Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Les métadonnées des documents dans BIMcollab définissent comment l’information est organisée, catégorisée et retrouvée au sein d’un projet. Elles aident les équipes à maintenir la cohérence entre tous les documents, ce qui facilite la recherche et la gestion des documents selon des données spécifiques à chaque document.
📝 Remarque : Pour une explication détaillée de chaque type de métadonnée dans BIMcollab, vous pouvez consulter cet article : Types et utilisation des métadonnées de documents.
Paramètres de téléchargement des documents
Les métadonnées sont ajoutées lors du téléchargement des documents dans un projet. Il existe deux options pour les paramètres de téléchargement concernant les métadonnées. Ces paramètres se trouvent sous l’onglet Paramètres.
Au niveau du projet, les utilisateurs ayant le rôle de Project Leader ont la permission de modifier ce paramètre. Au niveau de la phase du projet, les utilisateurs ayant les autorisations utilisateur pour Éditer les Paramètres peuvent le modifier.
A. Paramètre de téléchargement par défaut
Par défaut (pour les nouveaux projets), l’ajout de métadonnées est optionnel. Cela signifie que les documents peuvent être téléchargés rapidement sans avoir à remplir manuellement les champs de métadonnées.
Pour en savoir plus, consultez cet article : Télécharger des documents.
B. Paramètre de téléchargement avancé
Pour garantir une meilleure qualité des données, vous pouvez activer le paramètre de téléchargement avancé. Lorsqu’il est activé, certains champs de métadonnées deviennent obligatoires. Les utilisateurs devront ajouter les métadonnées avant de pouvoir télécharger les documents.
Pour en savoir plus, consultez cet article : Paramètre avancé de téléchargement de documents.
Configurer les métadonnées
Les métadonnées peuvent être soit configurées par le système (mises en place de façon centrale par les administrateurs ou les chefs de projet), soit saisies manuellement par les utilisateurs lors du téléchargement ou de la modification des documents.
Le tableau ci-dessous résume où les différents groupes de métadonnées sont définis dans l’interface BIMcollab.
Groupe | Où configuré | Exemples de métadonnées |
Configuré par le système | Administration > CDE > Paramètres | - Discipline |
| Administration > CDE > Emplacements | - Structure spatiale (emplacement, projet, phase, étage ou relations de parties) |
| Administration > Utilisateurs > Companies | - Auteur |
| Défini par BIMcollab | - Type de document |
| Onglet Paramètres du projet | - Nom du document |
Saisi par l’utilisateur | Saisi librement au niveau du document ou de la version lors du téléchargement ou de la modification | - Description |
1. Métadonnées configurées par le système
Certaines métadonnées dans la gestion documentaire sont prédéfinies et standardisées pour garantir la cohérence entre les projets. Elles sont configurées par les administrateurs et, dans certains cas, par les chefs de projet.
⚠️ Attention : Les métadonnées configurées par le système sont définies une seule fois pour tout l’espace et peuvent être utilisées dans tous les projets, garantissant des standards uniformes et réduisant les doublons.
Voici la liste des endroits où ces éléments peuvent être créés et ajustés :
Disciplines, Étiquettes, Statuts et Champs personnalisés
Lors du téléchargement ou de la modification d’un document, les utilisateurs sélectionnent les métadonnées pour les Disciplines, Étiquettes, Statuts et Champs personnalisés à partir d’une liste déroulante contenant les valeurs prédéfinies.
Ces paramètres sont configurés sous Administration de l’espace > onglet CDE > Paramètres.
Pour chaque élément, les options doivent être ajoutées via le bouton ‘Add’ en haut à droite pour apparaître dans les listes déroulantes.
Pour les Champs personnalisés, il faut d’abord créer les champs puis ajouter des options pour chaque champ. Un fichier CSV contenant tous les champs et options peut être importé pour accélérer la configuration.
💡 Astuce : Les chefs de projet peuvent vérifier quelles Disciplines, Étiquettes, Statuts et Champs personnalisés sont disponibles dans leur projet selon les paramètres de l’espace en accédant au paramètre de gestion documentaire concerné.
Structure spatiale
Les documents peuvent être liés à la structure spatiale d’une phase de projet, incluant les niveaux suivants :
Emplacement
Parcelle
Bâtiment
Étage ou Partie
Lors du téléchargement ou de la modification d’un document, les utilisateurs sélectionnent la métadonnée pour le champ Structure spatiale à partir d’une liste déroulante contenant les valeurs prédéfinies.
Ces options sont configurées sous Administration de l’espace > onglet CDE > Emplacement.
Pour plus de détails sur la configuration de la structure spatiale, voir : Créer une structure spatiale pour les documents
Auteur
Les utilisateurs peuvent également spécifier l’auteur des documents téléchargés. Cela permet aux différentes parties prenantes de savoir quelle entreprise est responsable des différents documents du projet.
Lors du téléchargement ou de la modification d’un document, les utilisateurs sélectionnent l’auteur à partir d’une liste déroulante contenant les valeurs prédéfinies. Cela se base sur les entreprises utilisateurs de l’espace.
Ces options sont déterminées lors de la création des utilisateurs sous Administration de l’espace > Utilisateurs > Companies.
Pour plus de détails sur la configuration des entreprises, voir : Créer et utiliser des entreprises dans BIMcollab
Type de document
Certaines métadonnées sont fixes et ne peuvent pas être personnalisées dans BIMcollab. Cela inclut la métadonnée type de document qui propose les options suivantes :
Documents
Documentation
Plans
Images
Modèles
Nom du document et codes de lot de travaux
Certaines métadonnées proviennent des fonctionnalités existantes des Paramètres du projet :
Nom du document : Si une convention de nommage est utilisée, le nom du document est extrait de certaines métadonnées. Les conventions de nommage sont créées au niveau de l’espace par les administrateurs et liées aux projets par les chefs de projet. Voici un article expliquant comment les utiliser : Convention de nommage des documents
Codes de lot de travaux : Ces codes sont créés au niveau du projet par les chefs de projet. Voici un article expliquant comment les utiliser et à quoi ils servent : Codes de lot de travaux et lots de travaux
2. Métadonnées saisies par l’utilisateur
Certaines métadonnées sont ajoutées manuellement au niveau du document ou de la version pour enrichir l’information. Ces métadonnées sont ajoutées lors du téléchargement du document ou lors de la modification des détails du document.
Les champs suivants sont des champs texte ou date pouvant être saisis librement :
Description
Date du document
Numéro de version, date de version et description de version
Échelle
Format papier
Références externes
Liens externes
Utiliser les métadonnées dans la gestion documentaire
Une fois les métadonnées configurées, les métadonnées pertinentes peuvent être ajoutées lors du téléversement des documents. En plus d’enrichir les informations des documents, les métadonnées sont utilisées dans plusieurs fonctionnalités de la gestion documentaire, notamment :
Le regroupement intelligent, où les métadonnées permettent de créer des dossiers dynamiques et des vues personnalisées selon les critères de métadonnées sélectionnés.
Le filtrage, la recherche et le regroupement efficaces des documents.
La définition des conventions de nommage des documents et des workflows.
Conseils pour la cohérence et bonnes pratiques
Lors de la définition des métadonnées, tenez compte des bonnes pratiques suivantes pour garantir une utilisation fluide et une évolutivité à long terme :
Commencez par un plan de structure de nommage. Décidez quels champs de métadonnées (par exemple, Discipline, Statut, Emplacement) sont essentiels avant d’ajouter des champs personnalisés.
Planifiez les champs de métadonnées à l’avance et alignez-les avec les standards internes de l’entreprise ou du projet.
Utilisez des noms clairs et descriptifs. Créez des valeurs faciles à comprendre pour tous les membres de l’équipe (par exemple, « Objectif du document » au lieu de « ObjDoc »).
Restreignez les droits de modification : seuls les administrateurs désignés doivent modifier les valeurs de métadonnées prédéfinies.
Passez en revue et nettoyez régulièrement les options de métadonnées.
Documentez votre configuration et partagez un guide court pour aider les membres de l’équipe à appliquer les métadonnées de manière cohérente.