Nota: Este artículo es una traducción generada por IA.
En la gestión de documentos de BIMcollab, se pueden añadir sellos a los documentos PDF mediante un paso programado en un workflow, o como parte de una aprobación manual, donde pueden representar diversa información.
⚠️ Atención: Solo es posible añadir sellos a documentos en formato PDF. Si cualquier otro tipo de documento activa el workflow, la acción de sello se omitirá y el siguiente paso continuará.
Si un PDF tiene varias páginas, los sellos solo se colocarán en la primera página del documento.
Uso de los sellos
En el proceso de construcción, añadir un sello a los documentos puede indicar que estos han sido revisados y aprobados/rechazados por las partes necesarias. En el ejemplo siguiente, el sello de aprobación en el workflow significa que el documento cumple con todos los requisitos y que está listo para ser utilizado en el proceso de construcción.
Paso de sello programado por un workflow:
Sello aplicado automáticamente a un documento:
Los sellos cumplen varias funciones:
Indicación de estado: Los sellos pueden mostrar el estado del documento, como si está aprobado o rechazado después de que la persona responsable haya completado la tarea de revisión.
Verificación de versión: Al añadir un código QR, se puede escanear para verificar si el documento es la última versión dentro de BIMcollab.
Por estas razones, existen varias opciones sobre qué información puede incluir un sello:
Campo de texto libre
Hora de aprobación o rechazo
Nombre de la persona que aprobó/rechazó el documento
Código QR
Crear un sello
Para crear un nuevo sello, ve a la página de Administración del Espacio y luego a la pestaña de Configuración de DMS.
⚠️ Atención: Solo los administradores del espacio pueden crear nuevos sellos y workflows. Consulta este artículo para saber más sobre las capacidades de los administradores: Primeros pasos con los documentos de BIMcollab para administradores.
Haz clic en la sección 'Sellos de documento' del menú (1).
Haz clic en el botón 'Añadir' (2).
Rellena la información para tu nuevo sello. A medida que añadas la información, la vista previa se actualizará. Los campos obligatorios estarán marcados con un '*'. Haz clic en guardar cuando termines.
InformaciónNombre: Identificación del sello para que sea reconocible. Este campo no se usará en el sello.
Tipo de sello: Se utiliza para agrupar los sellos según su estado, sellos para documentos 'Rechazados' o 'Aprobados'. Al crear un workflow, esto permite filtrar rápidamente los sellos relevantes según el resultado de la acción, evitando asignar un sello de estado incorrecto.
Texto: Campo de texto libre que se mostrará como el título del sello.
Color: Elige un color para todo el sello.
Con fecha y hora: Añade la fecha y hora actual al sello (en el momento en que se activa este paso en el workflow)
Imprimir nombre de la persona: Añade el nombre de la persona que aprobó/rechazó el documento
📝 Nota: Dependiendo de dónde se coloque la acción de sello en un workflow, el campo de nombre de la persona se rellenará con el nombre de quien realizó la última acción:
Si el sello se coloca al inicio de un workflow, aparecerá el nombre de quien subió el documento
Si el sello se coloca después de una acción de Auditoría o Revisión, aparecerá el nombre de quien aprobó o rechazó el documento
Si el sello se coloca después de una notificación que sigue a una acción de Auditoría o Revisión, aparecerá el nombre de quien aprobó o rechazó el documento
Código QR
Con código QR: Determina si se incluirá un código QR en el sello.
Tamaño fijo (Tamaño (mm)): Si es necesario, determina el tamaño del código QR. El código QR es un cuadrado y el número en mm indica el tamaño de cada lado.
Posicionamiento en la página
Posicionamiento en la página: Elige una de las cuatro esquinas predefinidas.
Desplazamiento-X (mm): Desplazamiento en la dirección X respecto a la posición seleccionada.
Desplazamiento-Y (mm): Desplazamiento en la dirección Y respecto a la posición seleccionada.
Una vez que el sello está definido, lo puedes encontrar en 'Sellos de documento'. Haz clic en el nombre del sello para abrir sus detalles.
💡 Consejo: También puedes hacer una prueba desde la página de detalles del sello para ver si el sello es satisfactorio. Desde el listado de sellos, haz clic en el sello que necesites. En la página de detalles del sello, en el menú inferior, primero elige un archivo PDF que quieras probar desde 'Elegir archivo', luego selecciona el botón Probar sello. Se descargará un PDF que incluye el sello en el documento en la posición elegida.
Editar un sello
Los sellos se pueden editar y ajustar en cualquier momento haciendo clic en el botón 'Editar' (1).
Este cambio solo se reflejará en las nuevas versiones de documentos que se suban después, y no cambiará la apariencia del sello en las versiones existentes.
Los sellos también se pueden eliminar haciendo clic en el botón 'Eliminar' (2). Los sellos que se usan en workflows no se pueden eliminar, como se indicará en el mensaje de advertencia.
Integra sellos en tu workflow
Los sellos se pueden añadir en cualquier punto de un workflow. También es posible colocar más de un sello en un documento dentro de un mismo workflow.
Cuando los sellos se añaden después de una tarea de Auditoría o Revisión, solo algunos específicos pueden estar disponibles tras ciertos disparadores, dependiendo de si se agruparon durante la creación del sello usando el campo de Resultado de Auditoría.
Para añadir un sello después de una tarea de Auditoría o Revisión, añade al menos un disparador que defina el resultado. Para Rondas de Auditoría será 'Comentarios' o 'Sin comentarios', y para Revisiones será 'Aprobado' o 'Rechazado'.
Aquí tienes un ejemplo de cómo usar un sello para ilustrar el resultado de una Ronda de Auditoría:
Después de un disparador (Comentarios o Sin comentarios), selecciona el desplegable 'Añadir acción' y elige 'Añadir acción de sello'.
Aparecerá el panel de información que muestra en qué workflow está activo el sello, así como el tipo de disparador al que está vinculado según el resultado de la ronda de auditoría.
Selecciona el sello que quieras usar en el desplegable. Solo se mostrarán los sellos que se agruparon en el resultado de Auditoría relevante (en este caso Rechazado) para el disparador.
Una vez que el workflow se haya activado y haya pasado el vencimiento de la Ronda de Auditoría, si la persona responsable hizo comentarios sobre el documento, el sello 'Para revisión' se colocará automáticamente.
💡 Consejo: Para saber más sobre cómo crear y añadir workflows a las fases de tu proyecto como administrador, consulta este artículo: Workflows en BIMcollab
Información del código QR
Cuando un sello incluye un código QR, al escanearlo con la cámara de tu smartphone o tablet se abre un enlace.
A continuación, aparecerá una pantalla verde o roja en la página web. Solo el código QR de la última versión del número de documento mostrará una pantalla verde, todas las versiones anteriores mostrarán una pantalla roja. Esto facilita comprobar si la versión del plano que estás viendo es la más reciente.