Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Les métadonnées des documents aident à organiser, filtrer et retrouver les documents dans BIMcollab. En remplissant systématiquement les champs de métadonnées, les équipes s’assurent que les documents restent faciles à rechercher, fiables et simples à gérer tout au long du cycle de vie d’un projet.
Les métadonnées d’un document peuvent être consultées depuis la page des détails du document.
En tant qu’utilisateur, vous pouvez ajouter des métadonnées soit :
lors du téléversement du document ou bien
en modifiant un document.
Les valeurs de certains champs sont prédéfinies (sélectionnées dans une liste déroulante) par l’administrateur de l’espace ou le chef de projet, et d’autres peuvent être saisies librement.
⚠️ Attention : Selon les paramètres de téléversement des documents de votre projet (définis par le chef de projet), il peut être obligatoire de renseigner certaines métadonnées. Vous pouvez en savoir plus sur les différentes méthodes de téléversement dans cet article : Définir les paramètres du projet.
Métadonnées au niveau du document
Ces champs décrivent le document dans son ensemble et s’appliquent généralement à toutes les versions.
* Les valeurs disponibles sont définies par l’administrateur de l’espace ou le chef de projet.
** Prédéfinies au moment du téléversement, ces valeurs ne peuvent pas être modifiées.
Les types sans astérisque sont des champs texte ou date pouvant être saisis librement.
Nom du document*
Le nom du document tel qu’il apparaît dans BIMcollab. Il peut être défini librement ou suivre une convention de nommage des documents selon les paramètres du projet.
Descriptions
Jusqu’à trois champs de description peuvent être utilisés pour détailler le contenu du document. Ces champs servent généralement à fournir des résumés ou un contexte supplémentaire.
Date du document
La date d’émission de la première version du document.
Emplacement**
Le niveau le plus élevé dans la structure spatiale. Il représente l’emplacement général auquel le document appartient.
Projet**
Le projet, dans l’emplacement sélectionné, auquel le document est téléversé.
Phase du projet**
Un niveau optionnel qui indique la phase du projet dans laquelle le document a été téléversé (par exemple : conception, appel d’offres ou construction).
Rattaché à*
Le niveau spatial le plus précis dans la hiérarchie. Le document peut être rattaché à un élément spécifique comme un terrain, un bâtiment, un étage ou une partie selon la configuration du projet.
Type de document
Permet de classer les documents (par exemple : modèle, plan, document). Les types de documents facilitent le filtrage dans l’onglet Documents.
Discipline*
Indique la discipline à laquelle appartient le document, comme Architecture, Structure ou CVC.
Auteur*
L’organisation responsable du document. Cela se base sur les entreprises associées à l’espace BIMcollab.
Étiquettes*
Des tags optionnels qui ajoutent une signification ou une catégorisation supplémentaire aux documents. Plusieurs étiquettes peuvent être attribuées à un même document.
Codes de lots de travaux*
Un identifiant unique permettant de regrouper les documents dans un ou plusieurs lots de travaux.
Références externes
Les références externes donnent un aperçu de tous les liens vers des ressources extérieures à BIMcollab qui sont liées à un document.
Elles incluent à la fois les références externes ajoutées manuellement (au niveau du document) et les liens externes ajoutés à des versions spécifiques du document, qui sont récapitulés ici.
Métadonnées spécifiques à la version
Certaines métadonnées s’appliquent à des versions individuelles d’un document et peuvent évoluer dans le temps.
* Les valeurs disponibles sont définies par l’administrateur de l’espace.
** L’état de publication est déterminé par l’approbation du document, soit manuellement, soit via un workflow.
Les types sans astérisque sont des champs texte ou date pouvant être saisis librement.
Numéro de version
Un numéro ou une lettre identifiant la version du document.
Date de version
La date de la version spécifique du document.
Description de la version
Une brève explication des modifications apportées dans cette version.
Statut*
Indique l’état actuel du document (par exemple : brouillon, partagé, approuvé). Les valeurs de statut sont définies par espace.
État de publication**
Indique comment une version du document peut être partagée et utilisée conformément à la norme ISO 19650 états des documents dans BIMcollab.
Échelle
L’échelle du plan ou du modèle.
Format papier
Le format d’impression prévu.
Nom du fichier
Nom du fichier original téléversé dans BIMcollab.
Ce champ ne peut pas être modifié.
Lien externe
Liens externes associés à une version spécifique du document. Ces liens sont également récapitulés dans Références externes, indiquant à quelle version ils appartiennent.
⚠️ Attention : Les Références externes et Liens externes sont distincts des documents liés et des fonctionnalités de pièces jointes. Alors que les Références et Liens externes relient les documents à des ressources hors de l’environnement BIMcollab, les documents liés et les pièces jointes servent à associer des documents au sein de BIMcollab, comme relier des documents connexes ou ajouter des fichiers complémentaires. Pour en savoir plus, consultez l’article : associations de documents.
Utiliser les métadonnées pour rechercher et filtrer des documents
Les métadonnées permettent de retrouver rapidement les bons documents, même dans de grands projets. Dans l’onglet Documents, vous pouvez utiliser les métadonnées pour filtrer et affiner la liste des documents.
Exemple
Dans l’exemple ci-dessus, la liste des documents est filtrée à l’aide des métadonnées suivantes :
Projet
Un projet spécifique est sélectionné dans la structure spatiale à gauche, ce qui limite la liste aux documents téléversés dans ce projet.Type de document
Le panneau de filtres permet de sélectionner le type de document, n’affichant que les documents de type modèle.État de publication
L’onglet Publié est sélectionné, affichant uniquement les documents dont l’état de publication est publié.
En combinant plusieurs filtres de métadonnées, vous pouvez rapidement réduire de grands ensembles de documents à une sélection pertinente et facile à gérer.
Filtres enregistrés
Les combinaisons de filtres fréquemment utilisées peuvent être enregistrées pour un accès rapide. Cela permet aux utilisateurs de réutiliser et partager des recherches courantes sans devoir appliquer à nouveau les filtres à chaque fois.
Vous pouvez en savoir plus sur les filtres enregistrés dans cet article : Personnaliser les colonnes d’une liste de documents et utiliser les filtres
📝 Remarque : Les administrateurs peuvent apprendre à configurer les valeurs telles que Disciplines, Statut, Étiquette, Auteur, etc. dans notre article Comment définir les métadonnées des documents.