Tenga en cuenta: Este artículo es una traducción generada por IA.

Las tareas de auditoría se crean como resultado de una Ronda de auditoría programada por los Administradores como parte de un proceso de Workflow de documentos. Una ronda de auditoría en la gestión de documentos de BIMcollab se refiere a un proceso de auditoría donde los documentos son revisados por calidad, cumplimiento y coordinación por múltiples miembros del equipo. Una ronda de auditoría puede usarse en un workflow como una forma de recopilar la retroalimentación de múltiples partes interesadas sobre un documento dentro de un vencimiento establecido.

Cuando se activa una Ronda de auditoría, se crean automáticamente Tareas de auditoría individuales para cada parte interesada, permitiendo que se completen simultáneamente. Las tareas de auditoría pueden asignarse a uno o varios usuarios y pueden ser abordadas por el usuario responsable o un miembro del proyecto de su empresa, ya que también serán visibles para ellos.

Por lo tanto, programar una Ronda de auditoría en un Workflow es particularmente beneficioso cuando un documento requiere revisión por múltiples miembros del equipo. Cada Ronda de auditoría se refiere a una versión específica del documento y requiere que se establezca una duración, que especifica el número de días hasta que la Ronda de auditoría concluya.

Para crear una tarea de auditoría, el administrador del espacio responsable de definir el Workflow para la coordinación de documentos debe primero añadir una Ronda de auditoría. Esto se puede hacer haciendo clic en el botón "Añadir acción de ronda de auditoría" dentro de los pasos del Workflow. Los pasos detallados para crear una Ronda de auditoría se proporcionan en este artículo: Workflows en BIMcollab.

Una vez que se suben documentos que activan una Ronda de auditoría, se crean automáticamente tareas de auditoría personal para cada parte interesada. En resumen, las tareas de auditoría no se crean manualmente; se generan automáticamente cuando se activa una Ronda de auditoría.

Las tareas de auditoría se pueden acceder a través de:
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A. El Panel de datos donde los usuarios pueden ver y acceder a las tareas de auditoría cuando se crean directamente dentro de un proyecto. Todas las tareas de auditoría se muestran de manera destacada, permitiendo a los usuarios navegar fácilmente a las tareas de las que son responsables.
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1. Abiertas: todas las tareas de auditoría abiertas y urgentes.

2. Urgentes: todas las tareas de auditoría cuyo vencimiento ha pasado y aún no han sido abordadas.

3. Completadas: tareas de auditoría completadas.

4. Responsable: tareas de auditoría abiertas o urgentes de las que eres principalmente responsable.

5. Propietario: tareas de verificación abiertas o urgentes en documentos de los que tu empresa es autora.
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Al hacer clic en uno de estos estados se abre la vista general de las tareas de auditoría en el módulo de Tareas pendientes, con los filtros correspondientes aplicados.
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B. El módulo de Tareas pendientes (1) donde se encuentran los elementos de comunicación. Haz clic en Tarea de auditoría (2) para ver un resumen de todas las tareas de auditoría en tu proyecto.

3. El módulo de Documentos (1) en la sección del menú donde se puede seleccionar la opción de Ronda de auditoría (2). Haz clic en la Ronda de auditoría (3) deseada para acceder a su página de detalles.

Una tarea de auditoría muestra las propiedades de la propia tarea de auditoría y del documento relacionado con ella. Estas propiedades proporcionan más información de un vistazo sobre tanto la tarea de auditoría como el documento. Haz clic en el número de tarea de auditoría para ver las propiedades.
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Tarea de auditoría:
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1. Número: a cada tarea de auditoría se le asigna un número único basado en la ubicación, edificio y fase asociada con la tarea.

2. Estado: el estado ofrece a las partes interesadas información clara sobre el progreso de la tarea. Esto se detallará en la siguiente sección.
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3. Descripción: aquí se muestra la descripción de la ronda de auditoría que activa la tarea de auditoría.
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4. Ronda de auditoría: representada por un número, que identifica de manera única una ronda de auditoría. Al hacer clic en este enlace, los usuarios son redirigidos a la ronda de auditoría relacionada con la tarea.
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5. Iniciada: la fecha en que se creó la tarea de auditoría.
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6. Fecha de fin: la fecha que marca el fin de la duración de la ronda de auditoría, que es el número de días que la ronda de auditoría está abierta.
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7. Responsable: puedes encontrar a los miembros del proyecto responsables de la tarea, junto con sus respectivas empresas.
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8. Reenviar: reenvía la tarea de auditoría a otro usuario, quien se convertirá en el responsable de esta tarea.

9. Completado el: la fecha y hora en que se aborda la tarea de auditoría.
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10. Completado por: el nombre del miembro del proyecto y su empresa que abordó la tarea de auditoría.
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11. Comentarios: si se han añadido comentarios a la tarea de auditoría, se pueden descargar aquí. Si no se han añadido comentarios, se mostrará la descripción "Sin comentarios".
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Documento:
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1. Número de documento: un número o código único para el documento. Al hacer clic en el enlace, los usuarios son redirigidos al documento asociado con la tarea.
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2. Descripciones: una descripción del documento.
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3. Fecha del documento: la fecha de emisión de la primera versión del documento.
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4. Autor: se refiere a la empresa del usuario responsable de subir el documento.
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5. Número de versión: un texto o número que ayuda a rastrear las diversas versiones que un documento puede tener.
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6. Descripción de la versión: una descripción de la versión del documento.
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7. Fecha de la versión: la fecha de la versión actual.
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Cuando se añade una nueva tarea de auditoría, su estado predeterminado es Abierta. Dependiendo de la duración definida en la ronda de auditoría, y si el usuario responsable ha manejado una tarea, la tarea se asigna a uno de los estados siguientes:
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1. Abierta: la tarea de auditoría está abierta y aún no ha sido abordada.

2. Urgente: la duración para la tarea de auditoría ha pasado. Aunque la tarea de auditoría aún puede ser abordada, no afectará el workflow si el siguiente paso ya se ha completado.

3. Auditada: la tarea de auditoría ha sido completada con o sin comentarios.

4. Cancelada: una tarea de auditoría puede ser cancelada si ya no es necesaria. Alternativamente, si una tarea de auditoría está abierta y se sube una nueva versión del documento, el workflow activo actual y todas las tareas asociadas con la versión anterior se cancelan. La opción de cancelar una tarea de auditoría solo es visible para los administradores del Espacio.

5. Comprobada (demasiado tarde): la tarea de auditoría fue abordada mientras estaba marcada como urgente. Los comentarios aún pueden ser accedidos y descargados desde la vista general de la tarea de auditoría.

6. Comprobada (mientras estaba cancelada): las tareas que han sido canceladas aún pueden ser abordadas, pero dado que la tarea de auditoría está cancelada, no tiene efecto en los pasos restantes del workflow.

7. No comprobada: si el estado de una tarea de auditoría está marcado como "Urgente" y la tarea es cancelada o se sube una nueva versión del documento, el estado de la tarea de auditoría cambia a "No comprobada".

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Una tarea de auditoría abierta puede ser abordada proporcionando o no proporcionando comentarios. Tanto el usuario asignado como responsable de la tarea de auditoría como cualquiera de sus colegas de la misma empresa, pueden manejar una tarea de auditoría utilizando una de las dos opciones:
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1. Sin comentarios

2. Con comentarios
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En la vista general de Tareas de Auditoría (1) , los usuarios responsables y los miembros de su empresa tienen acceso al botón "No tengo comentarios" (2) , que permite manejar una tarea inmediatamente sin añadir comentarios.

Cuando un usuario tiene comentarios, pueden añadirse en la página de detalles de una tarea de auditoría, a la que se accede haciendo clic en el número (3) de la tarea de auditoría.

Mientras están en la página de detalles de una tarea de auditoría, los usuarios pueden descargar el documento asociado con esta tarea y añadir sus comentarios. Al hacer clic en el botón "Tengo comentarios" (1) se revela un menú desplegable donde los usuarios pueden elegir (2) y subir (3) el documento que contiene sus comentarios.

Además, el botón "No tengo comentarios" también está presente en la misma página. Si se selecciona "No tengo comentarios", el estado del documento se actualiza a "Auditada".
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Una vez que los comentarios han sido subidos, pueden ser descargados por los miembros del proyecto usando el botón "Descargar comentarios" mostrado en la imagen a continuación.

Desde la vista general de tareas de auditoría, también puedes descargar los documentos que deben ser revisados. Elige el filtro "Soy responsable" (1) o "mi empresa es responsable" para filtrar las tareas relevantes. Selecciona todo (2) o solo las tareas de auditoría relevantes y luego el botón de descargar (3). Se descargará un archivo .zip en tu computadora que contiene todos los documentos de las tareas de auditoría seleccionadas.
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Los documentos descargados tienen un nombre de archivo especial que contiene un código único, el cual no debe cambiarse para evitar errores durante la recarga. Este código permite a BIMcollab asociar correctamente el archivo con sus tareas de auditoría asignadas.

Abre el documento y añade cualquier comentario necesario. Luego, sube los documentos comentados usando el botón "Añadir documentos auditados" (4) sin cambiar el nombre del archivo. En la siguiente pantalla, verás una confirmación de qué tareas de auditoría se han completado con éxito y cuáles no. Cualquier documento que no se suba correctamente será marcado con un estado de error, indicando la razón del fallo.

Para los documentos que no requieren comentarios, los usuarios pueden seleccionar los documentos relevantes y hacer clic en el botón "Sin comentarios", como se muestra en la imagen a continuación. Una vez realizada esta acción, el estado de la tarea de auditoría cambiará a "Auditado".
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