Please note: This article is an AI-generated translation.
En la gestión de documentos de BIMcollab, el uso de Workflows permite procesos de aprobación de proyectos automatizados para tus documentos. Esto significa que los administradores del espacio pueden transformar varias tareas (y el resultado de esas tareas) en secuencias de eventos automatizadas.
💡 Consejo: Si eres un administrador del espacio, puedes aprender más sobre cómo añadir y crear workflows en este artículo: Workflows en la gestión de documentos de BIMcollab.
Un workflow se activa cuando un usuario sube un documento que cumple con los criterios predefinidos del workflow. Basado en las acciones del workflow, los usuarios pueden ser asignados automáticamente a tareas específicas, y los usuarios pueden ver los detalles del Workflow activo en el proyecto.
Como usuario, puedes ser asignado como responsable de tareas de Auditoría o tareas de Revisión, o puedes ser el destinatario de una notificación según un workflow.
Aunque solo los administradores pueden configurar y editar un workflow, los usuarios regulares pueden ver los workflows que están activos en su proyecto de dos maneras: ya sea a través del Módulo de Configuración o del Módulo de Documentos.
⚠️ Atención: Un workflow se activa cuando un miembro del equipo sube un nuevo documento o nueva versión que cumple con los criterios predefinidos; no se aplicará a documentos existentes en la fase.
Visualización de Workflows
Entender cómo ver y seguir los workflows dentro de tus proyectos es esencial para estar informado sobre el estado y progreso de varias tareas. A continuación, te guiamos a través de los pasos para acceder y revisar los workflows asociados con fases y documentos específicos del proyecto.
Módulo de Configuración
La página de Workflows bajo el Módulo de Configuración mostrará todos los workflows que están actualmente activos en la fase específica del proyecto que se selecciona.
Primero navega al proyecto o fase al que se ha añadido un workflow
Selecciona el Módulo de Configuración desde la barra horizontal superior
Navega a la página de Workflows
Todos los workflows que están activos en la fase actual del proyecto se mostrarán aquí
La información del workflow incluye su Nombre, Orden, Descripción, así como la fase a la que está adjunto.
⚠️ Atención: Un usuario debe tener los permisos requeridos activados para Ver Configuración y Workflows, de lo contrario, el módulo de Configuración o la página de Workflows no serán visibles para ti. Si no tienes los permisos correctos, contacta a tu administrador del espacio.
Seleccionar el nombre de un workflow te llevará a la página de Resumen del Workflow, que se explica más adelante en este artículo.
Módulo de Documentos
En el módulo de documentos, un usuario puede ver con qué workflows está asociado un documento específico.
Primero navega al proyecto o fase al que se ha añadido un workflow
Selecciona el Módulo de Documentos ya sea desde la barra horizontal superior o la barra lateral izquierda
Selecciona el número de documento que te interesa
Navega a la pestaña de Workflows
Cualquier workflow activo del que el documento sea parte se mostrará aquí
La información del workflow incluye:
Número de versión del documento que activó el workflow
Nombre del Workflow
Fecha en que se inició el workflow (basado en cuándo se subió el documento por primera vez y lo activó)
Cualquier paso activo del workflow relacionado con el documento
Número total de pasos que se han completado en el workflow
Seleccionar el nombre de un workflow te llevará a la página de Resumen del Workflow, que se explica más adelante en este artículo.
💡 Consejo: Para ver un historial completo de todas las acciones que han ocurrido a un documento, también puedes navegar a la página de Eventos del documento. Aquí, existe un registro de acciones que incluye todas las acciones previas que han ocurrido a un documento como resultado de pasar por un workflow, así como cualquier acción adicional que ocurrió fuera del workflow.
Resumen del Workflow
Al seleccionar un nombre de workflow ya sea desde el módulo de Configuración o la página de detalles del Documento, se mostrará la página de resumen del workflow que se puede leer como una tabla o panel de datos.
Esto se compone de varias columnas diferentes:
Listado de documentos: Todos los documentos que cumplieron con las condiciones para el workflow se listarán en el lado izquierdo, así como su descripción y número de versión.
Información general del workflow: Resumen del proceso completo, incluyendo cuándo comenzó el workflow para un documento en particular, así como su estado de finalización.
Pasos del workflow: Desglose de cada paso en el workflow donde cada tipo se distingue por su color e ícono:
Rondas de auditoría son amarillas e incluyen información como cuándo se inició, su estado y resultado (comentarios). También se muestran las tareas individuales de auditoría para las personas responsables, incluyendo el estado de la tarea, la fecha de finalización y el resultado (comentarios).
Tareas de revisión son verdes e incluyen información como cuándo se inició, su estado, así como cuándo se completó la revisión.
Acciones de sello son naranjas e incluyen cuándo se colocó el sello en un documento.
Acciones de notificación son azules e incluyen cuándo se envió la notificación real.
Leyendo la vista general del workflow para un documento
Cada documento se mostrará en su propia fila, y la información del workflow para ese documento en particular se puede leer horizontalmente.
Una vez que se ha activado un workflow para comenzar, es fácil seguir su finalización general según la información de estado en la columna general del workflow:
Workflow General
x/x pasos completados: Si un workflow aún no está completo para un documento, su estado estará abierto y mostrará cuántos pasos se han completado del total.
Completado: Solo cuando todas las personas responsables hayan ejecutado sus tareas delineadas por el workflow para un documento, entonces su estado estará completo.
Una vez que se ha iniciado un paso en el workflow, su estado también se puede seguir, el cual se basa en los resultados del elemento de Tareas pendientes relevante:
Ronda de Auditoría
Acción general:
Tareas Abiertas: No todas las personas responsables han completado sus tareas aún.
No hay tareas abiertas: Todas las personas responsables han completado sus tareas de auditoría.
Tarea individual:
Abierta: La persona responsable no ha completado la tarea de auditoría aún.
Auditada: La persona responsable ha completado la tarea con o sin comentarios.
Urgente: El vencimiento de la ronda de auditoría ha pasado y la tarea no ha sido completada aún.
Revisada (demasiado tarde): La tarea fue completada después del vencimiento de la ronda de auditoría.
Revisada (mientras estaba cancelada): La tarea fue completada después de que la ronda de auditoría fue cancelada.
No revisada: Se subió una nueva versión del documento cuando el estado de la tarea de auditoría era 'Urgente'.
Cancelada: La ronda de auditoría fue cancelada, o se subió una nueva versión del documento cuando el estado de la tarea de auditoría era 'Abierta'.
Revisar Tarea
Abierto: La persona responsable aún no ha completado la tarea de Revisión.
Urgente: El vencimiento de la tarea ha pasado y la tarea aún no está completa.
Aprobado: La persona responsable ha completado la tarea aprobando el documento.
Rechazado: La persona responsable ha completado la tarea rechazando el documento.
Cancelado: Se subió una nueva versión del documento antes de que se completara la tarea de Revisión.
Detalles del Workflow
La página de "detalles" incluye toda la información sobre el workflow según cómo lo configuró el administrador. Esto incluye las siguientes páginas:
Información - describe las condiciones relevantes y los pasos del workflow determinados por el administrador.
Documentos en el Workflow - proporciona un resumen de todos los documentos cuyos detalles cumplieron con los criterios para activar el workflow.
Eventos - resumen de cuándo se añadió, activó o desactivó el workflow.
💡 Consejo: Para ver más información sobre cada uno de los pasos del workflow, haz clic en el nombre para expandir o colapsar cada acción. Por ejemplo, puedes ver quién es responsable de una tarea o quiénes son los destinatarios de una notificación.