Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Les workflows de gestion documentaire utilisent les Phases du projet.
Pour participer à une phase, les utilisateurs doivent d'abord être ajoutés à son Équipe de phase. Les administrateurs attribuent ensuite des rôles utilisateur en fonction des responsabilités de l'utilisateur dans cette phase et définissent les autorisations d'accès.
Comme les équipes sont liées à des phases spécifiques, les informations affichées dans le menu Projet de chaque utilisateur peuvent varier selon les accès dont il dispose pour chaque projet.
📝 Remarque : Il existe trois types de rôles utilisateur dans un espace BIMcollab.
Rôle d’espace
Rôle d’espace
Le rôle d’espace définit si un utilisateur est administrateur de l’espace ou utilisateur standard. Ce rôle est attribué lors de l’ajout initial de l’utilisateur à l’espace et peut être modifié par la suite depuis la page Utilisateurs dans le portail Administration de l’espace.
Rôle au niveau du projet
Rôle au niveau du projet
Au niveau du projet, chaque membre de l’équipe peut se voir attribuer un rôle spécifique avec certaines autorisations. Après avoir créé ou modifié un membre de l’équipe, les chefs de projet peuvent également lui accorder des droits supplémentaires depuis la page Paramètres du projet.
Rôle d’équipe de phase
Rôle d’équipe de phase
Le rôle d’équipe de phase correspond aux autorisations qu’un utilisateur standard aura dans une phase, comme expliqué dans cet article.
💡 Astuce : Retrouvez un aperçu complet de tous les rôles utilisateur de BIMcollab dans notre article Rôles dans l’environnement BIMcollab
Ajouter un nouveau rôle d’équipe de phase
⚠️ Attention : Pour accéder à la partie Administration CDE et gérer les rôles d’équipe, les administrateurs doivent disposer d’une licence BIMcollab Twin (CDE).
Les administrateurs d’espace peuvent créer de nouveaux rôles d’équipe de phase en suivant les étapes ci-dessous :
Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut à droite et sélectionnez Administration de l’espace.
Cliquez sur l’onglet CDE
Dans le menu Paramètres, allez dans le menu Rôles utilisateur. Vous verrez une liste de tous les rôles d’équipe existants dans votre espace BIMcollab.
Appuyez sur le bouton Ajouter.
Saisissez un nom obligatoire pour le rôle d’équipe ainsi qu’une description facultative.
Cliquez sur le bouton Enregistrer pour terminer.
📝 Remarque : Plusieurs rôles par défaut sont disponibles pour vous aider à démarrer rapidement. Tous ces rôles peuvent être supprimés ou modifiés selon les besoins par l’administrateur.
Une fois un nouveau rôle d’équipe de phase créé, vous pouvez voir un aperçu des utilisateurs à qui ce rôle a été attribué sur la page Informations, ainsi que l’équipe concernée. Vous pouvez également modifier ou supprimer le rôle utilisateur ici.
Modifier les autorisations des rôles d’équipe de phase
Pour modifier ces autorisations, accédez d’abord au menu Rôles utilisateur dans la partie administration CDE :
Cliquez sur le rôle d’équipe de phase [1] que vous souhaitez modifier. Pour le retrouver rapidement, vous pouvez utiliser la barre de recherche.
Sélectionnez la page Autorisations [2] pour voir les autorisations actuellement attribuées au rôle.
Cliquez sur Modifier les autorisations [3] et effectuez les modifications nécessaires.
Une fois terminé, cliquez sur Enregistrer en bas de la page pour garder les modifications.
Autorisations
Pour chaque fonctionnalité, plusieurs actions différentes peuvent être définies. Voici les principales :
Voir
Ajouter
Modifier
Supprimer
Exécuter (terme général pour diverses actions propres à certaines fonctionnalités)
Pour chaque action, vous pouvez définir des autorisations spécifiques avec l’une des options suivantes : toujours, jamais, par propriété, ou mon entreprise.
⚠️ Attention : L’option Mon entreprise permet à un utilisateur d’accéder uniquement aux documents dont son entreprise est l’auteur.
⚠️ Attention : L’autorisation Par propriété contrôle l’accès du rôle utilisateur à certains documents selon leurs propriétés. Actuellement, seule la propriété Code du lot de travaux est prise en charge.
📝 Remarque : Pour utiliser le paramètre d’autorisation Par propriété, l’entreprise de l’utilisateur doit être liée à un lot de travaux. Chaque lot de travaux comprend un ou plusieurs codes de lot de travaux.
Lors du dépôt d’un document, vous pouvez remplir le champ Code du lot de travaux pour indiquer à quel lot de travaux appartient le document. Si le code correspond à un lot de travaux attribué à l’entreprise de l’utilisateur, celui-ci pourra effectuer l’action associée à cette autorisation.
Accès aux documents non publiés
Accès aux documents non publiés
Par défaut, les utilisateurs n’ont accès qu’aux documents publiés, qui ont été vérifiés et approuvés. Cependant, dans la section des autorisations, il est possible de permettre à l’utilisateur de voir et de modifier également les documents qui ne sont pas publiés. Ces documents se trouvent dans l’état Partagé.
💡 Astuce : Consultez notre article Workflow des états de documents BIMcollab pour plus d’informations sur l’état Partagé.
De plus, les autorisations pour les équipes de phase sont réparties en trois grandes catégories. Voici un aperçu de chaque catégorie et de l’impact de ses autorisations sur les rôles utilisateur.
Documents réguliers
Documents réguliers
Fait référence à toutes les actions applicables aux documents qui ne sont pas classés comme confidentiels. Les autorisations de cette catégorie contrôlent la capacité d’un utilisateur à effectuer les actions suivantes :
Archiver : Permet aux utilisateurs d’accéder à la section Fichiers archivés depuis la page Documents. Cela permet également d’autoriser ou de restreindre la possibilité d’archiver des documents actifs.
Activé
Désactivé
Modifier les liens : Donne la possibilité de créer ou de supprimer des liens entre des documents réguliers. Les fichiers liés seront visibles dans le menu liens du document.
Activé
Désactivé
Geler : Permet ou empêche les utilisateurs de geler des documents réguliers, les verrouillant contre toute modification ultérieure.
Activé
Désactivé
Utiliser l’ancienne table : Détermine comment les documents réguliers sont affichés dans la page Documents. Les utilisateurs peuvent basculer entre la liste des documents standard et l’ancienne vue en tableau.
Activé (Ancienne table)
Désactivé (liste de documents)
Publier manuellement un document : Active ou désactive l’option d’approuver manuellement les versions de documents réguliers à l’aide du bouton Approuver dans la page de détails du document. Seuls les documents qui ne font pas partie d’un workflow peuvent être approuvés manuellement. Une fois approuvé, le document apparaît dans le dossier Publié.
Activé
Désactivé
Documents confidentiels
Documents confidentiels
Parce que vous pouvez souhaiter garder certains documents ou modèles visibles uniquement pour des utilisateurs sélectionnés, ceux-ci peuvent également être ajoutés dans la catégorie Documents confidentiels sur la page Documents. Les autorisations de cette catégorie contrôlent la capacité d’un utilisateur à effectuer les actions suivantes :
Archiver : Permet aux utilisateurs d’accéder à la section Fichiers archivés depuis la page Documents. Cela permet également d’autoriser ou de restreindre la possibilité d’archiver des documents confidentiels.
Activé
Désactivé
Geler : Permet ou empêche les utilisateurs de geler des documents confidentiels, les verrouillant contre toute modification ultérieure.
Activé
Désactivé
Publier manuellement un document : Active ou désactive l’option d’approuver manuellement les versions de documents confidentiels à l’aide du bouton Approuver dans la page de détails du document. Seuls les documents qui ne font pas partie d’un workflow peuvent être approuvés manuellement. Une fois approuvé, le document apparaît dans le dossier Publié.
Activé
Désactivé
Autres autorisations
Autres autorisations
Workflow : Seuls les administrateurs de l’espace peuvent créer des workflows pour les documents ; cependant, la possibilité pour les autres rôles d’utilisateur de voir ces workflows dans l’onglet Paramètres peut être contrôlée via les autorisations. Si l’autorisation de visualisation est restreinte, le menu Workflow ne sera pas disponible ou sera grisé pour cet utilisateur s’il possède plusieurs rôles.
Activé
Modification en masse :
Ensemble de documents : Lors de la création d’un ensemble de documents, un project leader peut souhaiter que certaines personnes en soient responsables. Ainsi, les autorisations pour chaque rôle utilisateur peuvent être gérées, ce qui inclut la possibilité de voir, ajouter, modifier ou supprimer des ensembles de documents.
Voir activé
Ajout activé
Modification et suppression activées
Joindre des documents à des objets : Fait référence à la possibilité de joindre des documents à des composants 3D à partir de fichiers dans l’onglet Modèle. Si cette autorisation est restreinte, le bouton Joindre des documents ne sera pas disponible dans le panneau de documents lorsqu’un utilisateur sélectionne un élément dans la vue 3D depuis l’environnement Modèle.
Activé
📝 Remarque : Lors de la liaison d’un document, seuls les documents pour lesquels l’utilisateur dispose des droits nécessaires seront disponibles à la sélection. Les autres autorisations qui influencent ce qui est affiché dans cette liste incluent :
La possibilité de voir les documents
La possibilité de voir les documents confidentiels
De la même manière, lors de la sélection d’objets avec des documents joints, seuls les documents correspondant à vos autorisations seront affichés.
💡 Astuce : Pour en savoir plus sur la façon de joindre des documents à des éléments du modèle, vous pouvez consulter cet article : Joindre des documents à des éléments du modèle 3D
Modèle : Cette autorisation concerne l’onglet Modèle, et la possibilité pour un rôle utilisateur de voir et téléverser un modèle dans le WebViewer. Si l’autorisation Voir est restreinte, l’utilisateur pourra toujours accéder à l’onglet Modèle mais recevra un message indiquant Vous n’avez pas les droits nécessaires pour voir les modèles.
Désactivé
Téléversement : Contrôle si les utilisateurs sont autorisés à téléverser des fichiers dans le Model WebViewer. Si cette autorisation est restreinte, les utilisateurs peuvent toujours visualiser les modèles dans le WebViewer, mais verront le message Droits insuffisants pour téléverser des modèles en survolant le bouton Téléverser dans l’onglet de navigation.
Désactivé
Révisions : Contrôle la possibilité d’ajouter des révisions à un document, ainsi que de voir ou modifier les révisions existantes dans la section Révisions de l’onglet To do. Ces actions peuvent être gérées via les autorisations utilisateur.
Voir activé
Ajout activé
Modification activée
Lots de travaux : La fonctionnalité Lots de travaux permet de regrouper des documents, avec un contrôle supplémentaire sur leur visibilité, ainsi que sur la communication et les événements associés. Ainsi, un project leader peut souhaiter contrôler quels rôles utilisateurs peuvent voir, ajouter ou supprimer des lots de travaux via les autorisations.
Voir activé
Ajout activé
Modification et suppression activées
Codes de lots de travaux : Les documents sont liés aux lots de travaux en leur attribuant des codes de lots de travaux. Ces codes sont créés dans l’onglet Paramètres. Les autorisations permettent d’autoriser ou de restreindre la possibilité de voir, ajouter, modifier ou supprimer les codes de lots de travaux pour chaque rôle utilisateur.
Voir activé
Ajout activé
Modification et suppression activées
Conventions de nommage des documents : Un administrateur d’espace peut décider si des conventions de nommage des documents doivent être utilisées à chaque fois qu’un document est téléversé dans un projet. Certains rôles utilisateurs peuvent recevoir l’autorisation de lier une convention de nommage de document à une phase de projet. Cette action se fait dans l’onglet Paramètres.
Activé
Entreprise
Équipes
Utilisateurs
Paramètres
Droits d’édition sur les formats de fichiers pour les rôles utilisateurs de phase d’équipe
Chaque rôle utilisateur peut également avoir des autorisations prédéfinies qui permettent ou restreignent leur capacité à télécharger certains formats de fichiers qui sont téléversés dans les documents.
Cela peut être contrôlé individuellement par type de fichier, y compris :
Abréviation | Nom complet | Description |
DNG | Digital Negative | Un format d’image brute ouvert développé par Adobe pour la photographie numérique, conçu pour stocker les données d’image avec une perte minimale. |
DOCX | Document Microsoft Word | Un format de fichier de traitement de texte utilisé par Microsoft Word, prenant en charge le texte, les images, les tableaux et les fonctionnalités de mise en forme. |
DWG | Dessin | Un format de fichier propriétaire utilisé pour les dessins CAO 2D et 3D, couramment utilisé avec AutoCAD. |
IFC | Industry Foundation Classes | Un format de fichier ouvert et neutre utilisé dans la modélisation des informations du bâtiment (BIM) pour permettre l’interopérabilité entre les plateformes logicielles. |
IFCZIP | Fichier IFC compressé | Une version compressée au format ZIP d’un fichier IFC, utilisée pour réduire la taille du fichier afin de faciliter le partage et le stockage. |
Portable Document Format | Un format largement utilisé, développé par Adobe, pour présenter des documents de manière cohérente sur différents appareils et plateformes. |
PLN | Fichier projet Archicad | Un format de fichier propriétaire utilisé par le logiciel Archicad de Graphisoft pour enregistrer l’ensemble des données d’un projet BIM. |
RVT | Fichier projet Revit | Un format de fichier propriétaire utilisé par Autodesk Revit pour stocker des modèles BIM incluant l’architecture, la structure et les données CVC. |
SKP | Fichier Modèle SketchUp | Un format propriétaire utilisé par SketchUp pour stocker des Modèles 3D. |
XLSX | Feuille de calcul Microsoft Excel | Un format de feuille de calcul utilisé par Microsoft Excel pour organiser, analyser et visualiser des données à l’aide de tableaux, de formules et de graphiques. |
ZIP | Fichier d’archive compressé | Un format de fichier utilisé pour compresser un ou plusieurs fichiers dans une seule archive, réduisant ainsi la taille pour faciliter le stockage et le transfert. |
Pour modifier ces autorisations, commencez par accéder au menu Rôles utilisateur dans l’administration CDE :
1. Sélectionnez la page Droits sur les formats de fichiers (1).
2. Ici, vous pouvez voir quels formats de fichiers sont autorisés au téléchargement. Pour les modifier, cliquez sur le bouton Modifier les autorisations (2).
3. L’autorisation de téléchargement peut être réglée sur toujours ou jamais.
4. Cliquez sur enregistrer.