Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Im BIMcollab Dokumentenmanagement ermöglicht die Nutzung von Workflows automatisierte Projektfreigabeprozesse für Ihre Dokumente. Das bedeutet, dass WebRaum-Administratoren verschiedene Aufgaben (und deren Ergebnisse) in automatisierte Abfolgen von Ereignissen umwandeln können.
💡 Tipp: Wenn Sie WebRaum-Administrator sind, erfahren Sie in diesem Artikel mehr darüber, wie Sie Workflows hinzufügen und erstellen können: Workflows im BIMcollab Dokumentenmanagement.
Ein Workflow wird ausgelöst, wenn ein Benutzer ein Dokument hochlädt, das die vordefinierten Workflow-Kriterien erfüllt. Basierend auf den Workflow-Aktionen können Benutzern automatisch bestimmte Aufgaben zugewiesen werden, und Benutzer können aktive Workflow-Details im Projekt einsehen.
Als Benutzer können Sie als verantwortliche Person für Audit-Aufgaben oder Review-Aufgaben zugewiesen werden, oder Sie erhalten gemäß einem Workflow eine Benachrichtigung.
Während nur Administratoren einen Workflow einrichten und bearbeiten können, können normale Benutzer die in ihrem Projekt aktiven Workflows auf zwei Arten einsehen: entweder über den Settings Tab oder den Documents Tab.
⚠️ Achtung: Ein Workflow wird ausgelöst, wenn ein Team-Mitglied ein neues Dokument oder eine neue Version hochlädt, die die vordefinierten Kriterien erfüllt; er wird nicht auf bereits bestehende Dokumente in der Phase angewendet.
Workflows anzeigen
Zu wissen, wie Sie Workflows in Ihren Projekten einsehen und nachverfolgen können, ist wichtig, um über den Status und Fortschritt verschiedener Aufgaben informiert zu bleiben. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie Workflows, die bestimmten Projektphasen und Dokumenten zugeordnet sind, aufrufen und überprüfen können.
Settings Tab
Das Workflows-Menü im Settings Tab zeigt alle Workflows an, die aktuell in der ausgewählten Projektphase aktiv sind.
Navigieren Sie zuerst zu dem Projekt oder der Phase, zu der ein Workflow hinzugefügt wurde
Wählen Sie den Settings Tab in der oberen horizontalen Leiste aus
Wechseln Sie zum Reiter Workflows
Alle Workflows, die in der aktuellen Projektphase aktiv sind, werden hier angezeigt
Die Workflow-Informationen umfassen Name, Reihenfolge, Beschreibung sowie die zugehörige Phase.
⚠️ Achtung: Ein Benutzer muss die erforderlichen Berechtigungen aktiviert haben, um Settings und Workflows anzuzeigen, andernfalls ist der Settings Tab oder das Workflows-Menü für Sie nicht sichtbar. Wenn Sie nicht die richtigen Berechtigungen haben, wenden Sie sich an Ihren WebRaum-Administrator.
Wenn Sie den Namen eines Workflows auswählen, gelangen Sie zum Workflow-Übersichtsmenü, das später in diesem Artikel erklärt wird.
Documents Tab
Im Documents Tab kann ein Benutzer sehen, mit welchen Workflows ein bestimmtes Dokument verknüpft ist.
Navigieren Sie zuerst zu dem Projekt oder der Phase, zu der ein Workflow hinzugefügt wurde
Wählen Sie den Documents Tab entweder in der oberen horizontalen Leiste oder in der linken Seitenleiste aus
Wählen Sie die Dokumentennummer, die Sie interessiert
Wechseln Sie zum Reiter Workflows
Jeder aktive Workflow, an dem das Dokument beteiligt ist, wird hier angezeigt
Die Workflow-Informationen umfassen:
Versionsnummer des Dokuments, die den Workflow ausgelöst hat
Workflow-Name
Datum, an dem der Workflow gestartet wurde (basierend auf dem Zeitpunkt, an dem das Dokument erstmals hochgeladen und ausgelöst wurde)
Alle aktiven Workflow-Schritte, die sich auf das Dokument beziehen
Gesamtanzahl der abgeschlossenen Schritte im Workflow
Wenn Sie den Namen eines Workflows auswählen, gelangen Sie zum Workflow-Übersichtsmenü, das später in diesem Artikel erklärt wird.
💡 Tipp: Um einen vollständigen Verlauf aller Aktionen zu einem Dokument einzusehen, können Sie auch zum Events-Menü des Dokuments navigieren. Hier finden Sie ein Aktionsprotokoll, das alle bisherigen Aktionen am Dokument enthält, die durch einen Workflow ausgelöst wurden, sowie alle weiteren Aktionen außerhalb des Workflows.
Workflow-Übersicht
Wenn Sie einen Workflow-Namen entweder aus dem Settings Tab oder dem Dokumenten-Details-Tab auswählen, wird die Workflow-Übersichtsseite angezeigt, die als Tabelle oder Dashboard gelesen werden kann.
Diese besteht aus mehreren verschiedenen Spalten:
Dokumentenliste: Alle Dokumente, die die Bedingungen für den Workflow erfüllt haben, werden auf der linken Seite aufgelistet, ebenso wie deren Beschreibung und Versionsnummer.
Allgemeine Workflow-Informationen: Zusammenfassende Übersicht über den gesamten Prozess, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem der Workflow für ein bestimmtes Dokument begonnen hat, sowie dessen Fertigstellungsstatus.
Workflow-Schritte: Aufschlüsselung jedes Schrittes im Workflow, wobei jeder Typ durch seine Farbe und sein Symbol unterschieden wird:
Audit-Runden sind gelb und enthalten Informationen wie Startzeitpunkt, Status und Ergebnis (Kommentare). Die einzelnen Audit-Aufgaben für die verantwortlichen Personen werden ebenfalls angezeigt, einschließlich Status, Abschlussdatum und Ergebnis (Kommentare).
Review-Aufgaben sind grün und enthalten Informationen wie Startzeitpunkt, Status sowie den Zeitpunkt, zu dem die Überprüfung abgeschlossen wurde.
Stempelaktionen sind orange und zeigen an, wann der Stempel auf ein Dokument gesetzt wurde.
Benachrichtigungsaktionen sind blau und zeigen an, wann die eigentliche Benachrichtigung versendet wurde.
Die Workflow-Übersicht für ein Dokument lesen
Jedes Dokument wird in einer eigenen Zeile angezeigt, und die Workflow-Informationen für dieses spezielle Dokument können horizontal gelesen werden.
Sobald ein Workflow ausgelöst wurde, lässt sich der Gesamtfortschritt anhand der Statusinformationen in der allgemeinen Workflow-Spalte leicht nachverfolgen:
Allgemeiner Workflow
x/x Schritte abgeschlossen: Wenn ein Workflow für ein Dokument noch nicht abgeschlossen ist, bleibt der Status offen und zeigt an, wie viele Schritte von der Gesamtanzahl bereits erledigt wurden.
Abgeschlossen: Nur wenn alle verantwortlichen Personen ihre im Workflow für ein Dokument festgelegten Aufgaben erledigt haben, wird der Status als abgeschlossen angezeigt.
Sobald ein Schritt im Workflow gestartet wurde, kann auch dessen Status verfolgt werden, der auf den Ergebnissen des jeweiligen To do's-Elements basiert:
Audit-Runde
Gesamtaktion:
Offene Aufgaben: Nicht alle Verantwortlichen haben ihre Aufgaben bereits erledigt.
Keine offenen Aufgaben: Alle Verantwortlichen haben ihre Prüfaufgaben abgeschlossen.
Einzelne Aufgabe:
Offen: Die verantwortliche Person hat die Prüfaufgabe noch nicht erledigt.
Geprüft: Die verantwortliche Person hat die Aufgabe erledigt, mit oder ohne Kommentar.
Dringend: Die Frist für die Prüfrunde ist abgelaufen und die Aufgabe wurde noch nicht erledigt.
Geprüft (zu spät): Die Aufgabe wurde nach Ablauf der Frist der Prüfrunde erledigt.
Geprüft (nach Abbruch): Die Aufgabe wurde erledigt, nachdem die Prüfrunde abgebrochen wurde.
Nicht geprüft: Es wurde eine neue Dokumentenversion hochgeladen, als der Status der Prüfaufgabe „Dringend“ war.
Abgebrochen: Die Prüfrunde wurde abgebrochen oder es wurde eine neue Dokumentenversion hochgeladen, als der Status der Prüfaufgabe „Offen“ war.
Review-Aufgabe
Offen: Die verantwortliche Person hat die Review-Aufgabe noch nicht erledigt.
Dringend: Die Frist für die Aufgabe ist abgelaufen und sie ist noch nicht erledigt.
Genehmigt: Die verantwortliche Person hat die Aufgabe erledigt, indem sie das Dokument genehmigt hat.
Abgelehnt: Die verantwortliche Person hat die Aufgabe erledigt, indem sie das Dokument abgelehnt hat.
Abgebrochen: Es wurde eine neue Dokumentenversion hochgeladen, bevor die Review-Aufgabe abgeschlossen wurde.
Workflow-Details
Klicken Sie auf Details, um alle Informationen zum workflow entsprechend der Konfiguration durch den Administrator anzuzeigen. Dazu gehören:
Informationen - zeigt relevante Bedingungen und workflow-Schritte, die vom Administrator festgelegt wurden.
Dokumente im workflow - gibt eine Übersicht über alle Dokumente, deren Details die Kriterien zur Auslösung des workflows erfüllt haben.
Ereignisse - Übersicht darüber, wann der workflow hinzugefügt, aktiviert oder deaktiviert wurde.
💡 Tipp: Um weitere Informationen zu den einzelnen workflow-Schritten zu sehen, klicken Sie auf den Namen, um die jeweilige Aktion ein- oder auszublenden. So können Sie zum Beispiel sehen, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist oder wer eine Benachrichtigung erhält.