Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
In BIMcollab ist die Dokumentgenehmigung Teil des Dokumentenmanagementprozesses. Dokumente können auf zwei Arten genehmigt werden (aufgeführt im Tab "Veröffentlichte Dokumente"), abhängig davon, ob das Dokument Teil eines Workflows ist:
Wenn nicht Teil eines Workflows: Dies kann manuell von der Dokumentendetailseite aus erfolgen
Wenn es Teil eines Workflows ist: Die Genehmigung erfolgt basierend auf dem Ergebnis einer Überprüfungsaufgabe
⚠️ Achtung: Standardmäßig können Benutzer Dokumente in der Kategorie "Veröffentlicht" anzeigen. Wenn Sie Zugriff auf geteilte (nicht veröffentlichte) Dokumente benötigen, muss Ihr Administrator dies aktivieren, indem er zu Benutzergruppen > Berechtigungen geht und das Kästchen "Hat Zugriff auf nicht veröffentlichte Dokumente" aktiviert.
Ein Dokument manuell genehmigen
📝 Hinweis: Um Dokumente manuell genehmigen zu können, müssen Benutzer in einer Benutzerrolle mit entsprechenden Berechtigungen sein, einschließlich der Berechtigung "Dokumente manuell genehmigen".
Dokumentversionen können jederzeit mit der [Genehmigen]-Schaltfläche auf der Dokumentendetailseite genehmigt werden.
Gehen Sie zum Dokumenten-Tab
Wählen Sie die Dokumentnummer aus, die Sie genehmigen möchten
Klicken Sie auf die [Genehmigen]-Schaltfläche in der Aktionsleiste
Ein Fenster erscheint, das fragt, ob Sie die neueste Version des Dokuments veröffentlichen möchten. Klicken Sie auf "Ja, veröffentlichen".
Das Dokument ist nun in der Liste der veröffentlichten Dokumente sichtbar.
Sobald eine Dokumentversion genehmigt wurde, verschwindet die Schaltfläche "Dokument genehmigen". Erst wenn eine neue Dokumentversion hochgeladen wird, wird diese Schaltfläche wieder verfügbar.
Die Informationen über die Genehmigung, einschließlich der Person, die sie genehmigt hat, werden im Ereignis-Tab der Dokumentendetailseite protokolliert.
Ein Dokument durch eine Überprüfung genehmigen
Wenn ein Dokument Teil eines Workflows ist, können Dokumente auch durch den Abschluss von Überprüfungsaufgaben genehmigt werden. Wenn der Administrator eine Überprüfungsaktion erstellt, gibt es ein optionales Kontrollkästchen "Zu veröffentlichen". Wenn dies ausgewählt ist, erscheinen die zugehörigen Dokumente nach Genehmigung der Überprüfungsaufgabe im Ordner "Veröffentlicht". Das Ergebnis der Überprüfung - Genehmigt oder Abgelehnt - bestimmt nicht nur den nächsten Schritt im Workflow, sondern auch den Status, den die Überprüfungsaufgabe erhält, und unter welchem Filter das Dokument erscheint.
Mit dieser Option können Dokumente nur von der verantwortlichen Person der Überprüfungsaufgabe genehmigt werden. Der Abschluss dieser Aufgabe ist auch an eine Frist gebunden, die im Workflow festgelegt ist.
💡 Tipp: Für weitere Informationen darüber, wie reguläre Benutzer die Details von Workflows, die für ein Projekt erstellt wurden, sowie deren zugehörige Dokumente einsehen können, lesen Sie diesen Artikel: Aktive Workflows als Benutzer anzeigen
Eine Aktion wird in einem Workflow ausgelöst, die eine Dokumentüberprüfungsaufgabe erfordert, und die verantwortlichen Personen werden zugewiesen.
Die Dokumente, die noch überprüft werden müssen, erscheinen zuerst in der Kategorie Geteilt
Eine verantwortliche Person wird dann die Überprüfungsaufgabe abschließen, indem sie die [Genehmigen]-Schaltfläche für die entsprechende Überprüfungsaufgabe auswählt
Das Dokument wird dann von der Kategorie "Geteilt" in die Kategorie Veröffentlicht verschoben
Wenn eine neue Dokumentversion hochgeladen wird, wird eine weitere Überprüfungsaufgabe automatisch ausgelöst, wenn die Metadaten der neuen Version den Workflow-Kriterien entsprechen. Das bedeutet, dass der Überprüfungsprozess für diese Dokumentversion erneut im Ordner "Geteilt" beginnt (gekennzeichnet mit dem Symbol "Ältere Version wurde veröffentlicht"), während die vorherige Dokumentversion im Ordner "Veröffentlicht" bleibt. Die verantwortliche Person muss die Überprüfungsaufgabe abschließen, bevor die neue Dokumentversion in der Kategorie "Veröffentlichte Dokumente" erscheint.
💡 Tipp: Für weitere Informationen zum Umgang mit Überprüfungsaufgaben lesen Sie diesen Artikel: Überprüfungsaufgaben
📝 Hinweis: Es ist nur möglich, eine der oben genannten Methoden zu verwenden, um ein Dokument zu genehmigen. Wenn ein Dokument in einen workflow mit einer Überprüfungsaufgabe eintritt, wird die manuelle Genehmigungsschaltfläche automatisch deaktiviert (ausgegraut).