Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Workflows sind darauf ausgelegt, die verschiedenen Dokumentenkoordinationsprozesse innerhalb eines Projekts in eine automatische Abfolge von Aufgaben zu übersetzen. Sie können entweder auf Standort-, Projekt- oder Projektebene vom WebRaum-Administrator hinzugefügt werden, der auch für die Definition der Workflows selbst verantwortlich ist.
❗ Warnung: Workflows werden nur ausgelöst, wenn die erweiterte Dokumenten-Upload-Funktion verwendet wird, und nicht bei der Standardeinstellung für Uploads.
⚠️ Achtung: Workflows werden ausgelöst, sobald ein Team-Mitglied ein neues Dokument hochlädt, das bestimmte vordefinierte Bedingungen erfüllt.
Dokumenten-Workflow hinzufügen
Als Administrator beginnen Sie, indem Sie zur Seite WebRaum-Einstellungen navigieren und dann zum Workflow-Modul wechseln. Hier können Sie alle Workflows sehen, die in Ihrem WebRaum existieren, einschließlich Informationen darüber, ob ein Workflow aktiv ist oder nicht (1), Name (2), Reihenfolge (3), Beschreibung (4) sowie auf welcher Ebene innerhalb der räumlichen Struktur eines Projekts er angehängt ist (5).
Um einen neuen Workflow hinzuzufügen, folgen Sie diesen Schritten:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Hinzufügen" (6).
2. Wählen Sie zuerst den relevanten Standort, das Projekt oder die Projektphase aus, zu der der Workflow hinzugefügt werden soll.
Klicken Sie auf "Speichern".
3. Geben Sie auf der nächsten Seite die Workflow-Informationen ein, einschließlich der erforderlichen Felder "Name" und "Reihenfolge".
📝 Hinweis: Die Ordnungsnummer bestimmt die Reihenfolge des Workflows und wann er im Vergleich zu anderen ausgelöst werden soll, daher benötigt jeder Workflow eine eindeutige Ordnungsnummer. Zum Beispiel bedeutet ein Workflow mit der Reihenfolge 0, dass dieser Workflow zuerst abläuft, und erst wenn er abgeschlossen ist, werden die nachfolgenden Reihenfolgen ausgeführt (1, dann 2, dann 3, usw.).
4. Geben Sie dann die Bedingungen ein, die das Dokument erfüllen muss, um den Workflow auszulösen, indem Sie aus den Dropdown-Listen auswählen. Für jede Eigenschaft können mehrere Werte hinzugefügt werden.
Die Kombination der folgenden Eigenschaften kann verwendet werden:
Dokumentname Regex - Dies bezieht sich auf einen spezifischen Dokumentnamen, der aus einer Kombination von Zahlen, Buchstaben und Sonderzeichen bestehen kann. Wenn eine Dokumentbenennungs-Konvention für eine Projektphase verwendet wird, betrachtet der Dokumentname Regex das freie Feldkennzeichen am Ende des Dokumentnamens.
Räumliche Struktur - Bezieht sich auf den Standort, das Gebäude oder die Etage, mit der das Dokument verknüpft wurde.
Disziplin - Die relevante Disziplin, mit der das Dokument verknüpft ist, was benutzerdefinierte Metadaten sind, die vom Administrator eingerichtet werden.
Labels - Alle benutzerdefinierten Labels, die den Dokumentinformationen hinzugefügt wurden und vom Administrator erstellt werden.
Dokumenttyp - Bezieht sich darauf, welcher Dokumenttyp beim Hochladen eines Dokuments angegeben wurde, dies könnte entweder Dokument, Dokumentation, Zeichnung, Bild oder Model sein.
Autor - Bezieht sich darauf, zu welchem Unternehmen der Benutzer gehört, der für das Hochladen des Dokuments verantwortlich war.
Status - Der relevante Status, den das Dokument erhalten hat, was benutzerdefinierte Metadaten sind, die vom Administrator eingerichtet werden.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".
Workflow-Schritte definieren
Nachdem die anfänglichen Workflow-Informationen hinzugefügt wurden, können wir die Workflow-Schritte einrichten. Wenn ein neues Dokument hinzugefügt wird, das die Bedingungen erfüllt, wird der Workflow ausgelöst und überwacht dann automatisch den Fortschritt und koordiniert alle Aufgaben.
Es gibt vier Standardaktionen, die auftreten können, darunter eine Prüfrunde, eine Überprüfungsaufgabe, ein Stempel und eine Benachrichtigung. Um einen dieser Schritte hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Aktion hinzufügen" und wählen dann eine aus der Dropdown-Liste aus.
Sie müssen zuerst eine Aktion auswählen und dann die folgenden Auslöser definieren, indem Sie die Schaltfläche "Auslöser hinzufügen" auswählen.
Hier sind die Details zu jedem Aktionstyp.
Audit-Runde
Eine Audit-Runde kann in einem workflow verwendet werden, um das Feedback mehrerer Beteiligter zu einem Dokument zu sammeln.
Wenn eine Audit-Runde ausgelöst wird, werden persönliche Audit-Aufgaben für jeden Beteiligten automatisch erstellt, die parallel abgeschlossen werden können. Der nächste Schritt im workflow hängt davon ab, ob vor Ablauf der Audit-Runde Kommentare von den verantwortlichen Nutzern zur Aufgabe hinzugefügt werden.
Eine Audit-Runde hat die folgenden Eigenschaften:
1. Beschreibung: Beschreibung der Audit-Runde, nur zur Referenz.
2. Verantwortlich: Ein oder mehrere Nutzer können als verantwortlich hinzugefügt werden, und pro verantwortlicher Person wird eine Audit-Aufgabe erstellt. Team-Mitglieder aus derselben Firma können die Audit-Aufgaben der anderen abschließen, aber die Person, der die Audit-Aufgabe ursprünglich zugewiesen wurde, wird immer als verantwortlich angezeigt.
3. Dauer: Anzahl der Tage, die die Audit-Aufgabe offen ist. Die Frist dieser Aufgabe wird durch die Dauer bestimmt.
📝 Hinweis: Die durch workflow automatisch zugewiesene verantwortliche Person kann zu einem späteren Zeitpunkt auf der Detailseite der erstellten Audit-Aufgabe geändert werden.
Nach der Frist wird das Ergebnis der Audit-Aufgaben innerhalb der Kontrollrunde ausgewertet und der nächste Schritt im workflow gestartet. Eine Audit-Runde hat die folgenden Ergebnisse, die hinzugefügt werden können:
Kommentare: Kommentare wurden innerhalb der Frist zu einer oder mehreren Audit-Aufgaben hinzugefügt.
Keine Kommentare: Es wurden keine Kommentare zu den Audit-Aufgaben hinzugefügt. Aufgaben, die nicht innerhalb der Frist abgeschlossen werden, zählen ebenfalls als kein Kommentar. Somit hängt die Audit-Runde nicht davon ab, dass alle Aufgaben abgeschlossen werden.
Immer ausführen: Den nächsten Schritt des workflows unabhängig vom Ergebnis ausführen.
Review
Ein Review kann verwendet werden, um ein Dokument innerhalb des workflows basierend auf dem Feedback eines Beteiligten abzulehnen oder zu genehmigen.
Wenn eine Review-Aktion in einem workflow ausgelöst wird, wird automatisch eine einzelne Review-Aufgabe erstellt, bei der mehrere Verantwortliche zugewiesen werden können, aber die Aufgabe endet, sobald die erste Person sie abschließt.
Eine Review-Aktion hat die folgenden Eigenschaften:
1. Beschreibung: Beschreibung der Review-Aufgabe, nur zur Referenz.
2. Verantwortlich: die Nutzer, die zur Durchführung der Review berechtigt sind. Mehrere Personen können als verantwortlich hinzugefügt werden, aber wer auch immer dies zuerst abschließt, wird die Aufgabe schließen. Somit wird pro Review nur eine Review-Aufgabe erstellt.
3. Dauer: die Anzahl der Tage, die die Review offen ist. Nach der Frist wird die Review-Aufgabe dringend, aber der workflow wird nicht fortgesetzt, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.
4. Zum Veröffentlichen Häkchen: Wenn dies ausgewählt ist, erscheinen die zugehörigen Dokumente im Ordner "Veröffentlicht", sobald die Review-Aufgabe genehmigt ist.
📝 Hinweis: Die durch workflow automatisch zugewiesene verantwortliche Person kann zu einem späteren Zeitpunkt auf der Detailseite der erstellten Review-Aufgabe geändert werden.
Im Gegensatz zur Audit-Runde wird eine Review nicht ausgewertet, bis die Aufgabe abgeschlossen ist. Die Frist dient nur zu Informationszwecken. Eine Review hat zwei Ergebnisse:
Genehmigt: Die Review war positiv und genehmigt.
Abgelehnt: Die Review war negativ, eine Erklärung kann in Form von Text oder Anhang hinzugefügt werden.
Immer ausführen: Den nächsten Schritt des workflows unabhängig vom Ergebnis ausführen.
📝 Hinweis: Um mehr über Dokumentgenehmigungszustände und workflows zu erfahren, lesen Sie bitte diesen Artikel.
Stempel
Als Ergebnis einer Audit- oder Review-Aufgabe kann basierend auf dem Ergebnis ein automatisierter Stempel auf ein Dokument gesetzt werden.
In den Eigenschaften dieser Aktion kann einer der Dokumentenstempel aus dem WebRaum ausgewählt werden.
📝 Hinweis: Dokumentenstempel können vom Administrator über die Admin-Portal-Seite hinzugefügt werden. Lesen Sie hier mehr darüber, wie Sie Stempel erstellen: Stempel erstellen
Benachrichtigung
Eine Benachrichtigungsaktion sendet eine Benachrichtigung an ausgewählte Empfänger.
In den Eigenschaften der Benachrichtigungsaktion können die Benachrichtigungsinformationen Folgendes enthalten:
1. Betreff: der Betreff der Nachricht, auch der Betreff der gesendeten E-Mail.
2. Empfänger: die Benutzer, die die Benachrichtigung erhalten.
3. Nachricht: eine textliche Erklärung.
📝 Hinweis: Benachrichtigungen können zu jedem Zeitpunkt im workflow geplant werden. Wenn Sie als Benutzer ein Empfänger sind, wird diese Benachrichtigung per E-Mail gesendet, ist aber auch in Ihrem persönlichen Dashboard im To do's Modul sichtbar.
Aktivieren und Deaktivieren von Workflows
Alle Workflows können direkt von der Übersichtsseite eines Workflows aktiviert oder deaktiviert werden. Sobald sie aktiviert sind, wird der Schalter grün.
Bei Bedarf ist es auch möglich, alle Workflows gleichzeitig zu deaktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche "Alle Workflows deaktivieren" auf der Übersichtsseite der Workflows klicken.
Bearbeiten von Workflows
Es ist möglich, die Details eines Workflows zu einem späteren Zeitpunkt zu bearbeiten. Allerdings können der Standort, das Projekt und die Projektphase, mit denen der workflow verknüpft ist, nicht geändert werden.
Je nachdem, ob ein workflow aktiv ist oder nicht, können folgende Änderungen vorgenommen werden:
Informationen können jederzeit bearbeitet werden, unabhängig davon, ob der workflow aktiv ist oder nicht.
Bedingungen können jederzeit bearbeitet werden, unabhängig davon, ob der workflow aktiv ist oder nicht.
Schritte können nur bearbeitet werden, wenn der workflow deaktiviert ist.
📝 Hinweis: Um mehr Informationen zu jedem der workflow-Schritte zu sehen, können Sie auf den Namen klicken, um jede Aktion zu erweitern oder zu reduzieren. Zum Beispiel können Sie sehen, wer für eine Aufgabe verantwortlich ist oder wer die Empfänger einer Benachrichtigung sind usw.
💡 Tipp: Für weitere Informationen darüber, wie reguläre Benutzer die Details von Workflows, die für ein Projekt erstellt wurden, sowie deren zugehörige Dokumente einsehen können, lesen Sie diesen Artikel: Aktive Workflows als Benutzer ansehen.