Tenga en cuenta: Este artículo es una traducción generada por IA.
En BIMcollab, la aprobación de documentos es parte del proceso de gestión de documentos. Los documentos pueden ser aprobados (listados en la pestaña Documentos Publicados) de dos maneras, dependiendo de si el documento es parte de un workflow:
Si no es parte de un workflow: Esto se puede hacer manualmente desde la página de Detalles del Documento
Si es parte de un workflow: La aprobación ocurre en base al resultado de una tarea de Revisión
⚠️ Atención: Por defecto, los usuarios pueden ver documentos en la categoría Publicados. Si necesitas acceso a documentos Compartidos (no publicados), tu administrador deberá activarlo yendo a Grupos de Usuarios > Permisos y marcando la casilla "Tiene acceso a documentos no publicados".
Aprobar un Documento Manualmente
📝 Nota: Para poder aprobar documentos manualmente, los usuarios deben estar en un rol de usuario con permisos apropiados, incluyendo el permiso para "Aprobar documentos manualmente".
Las versiones de documentos pueden ser aprobadas en cualquier momento usando el botón [Aprobar] en la página de detalles del documento.
Ve a la pestaña de documentos
Selecciona el número de documento que deseas aprobar
Haz clic en el botón [Aprobar] ubicado en la barra de acciones
Aparecerá una ventana preguntando si deseas publicar la última versión del documento. Haz clic en "Sí, publicar".
El documento ahora es visible en el listado de Documentos Publicados.
Una vez que una versión del documento ha sido aprobada, el botón de Aprobar documento desaparecerá. Solo cuando se haya subido una nueva versión del documento, este botón estará disponible nuevamente.
La información sobre la aprobación, incluyendo la persona que lo aprobó, se registra en la pestaña de Eventos de la página de detalles del documento.
Aprobar un Documento a través de una Revisión
Si un documento es parte de un Workflow, los documentos también pueden ser aprobados mediante la finalización de Tareas de Revisión. Cuando el administrador crea una acción de Revisión, hay una casilla opcional "Para publicar". Si se selecciona, una vez que la tarea de revisión es aprobada, los documentos asociados aparecerán en la carpeta Publicados. El resultado de la revisión - Aprobado o Rechazado - no solo determina el siguiente paso en el workflow, sino que también determina el estado que recibirá la tarea de revisión y bajo qué filtro aparecerá el documento.
Con esta opción, los documentos solo pueden ser aprobados por la persona responsable de la Tarea de Revisión. La finalización de esto también estará sujeta a un vencimiento determinado en el workflow.
💡 Consejo: Para más información sobre cómo los usuarios regulares pueden ver los detalles de los workflows que se crean para un proyecto, así como sus documentos asociados, consulta este artículo: Ver workflows activos como usuario
Se activa una acción en un workflow que requiere que comience una Tarea de Revisión de documento, y se asignan las personas responsables para esto.
Los documentos que aún no han sido revisados aparecerán primero en la categoría Compartidos
Una persona responsable completará la tarea de revisión seleccionando el botón [Aprobar] para la tarea de Revisión correspondiente
El documento pasará de la categoría Compartidos a la categoría Publicados
Cuando se sube una nueva versión del documento, se activará automáticamente otra tarea de Revisión si los metadatos de la nueva versión coinciden con los criterios del Workflow. Esto significa que el proceso de revisión para esta versión del documento comenzará nuevamente en la carpeta Compartidos (marcada con el icono "Versión anterior ha sido publicada"), mientras que la versión anterior del documento permanecerá en la carpeta Publicados. La persona responsable deberá completar la tarea de Revisión antes de que la nueva versión del documento aparezca en la categoría de documentos Publicados.
💡 Consejo: Para más información sobre cómo manejar las Tareas de Revisión, consulta este artículo: Tareas de revisión
📝 Nota: Solo es posible usar uno de los métodos mencionados para aprobar un documento. Si un documento entra en un workflow con una Tarea de Revisión, el botón de aprobación manual se volverá automáticamente no disponible (se verá atenuado).