Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Lorsque vous utilisez le paramètre avancé de téléversement de documents, l’ajout de métadonnées est obligatoire avant de pouvoir téléverser des documents. Cela vous donne un meilleur contrôle sur les informations des documents et garantit la cohérence sur l’ensemble du projet.
💡 Astuce : Le paramètre de téléversement peut être sélectionné dans les Paramètres du projet, comme décrit dans cet article. L’alternative est le paramètre de téléversement par défaut, où l’ajout de métadonnées est facultatif.
Avant de commencer
Autorisations utilisateur
Pour téléverser des documents, vous avez besoin de :
Une licence BIMcollab.
Le rôle d’équipe utilisateur approprié pour téléverser au niveau du projet.
Les autorisations de rôle de groupe de travail appropriées pour téléverser au niveau de la phase du projet.
⚠️ Attention :
Si vous n’avez pas les bonnes autorisations, le bouton Ajouter ne sera pas visible.
Pour modifier les métadonnées, vous devez avoir la permission Modifier pour les documents sélectionnés. Sinon, le bouton Modifier reste désactivé.
Sélectionnez le bon emplacement, projet ou phase
Les nouveaux documents sont toujours ajoutés au projet ou à la phase de projet actuellement sélectionné(e) (2), comme indiqué dans le menu de navigation. Assurez-vous de téléverser les documents (1) dans le bon projet (ou phase).
Téléverser des documents
Avant d’être partagés, les documents que vous ajoutez sont enregistrés comme brouillons tant que leurs métadonnées ne sont pas complètes. Ils seront visibles dans l’onglet Brouillon, où vous pouvez les modifier un par un ou en sélectionner plusieurs à la fois, puis choisir lesquels partager.
📝 Remarque : Les fichiers dans l’onglet Brouillon ne sont visibles que par vous. Les autres membres du projet ne peuvent pas y accéder tant que vous ne les partagez pas.
Vous pouvez ajouter des documents de deux façons :
1. Glisser-déposer
Glissez et déposez les fichiers dans la zone de téléversement.
2. Utiliser le bouton Ajouter
En cliquant sur le bouton Ajouter au projet/à la phase du projet, vous choisissez comment ajouter vos fichiers :
Téléverser dans les brouillons : Sélectionnez manuellement les fichiers de votre ordinateur que vous souhaitez ajouter.
Téléverser une liste : Téléversez vos fichiers avec une liste de téléversement. Une liste de téléversement vous permet de prédéfinir les métadonnées des documents et de les renseigner en une seule étape. Voir Liste de téléversement.
Créer un espace réservé : Sélectionnez cette option pour créer un modèle d’information pour un fichier qui n’a pas encore été téléversé. Voir Espaces réservés de documents.
Connecter à une autre plateforme : Sélectionnez la plateforme depuis laquelle vous souhaitez récupérer vos fichiers. Voir Connecter Autodesk Forma à la gestion documentaire.
Vérifier vos brouillons
Une fois ajoutés, vos documents apparaissent dans l’onglet Brouillons. En sélectionnant un ou plusieurs documents, une barre d’outils s’affiche avec les actions disponibles.
Vous pouvez effectuer les actions suivantes sur vos documents brouillons :
Action | Comment |
Modifier (A) | Ajouter ou mettre à jour les métadonnées du document. |
Partager (B) | Rendre les documents brouillons disponibles dans la liste des documents partagés. |
Supprimer (C) | Supprimer les documents brouillons. |
Rechercher (D) | Trouver des documents spécifiques dans la liste des brouillons. |
Colonnes (E) | Personnaliser les colonnes affichées. |
📝 Remarque : Lorsqu’une convention de numérotation des documents est active et que votre fichier ne la respecte pas, le brouillon affiche le nom du fichier et Document sans titre comme nom du document. Ajoutez les métadonnées requises comme expliqué à l’étape suivante pour générer un nom de document valide.
Ajouter des métadonnées aux brouillons
Avant de partager vos fichiers, vous devez compléter tous les champs de métadonnées obligatoires. Vous pouvez ajouter des métadonnées à un document individuel ou à plusieurs documents à la fois.
Ajouter des métadonnées à un document individuel
Sélectionnez le document que vous souhaitez modifier, et le panneau de métadonnées s’ouvre à droite. Certains champs de métadonnées sont marqués comme obligatoires avec un astérisque rouge (*).
📝 Remarque : Pour une explication détaillée de chaque type de métadonnée dans BIMcollab, vous pouvez consulter cet article : Types et utilisation des métadonnées de documents.
Les métadonnées obligatoires incluent les informations ci-dessous.
Au niveau du document :
Nom du document
Selon la méthode de téléversement et si une convention de numérotation des documents (DNC) est active, BIMcollab peut déterminer le nom à partir du nom du fichier ou des métadonnées saisies manuellement. Lorsqu’une DNC est active, le nom du document est généré selon la convention de nommage une fois toutes les métadonnées requises renseignées. Pour plus d’informations, voir Nom du document.Date du document
Auteur
Description 1
Discipline
Type de document
Au niveau de la version :
Numéro de version
Pour ajouter une nouvelle version à un document existant, le nom du document doit correspondre exactement. Ce n’est qu’à cette condition que le nouveau téléversement sera lié aux versions précédentes. Si le nom du document est déjà connu sur BIMcollab, l’information sera renseignée automatiquement.Date de version
Statut
Ajouter des métadonnées à plusieurs documents
Vous pouvez ajouter ou mettre à jour les métadonnées de plusieurs documents à la fois en utilisant soit la sélection multiple, soit une liste de téléversement.
Modifier plusieurs brouillons avec la sélection multiple
La sélection multiple vous permet d’appliquer les mêmes valeurs de métadonnées à plusieurs documents brouillons en une seule fois. C’est particulièrement utile lorsque plusieurs documents partagent les mêmes métadonnées.
Dans l’onglet Brouillons, utilisez les cases à cocher pour sélectionner les documents à modifier, puis cliquez sur Modifier pour ouvrir le panneau de métadonnées.
Ajouter des métadonnées via une liste de téléversement
Une liste de téléversement vous permet d’ajouter des métadonnées à plusieurs documents à l’aide d’un fichier Excel, sans avoir à modifier chaque document individuellement.
Pour des instructions détaillées sur la préparation et l’utilisation d’une liste de téléversement Excel, voir Listes de téléversement.
Partager vos brouillons
Une fois toutes les métadonnées obligatoires renseignées, vous pouvez partager vos documents avec votre équipe projet.
Sélectionnez le ou les documents, puis cliquez sur le bouton de partage.
Message d’erreur
Après avoir cliqué sur le bouton de partage, une icône d’erreur peut apparaître à côté d’un document si certaines restrictions empêchent son partage.
Cela peut arriver pour les raisons suivantes :
Métadonnées manquantes : Un ou plusieurs champs de métadonnées obligatoires ne sont pas complétés. Renseignez les informations manquantes avant de partager le document.
Autorisations insuffisantes : Vous n’avez pas la permission de modifier un ou plusieurs documents sélectionnés.
Niveaux de documents mélangés : Votre sélection inclut à la fois des documents de projet et de phase de projet, qui ne peuvent pas être modifiés ensemble.
Documents gelés : Un ou plusieurs documents sélectionnés sont gelés et ne peuvent pas être modifiés.
Notifications
Une fois que vous cliquez sur Partager, une fenêtre avec une option Notification s'affiche.
Il s'agit d'un message d'accompagnement lors du dépôt de documents, adressé aux utilisateurs sélectionnés dans BIMcollab. Cette notification est enregistrée comme message, et un e-mail est envoyé immédiatement après la publication.
Après le partage, le document est déplacé dans le dossier Partagés, où tous les membres de l'équipe disposant des autorisations nécessaires peuvent consulter le document et commencer à collaborer dessus.
