Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Im Dokumentenmanagement von BIMcollab können Stempel über einen geplanten Schritt in einem workflow zu PDF-Dokumenten hinzugefügt werden, wo sie verschiedene Informationen darstellen können.
⚠️ Achtung: Es ist nur möglich, Stempel zu Dokumenten im PDF-Format hinzuzufügen. Wenn ein anderer Dokumenttyp den workflow auslöst, wird die Stempelaktion übersprungen und der nächste Schritt wird fortgesetzt.
📝 Hinweis: Wenn ein PDF aus mehreren Seiten besteht, werden Stempel nur auf der ersten Seite des Dokuments platziert.
Verwendung von Stempeln
Im Bauprozess kann das Hinzufügen eines Stempels zu Dokumenten anzeigen, dass die Dokumente von den erforderlichen Parteien überprüft und genehmigt/abgelehnt wurden. Im untenstehenden Beispiel bedeutet der Genehmigungsstempel im workflow, dass das Dokument alle Anforderungen erfüllt und für den Einsatz im Bauprozess bereit ist.
Stempelschritt, der durch einen workflow geplant wurde:
Stempel automatisch auf ein Dokument angewendet:
Stempel dienen mehreren Zwecken:
Statusanzeige: Stempel können den Status des Dokuments anzeigen, z. B. ob es nach Abschluss einer Überprüfungsaufgabe durch die verantwortliche Person genehmigt oder abgelehnt wurde.
Versionsüberprüfung: Durch Hinzufügen eines QR-Codes kann man scannen, um zu überprüfen, ob das Dokument die neueste Version innerhalb von BIMcollab ist.
Aus diesen Gründen gibt es eine Reihe von Optionen, welche Informationen auf einem Stempel enthalten sein können:
Freitextbereich
Zeitpunkt der Genehmigung oder Ablehnung
Name der Person, die das Dokument genehmigt/abgelehnt hat
QR-Code
Erstellen eines Stempels
Um einen neuen Stempel zu erstellen, klicken Sie zuerst auf das Zahnrad-Symbol oben rechts, um die Administratorseite zu öffnen.
⚠️ Achtung: Nur WebRaum-Administratoren können neue Stempel und workflows erstellen. Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Administratorfähigkeiten zu erfahren: Erste Schritte mit BIMcollab für Administratoren
Klicken Sie im Menü auf den Abschnitt 'Dokumentenstempel'.
Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Hinzufügen'.
Füllen Sie die Informationen für Ihren neuen Stempel aus. Während die Informationen hinzugefügt werden, wird die Vorschau aktualisiert. Pflichtfelder werden mit einem '*' markiert. Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie fertig sind.
InformationenName: Identifikation des Stempels, die ihn erkennbar macht. Dieses Feld wird nicht im Stempel verwendet.
Prüfungsergebnis: Wird verwendet, um Stempel nach ihrem Status zu gruppieren, Stempel, die für entweder 'Abgelehnte' oder 'Genehmigte' Dokumente sind. Beim Erstellen eines workflows ermöglicht dies, schnell relevante Stempel basierend auf dem Aktionsergebnis zu filtern, wodurch die Möglichkeit ausgeschlossen wird, den falschen Statusstempel zuzuweisen.
Text: Freitextfeld, das als Titel des Stempels angezeigt wird.
Farbe: Wählt eine Farbe für den gesamten Stempel.
Mit Datum-Uhrzeit: Fügt das aktuelle Datum und die Uhrzeit zum Stempel hinzu (zu dem Zeitpunkt im workflow, an dem dieser Schritt ausgelöst wurde)
Name der Person drucken: Fügt den Namen der Person hinzu, die das Dokument genehmigt/abgelehnt hat
📝 Hinweis: Abhängig davon, wo eine Stempelaktion in einem workflow platziert ist, wird das Feld Name der Person mit dem Namen der Person gefüllt, die die letzte Aktion durchgeführt hat:
Wenn ein Stempel am Anfang eines workflows platziert wird, erscheint der Name der Person, die das Dokument hochgeladen hat
Wenn ein Stempel nach einer Prüfungs- oder Überprüfungsaktion platziert wird, erscheint der Name der Person, die das Dokument genehmigt oder abgelehnt hat
Wenn ein Stempel nach einer Benachrichtigung platziert wird, die nach einer Prüfungs- oder Überprüfungsaktion erfolgt, erscheint der Name der Person, die das Dokument genehmigt oder abgelehnt hat
QR-Code
Mit QR-Code: Bestimmen Sie, ob ein QR-Code im Stempel enthalten sein soll.
Feste Größe (Größe (mm)): Falls erforderlich, bestimmen Sie die Größe des QR-Codes. Der QR-Code ist ein Quadrat und die Zahl in mm gibt die Größe jeder Seite an.
Positionierung auf der Seite
Positionierung auf der Seite: Wählen Sie eine der vier vordefinierten Eckpositionen.
Offset-X (mm): Verschiebung in X-Richtung relativ zur gewählten Position.
Offset-Y (mm): Verschiebung in Y-Richtung relativ zur gewählten Position.
Nachdem der Stempel definiert ist, finden Sie ihn unter 'Dokumentenstempel'. Klicken Sie auf den Namen des Stempels, um die Details zu öffnen.
💡 Tipp: Ein Test kann auch von der Stempeldetailseite aus durchgeführt werden, um zu sehen, ob der Stempel zufriedenstellend ist. Klicken Sie in der Stempelliste auf den gewünschten Stempel. Auf der Stempeldetailseite wählen Sie im unteren Menü zuerst eine PDF-Datei aus, die Sie testen möchten, und klicken dann auf die Schaltfläche Teststempel. Eine PDF wird heruntergeladen, die den Stempel auf dem Dokument in der gewählten Position enthält.
Einen Stempel Bearbeiten
Stempel können jederzeit bearbeitet und angepasst werden, indem Sie auf die 'Bearbeiten'-Schaltfläche (1) klicken.
Diese Änderung wird nur bei neuen Dokumentversionen, die danach hochgeladen werden, sichtbar und ändert nicht das Erscheinungsbild des Stempels auf den bestehenden Versionen.
Stempel können auch gelöscht werden, indem Sie auf die 'Löschen'-Schaltfläche (2) klicken. Stempel, die in Workflows verwendet werden, können nicht gelöscht werden, wie in der Warnmeldung angezeigt wird.
Stempel in Ihren Workflow Integrieren
Stempel können jederzeit in einem Workflow hinzugefügt werden. Es ist auch möglich, mehr als einen Stempel auf einem Dokument innerhalb eines einzigen Workflows zu platzieren.
Wenn Stempel nach einer Audit- oder Überprüfungsaufgabe hinzugefügt werden, sind möglicherweise nur bestimmte Stempel nach bestimmten Auslösern verfügbar, je nachdem, ob diese während der Stempelerstellung mit dem Audit-Ergebnisfeld gruppiert wurden.
Um einen Stempel nach einer Audit- oder Überprüfungsaufgabe hinzuzufügen, fügen Sie mindestens einen Auslöser hinzu, der das Ergebnis definiert. Für Auditrunden sind dies 'Kommentare' oder 'Keine Kommentare', und für Überprüfungen sind dies 'Genehmigt' oder 'Abgelehnt'.
Hier ist ein Beispiel, wie ein Stempel verwendet wird, um das Ergebnis einer Auditrunde zu veranschaulichen:
Nach einem Auslöser (Kommentare oder Keine Kommentare) wählen Sie das Dropdown-Menü 'Aktion hinzufügen' und wählen 'Stempelaktion hinzufügen'.
Das Informationsfeld erscheint, das zeigt, in welchem Workflow der Stempel aktiv ist und an welche Art von Auslöser er basierend auf dem Ergebnis der Auditrunde gebunden ist.
Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den Stempel aus, den Sie verwenden möchten. Es werden nur die Stempel angezeigt, die in das relevante Audit-Ergebnis (in diesem Fall Abgelehnt) für den Auslöser gruppiert wurden.
Sobald der Workflow ausgelöst wurde und die Frist der Auditrunde abgelaufen ist, wird, wenn die verantwortliche Person Kommentare zum Dokument abgegeben hat, der 'Zur Überprüfung'-Stempel automatisch platziert.
💡 Tipp: Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie Workflows erstellen und zu Ihren Projektphasen als Administrator hinzufügen können, lesen Sie diesen Artikel: Workflows in BIMcollab
QR-Code-Informationen
Wenn ein Stempel einen QR-Code enthält, öffnet das Scannen mit der Kamera Ihres Smartphones oder Tablets einen Link.
Auf der Webseite erscheint dann ein grüner oder roter Bildschirm. Nur der QR-Code für die neueste Version der Dokumentennummer zeigt einen grünen Bildschirm, alle vorherigen Versionen zeigen einen roten Bildschirm. Dies erleichtert die Überprüfung, ob die Version der Zeichnung, die Sie betrachten, die neueste ist.