Nota: Este artículo es una traducción generada por IA.

El propósito de las tareas de Revisión es analizar los documentos, evaluar su calidad y precisión, y proporcionar retroalimentación. Las revisiones permiten a las partes interesadas aprobar o rechazar un documento dentro del workflow.
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Las rondas de revisión son añadidas por los administradores a través de los Workflows. Cuando un documento cumple con los criterios de revisión, se activa la acción de revisión y se crea automáticamente una única Tarea de Revisión para todas las personas asignadas.
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Las tareas de revisión pueden asignarse a varias personas, pero una tarea de revisión se completa cuando un usuario finaliza su revisión, impidiendo que otros sigan revisando el documento. Otros miembros del proyecto de la misma empresa pueden ver la tarea pero no pueden actuar sobre ella.
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Si comparamos la Tarea de Revisión con las Tareas de Auditoría, un documento puede tener varias Tareas de Auditoría, cada una asignada a diferentes partes interesadas para proporcionar la información necesaria para pasar al siguiente paso del workflow. Sin embargo, un documento solo puede tener una tarea de revisión, ya que solo requiere la opinión de uno de los responsables asignados para avanzar.

Para configurar un workflow de revisión de la documentación del proyecto, el administrador del Espacio debe primero añadir una acción de Revisión en la pestaña Workflows desde la pestaña de Configuración del Espacio. Esto se hace haciendo clic en el botón Añadir acción de revisión, que aparece después de seleccionar el botón Añadir acción. Consulta Workflows en BIMcollab para ver los pasos detallados sobre cómo crear una tarea de Revisión.
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Cuando se suben documentos que cumplen con las condiciones del workflow, las tareas de revisión se generan automáticamente para los responsables.

Los documentos en proceso de revisión se clasifican en dos estados en la pestaña Documentos, (1) Compartido y (2) Publicado.
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Para que los documentos asociados a una tarea de revisión sean visibles en diferentes categorías de estado a medida que avanzan en el proceso de revisión, el administrador que configura el workflow debe seleccionar la casilla Para publicar en el paso Añadir revisión.
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En la gestión de documentos de BIMcollab, las tareas de Revisión pueden accederse a través de:

A. El panel de datos donde se muestran de forma destacada, permitiendo a los usuarios navegar fácilmente a las tareas de Revisión de las que son responsables.
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1. Abiertas: todas las tareas de revisión abiertas y urgentes.

2. Urgentes: todas las tareas de revisión cuyo vencimiento ya pasó y aún no han sido gestionadas.

3. Completadas: tareas de revisión finalizadas.

4. Responsable: tareas de revisión abiertas o urgentes de las que eres responsable.

5. Propietario: tareas de revisión abiertas o urgentes sobre documentos de los que tu empresa es autora.
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Al hacer clic en uno de los números se abre el resumen de tareas de revisión en la pestaña de Tareas pendientes, con los filtros correspondientes aplicados.

B. Pestaña Tareas pendientes (1) donde se encuentran los elementos de comunicación. Haz clic en Revisiones (2) para ver el resumen de todas las tareas de Revisión dentro de tu proyecto.
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El listado de revisión muestra las propiedades tanto de la tarea de revisión como del documento asociado, proporcionando información detallada. Haz clic en el número de la tarea de revisión para ver las propiedades.
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Tarea de revisión:

1. Número: cada tarea de revisión tiene un número único basado en la ubicación, edificio y fase asociada a la tarea.

2. Estado: el estado ofrece a los miembros del proyecto información clara sobre el avance de la tarea de revisión. Esto se explica en la siguiente sección.

3. Descripción: aquí se muestra la descripción de la acción de revisión que activa la tarea de revisión.

4. Workflow: el nombre del workflow al que pertenece la acción de revisión.

5. Para publicar: mostrará Sí si el documento asociado está destinado a aparecer en las categorías de estado de documento a medida que avanza en el proceso de revisión. De lo contrario, aparecerá como No.

6. Inicio: la fecha en que se creó la tarea de revisión.

7. Fecha de fin: la fecha que marca el fin de la duración de la acción de revisión indica el vencimiento, es decir, el número de días que la tarea de revisión permanece abierta.

8. Responsable: aquí puedes ver los miembros del proyecto responsables de la tarea.

9. Reenviar: reenvía la tarea de auditoría a otro usuario (o varios), quienes pasarán a ser responsables de esta tarea.

10. Completada el: la fecha y hora en que se gestionó la tarea de revisión.

11. Completada por: el nombre del miembro del proyecto y su empresa que gestionó la tarea de revisión.

12. Acciones: si una tarea de revisión está abierta, las acciones posibles son aprobar el documento o rechazarlo (con o sin motivo). Los detalles sobre cómo gestionar las tareas de revisión se explican más adelante en el artículo.

Documento:
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1. Nombre del documento: un nombre o código único para el documento. Al hacer clic en el enlace, los usuarios acceden al documento asociado a la tarea de revisión.

2. Descripciones: una descripción del documento.

3. Fecha del documento: la fecha de emisión de la primera versión del documento.

4. Autor: se refiere a la empresa del usuario que subió el documento.

5. Número de versión: un texto o número que permite hacer seguimiento de las versiones de un documento.

6. Fecha de versión: la fecha de la versión actual del documento.

7. Descripción de la versión: una descripción de la versión del documento.

Cuando se genera una tarea de revisión, su estado por defecto es Abierta. Dependiendo de la duración asignada a la acción de revisión y de si los responsables han completado la tarea, se le asignará uno de los siguientes estados:
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1. Abierta: la tarea de revisión está abierta y aún no ha sido gestionada.

2. Urgente: la duración de la tarea de revisión ha vencido.

3. Aprobado: la revisión fue positiva.

4. Rechazado: la revisión fue negativa, se puede añadir un comentario y/o archivo.

5. Cancelado: si una tarea de revisión está abierta y se sube una nueva versión del documento, cualquier tarea activa asociada a la versión anterior se cancela automáticamente.
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Una tarea de Revisión abierta se gestiona aprobando o rechazando el documento. Los miembros del proyecto pueden realizar esta acción desde el Resumen de Revisiones (1) en la pestaña Tareas pendientes usando los siguientes botones:
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(2) Aprobar: el documento es aprobado.

(3) Rechazar: el documento es rechazado, opcionalmente acompañado de una explicación o comentario.

Dependiendo de la acción de revisión, un documento se vuelve visible en el listado de documentos rechazados o aprobados dentro de la categoría Realización.
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Estas acciones también pueden realizarse desde la página de detalles de la tarea de Revisión.
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Cuando un documento es aprobado, la propiedad acciones se elimina y el estado de la Revisión se actualiza a Aprobado, como se muestra en la imagen siguiente.
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Por otro lado, si el documento es rechazado sin motivo, la propiedad acciones cambia a motivo del rechazo, que permanece en blanco a menos que se indique una razón. Si el documento es rechazado con motivo, este campo se completará en consecuencia. Además, el estado de la Revisión cambia de Abierta a Rechazado.
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Si se han subido comentarios externos y se han incluido como motivo de rechazo, se pueden descargar desde el mismo lugar.