Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
In BIMcollab ist die Genehmigung von Dokumenten Teil des Dokumentenmanagement-Prozesses. Dokumente können auf zwei Arten genehmigt werden (aufgeführt im Tab „Veröffentlichte Dokumente“), je nachdem, ob das Dokument Teil eines Workflows ist:
Wenn kein Teil eines Workflows: Dies kann manuell auf der Seite mit den Dokumentendetails erfolgen
Wenn es Teil eines Workflows ist: Die Genehmigung erfolgt basierend auf dem Ergebnis einer Review-Aufgabe
⚠️ Achtung: Standardmäßig können Nutzer Dokumente in der Kategorie „Veröffentlicht“ ansehen. Wenn ein Nutzer Zugriff auf „Geteilte“ (nicht veröffentlichte) Dokumente benötigt, muss der Administrator dies auf Projektebene pro Projektteam-Rolle oder auf Phasenebene aktivieren,
indem er zu Arbeitsgruppenrolle > Berechtigungen geht und das Kästchen bei „Hat Zugriff auf nicht veröffentlichte Dokumente.“ aktiviert.
Dokument manuell genehmigen
📝 Hinweis: Um Dokumente manuell genehmigen zu können, müssen Nutzer eine entsprechende Projektbenutzerrolle oder eine Phasenrolle mit den entsprechenden Berechtigungen haben, einschließlich der Berechtigung „Dokumente manuell genehmigen“.
Dokumentversionen können jederzeit über die [Genehmigen]-Schaltfläche auf der Seite mit den Dokumentendetails genehmigt werden.
Gehen Sie zum Tab „Dokumente“.
Wählen Sie die Dokumentnummer aus, die Sie genehmigen möchten.
Klicken Sie auf die [Genehmigen]-Schaltfläche in der Aktionsleiste.
Es erscheint ein Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie die neueste Version des Dokuments veröffentlichen möchten. Klicken Sie auf „Ja, veröffentlichen“.
Das Dokument ist nun in der Liste der veröffentlichten Dokumente sichtbar.
Sobald eine Dokumentversion genehmigt wurde, verschwindet die Schaltfläche „Dokument genehmigen“. Erst wenn eine neue Dokumentversion hochgeladen wird, steht diese Schaltfläche wieder zur Verfügung.
Die Informationen zur Genehmigung, einschließlich der Person, die genehmigt hat, werden im Tab „Ereignisse“ auf der Seite mit den Dokumentendetails protokolliert.
PDF-Dokument mit Stempel genehmigen
Speziell für PDF-Dokumente können Sie beim manuellen Veröffentlichen einen Genehmigungsstempel zum Dokument hinzufügen.
Wählen Sie im Tab „Dokumente“ ein PDF-Dokument aus, das Sie genehmigen möchten.
Klicken Sie auf die [Genehmigen]-Schaltfläche in der Aktionsleiste.
Es erscheint ein Fenster, in dem Sie gefragt werden, ob Sie einen Stempel hinzufügen möchten. Sie können nur Stempel auf Basis des bestehenden Approved-Stempeltyps auswählen, der „Rejected“-Stempeltyp ist nicht verfügbar.
Sie können den ausgewählten Stempel im selben Fenster in der Vorschau ansehen und das Dokument veröffentlichen. Der Stempel wird auf der Titelseite des PDF-Dokuments an der durch die Stempel-Einstellung festgelegten Position platziert.
Dokument über eine Review genehmigen
Wenn ein Dokument Teil eines Workflows ist, können Dokumente auch durch das Abschließen von Review-Aufgaben genehmigt werden. Wenn der Administrator eine Review-Aktion erstellt, gibt es ein optionales Kontrollkästchen „Zu veröffentlichen“. Wenn dieses ausgewählt ist, erscheinen die zugehörigen Dokumente nach Genehmigung der Review-Aufgabe im Ordner „Veröffentlicht“. Das Ergebnis der Review – Genehmigt oder Abgelehnt – bestimmt nicht nur den nächsten Schritt im Workflow, sondern auch den Status, den die Review-Aufgabe erhält, und unter welchem Filter das Dokument angezeigt wird.
Mit dieser Option können Dokumente nur von der verantwortlichen Person der Review-Aufgabe genehmigt werden. Das Abschließen dieser Aufgabe ist außerdem an eine Deadline gebunden, wie im Workflow festgelegt.
Wenn das Kontrollkästchen „Zu veröffentlichen“ nicht aktiviert ist, wird das Dokument durch die Genehmigung einer Review-Aufgabe nicht veröffentlicht. Das Dokument bleibt in der Kategorie Geteilt und wird mit einem Genehmigungssymbol gekennzeichnet. Es erscheint nicht im Ordner Veröffentlicht. Diese Option eignet sich für Zwischenprüfungen, wenn ein Dokument mehrere Feedback- und Genehmigungsrunden durchlaufen muss, bevor es finalisiert wird. Um das Dokument zu veröffentlichen, fügen Sie dem Workflow eine abschließende Review-Aktion hinzu, bei der das Kontrollkästchen „Zu veröffentlichen“ aktiviert ist.
💡 Tipp: Weitere Informationen dazu, wie reguläre Nutzer die Details von Workflows, die für ein Projekt erstellt wurden, sowie die zugehörigen Dokumente einsehen können, finden Sie in diesem Artikel: Aktive Workflows als Nutzer ansehen
Im Workflow wird eine Aktion ausgelöst, die eine Review-Aufgabe für ein Dokument erfordert, und die verantwortlichen Personen werden zugewiesen.
Ist das Kontrollkästchen „Zu veröffentlichen“ in der Review-Aufgabe aktiviert, wird das Dokument nach der Genehmigung in den Ordner Veröffentlicht verschoben. Andernfalls bleibt es mit einem Genehmigungssymbol in der Kategorie Geteilt.
Eine verantwortliche Person schließt dann die Review-Aufgabe ab, indem sie die [Genehmigen]-Schaltfläche für die entsprechende Review-Aufgabe auswählt
Das Dokument wechselt dann von der Kategorie „Geteilt“ in die Kategorie Veröffentlicht
Wenn eine neue Dokumentversion hochgeladen wird und deren Metadaten den Workflow-Kriterien entsprechen, wird automatisch eine weitere Review-Aufgabe ausgelöst. Der Review-Prozess für diese Version beginnt erneut im Ordner Geteilt. Dabei wird das Dokument mit dem Symbol „Ältere Version wurde veröffentlicht“ gekennzeichnet. Die vorherige Version bleibt währenddessen im Ordner Veröffentlicht. Erst wenn eine Review-Aufgabe mit aktiviertem Kontrollkästchen „Zu veröffentlichen“ genehmigt wird, ersetzt die neue Version die bisherige Version im Ordner Veröffentlicht. Wird eine Review-Aufgabe ohne aktiviertes Kontrollkästchen „Zu veröffentlichen“ genehmigt, bleibt die neue Version mit einem Genehmigungssymbol in der Kategorie Geteilt, während die vorherige Version weiterhin veröffentlicht bleibt.
💡 Tipp: Weitere Informationen zum Umgang mit Review-Aufgaben finden Sie in diesem Artikel: Review-Aufgaben
📝 Hinweis: Es ist nur möglich, eine der oben genannten Methoden zur Genehmigung eines Dokuments zu verwenden. Wenn ein Dokument in einen Workflow mit einer Review-Aufgabe eintritt, wird die manuelle Genehmigungsschaltfläche automatisch deaktiviert (ausgegraut).