Nota: Este artículo es una traducción generada por IA.
Los elementos de comunicación, específicamente Preguntas y Tareas, son elementos en un workflow de coordinación que suelen requerir varias rondas de comunicación de ida y vuelta.
La parte responsable proporciona la respuesta para que el estado del elemento cambie, y cuando la respuesta es satisfactoria, el remitente puede aprobar la respuesta. Una vez aprobado, el elemento se marca como completado, permanece visible como referencia, pero ya no se puede editar. Todas las acciones y cambios se registran en la pestaña de Tareas pendientes.
Estados
Abierto - Se crea una nueva pregunta o acción con el estado Abierto.
Urgente - Cuando la fecha de finalización ha pasado, el estado cambia a Urgente.
Respondido - La comunicación recibe el estado Respondido cuando se ha dado una respuesta.
Completado - Cuando el remitente acepta la respuesta.
Cancelado - Cuando el remitente decide cancelar el elemento de comunicación, el estado se actualiza a Cancelado.
Para cambiar el estado de un elemento de comunicación, es necesario realizar una acción. Esto se puede hacer de dos maneras, dependiendo de si la comunicación se añadió como comentario en un documento o no:
(1) Todas las comunicaciones: Puedes abrir el resumen de Tareas pendientes haciendo clic en el nombre del documento. Así podrás ver las acciones requeridas en el resumen de Tareas pendientes del documento.
(2) Comunicaciones añadidas como comentario en un documento: Sabrás si el elemento de comunicación es un comentario en un documento si aparece el icono de lápiz junto al número de Tareas pendientes y hay un icono de ojo para abrir el documento. Consulta este artículo para saber más sobre las acciones de comunicación en un documento: Previsualizar, anotar y colaborar en documentos
Resumen de Tareas pendientes
Además de poder ver toda la información asociada al elemento de comunicación, desde la pestaña de Tareas pendientes (1) se pueden realizar varias acciones:
Acciones
Crear comunicación - Cuando se añade una nueva pregunta o tarea, el estado es abierto (2).
Editar - El remitente siempre puede editar el asunto o el mensaje, cambiar la fecha de finalización o añadir un archivo adjunto usando el botón de editar (3). Un mensaje puede ser cancelado por el creador después de publicarlo, siempre que no haya sido respondido aún. Los cambios siempre se registran y son visibles en el listado de Preguntas.
Responder - El destinatario del mensaje puede responder a la pregunta añadiendo una respuesta (4). Además, se puede añadir un archivo adjunto para mayor claridad. No solo el destinatario, sino también empleados de la misma empresa pueden responder. El estado cambiará a Respondido.
Informado - Los usuarios pueden añadirse como informados (5). El elemento de comunicación ahora se añadirá al resumen en el panel de datos personal.
Comentarios - Cualquier usuario con acceso al proyecto puede añadir un comentario (6) en un mensaje, incluso si la pregunta no está dirigida a él. Así, información adicional puede provenir de alguien que no participó en la comunicación original.
Una vez que se ha añadido una respuesta, hay dos acciones disponibles que se pueden realizar:
Editar (7) - El destinatario de la pregunta puede editar su respuesta en cualquier momento antes de que sea aceptada por el remitente.
Aceptar respuesta (8) - El remitente de la comunicación puede aceptar la respuesta una vez que la haya revisado. Una vez aceptada, el estado de la comunicación cambiará a completado. Después de que una pregunta o tarea se haya completado, ya no se puede editar.
💡 Consejo: Descubre más sobre añadir comunicación.