Por favor, ten en cuenta: Este artículo es una traducción generada por IA.
En la gestión de documentos de BIMcollab, se pueden añadir sellos a documentos PDF a través de un paso programado en un workflow donde pueden representar diversa información.
⚠️ Atención: Solo es posible añadir sellos a documentos en formato PDF. Si cualquier otro tipo de documento activa el workflow, la acción de sello se omitirá y el siguiente paso continuará.
📝 Nota: Si un PDF consta de varias páginas, los sellos se colocarán solo en la primera página del documento.
Uso de sellos
En el proceso de construcción, añadir un sello a los documentos puede indicar que los documentos han sido revisados y aprobados/rechazados por las partes necesarias. En el ejemplo a continuación, el sello de aprobación en el workflow significa que el documento cumple con todos los requisitos y que está listo para su uso en el proceso de construcción.
Paso de sello programado por un workflow:
Sello aplicado automáticamente a un documento:
Los sellos tienen múltiples propósitos:
Indicación de estado: Los sellos pueden mostrar el estado del documento, como si está aprobado o rechazado después de que una tarea de revisión haya sido completada por la persona responsable.
Verificación de versión: Al añadir un código QR, se puede escanear para verificar si el documento es la última versión dentro de BIMcollab.
Por estas razones, hay varias opciones sobre qué información se puede incluir en un sello:
Porción de texto libre
Hora de aprobación o rechazo
Nombre de la persona que aprobó/rechazó el documento
Código QR
Crear un sello
Para crear un nuevo sello, primero haz clic en el ícono de engranaje en la parte superior derecha para abrir la página del administrador.
⚠️ Atención: Solo los administradores del espacio pueden crear nuevos sellos y workflows. Consulta este artículo para obtener más información sobre las capacidades de administración: Comenzar con BIMcollab para Administradores
Haz clic en la sección 'Sellos de Documentos' del menú.
Haz clic en el botón 'Añadir'.
Rellena la información para tu nuevo sello. A medida que se añada la información, la vista previa se actualizará. Los campos obligatorios estarán marcados con un '*'. Haz clic en guardar una vez que hayas terminado.
InformaciónNombre: Identificación del sello que lo hace reconocible. Este campo no se usará en el sello.
Resultado de auditoría: Se utiliza para agrupar sellos según su estado, sellos que son para documentos 'Rechazados' o 'Aprobados'. Al crear un workflow, esto permite filtrar rápidamente los sellos relevantes según el resultado de la acción, omitiendo la posibilidad de asignar el sello de estado incorrecto.
Texto: Campo de texto libre que se mostrará como el título del sello.
Color: Elige un color para todo el sello.
Con fecha y hora: Añade la fecha y hora actuales al sello (en el momento en que se activó este paso en el workflow)
Imprimir nombre de la persona: Añade el nombre de la persona que aprobó/rechazó el documento
📝 Nota: Dependiendo de dónde se coloque una acción de sello en un workflow, el campo de nombre de la persona se llenará con el nombre de la persona que realizó la última acción:
Si un sello se coloca al inicio de un workflow, aparecerá el nombre de la persona que subió el documento
Si un sello se coloca después de una acción de Auditoría o Revisión, aparecerá el nombre de quien aprobó o rechazó el documento
Si un sello se coloca después de una notificación que viene después de una acción de Auditoría o Revisión, aparecerá el nombre de quien aprobó o rechazó el documento
Código QR
Con código QR: Determina si se incluirá un código QR en el sello.
Tamaño fijo (Tamaño (mm)): Si es necesario, determina el tamaño del código QR. El código QR es un cuadrado y el número en mm indica el tamaño de cada lado.
Posicionamiento en la página
Posicionamiento en la página: Elige una de las cuatro posiciones de esquina predefinidas.
Desplazamiento-X (mm): Desplazamiento en la dirección X relativo a la posición seleccionada.
Desplazamiento-Y (mm): Desplazamiento en la dirección Y relativo a la posición seleccionada.
Una vez que el sello está definido, puedes encontrarlo bajo 'Sellos de Documento'. Haz clic en el nombre del sello para abrir sus detalles.
💡 Consejo: También se puede realizar una prueba desde la página de detalles del sello para ver si el sello es satisfactorio. Desde el listado de sellos, haz clic en el sello requerido. En la página de detalles del sello, en el menú inferior, primero elige un archivo PDF que quieras probar desde 'Elegir archivo', luego selecciona el botón Probar sello. Se descargará un PDF que incluye el sello en el documento en la posición elegida.
Editar un Sello
Los sellos pueden ser editados y ajustados en cualquier momento haciendo clic en el botón 'Editar' (1).
Este cambio solo se reflejará en las nuevas versiones de documentos que se suban posteriormente, y no cambiará la apariencia del sello en las versiones existentes.
Los sellos también pueden ser eliminados haciendo clic en el botón 'Eliminar' (2). Los sellos utilizados en workflows no pueden ser eliminados, como se indicará en el mensaje de advertencia.
Integrar Sellos en tu Workflow
Los sellos pueden ser añadidos en cualquier punto de un workflow. También es posible colocar más de un sello en un documento dentro de un solo workflow.
Cuando los sellos se añaden después de una tarea de Auditoría o Revisión, solo algunos específicos podrían estar disponibles después de ciertos disparadores dependiendo de si estos fueron agrupados durante la creación del sello usando el campo Resultado de Auditoría.
Para añadir un sello después de una tarea de Auditoría o Revisión, añade al menos un disparador que defina el resultado. Para Rondas de Auditoría esto será 'Comentarios' o 'Sin comentarios', y para Revisiones esto será 'Aprobado' o 'Rechazado'.
Aquí hay un ejemplo de cómo usar un sello para ilustrar el resultado de una Ronda de Auditoría:
Después de un disparador (Comentarios o Sin comentarios), selecciona el menú desplegable 'Añadir acción' y selecciona 'Añadir acción de sello'.
Aparecerá el panel de información que muestra en qué workflow el sello está activo, así como el tipo de disparador al que está adjunto basado en el resultado de la ronda de auditoría.
Selecciona qué sello te gustaría usar del menú desplegable. Solo se mostrarán los sellos que fueron agrupados en el resultado de Auditoría relevante (en este caso Rechazado) para el disparador.
Una vez que el workflow ha sido activado y el vencimiento de la Ronda de Auditoría ha pasado, si la persona responsable hizo comentarios sobre el documento, el sello 'Para Revisión' se colocará automáticamente.
💡 Consejo: Para aprender más sobre cómo crear y añadir workflows a las fases de tu proyecto como administrador, consulta este artículo: Workflows en BIMcollab
Información del Código QR
Cuando un sello incluye un código QR, al escanearlo con la cámara de tu smartphone o tablet se abre un enlace.
A continuación, aparecerá una pantalla verde o roja en la página web. Solo el código QR para la última versión del número de documento mostrará una pantalla verde, todas las versiones anteriores mostrarán una pantalla roja. Esto facilita verificar si la versión del dibujo que estás viendo es la más reciente.