Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Télécharger des documents
Lors du téléchargement de documents, BIMcollab nécessite des détails sur les documents, qui peuvent être remplis automatiquement à l'aide d'une liste de téléchargement spéciale. Cela est particulièrement utile pour de grandes quantités de fichiers. La liste de téléchargement lie chaque nom de fichier à ses détails, garantissant des informations cohérentes et précises. En téléchargeant la liste avec les fichiers, les détails sont copiés automatiquement.
Créer une liste de téléchargement
La plupart des logiciels de dessin et de modélisation vous permettent d'exporter des données depuis le cartouche d'un dessin directement dans un fichier Excel. Vous pouvez ensuite utiliser ces données pour remplir la liste de téléchargement BIMcollab. Mettre cela en place peut demander un certain effort, mais cela fait gagner du temps lors du téléchargement des fichiers et garantit que les informations sur le document dans BIMcollab correspondent exactement au dessin, tout en éliminant les fautes de frappe.
Vous pouvez sélectionner l'une des options ci-dessous pour utiliser notre liste de téléchargement, disponible en différentes langues :
Télécharger la liste de téléchargement - Anglais
Télécharger la liste de téléchargement - Néerlandais
Pour créer une liste de téléchargement, suivez les étapes ci-dessous :
Étape 1 : Ouvrez le fichier Excel que vous avez téléchargé. La feuille est organisée en quatre catégories principales : Nom du document (1), Nom du fichier (2), Détails du document (3), et Détails de la version (4).
Étape 2 : Dans la colonne A, entrez le nom du document qui sera utilisé pour ce fichier dans BIMcollab. Notez que si une convention de nommage des documents a été activée pour votre projet, elle doit être suivie.
Étape 3 : Dans la colonne B, remplissez le nom du document à télécharger, y compris son extension. Voir dans l'image ci-dessous : "test.pdf" où ".pdf" est l'extension du fichier.
Étape 4 : Dans les colonnes C-L, remplissez les détails requis du document, y compris la Structure Spatiale, le Type de Document, la Discipline, l'Auteur, la Date du Document, les Descriptions 1-3, les Étiquettes, et les Codes de lot de travail.
Étape 5 : Dans les colonnes M-S, remplissez les détails de la version qui incluent le numéro de Version, la Date de Version, le Statut, la Description de la Version, l'Échelle, la Taille du Papier, et les Pièces jointes. Les champs avec un astérisque dans la liste de téléchargement doivent être remplis ; alternativement, ils peuvent être remplis sur la page "Ajouter des documents".
Les règles du jeu
L'utilisation d'une liste de documents s'accompagne de règles spécifiques. Cela garantit que BIMcollab lit le fichier Excel uniquement comme une liste de téléchargement, et non comme un document à stocker. La liste doit être mise à jour pour chaque nouvelle version de fichier et toujours téléchargée avec les documents correspondants. Si elle répond aux exigences ci-dessous, BIMcollab la traitera correctement :
Le nom de fichier de la liste de téléchargement contient le mot "liste de téléchargement". Le texte peut être placé au début ou à la fin.
L'extension de fichier est .xlsx .
Utilisez les mêmes noms de colonnes que dans le modèle.
Ces noms de colonnes doivent toujours être sur la 4ème ligne du fichier Excel.
L'ordre des colonnes n'a pas d'importance, il peut donc être ajusté par rapport à l'exemple.
Les lignes 1 à 3 ne sont pas lues, des données de projet, des logos ou des explications personnelles peuvent y être placés.
Chaque ligne avec un nom de document est considérée comme un fichier. Ne placez donc pas de sous-titres dans cette colonne.
La colonne du nom de fichier doit également contenir l'extension du fichier, par exemple : dessin.pdf
Le contenu des cellules doit correspondre exactement aux métadonnées définies sur BIMcollab.
BIMcollab recherche les noms de fichiers dans la liste de téléchargement lors du téléchargement. Seuls les fichiers téléchargés avec la liste de téléchargement sont lus. La liste de téléchargement peut donc contenir des lignes supplémentaires pour d'autres fichiers, mais celles-ci ne seront pas lues. BIMcollab signale les fichiers qui n'ont pas été trouvés.
La liste de téléchargement peut contenir des informations supplémentaires et peut être formatée avec, par exemple, des couleurs et des sous-titres. Assurez-vous que ces informations sont toujours dans leur propre colonne, qui n'est pas lue par BIMcollab.
Télécharger avec la liste de téléchargement
Pour télécharger vos documents avec une liste de téléchargement, suivez les étapes ci-dessous :
Étape 1 : Sélectionnez le niveau sur lequel vous souhaitez enregistrer votre projet (emplacement, projet ou phase). Allez à la page Documents et cliquez sur "Ajouter". Cela pourrait être "Ajouter à l'emplacement", "Ajouter au projet" ou "Ajouter à la phase du projet" selon le niveau que vous avez sélectionné.
Étape 2 : Glissez-déposez ou choisissez le(s) fichier(s) avec la liste de téléchargement à télécharger et cliquez sur "Télécharger".
Étape 3 : Passez en revue les notifications, le cas échéant.
Étape 4 : Cliquez sur "Aller à la file d'attente personnelle"
Étape 5 : Cliquez sur "Ajouter des informations au fichier téléchargé" et passez en revue les informations importées. Comme mentionné précédemment, les champs avec le symbole astérisque (*) sont obligatoires. S'ils ne sont pas remplis à l'aide de la liste de téléchargement, ils doivent être remplis manuellement.
Étape 6 : Cliquez sur "Enregistrer" après que toutes les informations requises ont été ajoutées aux documents dans votre file d'attente.
Étape 7 : Cliquez sur "Continuer" pour revenir à l'aperçu des documents où vous pouvez trouver les nouveaux documents ajoutés.
Liste de Téléchargement de Placeholder
Lors du téléchargement de documents sur BIMcollab, il est également possible d'utiliser des placeholders comme substituts temporaires pour les documents qui seront téléchargés plus tard.
Les placeholders peuvent également être téléchargés via la Liste de Téléchargement. Pour télécharger une liste de placeholders, suivez les mêmes étapes et règles de jeu que celles énumérées ci-dessus. Sauf que vous n'avez besoin de télécharger que le fichier de la liste de téléchargement (sans aucun fichier avec), car ce sont les placeholders pour les fichiers futurs.
❗ Avertissement : Lors de la création de la liste de téléchargement, les champs de métadonnées liés à la dernière version doivent être laissés vides, car ces informations ne peuvent pas être prévues à l'avance. Toutes les colonnes bleu clair dans la liste Excel, y compris les champs Données du Fichier, Date du Document et tous les Détails de Version doivent être laissées vides. Elles seront ajoutées lorsque les modèles réels seront également téléchargés.