Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Lorsque vous téléchargez vos documents sur BIMcollab, vous pouvez choisir d’utiliser un espace réservé pour un document au lieu de le télécharger immédiatement. Les espaces réservés contiennent toutes les informations pertinentes sur le document, mais vous permettent de télécharger le fichier réel à une étape ultérieure.
Créer un espace réservé
Les espaces réservés peuvent être créés de deux façons : soit en ajoutant manuellement des espaces réservés individuels, soit en utilisant une liste de téléchargement pour générer plusieurs espaces réservés.
Ajouter manuellement un espace réservé
Pour ajouter un espace réservé pour un document, commencez par vous rendre dans la phase du projet à laquelle vous souhaitez l’ajouter.
Depuis l’onglet Documents, cliquez sur le bouton Ajouter à la phase du projet en haut à droite.
Sélectionnez le bouton Espace réservé. Vous n’avez pas besoin d’ajouter un fichier à cette étape.
Votre file d’attente personnelle sera alors mise à jour pour inclure l’espace réservé que vous venez de créer.
Sélectionnez le ou les espaces réservés auxquels vous souhaitez ajouter des informations puis cliquez sur le bouton Ajouter des informations aux fichiers téléchargés.
Renseignez les informations métadonnées comme vous le feriez pour un téléchargement de document classique. Tous les champs obligatoires seront marqués d’un astérisque *.
Vous pouvez aussi choisir d’ajouter une notification à envoyer à un membre de l’équipe.
Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page une fois que vous avez terminé.
Vous recevrez alors un récapitulatif de tous les espaces réservés de documents qui ont été créés. Cliquez sur continuer pour revenir à la page principale des Documents.
L’espace réservé est ajouté avec une icône d’exclamation ! à côté du nom du document. Toute information concernant la date du document, la date de version, le numéro de version, la description de version ou le statut restera vide tant qu’un document n’aura pas été téléchargé.
Ajouter plusieurs espaces réservés depuis la liste de téléchargement
Pour ajouter des espaces réservés sans renseigner les métadonnées de chaque fichier au moment du téléchargement, vous pouvez utiliser une liste de téléchargement, qui ajoutera en masse des espaces réservés selon les informations de document spécifiées dans le fichier Excel.
Pour créer une liste de téléchargement, vous devez d’abord télécharger le fichier modèle Excel, disponible ici. Remplissez-le ensuite avec toutes les informations des documents pour les espaces réservés que vous souhaitez créer.
📝 Remarque : Pour en savoir plus sur l’utilisation du modèle Excel de la liste de téléchargement, vous pouvez consulter cet article : liste de téléchargement
⚠️ Attention : Lors de la création de la liste de téléchargement, les champs de métadonnées liés à la dernière version doivent rester vides pour les espaces réservés, car ces informations ne peuvent pas être connues à l’avance. Toutes les colonnes bleu clair dans la liste Excel, y compris les données de fichier, la date du document et tous les champs de détails de version doivent rester vides. Elles seront ajoutées lors du téléchargement effectif des modèles.
Accédez au niveau requis de votre projet (emplacement, projet ou phase) et, depuis l’onglet Documents, cliquez sur le bouton Ajouter en haut à droite.
Glissez-déposez ou sélectionnez le fichier de liste de téléchargement que vous avez créé pour l’ajouter dans le champ Ajouter des documents.
Cliquez sur le bouton Télécharger
Vérifiez les éventuelles notifications ou informations concernant les nouveaux espaces réservés qui ont été ajoutés.
Sur la même page, cliquez sur le bouton Aller à la file d’attente personnelle.
Cliquez sur Ajouter des informations aux fichiers téléchargés pour vérifier toutes les métadonnées importées depuis la liste de téléchargement.
Cliquez sur Enregistrer après avoir ajouté ou modifié les informations pour les documents dans votre file d’attente.
Cliquez sur Continuer à la page suivante.
Vous pouvez maintenant revenir à l’aperçu des documents où vous trouverez les nouveaux espaces réservés ajoutés.
💡 Astuce : File d’attente personnelle
Vous pouvez consulter à tout moment vos espaces réservés en attente en cliquant sur le bouton File d’attente personnelle dans l’onglet Documents. Cette section affichera tous les espaces réservés nécessitant des informations supplémentaires avant de pouvoir être téléchargés et ajoutés à la liste des documents.
Lorsque vous consultez votre file d’attente personnelle, vous pouvez supprimer un espace réservé en le cochant puis en sélectionnant le bouton.
Il est possible de modifier en masse les espaces réservés en les sélectionnant plusieurs dans votre file d’attente personnelle, puis lorsque vous choisissez Ajouter des informations aux fichiers téléchargés, les informations de chaque espace réservé peuvent être renseignées sur la même page.
📝 Remarque :
Il est possible d’ajouter des éléments à faire comme des notes, questions ou tâches aux espaces réservés avant qu’une version de document ne soit téléchargée. Ainsi, le contenu du document peut être discuté avant même sa création.
Pour en savoir plus sur l’utilisation des éléments à faire pour communiquer sur vos documents, consultez cet article : Onglet À faire
Télécharger un document sur un espace réservé
Une fois que vous êtes prêt à partager vos documents sur BIMcollab, vous pouvez les télécharger sur les espaces réservés que vous avez déjà créés. Comme pour la création des espaces réservés, vous pouvez également ajouter des documents à ceux-ci soit manuellement, soit en utilisant une liste de téléchargement.
Ajouter manuellement un document à un espace réservé
Cliquez sur le nom du document du placeholder auquel vous souhaitez ajouter un document.
Allez dans l’onglet versions (1) et cliquez sur le bouton Ajouter une version (2).
Le champ du nom du document sera rempli automatiquement puisque vous l’avez déjà précisé.
Complétez les informations requises marquées d’un astérisque * :Téléchargez le fichier (1)
Indiquez un numéro de version (2)
Ajoutez la date de la version (3)
Indiquez un statut (4)
Une fois toutes les informations requises complétées, cliquez sur le bouton Télécharger (5).
La page Documents créés s’affichera et résumera tous les documents qui ont été créés. Cela inclut leurs numéros de version ainsi que leur association éventuelle à des workflows.
Cliquez sur Continuer pour revenir à la page Documents.
Une version du document a maintenant été ajoutée, et le placeholder est désormais considéré comme un document classique dans votre liste de documents.
Ajouter plusieurs documents aux placeholders depuis une liste de téléchargement
Si vous souhaitez importer plusieurs documents en utilisant une liste de téléchargement, vous pouvez également l’utiliser pour ajouter des documents à plusieurs placeholders en même temps.
Tout d’abord, modifiez votre fichier Excel liste de téléchargement et ajoutez les informations manquantes dans les cellules bleues : Nom du fichier, Date du document et Détails de la version
❗ Attention :
Pour le nom du fichier, il doit correspondre exactement au nom du document et inclure l’extension du type de fichier (ex : .pdf).
2. Enregistrez le fichier Excel.
3. Dans BIMcollab, allez à l’emplacement, au projet ou à la phase où se trouvent vos placeholders et cliquez sur le bouton Ajouter à.
4. Glissez-déposez ou sélectionnez le(s) fichier(s) ainsi que la liste de téléchargement à importer.
5. Cliquez sur le bouton Télécharger.
6. Vérifiez les informations et les notifications éventuelles. Cliquez sur le bouton Aller à la file d’attente personnelle.
7. Cochez les documents auxquels vous souhaitez ajouter des informations puis sélectionnez le bouton Ajouter des informations aux fichiers téléchargés.
8. Confirmez les informations métadonnées supplémentaires ajoutées à la liste de téléchargement pour le nom du fichier, la date du document et les détails de la version. Tous les champs obligatoires seront marqués d’un astérisque *.
9. Vous pouvez aussi choisir d’ajouter une notification à envoyer à un membre de l’équipe.
10. Cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la page une fois terminé.
11. La page documents créés s’affichera et résumera tous les documents qui ont été créés. Cela inclut leurs numéros de version (tels que spécifiés dans la liste de téléchargement) ainsi que leur association éventuelle à des workflows.
Cliquez sur Continuer pour revenir à la page Documents.
12. Les placeholders sont maintenant considérés comme des documents classiques dans votre liste de documents.