Nota: Este artículo es una traducción generada por IA.
En la gestión de documentos de BIMcollab, el uso de Workflows permite procesos de aprobación de proyectos automáticos para tus documentos. Esto significa que los administradores del Espacio pueden transformar varias tareas (y sus resultados) en secuencias automáticas de eventos.
💡 Consejo: Si eres administrador del Espacio, puedes aprender más sobre cómo añadir y crear workflows en este artículo: Workflows en la gestión de documentos de BIMcollab.
Un workflow se activa cuando un usuario sube un documento que cumple con los criterios predefinidos del workflow. Según las acciones del workflow, se pueden asignar automáticamente tareas específicas a los usuarios, y estos pueden ver los detalles de los Workflows activos en el proyecto.
Como usuario, puedes ser asignado como responsable de Tareas de auditoría o Tareas de revisión, o puedes ser el destinatario de una notificación según un workflow.
Mientras que solo los administradores pueden configurar y editar un workflow, los usuarios regulares pueden ver los workflows que están activos en su proyecto de dos maneras: a través de la Pestaña de Configuración o la Pestaña de Documentos.
⚠️ Atención: Un workflow se activa cuando un miembro del equipo sube un documento nuevo o una nueva versión que cumple con los criterios predefinidos; no se aplicará a documentos existentes en la fase.
Visualización de Workflows
Entender cómo ver y hacer seguimiento de los workflows dentro de tus proyectos es esencial para estar al tanto del estado y avance de las distintas tareas. A continuación, te guiamos por los pasos para acceder y revisar los workflows asociados a fases y documentos específicos del proyecto.
Pestaña de Configuración
El menú de Workflows bajo la Pestaña de Configuración mostrará todos los workflows que están actualmente activos en la fase específica del proyecto seleccionada.
Primero navega al proyecto o fase donde se ha añadido un workflow
Selecciona la Pestaña de Configuración en la barra horizontal superior
Navega a la pestaña de Workflows
Aquí se mostrarán todos los workflows que están activos en la fase actual del proyecto
La información del workflow incluye su Nombre, Orden, Descripción y la fase a la que está vinculado.
⚠️ Atención: Un usuario debe tener los permisos necesarios activados para Ver Configuración y Workflows, de lo contrario la Pestaña de Configuración o el menú de Workflows no serán visibles para ti. Si no tienes los permisos adecuados, contacta con el administrador de tu Espacio.
Seleccionar el nombre de un workflow te llevará al menú de Resumen del Workflow, que se explica más adelante en este artículo.
Pestaña de Documentos
En la Pestaña de Documentos, un usuario puede ver con qué workflows está asociado un documento específico.
Primero navega al proyecto o fase donde se ha añadido un workflow
Selecciona la Pestaña de Documentos desde la barra horizontal superior o la barra lateral izquierda
Selecciona el número de documento que te interesa
Navega a la pestaña de Workflows
Aquí se mostrará cualquier workflow activo del que forme parte el documento
La información del workflow incluye:
Número de versión del documento que activó el workflow
Nombre del Workflow
Fecha en que se inició el workflow (según cuándo se subió y activó el documento)
Cualquier paso activo del workflow relacionado con el documento
Número total de pasos completados en el workflow
Seleccionar el nombre de un workflow te llevará al menú de Resumen del Workflow, que se explica más adelante en este artículo.
💡 Consejo: Para ver un historial completo de todas las acciones realizadas sobre un documento, también puedes ir al menú Eventos del documento. Aquí encontrarás un registro de acciones que incluye todas las acciones previas realizadas sobre un documento como resultado de pasar por un workflow, así como cualquier acción adicional ocurrida fuera del workflow.
Resumen del Workflow
Al seleccionar el nombre de un workflow, ya sea desde la Pestaña de Configuración o la Pestaña de detalles del Documento, se mostrará la página de resumen del workflow, que puede leerse como una tabla o panel de datos.
Esto se compone de varias columnas diferentes:
Listado de documentos: Todos los documentos que cumplieron las condiciones para el workflow aparecerán listados a la izquierda, junto con su descripción y número de versión.
Información general del Workflow: Resumen general de todo el proceso, incluyendo cuándo comenzó el workflow para un documento en particular y su estado de finalización.
Pasos del Workflow: Desglose de cada paso en el workflow, donde cada tipo se distingue por su color e ícono:
Rondas de auditoría son amarillas e incluyen información como cuándo se inició, su estado y resultado (comentarios). También se muestran las tareas individuales de auditoría para los responsables, incluyendo el estado de la tarea, fecha de finalización y resultado (comentarios).
Tareas de revisión son verdes e incluyen información como cuándo se inició, su estado y cuándo se completó la revisión.
Acciones de sello son naranjas e incluyen cuándo se colocó el sello en un documento.
Acciones de notificación son azules e incluyen cuándo se envió la notificación.
Cómo leer el resumen del workflow para un documento
Cada documento se mostrará en su propia fila, y la información del workflow para ese documento en particular se puede leer de forma horizontal.
Una vez que un workflow se ha activado, es fácil seguir su avance general según la información de estado en la columna general del workflow:
Workflow general
x/x pasos completados: Si un workflow aún no está completo para un documento, su estado será abierto y mostrará cuántos pasos se han completado del total.
Completado: Solo cuando todos los responsables hayan realizado sus tareas asignadas por el workflow para un documento, su estado será completo.
Una vez que se ha iniciado un paso en el workflow, también se puede hacer seguimiento de su estado, que se basa en los resultados del ítem de Tareas pendientes correspondiente:
Ronda de auditoría
Acción general:
Tareas abiertas: No todas las personas responsables han completado sus tareas todavía.
No hay tareas abiertas: Todas las personas responsables han completado sus tareas de auditoría.
Tarea individual:
Abierta: La persona responsable aún no ha completado la tarea de auditoría.
Auditada: La persona responsable ha completado la tarea, con o sin comentarios.
Urgente: El vencimiento de la ronda de auditoría ha pasado y la tarea aún no se ha completado.
Revisada (fuera de plazo): La tarea se completó después del vencimiento de la ronda de auditoría.
Revisada (tras cancelar): La tarea se completó después de que la ronda de auditoría fuera cancelada.
No revisada: Se subió una nueva versión del documento cuando el estado de la tarea de auditoría era 'Urgente'.
Cancelada: La ronda de auditoría fue cancelada, o se subió una nueva versión del documento cuando el estado de la tarea de auditoría era 'Abierta'.
Tarea de revisión
Abierta: La persona responsable aún no ha completado la tarea de revisión.
Urgente: El vencimiento de la tarea ha pasado y aún no se ha completado.
Aprobado: La persona responsable ha completado la tarea aprobando el documento.
Rechazado: La persona responsable ha completado la tarea rechazando el documento.
Cancelada: Se subió una nueva versión del documento antes de que se completara la tarea de revisión.
Detalles del workflow
Haz clic en Detalles para ver toda la información sobre el workflow según lo haya configurado el administrador. Esto incluye:
Información - describe las condiciones relevantes y los pasos del workflow definidos por el administrador.
Documentos en el workflow - muestra un resumen de todos los documentos cuyos detalles cumplen los criterios para activar el workflow.
Eventos - resumen de cuándo se añadió, activó o desactivó el workflow.
💡 Consejo: Para ver más información sobre cada uno de los pasos del workflow, haz clic en el nombre para expandir o contraer cada acción. Por ejemplo, puedes ver quién es responsable de una tarea o quiénes son los destinatarios de una notificación.