Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Avec les Revisions de documents (voir les plans pour la disponibilité de la fonctionnalité), vous pouvez assigner un document (ou un ensemble de documents) à réviser et suivre le processus. Une fois qu'une revision est assignée à un utilisateur, le(s) document(s) de la revision sont figés. Cela signifie qu'aucune nouvelle version de document en conflit ne peut être ajoutée tant que les documents sont en cours de revision, ce qui vous aide à garder vos documents à jour.
Pour créer et travailler avec les Revisions dans votre projet (phase), suivez les étapes ci-dessous.
Permissions utilisateur
Dans la gestion des documents de BIMcollab, l'accès des utilisateurs est défini par les administrateurs via les rôles utilisateur. Avant que les utilisateurs puissent travailler avec les revisions, ils doivent d'abord avoir l'autorisation de le faire via les permissions du rôle utilisateur.
En tant qu'administrateur, pour activer les Revisions pour un rôle utilisateur spécifique, allez dans l'onglet Rôles utilisateur (1) sur la page des Paramètres de l'espace. Choisissez le rôle utilisateur souhaité, sélectionnez Permissions (2) dans le menu à gauche et cliquez sur le bouton Editer les permissions (3).
Depuis l'onglet Revision, sélectionnez si les utilisateurs de ce rôle peuvent : Voir (1), Ajouter (2), ou Editer (3) les revisions dans cette phase du projet. Vous pouvez créer plusieurs rôles utilisateur avec des permissions différentes.
Par exemple, seuls certains utilisateurs peuvent ajouter des revisions, et seuls certains utilisateurs peuvent voir ou éditer les permissions.
Dans l'onglet Permission, vous devez également vous assurer que dans l'onglet Documents, la fonctionnalité Nouvelle table (aperçu technologique) est activée.
Créer la revision
Dans l'environnement du projet, commencez par sélectionner le bon emplacement, projet et phase du projet.
Dans l'onglet Documents, sélectionnez le document requis ou un ensemble de documents liés à réviser. Cliquez sur l'icône des revisions dans le menu rapide.
Le menu Créer une revision s'ouvre, avec une liste de champs d'information :
Numéro de référence : un numéro unique attribué automatiquement à cette revision.
Description : champ où vous pouvez saisir une description libre de votre revision.
Assigné : utilisateur(s) responsable(s) de la mise à jour et du téléchargement de la nouvelle version du document. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs dans la liste déroulante.
Informé : champ où vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs à notifier par e-mail lors de la création de cette revision.
Date de début : la date du jour est automatiquement renseignée dans ce champ.
Date de fin : champ où vous pouvez sélectionner la deadline pour cette revision.
Onglet Documents : vous y voyez la liste des documents sélectionnés auxquels cette revision s'appliquera.
Quand vous avez terminé d'ajouter et de vérifier les informations, cliquez sur Enregistrer.
❗ Attention : Une fois qu'une revision a été créée, elle ne peut pas être annulée ou supprimée.
Les documents ajoutés à la revision sont automatiquement figés, comme indiqué par l'icône de gel sur la page d'aperçu des documents. Cela empêche les utilisateurs autres que les responsables de téléverser des versions de documents en conflit pendant la revision.
Voir la revision
La liste des Revisions créées se trouve dans l'onglet To do, sous l'onglet Revisions (1).
L'aperçu affiche les informations pertinentes sur la revision, y compris le statut actuel de la revision.
Les revisions peuvent avoir l'un des statuts suivants :
Ouverte : la revision est ouverte.
Urgente : la deadline de la revision est dépassée.
Terminée : la revision a été close et de nouvelles versions de documents ont été téléversées.
Editer la revision
En cliquant sur le numéro de la revision, vous ouvrez la page Détails de la revision. Vous pouvez y voir les informations de la revision et les documents qui en font partie. Sous To do's (1) vous pouvez ajouter un élément de communication (note, question ou tâche), ce qui vous permet de lancer une discussion ou d'ajouter des tâches supplémentaires liées à la revision. Les éléments de communication créés pour la revision sont également disponibles dans l'aperçu général de tous les éléments de communication dans l'onglet To do's. Sous Evénements (2) vous pouvez voir les dernières actions effectuées par les utilisateurs sur cette revision.
L'expéditeur de la revision et les autres utilisateurs de son entreprise peuvent éditer la revision (tant qu'elle n'a pas été résolue) en cliquant sur le bouton Editer (3).
Pour commencer à travailler sur les documents, téléchargez-les en utilisant l'icône de téléchargement (4), ce qui vous assure de travailler sur les dernières versions des documents. Vous pouvez choisir de télécharger uniquement la dernière version du document en sélectionnant uniquement la version ‘Document’. Ou télécharger les documents avec leurs pièces jointes et documents liés. Vous pouvez aussi télécharger la liste de téléversement pour un processus plus efficace lors du téléversement de nouveaux documents.
Une fois l'édition des documents terminée, vous pouvez téléverser la nouvelle version du document depuis l'onglet Documents. Suivez cet article pour téléverser manuellement ou téléverser en utilisant la liste de téléversement.
Lorsqu'un nouveau document est téléversé, les nouvelles versions (5) sont listées dans la page de détails de la revision, dans l'onglet Documents.
Quand le travail sur la revision est terminé, l'expéditeur et les autres utilisateurs de son entreprise peuvent clore la revision en cliquant sur le bouton Résoudre (6).
Si une nouvelle version d'un document n'a pas été téléversée, un message s'affichera sous le document. Cliquez sur enregistrer pour clore la revision, ce qui change le statut de la revision en ‘terminée’.
⚠️ Attention : Une fois la revision terminée, elle ne peut plus être éditée. Lorsque de nouvelles versions des documents sont téléversées, elles ne font pas partie de cette revision et ne s'afficheront donc pas dans la page de détails de la revision.