Nota: Este artículo es una traducción generada por IA.
En BIMcollab, la aprobación de documentos forma parte del proceso de gestión documental. Los documentos pueden ser aprobados (aparecen en la pestaña Documentos Publicados) de dos maneras, dependiendo de si el documento forma parte de un workflow:
Si no forma parte de un workflow: Esto se puede hacer manualmente desde la página de Detalles del Documento
Si sí forma parte de un workflow: La aprobación se realiza en función del resultado de una tarea de Revisión
⚠️ Atención: Por defecto, los usuarios pueden ver los documentos en la categoría Publicados. Si un usuario necesita acceso a documentos Compartidos (no publicados), el administrador debe activarlo a nivel de proyecto según el rol del equipo del proyecto, o a nivel de fase
yendo a Rol del grupo > Permisos y marcando la casilla "Tiene acceso a documentos no publicados."
Aprobar un documento manualmente
📝 Nota: Para poder aprobar documentos manualmente, los usuarios deben tener un rol de usuario de proyecto adecuado, o un rol de fase con los permisos correspondientes, incluyendo el permiso para "Aprobar documentos manualmente".
Las versiones de los documentos pueden ser aprobadas en cualquier momento usando el botón [Aprobar] en la página de detalles del documento.
Ve a la pestaña de documentos.
Selecciona el número del documento que deseas aprobar.
Haz clic en el botón [Aprobar] que se encuentra en la barra de acciones.
Aparecerá una ventana preguntando si deseas publicar la última versión del documento. Haz clic en "Sí, publicar".
El documento ahora será visible en el listado de Documentos Publicados.
Una vez que una versión de documento ha sido aprobada, el botón Aprobar documento desaparecerá. Solo cuando se suba una nueva versión del documento, este botón volverá a estar disponible.
La información sobre la aprobación, incluyendo la persona que lo aprobó, queda registrada en la pestaña Eventos de la página de detalles del documento.
Aprobar un documento PDF con un sello
Específicamente para documentos PDF, puedes añadir un sello de aprobación al documento al publicarlo manualmente.
Desde la pestaña de documentos, selecciona un documento PDF que quieras aprobar.
Haz clic en el botón [Aprobar] que se encuentra en la barra de acciones.
Aparecerá una ventana preguntando si deseas añadir un sello. Solo puedes seleccionar sellos basados en el tipo de sello Aprobado existente, el tipo de sello Rechazado no está disponible.
Previsualiza el sello seleccionado en la misma ventana y publica el documento. El sello se colocará en la portada del documento PDF en la posición determinada por la configuración del sello.
Aprobar un documento a través de una Revisión
Si un documento forma parte de un workflow, los documentos también pueden ser aprobados al completar Tareas de Revisión. Cuando el administrador crea una acción de Revisión, hay una casilla opcional "Para publicar". Si se selecciona, una vez que la tarea de revisión sea aprobada, los documentos asociados aparecerán en la carpeta Publicados. El resultado de la revisión - Aprobado o Rechazado - no solo determina el siguiente paso en el workflow, sino también el estado que recibirá la tarea de revisión y bajo qué filtro aparecerá el documento.
Con esta opción, los documentos solo pueden ser aprobados por la persona responsable de la Tarea de Revisión. La finalización de esta tarea también estará sujeta a un vencimiento determinado en el workflow.
Si la casilla «Para publicar» no está seleccionada, la aprobación de una Tarea de Revisión no publica el documento. El documento permanece en la categoría Compartidos con un icono de aprobación y no aparece en la carpeta Publicados. Esta opción es útil para revisiones intermedias, cuando un documento necesita varias rondas de comentarios y aprobaciones antes de llegar a su versión definitiva. Para publicar el documento, añade al workflow una última acción de Revisión con la casilla «Para publicar» seleccionada.
💡 Consejo: Para más información sobre cómo los usuarios habituales pueden ver los detalles de los workflows creados para un proyecto y sus documentos asociados, consulta este artículo: Ver workflows activos como usuario
Se activa una acción en un workflow que requiere iniciar una Tarea de Revisión de documento, y se asignan las personas responsables.
Si la casilla «Para publicar» está seleccionada en la Tarea de Revisión, el documento pasa a la carpeta Publicados una vez aprobado. De lo contrario, permanece en Compartidos con un icono de aprobación.
Una persona responsable completará la tarea de revisión seleccionando el botón [Aprobar] para la tarea de Revisión correspondiente.
El documento pasará de la categoría Compartidos a la categoría Publicados
Cuando se sube una nueva versión de un documento, se activa automáticamente otra Tarea de Revisión si los metadatos de la nueva versión coinciden con los criterios del workflow. El proceso de revisión de esta versión comienza de nuevo en la carpeta Compartidos, donde aparece marcada con el icono «Una versión anterior ha sido publicada». Mientras tanto, la versión anterior permanece en la carpeta Publicados. La nueva versión solo sustituye a la anterior en la carpeta Publicados cuando se aprueba una Tarea de Revisión con la casilla «Para publicar» seleccionada. Si se aprueba una revisión sin seleccionar «Para publicar», la nueva versión permanece en Compartidos con un icono de aprobación y la versión anterior sigue publicada.
💡 Consejo: Para más información sobre cómo gestionar las Tareas de Revisión, consulta este artículo: Tareas de revisión
📝 Nota: Solo es posible utilizar uno de los métodos anteriores para aprobar un documento. Si un documento entra en un workflow con una Tarea de Revisión, el botón de aprobación manual dejará de estar disponible (aparecerá deshabilitado).