Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Lorsque vous gérez des documents dans BIMcollab, vous pouvez créer des espaces réservés pour réserver une place à des documents qui ne sont pas encore prêts à être téléchargés.
Un espace réservé contient les métadonnées du document, sans fichier réel. Cela vous permet de préparer la structure de vos documents et de collaborer dessus avant que les fichiers ne soient disponibles.
Une fois le document prêt, vous pouvez le télécharger directement dans l’espace réservé existant sans avoir à créer une nouvelle entrée de document.
⚠️ Remarque : Toutes les features ne sont pas disponibles dans tous les Tiers. Pour vérifier si elles sont incluses dans votre abonnement, consultez la liste de comparaison des Tiers ou contactez votre administrateur. Si une feature n’est pas disponible, il se peut que vous deviez passer à un niveau supérieur.
Créer un espace réservé
Les espaces réservés peuvent être créés de deux façons : en ajoutant des espaces réservés manuellement ou en utilisant une liste de téléchargement pour générer plusieurs espaces réservés.
⚠️ Attention : Les espaces réservés ne peuvent pas être ajoutés avec la méthode de téléchargement par défaut ; ils ne peuvent être ajoutés que lorsque la méthode de téléchargement avancée est activée.
Créer des espaces réservés manuellement
Pour ajouter un espace réservé à un document, commencez par accéder au projet (ou à la phase) où vous souhaitez l’ajouter.
Depuis l’onglet Documents, cliquez sur le bouton Ajouter au projet (phase) en haut à droite, puis sélectionnez Créer un espace réservé. Vous n’avez pas besoin d’ajouter un fichier à cette étape.
Un nouvel espace réservé sera ajouté à l’onglet Brouillons.
Sélectionnez l’espace réservé pour saisir ses métadonnées dans le panneau de droite. Vous pouvez sélectionner plusieurs espaces réservés pour modifier leurs métadonnées en même temps. Complétez les champs obligatoires, indiqués par un astérisque (*). Si le projet utilise une convention de nommage des documents, le nom du document sera automatiquement créé à partir des métadonnées ajoutées.
Cliquez sur le bouton Enregistrer en haut de la page lorsque vous avez terminé.
L’espace réservé est maintenant créé et peut être identifié par l’icône de rectangle en pointillés à côté de son nom.
Toute information concernant la date du document, la date de version, le numéro de version, la description de version ou le statut restera vide jusqu’à ce qu’un document soit effectivement téléchargé.
Créer plusieurs espaces réservés à l’aide d’une liste de téléchargement
Une liste de téléchargement vous permet de créer plusieurs espaces réservés en une seule fois à l’aide de métadonnées préparées dans un fichier Excel. C’est particulièrement utile lors de la mise en place d’un projet avec un grand nombre de documents prévus.
Pour créer une liste de téléchargement, vous devez d’abord télécharger le fichier modèle Excel, disponible ici. Ouvrez le modèle et saisissez les métadonnées de chaque espace réservé que vous souhaitez créer.
⚠️ Attention : Lors de la création de la liste de téléchargement, les champs de métadonnées liés à la dernière version doivent rester vides pour les espaces réservés, car ces informations ne peuvent pas être connues à l’avance. Toutes les colonnes bleu clair doivent rester vides. Elles seront complétées lors du téléchargement effectif des Modèles.
Pour importer une liste de téléchargement :
Depuis l’onglet Documents, cliquez sur le bouton Ajouter au projet (phase) en haut à droite, puis sélectionnez Liste de téléchargement.
Choisissez le fichier de liste de téléchargement que vous avez créé, puis cliquez sur le bouton Télécharger.
Vérifiez les résultats de l’import et les éventuelles notifications.
Cliquez sur le bouton Aller aux brouillons pour voir les nouveaux espaces réservés dans l’onglet Brouillons.
Pour vérifier et partager les espaces réservés :
Si besoin, cliquez sur l’espace réservé (ou sélectionnez-en plusieurs pour une modification groupée) pour modifier les métadonnées dans le menu de droite.
Une fois les métadonnées renseignées, sélectionnez l’espace réservé (ou plusieurs) et cliquez sur l’icône Partager pour ajouter l’espace réservé au dossier Partagés dans la liste des documents.
📝 Remarque :
Il est possible d’ajouter des To do comme des notes, questions ou tâches aux espaces réservés avant qu’aucune version du document ne soit téléchargée. Ainsi, le contenu du document peut être discuté avant même sa création.
Pour en savoir plus sur l’utilisation des To do pour communiquer sur vos documents, consultez cet article : Onglet To do
Télécharger des documents dans des espaces réservés existants
Une fois vos fichiers prêts, vous pouvez les télécharger dans les espaces réservés que vous avez créés précédemment. Comme pour la création des espaces réservés, vous pouvez ajouter des documents soit manuellement, soit à l’aide d’une liste de téléchargement.
⚠️ Attention : Pour pouvoir télécharger un document dans un espace réservé, celui-ci doit d’abord être déplacé des Brouillons vers le dossier Partagés, en partageant le document comme expliqué dans la section précédente.
Ajouter manuellement un document à un espace réservé
Depuis la liste des documents, sélectionnez l’espace réservé dans lequel vous souhaitez télécharger un document.
Allez dans l’onglet versions (1) et cliquez sur le bouton Ajouter une version (2).
Le nom du document est déjà renseigné à partir des métadonnées de l’espace réservé.
Complétez les informations obligatoires marquées d’un astérisque * :Téléchargez le fichier (1)
Indiquez un numéro de version (2)
Ajoutez la date de version (3)
Indiquez un statut (4)
Une fois toutes les informations obligatoires renseignées, cliquez sur le bouton Télécharger (5).
La page Documents créés récapitule tous les documents créés. Cela inclut leurs numéros de version ainsi que leur association éventuelle à un workflow.
Cliquez sur Continuer pour revenir à la page Documents.
Le fichier du document est maintenant associé à l’espace réservé existant. L’espace réservé devient alors un document classique avec une version téléchargée dans votre liste de documents.
Ajouter plusieurs documents à des espaces réservés via une liste de téléchargement
Vous pouvez utiliser une liste de téléchargement pour importer plusieurs fichiers de documents dans leurs espaces réservés existants en une seule opération.
Modifiez le fichier Excel liste de téléchargement existant et ajoutez les informations manquantes dans les cellules bleues : Nom du fichier, Date du document et Détails de la version. Enregistrez le fichier Excel.
❗ Avertissement : Pour le nom du fichier, il doit correspondre exactement au nom du document et inclure l’extension du type de fichier (ex. .pdf).
2. Dans BIMcollab, allez dans le projet (phase) où se trouvent vos espaces réservés et cliquez sur le bouton Ajouter à, puis sélectionnez Importer une liste.
3. Faites glisser et déposez, ou parcourez pour sélectionner le ou les fichiers ainsi que la liste à importer.
4. Cliquez sur le bouton Importer. Vérifiez les informations et les éventuelles notifications. Cliquez sur le bouton Aller aux brouillons pour voir les documents importés.
5. Dans l’onglet Brouillons, vérifiez les documents importés et leurs métadonnées. Si besoin, sélectionnez un ou plusieurs documents pour mettre à jour leurs métadonnées dans le panneau de droite.
6. Une fois les métadonnées définies, sélectionnez le ou les documents et cliquez sur l’icône Partager pour partager les documents dans le dossier Partagés.
Les fichiers importés sont maintenant disponibles comme versions de documents associées à leurs espaces réservés existants dans la liste de documents partagés.
