Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Dans la gestion des documents BIMcollab, le nom du document est très important, car toute la gestion des versions dépend des noms de documents correspondants.
Les conventions de nommage des documents sont essentielles pour organiser les fichiers de manière structurée et cohérente. Des conventions de nommage bien structurées apportent de la clarté sur le contenu et le contexte d'un document.
Une convention de nommage de document est un ensemble de règles utilisé pour nommer de manière cohérente les documents de projet. Les mêmes règles de nommage s'appliquent à tous ceux qui téléchargent des documents dans la phase de projet active.
❗ Avertissement : La convention de nommage des documents est uniquement disponible lors de l'utilisation du paramètre Téléchargement avancé de documents. En savoir plus sur les paramètres de téléchargement de documents ici.
Suivez les étapes ci-dessous pour créer des conventions de nommage de documents pour votre projet.
1. Créer une convention de nommage
Les administrateurs d'espace peuvent ajouter une nouvelle convention de nommage depuis la page Administration. Cliquez sur l'onglet Paramètres (1) dans le menu de gauche. Sélectionnez l'onglet Convention de Nommage des Documents (2), et cliquez sur le bouton Ajouter (3) en haut à droite.
Un nouveau menu s'ouvre, où vous pouvez créer la nouvelle convention de nommage. Commencez par ajouter le nom et la description de la convention, ainsi que choisir la longueur du champ libre.
Le champ libre est un identifiant unique pour chaque document, composé de noms, lettres et caractères spéciaux.
Dans la partie suivante, sélectionnez quelle sera la structure de votre convention de nommage. Elle est divisée en les champs de métadonnées suivants : Entreprise, Discipline, Emplacement, Projet, Phase de Projet et le(s) nom(s) de champ unique, et Champs Personnalisés (si des champs sont configurés dans vos métadonnées).
Le champ “Libre” est obligatoire pour chaque convention, et est donc déjà ajouté à la formule de convention de nommage.
📝 Note : Tous les champs listés doivent avoir des abréviations configurées pour pouvoir être utilisés dans la convention. Les abréviations sont gérées dans les onglets Paramètres, Entreprises, Emplacements, Projet ou Champ Personnalisé respectivement.
💡 Astuce : Chaque équipe devrait convenir, dans le cadre de la configuration de leur projet, de la structure de la convention de nommage à utiliser, ainsi que de l'ordre séquentiel des caractères du champ Libre.
Pour créer votre convention de nommage, glissez-déposez n'importe quel champ dans n'importe quel ordre dans la formule de convention de nommage ci-dessous.
Vous pouvez également utiliser des délimiteurs, comme le tiret (-), le soulignement (_), le point (.) ou l'espace ( ), pour séparer les champs et les rendre plus lisibles. Vous pouvez réorganiser les champs de métadonnées et les délimiteurs dans n'importe quel ordre en les glissant vers la gauche ou la droite dans la convention, ou les retirer de la formule en cliquant sur le symbole 'x'.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de l'écran.
❗ Avertissement : La convention de nommage des documents peut être modifiée par la suite, comme changer l'ordre ou supprimer des champs. Ces modifications s'appliquent uniquement aux futurs documents, les documents existants restent nommés de la même manière.
Les conventions de nommage des documents peuvent être supprimées, ou une nouvelle convention de nommage peut être appliquée à la phase de projet. Dans les deux cas, les modifications n'affecteront que les futurs documents.
2. Ajouter une convention de nommage à votre Phase de Projet
Une fois créées, les conventions de nommage doivent être ajoutées à la ou les phases de projet requises pour être appliquées. Seuls les utilisateurs ayant un rôle utilisateur avec les permissions pour ajouter des Conventions de Nommage de Documents aux projets peuvent effectuer cette action.
Depuis la page Projet, une fois que vous avez sélectionné votre emplacement, projet et page de projet requis, allez dans le menu Paramètres (1). Sous 'Gestion des Documents (2), Sélectionnez Convention de Nommage des Documents (3), cliquez sur le bouton Modifier (4) pour ajouter une nouvelle convention de nommage à cette phase de projet.
Sélectionnez une convention de nommage dans la liste déroulante, et cliquez sur enregistrer.
3. Télécharger des documents
Maintenant que la convention de nommage a été créée et ajoutée au projet, elle peut être appliquée à vos documents.
De nouveaux documents peuvent être téléchargés depuis la page Documents, soit manuellement, soit en utilisant la liste de téléchargement.
Lors du téléchargement manuel d'un document, les champs obligatoires doivent être remplis manuellement. Les valeurs sélectionnées seront affichées automatiquement dans la convention de nommage du document.
Si un document avec le même nom de document est ajouté, une notification s'affiche, indiquant que le document téléchargé sera traité comme une nouvelle version du document existant avec le même nom de document.
Lorsque des documents sont ajoutés avec la liste de téléchargement, les champs de métadonnées sont remplis automatiquement selon la liste de téléchargement.
Tous les champs de nom de document, y compris le champ libre, sont extraits de la liste de téléchargement et remplis automatiquement. Si un champ de métadonnées obligatoire (marqué d'un symbole '*') manque dans la liste de téléchargement, il doit être rempli manuellement.
📝 Note : Lorsqu'une Convention de Nommage de Document est active pour votre projet ou phase, BIMcollab peut extraire automatiquement les métadonnées des noms de fichiers lors des téléchargements de fichiers.
Le système analyse le nom de fichier pour les métadonnées correspondantes en utilisant la syntaxe définie dans la convention de nommage du document, même si le nom de fichier contient des caractères supplémentaires. Tous les champs définis par la convention de nommage qui sont présents dans le même ordre dans le nom de fichier seront pré-remplis dans le champ Nom du document.
Si vous téléchargez une liste de téléchargement accompagnante, ses valeurs prévaudront sur celles dérivées du nom de fichier.
Cependant, si la liste de téléchargement contient des cellules vides pour des champs de métadonnées spécifiques, BIMcollab utilisera les valeurs extraites du nom de fichier pour plus de commodité.
Les codes ne sont pas sensibles à la casse, ils seront toujours importés en majuscules.
Pour de meilleurs résultats avec cette fonctionnalité, assurez-vous que vos noms de fichiers correspondent à la syntaxe de la Convention de Nommage de Document.