, der dem Dokument zugewiesen wurde. Dies ist ein benutzerdefiniertes Metadatum, das vom Administrator eingerichtet wird.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.
Workflow-Schritte definieren
Nachdem die grundlegenden Workflow-Informationen hinzugefügt wurden, können wir als Nächstes die Workflow-Schritte festlegen. Wenn ein neues Dokument hinzugefügt wird, das die Bedingungen erfüllt, wird der Workflow ausgelöst und überwacht dann automatisch den Fortschritt und koordiniert alle Aufgaben.
Es gibt vier Standardaktionen, die ausgeführt werden können: eine Audit-Runde, eine Review-Aufgabe, einen Stempel und eine Benachrichtigung. Um einen dieser Schritte hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Aktion hinzufügen und wählen Sie dann eine Option aus der Dropdown-Liste.
Sie müssen zunächst eine Aktion auswählen und dann die auslösenden Bedingungen festlegen, indem Sie auf die Schaltfläche Trigger hinzufügen klicken.
Hier sind die Details zu den einzelnen Aktionstypen.
Audit-Runde
Eine Audit-Runde kann im Workflow verwendet werden, um das Feedback mehrerer Beteiligter zu einem Dokument einzuholen.
Wird eine Audit-Runde ausgelöst, werden für jeden Beteiligten automatisch persönliche Audit-Aufgaben erstellt, die parallel erledigt werden können. Der nächste Schritt im Workflow hängt davon ab, ob innerhalb der Frist Kommentare zu den Aufgaben von den verantwortlichen Nutzern hinzugefügt wurden.
Eine Audit-Runde hat folgende Eigenschaften:
1. Beschreibung: Beschreibung der Audit-Runde, nur zur Referenz.
2. Verantwortlich: Es können ein oder mehrere Nutzer als Verantwortliche hinzugefügt werden, und pro Verantwortlichem wird eine Audit-Aufgabe erstellt. Team-Mitglieder desselben Unternehmens können die Audit-Aufgaben gegenseitig erledigen, aber die ursprünglich zugewiesene Person bleibt als Verantwortlicher sichtbar.
3. Dauer: Anzahl der Tage, die die Audit-Aufgabe offen ist. Die Frist dieser Aufgabe wird durch die Dauer bestimmt.
📝 Hinweis: Die durch den Workflow automatisch zugewiesene verantwortliche Person kann später auf der Detailseite der erstellten Audit-Aufgabe geändert werden.
Nach Ablauf der Frist wird das Ergebnis der Audit-Aufgaben innerhalb der Kontrollrunde ausgewertet und der nächste Schritt im Workflow gestartet. Eine Audit-Runde hat folgende mögliche Ergebnisse, die hinzugefügt werden können:
Kommentare: Innerhalb der Frist wurden zu einer oder mehreren Audit-Aufgaben Kommentare abgegeben.
Keine Kommentare: Zu keiner Audit-Aufgabe wurden innerhalb der Frist Kommentare abgegeben. Aufgaben, die nicht innerhalb der Frist erledigt wurden, zählen ebenfalls als keine Kommentare. Die Audit-Runde ist also nicht davon abhängig, dass alle Aufgaben abgeschlossen werden.
Immer ausführen: Den nächsten Schritt des Workflows unabhängig vom Ergebnis ausführen.
Review
Ein Review kann verwendet werden, um ein Dokument im Workflow abzulehnen oder zu genehmigen, basierend auf dem Feedback eines Beteiligten.
Wird eine Review-Aktion im Workflow ausgelöst, wird automatisch eine einzelne Review-Aufgabe erstellt, bei der mehrere Verantwortliche zugewiesen werden können. Die Aufgabe endet jedoch, sobald die erste Person sie abschliesst.
Eine Review-Aktion hat folgende Eigenschaften:
1. Beschreibung: Beschreibung der Review-Aufgabe, nur zur Referenz.
2. Verantwortlich: Die Nutzer, die zur Durchführung des Reviews berechtigt sind. Es können mehrere Personen als Verantwortliche hinzugefügt werden, aber wer dies als Erstes erledigt, schliesst die Aufgabe ab. Es wird also pro Review nur eine Aufgabe erstellt.
3. Dauer: Die Anzahl der Tage, die das Review offen ist. Nach Ablauf der Frist wird die Review-Aufgabe als dringend markiert, aber der Workflow läuft erst weiter, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist.
4. Zur Veröffentlichung Häkchen: Wenn dies ausgewählt ist, erscheinen die zugehörigen Dokumente nach der Genehmigung der Review-Aufgabe im Ordner "Veröffentlicht".
📝 Hinweis: Die durch den Workflow automatisch zugewiesene verantwortliche Person kann später auf der Detailseite der erstellten Review-Aufgabe geändert werden.
Im Gegensatz zur Audit-Runde wird ein Review erst ausgewertet, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist. Die Frist dient nur zur Information. Ein Review hat zwei Ergebnisse:
Genehmigt: Das Review war positiv und wurde genehmigt.
Abgelehnt: Das Review war negativ, eine Begründung kann als Text oder Anhang hinzugefügt werden.
Immer ausführen: Den nächsten Schritt des Workflows unabhängig vom Ergebnis ausführen.
📝 Hinweis: Weitere Informationen zu Dokumentenfreigabestatus und Workflows finden Sie in diesem Artikel.
Stempel
Als Ergebnis einer Audit- oder Review-Aufgabe kann basierend auf dem Ergebnis automatisch ein Stempel auf ein Dokument gesetzt werden.
In den Eigenschaften dieser Aktion kann einer der Dokumentenstempel aus dem WebRaum ausgewählt werden.
📝 Hinweis: Dokumentenstempel können vom Administrator über die Admin-Portal-Seite hinzugefügt werden. Mehr darüber, wie man Stempel erstellt, erfahren Sie hier: Stempel erstellen
Benachrichtigung
Eine Benachrichtigungsaktion sendet eine Benachrichtigung an ausgewählte Empfänger.
In den Eigenschaften der Benachrichtigungsaktion können folgende Informationen enthalten sein:
1. Betreff: Der Betreff der Nachricht, gleichzeitig der Betreff der versendeten E-Mail.
2. Empfänger: Die Nutzer, die die Benachrichtigung erhalten.
3. Nachricht: Eine textliche Erläuterung.
📝 Hinweis: Benachrichtigungen können so geplant werden, dass sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt im workflow versendet werden. Wenn Sie als Nutzer Empfänger sind, wird diese Benachrichtigung per E-Mail verschickt, ist aber auch in Ihrem persönlichen dashboard im To do-Tab sichtbar.
Workflows aktivieren und deaktivieren
Alle workflows können direkt von der Übersichtsseite eines workflows aktiviert oder deaktiviert werden. Nach dem Aktivieren wird der Schalter grün.
Bei Bedarf ist es auch möglich, alle workflows gleichzeitig zu deaktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche Alle workflows deaktivieren auf der Übersichtsseite der workflows klicken.
Workflows bearbeiten
Es ist möglich, die Details eines workflows zu einem späteren Zeitpunkt zu bearbeiten. Allerdings können der Standort, das Projekt und die Projektphase, mit denen der workflow verknüpft ist, nicht geändert werden.
Je nachdem, ob ein workflow aktiv ist oder nicht, können folgende Punkte bearbeitet werden:
Informationen können jederzeit bearbeitet werden, unabhängig davon, ob der workflow aktiv ist oder nicht.
Bedingungen können jederzeit bearbeitet werden, unabhängig davon, ob der workflow aktiv ist oder nicht.
Schritte können nur bearbeitet werden, wenn der workflow deaktiviert ist.
📝 Hinweis: Um mehr Informationen zu den einzelnen workflow-Schritten zu sehen, können Sie auf den Namen klicken, um die jeweilige Aktion ein- oder auszublenden. So sehen Sie zum Beispiel, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist oder wer die Empfänger einer Benachrichtigung sind usw.
💡 Tipp: Weitere Informationen dazu, wie reguläre Nutzer die Details von für ein Projekt erstellten workflows sowie die zugehörigen Dokumente einsehen können, finden Sie in diesem Artikel: Aktive workflows als Nutzer anzeigen.