Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Lorsque vous téléchargez vos documents sur BIMcollab, vous pouvez choisir d'utiliser un Espace réservé pour un document au lieu de le télécharger immédiatement à ce moment-là. Les espaces réservés contiennent toutes les informations pertinentes sur le document, mais vous permettent de réaliser le téléchargement effectif du fichier à une étape ultérieure.
Créer un espace réservé
Les espaces réservés peuvent être créés de deux manières : soit en ajoutant manuellement des espaces réservés individuels, soit en utilisant une Liste de téléchargement pour générer plusieurs espaces réservés.
Ajouter manuellement un espace réservé
Pour ajouter un espace réservé pour un document, commencez par naviguer vers la phase de projet à laquelle vous souhaitez l'ajouter.
Depuis le module Documents, cliquez sur le bouton "Ajouter à la phase de projet" dans le coin supérieur droit.
Sélectionnez le bouton "Espace réservé". Vous n'avez pas besoin d'ajouter un fichier à ce stade.
Votre file d'attente personnelle sera alors mise à jour pour inclure l'espace réservé que vous venez de créer.
Sélectionnez le(s) espace(s) réservé(s) auquel/auxquels vous souhaitez ajouter des informations, puis cliquez sur le bouton "Ajouter des informations aux fichiers téléchargés".
Remplissez les informations de métadonnées comme vous le feriez pour un téléchargement de document normal. Tous les champs obligatoires seront marqués d'un astérisque "*".
Vous pouvez également choisir d'ajouter une notification à envoyer à un membre de l'équipe.
Cliquez sur le bouton "Enregistrer" en bas de la page une fois que vous avez terminé.
Vous recevrez alors un récapitulatif de tous les espaces réservés de documents qui ont été créés. Cliquez sur "continuer" pour revenir à la page principale des documents.
L'espace réservé est ajouté avec une icône d'exclamation "!" à côté du nom du document. Toute information concernant la Date du Document, la Date de Version, le Numéro de Version, la Description de Version ou le Statut restera non remplie jusqu'à ce qu'un document soit effectivement téléchargé.
Ajouter plusieurs espaces réservés à partir de la liste de téléchargement
Pour ajouter des espaces réservés sans ajouter les métadonnées pour chaque fichier lors du téléchargement, vous pouvez utiliser une Liste de téléchargement qui ajoutera en masse des espaces réservés en fonction des informations du document spécifiées dans le fichier Excel.
Pour créer une Liste de téléchargement, vous devez d'abord télécharger le fichier modèle Excel disponible ici. Ensuite, remplissez-le avec toutes les informations des documents pour les espaces réservés que vous souhaitez créer.
📝 Note : Pour en savoir plus sur l'utilisation du modèle Excel de la Liste de téléchargement, vous pouvez consulter cet article : Liste de téléchargement
⚠️ Attention : Lors de la création de la liste de téléchargement, les champs de métadonnées liés à la dernière version doivent être laissés vides pour les espaces réservés, car ces informations ne peuvent pas être prévues à l'avance. Toutes les colonnes bleu clair dans la liste Excel, y compris les Données de Fichier, la Date du Document et tous les champs de Détails de Version doivent être laissés vides. Ceux-ci seront ajoutés lorsque les modèles réels seront téléchargés.
Naviguez jusqu'au niveau requis de votre projet (emplacement, projet ou phase) et depuis le module Documents, cliquez sur le bouton "Add" en haut à droite.
Glissez-déposez ou choisissez le fichier de liste de téléchargement que vous avez créé pour le télécharger dans le champ Add Documents.
Cliquez sur le bouton "Upload"
Passez en revue les éventuelles notifications ou informations des nouveaux espaces réservés qui ont été téléchargés.
Sur la même page, cliquez sur le bouton "Go to the personal queue".
Cliquez sur "Add information to uploaded files" pour réviser toutes les métadonnées qui ont été importées depuis la liste de téléchargement.
Cliquez sur "Save" après avoir ajouté ou ajusté les informations pour les documents dans votre file d'attente.
Cliquez sur "Continue" à la page suivante.
Vous pouvez maintenant revenir à la vue d'ensemble des documents où vous pouvez trouver les nouveaux espaces réservés de documents ajoutés.
💡 Astuce : File d'attente personnelle
Vous pouvez voir vos espaces réservés de documents en attente à tout moment en sélectionnant le bouton 'File d'attente personnelle' dans le module de documents. Cette section affichera tous les espaces réservés nécessitant des informations supplémentaires avant de pouvoir être téléchargés et ajoutés à la liste de documents.
Lorsque vous consultez votre file d'attente personnelle, vous pouvez supprimer tout espace réservé en les cochant et en sélectionnant le bouton.
Il est possible de modifier en masse les espaces réservés en les sélectionnant dans votre file d'attente personnelle, puis lorsque vous choisissez d'"Add information to uploaded files", les informations de chaque espace réservé peuvent être remplies sur la même page.
📝 Note :
Il est possible d'ajouter des éléments à faire tels que des notes, des questions ou des tâches aux espaces réservés avant qu'une version de document ne soit téléchargée. De cette façon, le contenu du document peut être discuté avant même d'être créé.
Pour en savoir plus sur l'utilisation des éléments à faire pour communiquer sur vos documents, consultez cet article : Module des éléments à faire
Télécharger un document vers un espace réservé
Une fois que vous êtes prêt à partager vos documents avec BIMcollab, vous pouvez les télécharger vers les espaces réservés que vous avez déjà créés. Tout comme pour la création des espaces réservés eux-mêmes, vous pouvez également ajouter des documents à ceux-ci soit manuellement, soit en utilisant une liste de téléchargement.
Ajouter manuellement un document à un espace réservé
Cliquez sur le nom du document du placeholder auquel vous souhaitez télécharger un document.
Allez à l'onglet versions (1) et cliquez sur le bouton "Ajouter une version" (2).
Le champ du nom du document sera automatiquement rempli puisque vous l'avez déjà spécifié.
Complétez les informations requises marquées d'un astérisque "*":Téléchargez le fichier (1)
Spécifiez un numéro de version (2)
Ajoutez la date de version (3)
Spécifiez un statut (4)
Une fois toutes les informations requises complétées, cliquez sur le bouton "Télécharger" (5).
La page "documents créés" apparaîtra, résumant tous les documents qui ont été créés. Cela inclut leurs numéros de version ainsi que s'ils sont associés à des workflows.
Cliquez sur "Continuer" pour revenir à la page des documents.
Une version du document a maintenant été ajoutée, et le placeholder est désormais considéré comme un document régulier dans votre liste de documents.
Ajouter plusieurs documents aux placeholders depuis la liste de téléchargement
Si vous souhaitez télécharger en masse des documents en utilisant une Liste de Téléchargement, vous pouvez également l'utiliser pour ajouter des documents à plus d'un placeholder à la fois.
Tout d'abord, modifiez votre feuille de calcul Excel Liste de Téléchargement et ajoutez les informations manquantes pour les cellules bleues : Nom du Fichier, Date du Document et Détails de la Version
❗ Avertissement :
Pour le nom de fichier, cela doit correspondre exactement au nom du fichier du document et inclure l'extension du type de fichier (Ex. .pdf).
2. Enregistrez le fichier Excel.
3. Dans BIMcollab, naviguez vers l'emplacement, le projet ou la phase où se trouvent vos placeholders et cliquez sur le bouton "Ajouter à".
4. Glissez-déposez, ou choisissez le(s) fichier(s) avec la liste de téléchargement à télécharger.
5. Cliquez sur le bouton "Télécharger".
6. Révisez les informations et notifications si nécessaire. Cliquez sur le bouton "Aller à la file d'attente personnelle".
7. Vérifiez les documents auxquels vous souhaitez ajouter des informations, puis sélectionnez le bouton "Ajouter des informations aux fichiers téléchargés".
8. Confirmez les informations supplémentaires de métadonnées ajoutées à la Liste de Téléchargement pour le Nom du Fichier, la Date du Document et les Détails de la Version. Tous les champs requis seront marqués d'un astérisque "*".
9. Vous pouvez également choisir d'ajouter une notification à envoyer à un membre de l'équipe.
10. Cliquez sur le bouton "Enregistrer" en bas de la page une fois que vous avez terminé.
11. La page "documents créés" apparaîtra, résumant tous les documents qui ont été créés. Cela inclut leurs numéros de version (comme spécifié dans la liste de téléchargement) ainsi que s'ils sont associés à des workflows.
Cliquez sur "Continuer" pour revenir à la page des documents.
12. Les espaces réservés sont maintenant considérés comme des documents réguliers dans votre liste de documents.