Veuillez noter : Cet article est une traduction générée par IA.
Les workflows de gestion de documents utilisent des Phases de Projet.
Pour participer à une phase, les utilisateurs doivent d'abord être ajoutés à son Équipe de Phase. Les administrateurs attribuent ensuite des Rôles d'utilisateur en fonction des responsabilités de l'utilisateur dans cette phase et définissent les autorisations d'accès.
Étant donné que les équipes sont liées à des phases spécifiques, les informations affichées sur les pages 'Mes Projets' et 'Tableau de bord' de chaque utilisateur peuvent varier considérablement. Les rôles permettent aux administrateurs de gérer la visibilité pour différentes parties du projet.
📝 Note : Il existe trois types de Rôles d'utilisateur qui peuvent exister dans un espace BIMcollab.
Rôle d'espace
Rôle d'espace
Le Rôle d'espace définit si un utilisateur est un Administrateur d'espace ou un utilisateur régulier. Ce rôle est attribué lorsque l'utilisateur est d'abord ajouté à l'espace et peut être modifié ultérieurement depuis la page Utilisateurs dans le portail Administration de l'espace.
Rôle au niveau du projet
Rôle au niveau du projet
Au niveau du projet, chaque membre de l'équipe peut se voir attribuer un rôle spécifique avec certaines autorisations. Après avoir créé ou modifié un membre de l'équipe, les chefs de projet peuvent également leur accorder des droits supplémentaires depuis la page Paramètres du projet.
Rôle d'équipe de phase
Rôle d'équipe de phase
Le rôle d'équipe de phase se réfère aux autorisations qu'un utilisateur régulier aura au sein d'une phase discutée dans cet article.
💡 Astuce : Obtenez un aperçu complet de tous les rôles d'utilisateur de BIMcollab dans notre article Rôles dans l'environnement BIMcollab
Ajouter un nouveau rôle d'équipe de phase
⚠️ Attention : Pour accéder au portail 'Administration des Documents' et gérer les rôles d'équipe, les administrateurs doivent avoir accès à une licence de gestion de documents.
Les administrateurs d'espace peuvent créer de nouveaux rôles d'équipe de phase en suivant les étapes décrites ci-dessous :
Cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite et sélectionnez Administration Twin.
Dans le menu des paramètres, allez à la page Rôles d'utilisateur. Vous verrez une liste de tous les rôles d'équipe existants dans votre espace BIMcollab.
Appuyez sur le bouton 'Ajouter'
Entrez un nom requis pour le rôle d'équipe ainsi qu'une description optionnelle.
Cliquez sur 'Enregistrer' pour terminer.
📝 Note : Il existe un certain nombre de rôles par défaut disponibles pour vous aider à démarrer rapidement. Tous ces rôles peuvent être supprimés et modifiés selon les besoins par l'administrateur.
Une fois qu'un nouveau rôle d'équipe de phase a été créé, vous pouvez voir un aperçu des utilisateurs auxquels ce rôle a été attribué sur la page d'Information, y compris l'équipe concernée. Vous pouvez également modifier ou supprimer le rôle d'utilisateur ici.
Modifier les autorisations pour les rôles d'équipe de phase
Pour modifier ces autorisations, accédez d'abord au module Rôles d'utilisateur dans le menu des paramètres du portail d'administration des documents :
Cliquez sur le Rôle d'équipe de phase [1] souhaité que vous souhaitez modifier. Pour le trouver rapidement, vous pouvez utiliser la barre de recherche.
Sélectionnez la page 'Permissions' [2] pour voir les permissions que le rôle a actuellement.
Cliquez sur 'Modifier les permissions' [3] et effectuez les modifications requises.
Une fois terminé, cliquez sur 'Enregistrer' en bas pour conserver les modifications.
Permissions
Pour chaque fonctionnalité, il existe un certain nombre d'actions différentes qui peuvent être définies. Celles-ci incluent les suivantes :
Voir
Ajouter
Modifier
Supprimer
Exécuter (terme général pour diverses actions uniques à certaines fonctionnalités)
Pour chaque action, vous pouvez définir des permissions spécifiques en utilisant l'une des options suivantes : toujours, jamais, par propriété, ou ma société.
⚠️ Attention : l'option 'Ma société' permet à un utilisateur d'avoir accès uniquement aux documents dont sa société est l'auteur.
⚠️ Attention : la permission 'Par propriété ' contrôle l'accès des rôles utilisateurs à des documents spécifiques en fonction de leurs propriétés. Actuellement, seule la propriété Code de lot de travaux est prise en charge.
📝 Note : Pour utiliser le paramètre de permission 'Par propriété', la société de l'utilisateur doit être liée à un Lot de travaux. Chaque Lot de travaux inclut un ou plusieurs Codes de lot de travaux.
Lors du téléchargement d'un document, vous pouvez remplir le champ Code de lot de travaux pour spécifier à quel Lot de travaux appartient le document. Si le code correspond à un Lot de travaux attribué à la société de l'utilisateur, l'utilisateur sera autorisé à effectuer l'action associée à cette permission.
Accès aux documents non publiés
Accès aux documents non publiés
Par défaut, les utilisateurs ont uniquement accès aux documents publiés, qui ont été révisés et approuvés. Cependant, dans la section des permissions, il est possible de permettre à l'utilisateur de voir et de modifier également les documents qui ne sont pas publiés. Ces documents se trouvent dans l'état Partagé.
💡 Astuce : Accédez à notre article workflow des états de document BIMcollab pour des informations sur l'état 'Partagé'.
De plus, les permissions pour les équipes de phase sont divisées en trois catégories principales. Voici un aperçu de chaque catégorie et de la manière dont ses permissions affectent les rôles utilisateurs.
Documents réguliers
Documents réguliers
Fait référence à toutes les actions applicables aux documents qui ne sont pas classés comme 'confidentiels'. Les autorisations dans cette catégorie contrôlent la capacité d'un utilisateur à effectuer les actions suivantes :
Archiver : Permet aux utilisateurs d'accéder à la section Fichiers archivés depuis la page Documents. Cela permet également de restreindre la capacité d'archiver des documents actifs.
Activé
Désactivé
Modifier les liens : Accorde la capacité de créer ou de supprimer des liens entre les documents réguliers. Les fichiers liés seront visibles dans le menu Liens du document.
Activé
Désactivé
Geler : Permet ou empêche les utilisateurs de geler les documents réguliers, les verrouillant contre toute modification ultérieure.
Activé
Désactivé
Utiliser le tableau hérité : Détermine comment les documents réguliers sont affichés sur la page Documents. Les utilisateurs peuvent basculer entre la liste de documents standard et la vue du tableau hérité.
Activé (Tableau hérité)
Désactivé (Liste de documents)
Publier manuellement le document : Active ou désactive l'option d'approuver manuellement les versions de documents réguliers à l'aide du bouton [Approuver] sur la page des détails du document. Seuls les documents qui ne font pas partie d'un workflow peuvent être approuvés manuellement. Une fois approuvé, le document apparaît dans le dossier Publié.
Activé
Désactivé
Documents Confidentiels
Documents Confidentiels
Parce que vous pouvez vouloir garder certains documents ou modèles visibles uniquement pour des utilisateurs sélectionnés, ceux-ci peuvent également être ajoutés sous la catégorie Documents Confidentiels sur la page Documents. Les permissions dans cette catégorie contrôlent la capacité d'un utilisateur à effectuer les actions suivantes :
Archiver : Permet aux utilisateurs d'accéder à la section Fichiers archivés depuis la page Documents. Cela permet également de restreindre la capacité d'archiver des documents confidentiels.
Activé
Désactivé
Geler : Permet ou empêche les utilisateurs de geler des documents confidentiels, les verrouillant contre toute modification ultérieure.
Activé
Désactivé
Publier manuellement le document : Active ou désactive l'option d'approuver manuellement les versions de documents confidentiels en utilisant le bouton [Approve] sur la page des détails du document. Seuls les documents qui ne font pas partie d'un workflow peuvent être approuvés manuellement. Une fois approuvé, le document apparaît dans le dossier Publié.
Activé
Désactivé
Autres autorisations
Autres autorisations
Workflow : Seuls les administrateurs de l'espace peuvent créer des workflows pour les documents ; cependant, la capacité de tout autre rôle utilisateur à voir ceux-ci dans la page des Paramètres peut être contrôlée à l'aide des permissions. Si la permission de visualisation est restreinte, le module Workflow ne sera pas disponible ou sera grisé pour cet utilisateur s'il a plusieurs rôles utilisateur.
Activé
Modification en masse :
Ensemble de documents : Lors de la regroupement de documents dans un ensemble de documents, un chef de projet peut souhaiter que certaines personnes en soient responsables. Ainsi, les permissions pour chaque rôle utilisateur peuvent être contrôlées, ce qui inclut la capacité de voir, ajouter, modifier ou supprimer des ensembles de documents.
Visualisation activée
Ajout activé
Modification et suppression activées
Joindre des documents à des objets : Fait référence à la capacité de joindre des documents à des composants 3D à partir de fichiers dans l'onglet Modèle. Si cette permission est restreinte, le bouton Joindre des documents ne sera pas disponible dans l'onglet des documents lorsqu'un utilisateur sélectionne un élément dans la vue 3D de l'environnement Modèle.
Activé
📝 Note : Lors de la jointure d'un document, seuls les documents pour lesquels un utilisateur a les droits pertinents seront disponibles pour la sélection. Les autres permissions qui affecteront ce qui est vu dans cette liste incluent.
La capacité de voir les documents
La capacité de voir les documents confidentiels
De même, lors de la sélection d'objets avec des documents joints, seuls les documents qui relèvent de vos permissions seront affichés.
💡 Astuce : Pour en savoir plus sur la façon de joindre des documents à des éléments de modèle, vous pouvez consulter cet article : Joindre des documents à des éléments de modèle 3D
Modèle : Cette autorisation se réfère à l'onglet Modèle, et à la capacité d'un rôle utilisateur à Voir et Télécharger un modèle dans le WebViewer. Si l'autorisation de Voir est restreinte, l'utilisateur pourra toujours accéder à l'onglet Modèle mais recevra un message indiquant "Vous n'avez pas les droits nécessaires pour voir les modèles".
Désactivé
Télécharger : Contrôle si les utilisateurs sont autorisés à télécharger des fichiers dans le Model WebViewer. Si cette autorisation est restreinte, les utilisateurs peuvent toujours voir les modèles dans le WebViewer, mais verront le message "Droits insuffisants pour télécharger des modèles" en survolant le bouton Télécharger dans l'onglet de navigation.
Désactivé
Révisions : Contrôle la capacité d'ajouter des révisions à un document, ainsi que de voir ou modifier les révisions existantes dans la section Révisions de la page To Do. Ces actions peuvent être gérées via les autorisations utilisateur.
Voir activé
Ajouter activé
Modifier activé
Paquets de travail : La fonctionnalité Paquets de travail permet de regrouper des documents, y compris un contrôle supplémentaire sur leur visibilité, ainsi que sur leur communication et événements associés. Ainsi, un project leader peut souhaiter contrôler quels rôles utilisateurs peuvent Voir, Ajouter ou Supprimer des paquets de travail en utilisant les autorisations.
Voir activé
Ajouter activé
Modifier et Supprimer activé
Codes de paquets de travail : Les documents sont liés aux Paquets de travail en leur attribuant des Codes de Paquets de Travail. Ces codes sont créés dans le module Paramètres. Les autorisations peuvent être utilisées pour permettre ou restreindre la capacité de voir, ajouter, modifier ou supprimer des Codes de Paquets de Travail pour chaque rôle utilisateur.
Voir activé
Ajouter activé
Modifier et Supprimer activé
Conventions de nommage des documents : Un administrateur d'espace peut déterminer si les Conventions de Nommage des Documents doivent être utilisées chaque fois que quelqu'un télécharge un document dans un projet. Certains rôles utilisateurs peuvent se voir accorder l'autorisation de lier une convention de nommage de document à une phase de projet. Cette action est effectuée dans la page Paramètres.
Activé
Entreprise
Équipes
Utilisateurs
Paramètres
Utilisateurs avec plusieurs rôles d'utilisateur
Les utilisateurs peuvent être assignés à plusieurs équipes, et les équipes peuvent être assignées à plusieurs phases de projet. Si les rôles d'utilisateur qui leur sont attribués ont des permissions variées, cela peut affecter la façon dont les menus et les fonctionnalités apparaissent pour l'utilisateur dans différentes conditions.
Exemple 1 : Utilisateur ajouté à une équipe
Un utilisateur fait partie uniquement de l'Équipe A, qui n'a été ajoutée qu'à une seule phase de projet.
En tant que consultant externe dans l'Équipe A, leur rôle d'utilisateur leur permet uniquement de voir les documents et le module de communication.
Cela signifie que tous les autres modules disponibles seront invisibles pour eux.
Exemple 2 : Utilisateur faisant partie de différentes équipes pour différentes phases de projet
Un utilisateur fait partie à la fois de l'Équipe A et de l'Équipe B pour différentes phases de projet à différents endroits et a différents rôles d'utilisateur de phase d'équipe pour chaque équipe.
En tant que chef de projet dans l'Équipe A, ils ont accès à tous les modules. Dans l'Équipe B, leur rôle de visualiseur les limite à ne voir que la communication et le modèle de documents.
S'ils naviguent vers une phase de projet où leurs permissions de rôle d'utilisateur de phase d'équipe sont plus restreintes, les modules pour lesquels ils ont des permissions dans l'autre rôle d'utilisateur seront grisés.
Exemple 3 : Utilisateur ayant plusieurs rôles au sein de la même phase de projet
Un utilisateur fait partie à la fois de l'Équipe A et de l'Équipe B au sein de la même phase de projet, mais a différents rôles d'utilisateur de phase d'équipe pour chaque équipe.
En tant que chef de projet dans l'Équipe A, ils peuvent effectuer n'importe quelle action. Dans l'Équipe B, leur rôle de visualiseur les limite à ne voir que les documents et à ne pas effectuer d'autres actions.
Étant donné que le rôle de chef de projet dans l'Équipe A accorde plus de permissions, il annule les restrictions de l'Équipe B. Par conséquent, les permissions sont effectivement combinées, donnant à l'utilisateur les permissions plus larges associées au rôle de chef de projet.
Droits d'édition pour les formats de fichiers pour les rôles d'utilisateur de phase d'équipe
Chaque rôle d'utilisateur peut également avoir des permissions prédéterminées qui permettent ou restreignent leur capacité à télécharger certains formats de fichiers qui sont téléchargés dans les documents.
Cela peut être contrôlé individuellement par type de fichier, y compris :
Abréviation | Nom complet | Description |
DNG | Digital Negative | Un format d'image brute ouvert développé par Adobe pour la photographie numérique, conçu pour stocker les données d'image avec une perte minimale. |
DOCX | Document Microsoft Word | Un format de fichier de traitement de texte utilisé par Microsoft Word, supportant le texte, les images, les tableaux et les fonctionnalités de mise en forme. |
DWG | Dessin | Un format de fichier propriétaire utilisé pour les dessins CAO 2D et 3D, couramment utilisé avec AutoCAD. |
IFC | Industry Foundation Classes | Un format de fichier ouvert et neutre utilisé dans la modélisation des informations du bâtiment (BIM) pour permettre l'interopérabilité entre les plateformes logicielles. |
IFCZIP | Fichier IFC compressé | Une version compressée en ZIP d'un fichier IFC, utilisée pour réduire la taille du fichier pour un partage et un stockage plus faciles. |
Portable Document Format | Un format largement utilisé développé par Adobe pour présenter des documents de manière cohérente sur différents appareils et plateformes. |
PLN | Fichier de projet Archicad | Un format de fichier propriétaire utilisé par le logiciel Archicad de Graphisoft pour enregistrer les données complètes d'un projet BIM. |
RVT | Fichier de projet Revit | Un format de fichier propriétaire utilisé par Autodesk Revit pour stocker des modèles BIM incluant des données d'architecture, de structure et de MEP. |
SKP | Fichier de modèle SketchUp | Un format propriétaire utilisé par SketchUp pour stocker des modèles 3D. |
XLSX | Feuille de calcul Microsoft Excel | Un format de feuille de calcul utilisé par Microsoft Excel pour organiser, analyser et visualiser des données à l'aide de tableaux, de formules et de graphiques. |
ZIP | Fichier d'archive compressé | Un format de fichier utilisé pour compresser un ou plusieurs fichiers en une seule archive, réduisant la taille pour un stockage et un transfert plus faciles. |
Pour modifier ces autorisations, commencez par naviguer vers le module des rôles d'utilisateur de la phase d'équipe dans les paramètres de l'espace :
1. Sélectionnez la page "Droits sur les formats de fichiers" (1).
2. Ici, vous pouvez voir quels formats de fichiers sont autorisés à être téléchargés, pour les modifier, sélectionnez le bouton "Modifier les autorisations" (2).
3. L'autorisation de téléchargement peut être basculée entre "toujours" et "jamais".
4. Cliquez sur enregistrer.