Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.

Der Zweck von Überprüfungsaufgaben besteht darin, die Dokumente zu analysieren, ihre Qualität und Genauigkeit zu bewerten und Feedback zu geben. Überprüfungen ermöglichen es den Beteiligten, ein Dokument innerhalb des Workflows zu genehmigen oder abzulehnen.
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Überprüfungsrunden werden von Administratoren über Workflows hinzugefügt. Wenn ein Dokument die Überprüfungskriterien erfüllt, wird die Überprüfungsaktion ausgelöst und eine einzelne Überprüfungsaufgabe wird automatisch für alle zugewiesenen Personen erstellt.
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Überprüfungsaufgaben können mehreren Personen zugewiesen werden, aber eine Überprüfungsaufgabe wird abgeschlossen, wenn ein Benutzer seine Überprüfung abgeschlossen hat, wodurch andere daran gehindert werden, das Dokument weiter zu überprüfen. Andere Projektmitglieder desselben Unternehmens können die Aufgabe sehen, aber nicht darauf zugreifen.
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Vergleicht man Überprüfungsaufgaben mit Audit-Aufgaben, kann ein Dokument mehrere Audit-Aufgaben haben, die jeweils verschiedenen Beteiligten zugewiesen sind, um die erforderlichen Eingaben für den nächsten Schritt im Workflow bereitzustellen. Ein Dokument kann jedoch nur eine Überprüfungsaufgabe haben, da es nur Eingaben von einem der zugewiesenen Beteiligten benötigt, um voranzukommen.

Um einen Workflow zur Überprüfung von Projektdokumentationen einzurichten, muss der WebRaum-Administrator zuerst eine Überprüfungsaktion im Workflows-Tab auf der Seite WebRaum-Einstellungen hinzufügen. Dies geschieht durch Klicken auf die Schaltfläche "Überprüfungsaktion hinzufügen", die der Auswahl der Schaltfläche "Aktion hinzufügen" folgt. Siehe Workflows in BIMcollab für detailliertere Schritte zur Erstellung einer Überprüfungsaufgabe.
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Wenn Dokumente hochgeladen werden, die die Workflow-Bedingungen erfüllen, werden Überprüfungsaufgaben automatisch für die verantwortlichen Parteien generiert.

Dokumente im Überprüfungsprozess werden im Dokumentenmodul in zwei Zustände kategorisiert, (1) Geteilt und (2) Veröffentlicht.
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Damit Dokumente, die mit einer Überprüfungsaufgabe verbunden sind, in verschiedenen Zustandskategorien sichtbar sind, während sie den Überprüfungsprozess durchlaufen, muss der Administrator, der den Workflow konfiguriert, das Kontrollkästchen "Zu veröffentlichen" im Schritt Revision hinzufügen auswählen.
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In der Dokumentenverwaltung von BIMcollab können Überprüfungsaufgaben aufgerufen werden über:

A. Das Dashboard , wo sie prominent angezeigt werden, sodass Benutzer leicht zu den Überprüfungsaufgaben navigieren können, für die sie verantwortlich sind.
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1. Offen: alle offenen und dringenden Überprüfungsaufgaben.

2. Dringend: alle Überprüfungsaufgaben, deren Frist abgelaufen ist und die noch bearbeitet werden müssen.

3. Abgeschlossen: abgeschlossene Überprüfungsaufgaben.

4. Verantwortlich: offene oder dringende Überprüfungsaufgaben, für die Sie verantwortlich sind.

5. Eigentümer: offene oder dringende Überprüfungsaufgaben zu Dokumenten, deren Autor Ihr Unternehmen ist.
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Ein Klick auf eine der Zahlen öffnet die Übersicht der Überprüfungsaufgaben im To do's-Modul mit den entsprechenden Filtern.

B. To-do's Modul (1), wo sich die Kommunikationselemente befinden. Klicken Sie auf Überprüfungen (2), um die Übersicht aller Überprüfungsaufgaben innerhalb Ihres Projekts zu sehen.
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Die Übersichtsliste der Überprüfungen zeigt die Eigenschaften sowohl der Überprüfungsaufgabe als auch des zugehörigen Dokuments und bietet detaillierte Informationen. Klicken Sie auf die Nummer der Überprüfungsaufgabe, um die Eigenschaften anzuzeigen.
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Überprüfungsaufgabe:

1. Nummer: Jede Überprüfungsaufgabe wird basierend auf dem Standort, dem Gebäude und der Phase, die mit der Aufgabe verbunden sind, einer eindeutigen Nummer zugewiesen.

2. Status: Der Status bietet Projektmitgliedern klare Informationen über den Fortschritt der Überprüfungsaufgabe. Dies wird im nächsten Abschnitt besprochen.

3. Beschreibung: Die Beschreibung der Überprüfungsaktion, die die Überprüfungsaufgabe auslöst, wird hier angezeigt.

4. Workflow: Der Name des Workflows, zu dem die Überprüfungsaktion gehört.

5. Zu veröffentlichen: Hier wird "Ja" angezeigt, wenn das zugehörige Dokument in den Dokumentstatuskategorien erscheinen soll, während es den Überprüfungsprozess durchläuft. Andernfalls wird es auf "Nein" gesetzt.

6. Gestartet: Das Datum, an dem die Überprüfungsaufgabe erstellt wurde.

7. Enddatum: Das Datum, das das Ende der Überprüfungsaktionsdauer markiert, zeigt die Deadline an, also die Anzahl der Tage, die die Überprüfungsaufgabe offen bleibt.

8. Verantwortlich: Hier finden Sie die Projektmitglieder, die für die Aufgabe verantwortlich sind.

9. Weiterleiten: Leiten Sie die Überprüfungsaufgabe an einen anderen Benutzer (oder mehrere Benutzer) weiter, der für diese Aufgabe verantwortlich wird.

10. Abgeschlossen am: Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Überprüfungsaufgabe bearbeitet wurde.

11. Abgeschlossen von: Der Name des Projektmitglieds und dessen Firma, die die Überprüfungsaufgabe bearbeitet haben.

12. Aktionen: Wenn eine Überprüfungsaufgabe offen ist, sind die möglichen Aktionen, das Dokument entweder zu genehmigen oder abzulehnen (mit oder ohne Angabe eines Grundes). Details zur Bearbeitung von Überprüfungsaufgaben werden später im Artikel erklärt.

Dokument:
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1. Dokumentname: Ein eindeutiger Name oder Code für das Dokument. Durch Klicken auf den Link werden Benutzer zum Dokument weitergeleitet, das mit der Überprüfungsaufgabe verbunden ist.

2. Beschreibungen: Eine Beschreibung des Dokuments.

3. Dokumentdatum: Das Ausgabedatum der ersten Version des Dokuments.

4. Autor: Bezieht sich auf die Firma des Benutzers, der das Dokument hochgeladen hat.

5. Versionsnummer: Ein Text oder eine Nummer, die die Versionen eines Dokuments verfolgt.

6. Versionsdatum: Das Datum der aktuellen Dokumentversion.

7. Versionsbeschreibung: Eine Beschreibung der Dokumentversion.

Wenn eine Überprüfungsaufgabe erstellt wird, ist ihr Standardstatus "Offen". Abhängig von der der Überprüfungsaktion zugewiesenen Dauer und davon, ob die verantwortlichen Projektmitglieder die Überprüfungsaufgabe abgeschlossen haben, wird der Aufgabe einer der folgenden Status zugewiesen:
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1. Offen: Die Überprüfungsaufgabe ist offen und muss noch bearbeitet werden.

2. Dringend: Die Dauer für die Überprüfungsaufgabe ist abgelaufen.

3. Genehmigt: Die Überprüfung war positiv.

4. Abgelehnt: Die Überprüfung war negativ, ein Kommentar und/oder eine Datei kann hinzugefügt werden.

5. Abgebrochen: Wenn eine Überprüfungsaufgabe offen ist und eine neue Dokumentversion hochgeladen wird, werden alle aktiven Aufgaben, die mit der vorherigen Version verbunden sind, automatisch abgebrochen.
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Eine offene Überprüfungsaufgabe wird entweder durch Genehmigung oder Ablehnung des Dokuments verwaltet. Projektmitglieder können diese Aktion aus der Überblick über Überprüfungen (1) im To Do-Modul mit den folgenden Schaltflächen abschließen:
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(2) Genehmigen: Das Dokument wird genehmigt.

(3) Ablehnen: Das Dokument wird abgelehnt, optional begleitet von einer textlichen Erklärung oder einem Kommentar.

Abhängig von der Überprüfungsaktion wird ein Dokument entweder in der Liste der abgelehnten oder genehmigten Dokumente innerhalb der Kategorie Realisierung sichtbar.
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Diese Aktionen können auch von der Detailseite der Überprüfungsaufgabe aus abgeschlossen werden.
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Wenn ein Dokument genehmigt wird, wird die Eigenschaft "Aktionen" entfernt und der Überprüfungsstatus wird auf "Genehmigt" aktualisiert, wie im Bild unten dargestellt.
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Wenn das Dokument hingegen ohne Grund abgelehnt wird, ändert sich die Eigenschaft "Aktionen" zu "Ablehnungsgrund", die leer bleibt, es sei denn, es wird ein Grund angegeben. Wenn das Dokument mit einem Grund abgelehnt wird, wird dieses Feld entsprechend ausgefüllt. Zusätzlich ändert sich der Überprüfungsstatus von "Offen" zu "Abgelehnt".
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Wenn externe Kommentare hochgeladen und als Ablehnungsgrund angegeben wurden, können sie an derselben Stelle heruntergeladen werden.