Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.

Audit-Aufgaben werden als Ergebnis einer von Administratoren geplanten Audit-Runde im Rahmen eines Dokumenten-Workflow-Prozesses erstellt. Eine Audit-Runde im BIMcollab Dokumentenmanagement bezieht sich auf einen Audit-Prozess, bei dem die Dokumente von mehreren Team-Mitgliedern auf Qualität, Konformität und Koordination geprüft werden. Eine Audit-Runde kann im Workflow genutzt werden, um das Feedback mehrerer Beteiligter zu einem Dokument innerhalb einer festgelegten Frist zu sammeln.

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Wird eine Audit-Runde ausgelöst, werden für jeden Stakeholder automatisch individuelle Audit-Aufgaben erstellt, sodass diese parallel bearbeitet werden können. Audit-Aufgaben können einem oder mehreren Nutzern zugewiesen werden und können sowohl vom verantwortlichen Nutzer als auch von einem Projektmitglied aus dessen Unternehmen bearbeitet werden, da sie für diese ebenfalls sichtbar sind.

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Das Planen einer Audit-Runde in einem Workflow ist daher besonders sinnvoll, wenn ein Dokument von mehreren Team-Mitgliedern geprüft werden muss. Jede Audit-Runde bezieht sich auf eine bestimmte Dokumentenversion und erfordert die Festlegung einer Dauer, die angibt, wie viele Tage die Audit-Runde läuft.

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Um eine Audit-Aufgabe zu erstellen, muss der für die Definition des Workflows zur Dokumentenkoordination zuständige WebRaum-Administrator zunächst eine Audit-Runde hinzufügen. Dies geschieht über den Button "Audit-Runde hinzufügen" innerhalb der Workflow-Schritte. Detaillierte Schritte zur Erstellung einer Audit-Runde finden Sie in diesem Artikel: Workflows in BIMcollab.

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Sobald Dokumente hochgeladen werden, die eine Audit-Runde auslösen, werden persönliche Audit-Aufgaben für jeden Stakeholder automatisch erstellt. Zusammengefasst: Audit-Aufgaben werden nicht manuell erstellt, sondern automatisch generiert, wenn eine Audit-Runde ausgelöst wird.

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Audit-Aufgaben sind zugänglich über:
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A. Das Dashboard, wo Nutzer Audit-Aufgaben direkt einsehen und aufrufen können, sobald sie im Projekt erstellt wurden. Alle Audit-Aufgaben werden deutlich angezeigt, sodass Nutzer einfach zu den für sie zuständigen Aufgaben navigieren können.
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1. Offen: alle offenen und dringenden Audit-Aufgaben.

2. Dringend: alle Audit-Aufgaben, deren Frist abgelaufen ist und die noch nicht bearbeitet wurden.

3. Abgeschlossen: abgeschlossene Audit-Aufgaben.

4. Verantwortlich: offene oder dringende Audit-Aufgaben, für die Sie hauptsächlich verantwortlich sind.

5. Eigentümer: offene oder dringende Prüfaufgaben zu Dokumenten, deren Autor Ihr Unternehmen ist.
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Durch Klicken auf einen dieser Status öffnet sich die Übersicht der Audit-Aufgaben im Tab "To do's" mit den entsprechenden Filtern.
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B. Der To do's-Tab (1), in dem Kommunikationspunkte zu finden sind. Klicken Sie auf Audit-Aufgabe (2), um eine Übersicht aller Audit-Aufgaben in Ihrem Projekt zu sehen.

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3. Der Dokumente-Tab (1), in dem die Option Audit-Runde (2) ausgewählt werden kann. Klicken Sie auf die gewünschte Audit-Runde (3), um zur Detailseite zu gelangen.

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Eine Audit-Aufgabe zeigt die Eigenschaften der Aufgabe selbst sowie des zugehörigen Dokuments an. Diese Eigenschaften bieten auf einen Blick mehr Informationen sowohl zur Audit-Aufgabe als auch zum Dokument. Klicken Sie auf die Audit-Aufgaben-Nummer, um die Eigenschaften einzusehen.
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Audit-Aufgabe:
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1. Nummer: Jede Audit-Aufgabe erhält eine eindeutige Nummer, basierend auf Standort, Gebäude und Phase der Aufgabe.

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2. Status: Der Status gibt den Beteiligten einen klaren Überblick über den Fortschritt der Aufgabe. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
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3. Beschreibung: Hier wird die Beschreibung der Audit-Runde angezeigt, die die Audit-Aufgabe ausgelöst hat.
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4. Audit-Runde: Dargestellt durch eine Nummer, die eine Audit-Runde eindeutig identifiziert. Durch Klicken auf diesen Link gelangen Nutzer zur zugehörigen Audit-Runde.
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5. Gestartet: Das Datum, an dem die Audit-Aufgabe erstellt wurde.
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6. Enddatum: Das Datum, an dem die Audit-Runde endet, also die Anzahl der Tage, die die Audit-Runde offen ist.
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7. Verantwortlich: Hier finden Sie die für die Aufgabe zuständigen Projektmitglieder sowie deren Unternehmen.
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8. Weiterleiten: Leiten Sie die Audit-Aufgabe an einen anderen Nutzer weiter, der dann für diese Aufgabe verantwortlich ist.

9. Abgeschlossen am: Das Datum und die Uhrzeit, zu der die Audit-Aufgabe bearbeitet wurde.
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10. Abgeschlossen von: Der Name des Projektmitglieds und dessen Unternehmen, das die Audit-Aufgabe bearbeitet hat.
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11. Kommentare: Wurden Kommentare zur Audit-Aufgabe hinzugefügt, können sie hier heruntergeladen werden. Falls keine Kommentare vorhanden sind, wird "Keine Kommentare" angezeigt.
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Dokument:
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1. Dokumentennummer: Eine eindeutige Nummer oder ein Code für das Dokument. Durch Klicken auf den Link gelangen Nutzer zum zugehörigen Dokument.
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2. Beschreibung: Eine Beschreibung des Dokuments.
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3. Dokumentendatum: Das Ausgabedatum der ersten Version des Dokuments.
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4. Autor: Bezieht sich auf das Unternehmen des Nutzers, der das Dokument hochgeladen hat.
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5. Versionsnummer: Ein Text oder eine Nummer, die hilft, die verschiedenen Versionen eines Dokuments nachzuverfolgen.
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6. Versionsbeschreibung: Eine Beschreibung der Dokumentenversion.
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7. Versionsdatum: Das Datum der aktuellen Version.
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Wird eine neue Audit-Aufgabe hinzugefügt, ist ihr Standardstatus Offen. Abhängig von der in der Audit-Runde definierten Dauer und davon, ob die verantwortliche Person die Aufgabe bearbeitet hat, erhält die Aufgabe einen der folgenden Status:
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1. Offen: Audit-Aufgabe ist offen und wurde noch nicht bearbeitet.

2. Dringend: Die Frist für die Audit-Aufgabe ist abgelaufen. Die Aufgabe kann zwar noch bearbeitet werden, hat aber keinen Einfluss mehr auf den Workflow, wenn der nächste Schritt bereits abgeschlossen wurde.

3. Geprüft: Audit-Aufgabe wurde mit oder ohne Kommentare abgeschlossen.

4. Abgebrochen: Eine Audit-Aufgabe kann abgebrochen werden, wenn sie nicht mehr benötigt wird. Alternativ gilt: Ist eine Audit-Aufgabe offen und wird eine neue Dokumentenversion hochgeladen, werden der aktuelle aktive Workflow und alle Aufgaben zur vorherigen Version abgebrochen. Die Option zum Abbrechen einer Audit-Aufgabe ist nur für WebRaum-Administratoren sichtbar.

5. Geprüft (zu spät): Die Audit-Aufgabe wurde bearbeitet, während sie als dringend markiert war. Die Kommentare können weiterhin in der Audit-Aufgaben-Übersicht eingesehen und heruntergeladen werden.

6. Geprüft (während abgebrochen): Aufgaben, die abgebrochen wurden, können weiterhin bearbeitet werden, haben aber keinen Einfluss mehr auf die weiteren Schritte im Workflow.

7. Nicht geprüft: Wenn der Status einer Audit-Aufgabe auf "Dringend" steht und die Aufgabe entweder abgebrochen wird oder eine neue Dokumentenversion hochgeladen wird, ändert sich der Status auf "Nicht geprüft".

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Eine offene Audit-Aufgabe kann entweder mit oder ohne Kommentare bearbeitet werden. Sowohl der als verantwortlich zugewiesene Nutzer als auch dessen Kollegen aus dem gleichen Unternehmen können eine Audit-Aufgabe mit einer der beiden Optionen bearbeiten:
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1. Keine Kommentare

2. Mit Kommentaren
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In der Audit-Aufgaben-Übersicht (1) haben verantwortliche Nutzer und deren Unternehmensmitglieder Zugriff auf den Button "Ich habe keine Kommentare" (2), mit dem eine Aufgabe sofort ohne Kommentar bearbeitet werden kann.

Wenn ein Nutzer Kommentare hat, können diese auf der Detailseite der Audit-Aufgabe hinzugefügt werden, die durch Klicken auf die Nummer (3) der Audit-Aufgabe erreichbar ist.

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Auf der Detailseite einer Audit-Aufgabe können Nutzer das zugehörige Dokument herunterladen und ihre Kommentare hinzufügen. Durch Klicken auf den Button "Ich habe Kommentare" (1) öffnet sich ein Dropdown, in dem Nutzer das Dokument auswählen (2) und hochladen (3) können, das ihre Kommentare enthält.

Zusätzlich ist auf derselben Seite auch der Button "Ich habe keine Kommentare" vorhanden. Wird "Ich habe keine Kommentare" ausgewählt, wird der Dokumentenstatus auf "Geprüft" gesetzt.
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Sobald die Kommentare hochgeladen wurden, können sie von Projektmitgliedern über den Button "Bemerkungen herunterladen" (siehe Bild unten) heruntergeladen werden.

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In der Übersicht der Audit-Aufgaben können Sie außerdem die zu prüfenden Dokumente herunterladen. Wählen Sie den Filter "Ich bin verantwortlich" (1) oder "Mein Unternehmen ist verantwortlich", um die relevanten Aufgaben zu filtern. Wählen Sie alle aus (2) oder nur die gewünschten Audit-Aufgaben und klicken Sie dann auf den Download (3)-Button. Es wird eine .zip-Datei auf Ihren Computer heruntergeladen, die alle Dokumente der ausgewählten Audit-Aufgaben enthält.
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Die heruntergeladenen Dokumente haben einen speziellen Dateinamen mit einem eindeutigen Code, der nicht geändert werden darf, um Fehler beim erneuten Hochladen zu vermeiden. Dieser Code ermöglicht es BIMcollab, die Datei korrekt den zugehörigen Audit-Aufgaben zuzuordnen.

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Öffnen Sie das Dokument und fügen Sie bei Bedarf Kommentare hinzu. Laden Sie anschließend die kommentierten Dokumente mit dem Button "Auditierte Dokumente hinzufügen" (4) hoch, ohne den Dateinamen zu ändern. Im nächsten Schritt sehen Sie eine Bestätigung, welche Audit-Aufgaben erfolgreich abgeschlossen wurden und welche nicht. Dokumente, die nicht erfolgreich hochgeladen werden konnten, werden mit einem Fehlerstatus und dem Grund für den Fehler markiert.

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Für Dokumente, die keine Kommentare benötigen, können Nutzer die entsprechenden Dokumente auswählen und auf den Button "Keine Kommentare" klicken, wie im Bild unten gezeigt. Nach dieser Aktion ändert sich der Status der Audit-Aufgabe auf "Auditiert".
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