Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Kommunikationselemente, insbesondere Fragen und Aufgaben, sind Elemente in einem Koordinations-Workflow, bei denen es häufig mehrere Runden an Hin- und Her-Kommunikation gibt.
Die verantwortliche Partei gibt eine Antwort, damit sich der Status des Elements ändert. Wenn die Antwort zufriedenstellend ist, kann der Absender die Antwort genehmigen. Nach der Genehmigung wird das Element als abgeschlossen markiert, bleibt zur Referenz sichtbar, kann aber nicht mehr bearbeitet werden. Alle Aktionen und Änderungen werden im To do's-Tab protokolliert.
Status
Offen – Eine neue Frage oder Aufgabe wird mit dem Status Offen erstellt.
Dringend – Wenn das Enddatum überschritten ist, ändert sich der Status zu Dringend.
Beantwortet – Die Kommunikation erhält den Status Beantwortet, sobald eine Antwort gegeben wurde.
Abgeschlossen – Wenn der Absender die Antwort akzeptiert.
Abgebrochen – Wenn der Absender entscheidet, das Kommunikationselement abzubrechen, wird der Status auf Abgebrochen gesetzt.
Um den Status eines Kommunikationselements zu ändern, muss eine Aktion durchgeführt werden. Dies kann auf zwei Arten geschehen, je nachdem, ob die Kommunikation als Kommentar zu einem Dokument hinzugefügt wurde oder nicht:
(1) Alle Kommunikationen: Sie können die To do's-Übersicht öffnen, indem Sie auf den Dokumentnamen klicken. Dann sehen Sie die erforderlichen Aktionen in der To do's-Übersicht des Dokuments.
(2) Kommunikationen als Kommentar zu einem Dokument: Sie erkennen, ob das Kommunikationselement ein Kommentar zu einem Dokument ist, wenn neben der To do's-Nummer ein Stiftsymbol angezeigt wird und ein Augensymbol vorhanden ist, um das Dokument zu öffnen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über Kommunikationsaktionen an einem Dokument: Dokumente ansehen, kommentieren und gemeinsam bearbeiten
To do's-Übersicht
Neben der Möglichkeit, alle Informationen zum Kommunikationselement einzusehen, können im To do's-Tab (1) verschiedene Aktionen durchgeführt werden:
Aktionen
Kommunikation erstellen – Wenn eine neue Frage oder Aufgabe hinzugefügt wird, ist der Status offen (2).
Bearbeiten – Der Absender kann jederzeit den Betreff oder die Nachricht bearbeiten, das Enddatum ändern oder einen Anhang über die Bearbeiten-Schaltfläche (3) hinzufügen. Eine Nachricht kann vom Ersteller nach dem Posten abgebrochen werden, solange sie noch nicht beantwortet wurde. Änderungen werden immer protokolliert und sind in der Fragenliste sichtbar.
Antworten – Der Empfänger der Nachricht kann auf die Frage eine Antwort hinzufügen (4). Zusätzlich kann ein Anhang zur weiteren Erläuterung hinzugefügt werden. Nicht nur der Empfänger, sondern auch Mitarbeitende desselben Unternehmens können antworten. Der Status ändert sich dann zu Beantwortet.
Informiert – Nutzer können sich selbst als informiert (5) hinzufügen. Das Kommunikationselement wird dann in der Übersicht im persönlichen Dashboard angezeigt.
Kommentare – Jeder Nutzer mit Zugriff auf das Projekt kann einen Kommentar (6) zu einer Nachricht hinzufügen, auch wenn die Frage nicht an ihn gerichtet ist. So können zusätzliche Informationen auch von Personen kommen, die an der ursprünglichen Kommunikation nicht beteiligt waren.
Sobald eine Antwort hinzugefügt wurde, stehen zwei weitere Aktionen zur Verfügung:
Bearbeiten (7) – Der Empfänger der Frage kann seine Antwort jederzeit bearbeiten, solange sie noch nicht vom Absender akzeptiert wurde.
Antwort akzeptieren (8) – Der Absender der Kommunikation kann die Antwort akzeptieren, nachdem er sie überprüft hat. Nach der Annahme ändert sich der Status der Kommunikation zu abgeschlossen. Nach Abschluss einer Frage oder Aufgabe kann diese nicht mehr bearbeitet werden.
💡 Tipp: Erfahren Sie mehr über das Hinzufügen von Kommunikation.