Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Im BIMcollab-Dokumentenmanagement ermöglicht die Nutzung von Workflows automatisierte Projektgenehmigungsprozesse für Ihre Dokumente. Das bedeutet, dass WebRaum-Administratoren verschiedene Aufgaben (und deren Ergebnisse) in automatisierte Ereignisfolgen umwandeln können.
💡 Tipp: Wenn Sie ein WebRaum-Administrator sind, können Sie in diesem Artikel mehr darüber erfahren, wie Sie Workflows hinzufügen und erstellen: Workflows im BIMcollab-Dokumentenmanagement.
Ein Workflow wird ausgelöst, wenn ein Benutzer ein Dokument hochlädt, das die vordefinierten Workflow-Kriterien erfüllt. Basierend auf den Workflow-Aktionen können Benutzern automatisch bestimmte Aufgaben zugewiesen werden, und Benutzer können aktive Workflow-Details im Projekt einsehen.
Als Benutzer können Sie als Verantwortlicher für Prüfungsaufgaben oder Überprüfungsaufgaben zugewiesen werden, oder Sie können Empfänger einer Benachrichtigung gemäß einem Workflow sein.
Während nur Administratoren einen Workflow einrichten und bearbeiten können, können reguläre Benutzer Workflows, die in ihrem Projekt aktiv sind, auf zwei Arten einsehen: entweder über das Einstellungsmodul oder das Dokumentenmodul.
⚠️ Achtung: Ein Workflow wird ausgelöst, wenn ein Team-Mitglied ein neues Dokument oder eine neue Version hochlädt, die die vordefinierten Kriterien erfüllt; er wird nicht auf bestehende Dokumente in der Phase angewendet.
Workflows anzeigen
Zu verstehen, wie man Workflows innerhalb Ihrer Projekte einsehen und verfolgen kann, ist entscheidend, um über den Status und Fortschritt verschiedener Aufgaben informiert zu bleiben. Im Folgenden führen wir Sie durch die Schritte, um Workflows zuzugreifen und zu überprüfen, die mit bestimmten Projektphasen und Dokumenten verbunden sind.
Einstellungsmodul
Die Workflows-Seite im Einstellungsmodul zeigt alle Workflows an, die in der spezifischen ausgewählten Projektphase derzeit aktiv sind.
Navigieren Sie zuerst zu dem Projekt oder der Phase, zu der ein Workflow hinzugefügt wurde
Wählen Sie das Einstellungsmodul aus der oberen horizontalen Leiste aus
Navigieren Sie zur Workflows-Seite
Alle Workflows, die in der aktuellen Projektphase aktiv sind, werden hier angezeigt
Die Workflow-Informationen umfassen seinen Namen, die Reihenfolge, die Beschreibung sowie die Phase, der er zugeordnet ist.
⚠️ Achtung: Ein Benutzer muss die erforderlichen Berechtigungen aktiviert haben, um Einstellungen und Workflows anzuzeigen, andernfalls sind das Einstellungsmodul oder die Workflows-Seite für Sie nicht sichtbar. Wenn Sie nicht die richtigen Berechtigungen haben, wenden Sie sich an Ihren WebRaum-Administrator.
Wenn Sie den Namen eines Workflows auswählen, gelangen Sie zur Workflow-Übersichtsseite, die später in diesem Artikel erklärt wird.
Dokumentenmodul
Im Dokumentenmodul kann ein Benutzer sehen, mit welchen Workflows ein bestimmtes Dokument verknüpft ist.
Navigieren Sie zuerst zu dem Projekt oder der Phase, zu der ein Workflow hinzugefügt wurde
Wählen Sie das Dokumentenmodul entweder aus der oberen horizontalen Leiste oder der linken Seitenleiste aus
Wählen Sie die Dokumentnummer aus, die Sie interessiert
Navigieren Sie zum Workflows-Tab
Jeder aktive Workflow, dem das Dokument angehört, wird hier angezeigt
Die Workflow-Informationen umfassen:
Versionsnummer des Dokuments, die den Workflow ausgelöst hat
Workflow-Name
Datum, an dem der Workflow gestartet wurde (basierend darauf, wann das Dokument erstmals hochgeladen und ausgelöst wurde)
Alle aktiven Workflow-Schritte, die mit dem Dokument in Verbindung stehen
Gesamtanzahl der im Workflow abgeschlossenen Schritte
Wenn Sie den Namen eines Workflows auswählen, gelangen Sie zur Workflow-Übersichtsseite, die später in diesem Artikel erklärt wird.
💡 Tipp: Um einen vollständigen Verlauf aller Aktionen zu sehen, die an einem Dokument vorgenommen wurden, können Sie auch zur Ereignisse-Seite des Dokuments navigieren. Hier gibt es ein Aktionsprotokoll, das alle vorherigen Aktionen enthält, die an einem Dokument als Ergebnis des Durchlaufens eines Workflows vorgenommen wurden, sowie alle zusätzlichen Aktionen, die außerhalb des Workflows aufgetreten sind.
Workflow-Übersicht
Wenn Sie einen Workflow-Namen entweder aus dem Einstellungsmodul oder der Dokumentendetailseite auswählen, wird die Workflow-Übersichtsseite angezeigt, die als Tabelle oder Dashboard gelesen werden kann.
Dies besteht aus einer Reihe verschiedener Spalten:
Dokumentenliste: Alle Dokumente, die die Bedingungen für den Workflow erfüllt haben, werden auf der linken Seite aufgelistet, ebenso wie ihre Beschreibung und Versionsnummer.
Allgemeine Workflow-Informationen: Zusammenfassende Übersicht über den gesamten Prozess, einschließlich wann der Workflow für ein bestimmtes Dokument begonnen hat und dessen Fertigstellungsstatus.
Workflow-Schritte: Aufschlüsselung jedes Schritts im Workflow, wobei jeder Typ durch seine Farbe und sein Symbol unterschieden wird:
Audit-Runden sind gelb und enthalten Informationen wie den Startzeitpunkt, den Status und das Ergebnis (Kommentare). Die einzelnen Audit-Aufgaben für die verantwortlichen Personen werden ebenfalls angezeigt, einschließlich des Status der Aufgabe, des Fertigstellungsdatums und des Ergebnisses (Kommentare).
Überprüfungsaufgaben sind grün und enthalten Informationen wie den Startzeitpunkt, den Status sowie den Zeitpunkt, wann die Überprüfung abgeschlossen wurde.
Stempelaktionen sind orange und beinhalten, wann der Stempel auf ein Dokument gesetzt wurde.
Benachrichtigungsaktionen sind blau und beinhalten, wann die eigentliche Benachrichtigung gesendet wurde.
Lesen der Workflow-Übersicht für ein Dokument
Jedes Dokument wird in einer eigenen Zeile angezeigt, und die Workflow-Informationen für dieses spezielle Dokument können horizontal gelesen werden.
Sobald ein Workflow ausgelöst wurde, ist es einfach, seine gesamte Fertigstellung anhand der Statusinformationen in der allgemeinen Workflow-Spalte zu verfolgen:
Allgemeiner Workflow
x/x Schritte abgeschlossen: Wenn ein Workflow für ein Dokument noch nicht abgeschlossen ist, bleibt sein Status offen und zeigt an, wie viele Schritte von der Gesamtanzahl abgeschlossen wurden.
Abgeschlossen: Nur wenn alle verantwortlichen Personen ihre im Workflow für ein Dokument festgelegten Aufgaben ausgeführt haben, wird dessen Status als abgeschlossen angezeigt.
Sobald ein Schritt im Workflow gestartet wurde, kann auch sein Status verfolgt werden, der auf den Ergebnissen des entsprechenden To do's-Elements basiert:
Audit-Runde
Gesamtaktion:
Offene Aufgaben: Nicht alle Verantwortlichen haben ihre Aufgaben abgeschlossen.
Keine offenen Aufgaben: Alle Verantwortlichen haben ihre Audit-Aufgaben abgeschlossen.
Einzelne Aufgabe:
Offen: Verantwortliche Person hat die Audit-Aufgabe noch nicht abgeschlossen.
Geprüft: Verantwortliche Person hat die Aufgabe entweder mit oder ohne Kommentare abgeschlossen.
Dringend: Deadline für die Auditrunde ist abgelaufen und die Aufgabe wurde noch nicht abgeschlossen.
Geprüft (zu spät): Aufgabe wurde nach der Deadline der Auditrunde abgeschlossen.
Geprüft (während abgebrochen): Aufgabe wurde abgeschlossen, nachdem die Auditrunde abgebrochen wurde.
Nicht geprüft: Neue Dokumentversion wurde hochgeladen, als der Status der Audit-Aufgabe 'Dringend' war.
Abgebrochen: Die Auditrunde wurde abgebrochen oder eine neue Dokumentversion wurde hochgeladen, als der Status der Audit-Aufgabe 'Offen' war.
Aufgabe überprüfen
Offen: Verantwortliche Person hat die Überprüfungsaufgabe noch nicht abgeschlossen.
Dringend: Frist für die Aufgabe ist abgelaufen und die Aufgabe ist noch nicht abgeschlossen.
Genehmigt: Verantwortliche Person hat die Aufgabe abgeschlossen, indem sie das Dokument genehmigt hat.
Abgelehnt: Verantwortliche Person hat die Aufgabe abgeschlossen, indem sie das Dokument abgelehnt hat.
Abgebrochen: Neue Dokumentversion wurde hochgeladen, bevor die Überprüfungsaufgabe abgeschlossen wurde.
Workflow-Details
Die Seite "Details" enthält alle Informationen über den workflow, wie er vom Administrator eingerichtet wurde. Dies umfasst die folgenden Seiten:
Informationen - skizziert relevante Bedingungen und workflow-Schritte, die vom Administrator festgelegt wurden.
Dokumente im Workflow - bietet eine Zusammenfassung aller Dokumente, deren Details die Kriterien zur Auslösung des workflows erfüllten.
Ereignisse - Übersicht darüber, wann der workflow hinzugefügt, aktiviert oder deaktiviert wurde.
💡 Tipp: Um mehr Informationen zu jedem der workflow-Schritte zu sehen, klicken Sie auf den Namen, um jede Aktion zu erweitern oder zu reduzieren. Zum Beispiel können Sie sehen, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist oder wer die Empfänger einer Benachrichtigung sind.