Nota: Este artículo es una traducción generada por IA.

Las tareas de auditoría se crean como resultado de una Ronda de auditoría programada por los administradores como parte de un proceso de workflows de documentos. Una ronda de auditoría en la gestión de documentos de BIMcollab se refiere a un proceso en el que los documentos son revisados por varios miembros del equipo para comprobar su calidad, cumplimiento y coordinación. Una ronda de auditoría puede utilizarse en un workflow como una forma de recopilar los comentarios de varios interesados sobre un documento dentro de un plazo de vencimiento establecido.

​

Cuando se activa una ronda de auditoría, se crean automáticamente tareas de auditoría individuales para cada interesado, permitiendo que se completen al mismo tiempo. Las tareas de auditoría pueden asignarse a uno o varios usuarios y pueden ser gestionadas por el usuario responsable o por un miembro del equipo de su empresa, ya que también serán visibles para ellos.

​

Por lo tanto, programar una ronda de auditoría en un workflow es especialmente útil cuando un documento necesita ser revisado por varios miembros del equipo. Cada ronda de auditoría corresponde a una versión específica de un documento y requiere que se establezca una duración, que especifica el número de días hasta que finaliza la ronda de auditoría.

​
​

Para crear una tarea de auditoría, el administrador del Espacio responsable de definir el workflow para la coordinación de documentos debe primero añadir una Ronda de auditoría. Esto se puede hacer haciendo clic en el botón "Añadir acción de ronda de auditoría" dentro de los pasos del workflow. Los pasos detallados para crear una ronda de auditoría se encuentran en este artículo: Workflows en BIMcollab.

​

Una vez que se suben documentos que activan una ronda de auditoría, se crean automáticamente tareas de auditoría personales para cada interesado. En resumen, las tareas de auditoría no se crean manualmente; se generan automáticamente cuando se activa una ronda de auditoría.

​
​

Las tareas de auditoría se pueden acceder a través de:
​

A. El panel de datos donde los usuarios pueden ver y acceder a las tareas de auditoría cuando se crean directamente dentro de un proyecto. Todas las tareas de auditoría se muestran de forma destacada, permitiendo a los usuarios navegar fácilmente a las tareas de las que son responsables.
​

​

1. Abiertas: todas las tareas de auditoría abiertas y urgentes.

2. Urgentes: todas las tareas de auditoría cuyo vencimiento ya pasó y aún no han sido gestionadas.

3. Completadas: tareas de auditoría finalizadas.

4. Responsable: tareas de auditoría abiertas o urgentes de las que eres el principal responsable.

5. Autor: tareas de verificación abiertas o urgentes sobre documentos de los que tu empresa es autora.
​

Al hacer clic en uno de estos estados se abre la vista general de tareas de auditoría en la pestaña de Tareas pendientes, con los filtros correspondientes aplicados.
​

B. La pestaña Tareas pendientes (1) donde se encuentran los elementos de comunicación. Haz clic en Tarea de auditoría (2) para ver un resumen de todas las tareas de auditoría de tu proyecto.

​

​

3. La pestaña Documentos (1) donde se puede seleccionar la opción Ronda de auditoría (2). Haz clic en la ronda de auditoría (3) deseada para acceder a su página de detalles.

​

​
​

Una tarea de auditoría muestra las propiedades de la propia tarea y del documento relacionado. Estas propiedades ofrecen información rápida tanto sobre la tarea de auditoría como sobre el documento. Haz clic en el número de la tarea de auditoría para ver las propiedades.
​

​
​

Tarea de auditoría:
​

​

1. Número: cada tarea de auditoría recibe un número único basado en la ubicación, edificio y fase asociada a la tarea.

​

2. Estado: el estado ofrece a los interesados información clara sobre el progreso de la tarea. Esto se explicará en la siguiente sección.
​

3. Descripción: aquí se muestra la descripción de la ronda de auditoría que activa la tarea de auditoría.
​

4. Ronda de auditoría: representada por un número que identifica de forma única una ronda de auditoría. Al hacer clic en este enlace, los usuarios son redirigidos a la ronda de auditoría relacionada con la tarea.
​

5. Inicio: la fecha en que se creó la tarea de auditoría.
​

6. Fecha de fin: la fecha que marca el final de la duración de la ronda de auditoría, es decir, el número de días que la ronda de auditoría está abierta.
​

7. Responsable: aquí puedes ver los miembros del equipo responsables de la tarea, junto con sus respectivas empresas.
​

8. Reasignar: reasigna la tarea de auditoría a otro usuario, quien pasará a ser el responsable de esta tarea.

9. Completada el: la fecha y hora en que se gestionó la tarea de auditoría.
​

10. Completada por: el nombre del miembro del equipo y su empresa que gestionó la tarea de auditoría.
​

11. Comentarios: si se han añadido comentarios a la tarea de auditoría, se pueden descargar aquí. Si no se han añadido comentarios, se mostrará la descripción "Sin comentarios".
​

​

Documento:
​

​

1. Número de documento: un número o código único para el documento. Al hacer clic en el enlace, los usuarios son redirigidos al documento asociado a la tarea.
​

2. Descripción: una descripción del documento.
​

3. Fecha del documento: la fecha de emisión de la primera versión del documento.
​

4. Autor: se refiere a la empresa del usuario responsable de subir el documento.
​

5. Número de versión: un texto o número que ayuda a rastrear las distintas versiones que puede tener un documento.
​

6. Descripción de la versión: una descripción de la versión del documento.
​

7. Fecha de la versión: la fecha de la versión actual.
​

​
​

Cuando se añade una nueva tarea de auditoría, su estado por defecto es Abierta. Dependiendo de la duración definida en la ronda de auditoría y de si el usuario responsable ha gestionado la tarea, se le asigna uno de los siguientes estados:
​

1. Abierta: la tarea de auditoría está abierta y aún no ha sido gestionada.

2. Urgente: la duración de la tarea de auditoría ha vencido. Aunque la tarea de auditoría aún puede ser gestionada, no afectará al workflow si el siguiente paso ya se ha completado.

3. Auditada: la tarea de auditoría ha sido completada con o sin comentarios.

4. Cancelada: una tarea de auditoría puede ser cancelada si ya no es necesaria. Alternativamente, si una tarea de auditoría está abierta y se sube una nueva versión del documento, el workflow activo y todas las tareas asociadas a la versión anterior se cancelan. La opción de cancelar una tarea de auditoría solo es visible para los administradores del Espacio.

5. Verificada (fuera de plazo): la tarea de auditoría fue gestionada mientras estaba marcada como urgente. Los comentarios aún pueden ser consultados y descargados desde la vista general de la tarea de auditoría.

6. Verificada (mientras estaba cancelada): las tareas que han sido canceladas aún pueden ser gestionadas, pero como la tarea de auditoría está cancelada, no tiene efecto en los pasos restantes del workflow.

7. No verificada: si el estado de una tarea de auditoría está marcado como "Urgente" y la tarea es cancelada o se sube una nueva versión del documento, el estado de la tarea de auditoría cambia a "No verificada".

​

​
​

Una tarea de auditoría abierta puede ser gestionada tanto añadiendo comentarios como sin añadirlos. Tanto el usuario asignado como responsable de la tarea de auditoría como cualquier colega de la misma empresa pueden gestionar una tarea de auditoría utilizando una de las dos opciones:
​

1. Sin comentarios

2. Con comentarios
​

En el resumen de Tareas de auditoría (1), los usuarios responsables y los miembros de su empresa tienen acceso al botón "No tengo comentarios" (2), que permite gestionar la tarea de inmediato sin añadir comentarios.

Cuando un usuario tiene comentarios, puede añadirlos en la página de detalles de la tarea de auditoría, a la que se accede haciendo clic en el número (3) de la tarea de auditoría.

​

​
​

Mientras estás en la página de detalles de una tarea de auditoría, los usuarios pueden descargar el documento asociado a esta tarea y añadir sus comentarios. Al hacer clic en el botón "Tengo comentarios" (1) se despliega un menú donde los usuarios pueden elegir (2) y subir (3) el documento que contiene sus comentarios.

Además, el botón "No tengo comentarios" también está presente en la misma página. Si se selecciona "No tengo comentarios", el estado del documento se actualiza a "Auditada".
​

​
​

Una vez que los comentarios han sido subidos, los miembros del equipo pueden descargarlos usando el botón "Descargar comentarios" que se muestra en la imagen de abajo.

​

​
​

Desde la vista general de tareas de auditoría, también puedes descargar los documentos que deben ser revisados. Elige el filtro "Soy responsable" (1) o "mi empresa es responsable" para filtrar las tareas relevantes. Selecciona todo (2) o solo las tareas de auditoría que correspondan y luego haz clic en el botón descargar (3). Se descargará un archivo .zip en tu computadora que contiene todos los documentos de las tareas de auditoría seleccionadas.
​

​
​

Los documentos descargados tienen un nombre de archivo especial que contiene un código único, el cual no debe cambiarse para evitar errores al volver a subirlos. Este código permite que BIMcollab asocie correctamente el archivo con sus tareas de auditoría asignadas.

​

​
​

Abre el documento y añade los comentarios necesarios. Después, sube los documentos comentados usando el botón "Añadir documentos auditados" (4) sin cambiar el nombre del archivo. En la siguiente pantalla, verás una confirmación de qué tareas de auditoría se han completado correctamente y cuáles no. Cualquier documento que no se suba correctamente aparecerá con un estado de error, indicando el motivo de la falla.

​

​

Para los documentos que no requieren comentarios, los usuarios pueden seleccionar los documentos correspondientes y hacer clic en el botón "Sin comentarios", como se muestra en la imagen de abajo. Una vez realizada esta acción, el estado de la tarea de auditoría cambiará a "Auditada".
​