Nota: Este artículo es una traducción generada por IA.
Los workflows están diseñados para traducir los distintos procesos de coordinación de documentos dentro de un proyecto en una secuencia automática de tareas. Pueden añadirse tanto a nivel de ubicación, proyecto o fase de proyecto por el administrador del Espacio, quien también es responsable de definir los propios workflows.
❗ Advertencia: Los workflows solo se activan al usar la Carga avanzada de documentos, y no con la configuración de carga predeterminada.
⚠️ Atención: Los workflows se activan en el momento en que un miembro del equipo sube un nuevo documento que cumple con ciertas condiciones predefinidas.
Añadir un workflow de documentos
Como administrador, comienza navegando a la página de configuración del Espacio y luego al menú de Workflows. Aquí puedes ver todos los workflows que existen en tu Espacio, incluyendo información como si un workflow está Activo o no (1), nombre (2), orden (3), descripción (4) y a qué nivel dentro de la estructura espacial del proyecto está vinculado (5).
Para añadir un nuevo workflow, sigue estos pasos:
1. Haz clic en el botón Añadir (6).
2. Primero selecciona la ubicación, proyecto o fase de proyecto correspondiente donde quieres añadir el workflow.
Haz clic en Guardar.
3. En la siguiente página, introduce la información del workflow incluyendo los campos obligatorios Nombre y Orden.
📝 Nota: El número de orden determina la prioridad del workflow y cuándo debe activarse en comparación con otros, por lo que cada workflow necesita un número de orden único. Por ejemplo, un workflow con orden 0 significa que este workflow ocurrirá primero, y solo cuando se complete, se ejecutarán los siguientes (1, luego 2, luego 3, etc...).
4. Luego, introduce las condiciones que el documento debe cumplir para activar el workflow seleccionando desde los listados desplegables. Para cada propiedad, se pueden añadir varios valores.
Se puede usar la combinación de las siguientes propiedades:
Expresión regular del nombre del documento - Se refiere a un nombre de documento específico que puede estar compuesto por una combinación de números, letras y caracteres especiales. Si se utiliza una convención de nombres para una fase de proyecto, la expresión regular buscará el identificador de campo libre al final del nombre del documento.
Estructura espacial - Se refiere a la Ubicación, Edificio o Nivel al que se ha vinculado el documento.
Disciplina - La disciplina relevante con la que está asociado el documento, que es un metadato personalizado configurado por el administrador.
Etiquetas - Cualquier etiqueta personalizada que se haya añadido a la información del documento y que haya sido creada por el administrador.
Tipo de documento - Se refiere al tipo de documento especificado al subirlo, que puede ser Documento, Documentación, Plano, Imagen o Modelo.
Autor - Se refiere a la empresa a la que pertenece el usuario responsable de subir el documento.
Estado - El estado relevante que se haya determinado para el documento, que es un metadato personalizado configurado por el administrador.
Cuando termines, haz clic en Guardar.
Definir los pasos del workflow
Después de añadir la información inicial del workflow, podemos configurar los pasos del workflow. Cuando se añade un nuevo documento que cumple con las condiciones, el workflow se activa y luego monitoriza automáticamente el progreso y coordina todas las tareas.
Hay cuatro acciones estándar que pueden ocurrir, incluyendo una Ronda de auditoría, una Tarea de revisión, un Sello y una Notificación. Para añadir uno de estos pasos, haz clic en el botón Añadir acción y luego selecciona una de la lista desplegable.
Primero debes seleccionar una acción y luego definir los disparadores que siguen haciendo clic en el botón Añadir disparador.
A continuación, los detalles de cada tipo de acción.
Ronda de auditoría
Una ronda de auditoría puede usarse en un workflow como una forma de recopilar comentarios de varios interesados sobre un documento.
Si se activa una ronda de auditoría, se crearán automáticamente tareas de auditoría personales para cada interesado, que pueden completarse en paralelo. El siguiente paso del workflow depende de si se añaden comentarios a la tarea por parte de los usuarios responsables antes del vencimiento de la ronda de auditoría.
Una ronda de auditoría tiene las siguientes propiedades:
1. Descripción: descripción de la ronda de auditoría, solo para referencia.
2. Responsable: se pueden añadir uno o más usuarios como responsables y se crea una tarea de auditoría por cada responsable. Los miembros del equipo de la misma empresa pueden completar las tareas de auditoría de los demás, pero la persona a la que se le asignó originalmente la tarea siempre aparecerá como responsable.
3. Duración: número de días que la tarea de auditoría estará abierta. El vencimiento de esta tarea se determina por la duración.
📝 Nota: El responsable asignado automáticamente por el workflow puede cambiarse más adelante desde la página de detalles de la tarea de auditoría creada.
Después del vencimiento, el resultado de las tareas de auditoría dentro de la ronda de control se evalúa y se inicia el siguiente paso del workflow. Una ronda de auditoría tiene los siguientes resultados que se pueden añadir :
Comentarios: se han dejado comentarios en una o más tareas de auditoría dentro del plazo.
Sin comentarios: no se han dejado comentarios en ninguna de las tareas de auditoría. Las tareas no completadas dentro del plazo también cuentan como sin comentario. Por lo tanto, la ronda de auditoría no depende de que todas las tareas se completen.
Ejecutar siempre: ejecutar el siguiente paso del workflow sin importar el resultado.
Revisión
Una Revisión puede usarse para rechazar o aprobar un documento dentro del workflow según el comentario de un interesado sobre el documento.
Si se activa una acción de revisión en un workflow, se creará automáticamente una tarea de revisión donde se pueden asignar varias personas responsables, pero la tarea termina en cuanto la primera persona la complete.
Una acción de revisión tiene las siguientes propiedades:
1. Descripción: descripción de la tarea de revisión, solo para referencia.
2. Responsable: los usuarios autorizados para realizar la revisión. Se pueden añadir varias personas como responsables, pero quien la complete primero cerrará la tarea. Por lo tanto, solo se crea una tarea de revisión por revisión.
3. Duración: el número de días que la revisión estará abierta. Tras el vencimiento, la tarea de revisión se vuelve urgente, pero el workflow no continúa hasta que la tarea se complete.
4. Para Publicar casilla: Si se selecciona, una vez que la tarea de revisión sea aprobada, los documentos asociados aparecerán en la carpeta Publicados.
📝 Nota: El responsable asignado automáticamente por el workflow puede cambiarse más adelante desde la página de detalles de la tarea de revisión creada.
A diferencia de la ronda de auditoría, una revisión no se evalúa hasta que la tarea se complete. El vencimiento es solo informativo. Una revisión tiene dos resultados:
Aprobado: la revisión fue positiva y aprobada.
Rechazado: la revisión fue negativa, se puede añadir una explicación en forma de texto o anexo.
Ejecutar siempre: ejecutar el siguiente paso del workflow sin importar el resultado.
📝 Nota: Para saber más sobre los estados de aprobación de documentos y workflows, consulta este artículo.
Sello
Como resultado de una tarea de Auditoría o Revisión, se puede colocar un sello automático en un documento según el resultado.
En las propiedades de esta acción, se puede seleccionar uno de los sellos de documento del Espacio.
📝 Nota: Los sellos de documento pueden ser añadidos por el administrador desde la página del portal de administración. Lee más sobre cómo crear sellos aquí: Crear sellos
Notificación
Una acción de notificación envía una notificación a los destinatarios seleccionados.
En las propiedades de la acción de notificación, la información de la notificación puede contener:
1. Asunto: el asunto del mensaje, que también será el asunto del correo electrónico enviado.
2. Destinatarios: los usuarios que recibirán la notificación.
3. Mensaje: una explicación en texto.
📝 Nota: Las notificaciones pueden programarse para enviarse en cualquier momento dentro del workflow. Si tú, como usuario, eres destinatario, esta notificación se enviará por correo electrónico pero también será visible en tu panel de datos personal dentro de la pestaña Tareas pendientes.
Activar y desactivar workflows
Todos los workflows pueden activarse o desactivarse directamente desde la página de resumen del workflow. Una vez activado, el interruptor se pondrá en verde.
Si es necesario, también es posible desactivar todos los workflows al mismo tiempo haciendo clic en el botón Desactivar todos los workflows en la página de resumen de workflows.
Editar workflows
Es posible editar los detalles de un workflow en una etapa posterior. Sin embargo, la Ubicación, el Proyecto y la Fase del Proyecto a los que está asociado el workflow no se pueden cambiar.
Dependiendo de si un workflow está activo o no, se puede editar lo siguiente:
La información se puede editar en cualquier momento, independientemente de si el workflow está activo o no.
Las condiciones se pueden editar en cualquier momento, independientemente de si el workflow está activo o no.
Los pasos solo se pueden editar si el workflow está desactivado.
📝 Nota: Para ver más información sobre cada uno de los pasos del workflow, puedes hacer clic en el nombre para expandir o contraer cada acción. Por ejemplo, puedes ver quién es responsable de una tarea o quiénes son los destinatarios de una notificación, etc.
💡 Consejo: Para más información sobre cómo los usuarios habituales pueden ver los detalles de los workflows que se han creado para un proyecto, así como sus documentos asociados, consulta este artículo: Ver workflows activos como usuario.