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Una pregunta, nota o tarea se puede crear en dos lugares en la gestión de documentos de BIMcollab.

En este artículo detallaremos cómo crear cada tipo de comunicación.
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Las preguntas generales, que no son sobre un documento o elemento específico del proyecto, se pueden añadir desde el listado de Tareas pendientes (1) haciendo clic en el botón Añadir nota, pregunta o tarea (2). El elemento se añade a la fase, proyecto o ubicación seleccionada. Sin embargo, este elemento no está vinculado a un elemento o documento específico y, por lo tanto, solo es visible en el listado general.
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Las notas, preguntas y tareas se pueden añadir a un solo elemento o documento. En ese caso, la comunicación está vinculada en los detalles del elemento en cuestión, por ejemplo, en los objetos 3D o Documentos. Por ejemplo, veamos cómo añadir un elemento de comunicación a un documento específico desde la página de detalles del documento.
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Primero selecciona el documento requerido haciendo clic en él desde el listado general. En la sección de Tareas pendientes (1), se puede crear un nuevo elemento de comunicación usando el botón Añadir nota, pregunta o tarea (2). Allí, el campo 'Aplicar a' se llena automáticamente, y una vez guardado, el elemento de comunicación es visible inmediatamente para el elemento así como en el listado general.
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Los elementos de comunicación pueden tomar la forma de Notas, Tareas o Preguntas y son visibles en el módulo de "Tareas pendientes" de BIMcollab.
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Las notas se pueden usar para comunicación general o memorandos sobre un proyecto pero no tienen una acción asociada. Al crear una nota, los destinatarios se pueden introducir en el campo "Informado (1)". Cada elemento de comunicación, como las notas, se le asigna un número de referencia (2) único automáticamente al crearse. El creador de la nota debe incluir un asunto (3) y un mensaje (5) para acompañarla. Además, se pueden adjuntar archivos de apoyo como adjuntos (4) a la nota. El paso final es guardar (6) la nota, después de lo cual las partes relevantes serán notificadas.

En el resumen de notas, se muestran detalles sobre el remitente y los destinatarios que han sido notificados sobre la nota.
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La función de Tarea permite asignar tareas a miembros del equipo, asegurando que cada individuo o equipo sea responsable de completarlas.
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Para configurar una tarea, el creador debe introducir la parte responsable en la sección "Responsable" (1), el asunto (5) de la tarea, la fecha de fin (7) y un mensaje (9) relacionado con la tarea. Los detalles opcionales incluyen aquellos que pueden necesitar ser informados (2) sobre la tarea y añadir una etiqueta (6) si es necesario. Cada tarea está asociada a una versión de documento (3) específica y tiene un número de referencia (4) que sirve como identificador único. Además, los documentos de apoyo para las tareas se pueden subir como adjuntos (8). Finalmente, la tarea se puede guardar (10).

En el resumen de Tareas, se muestran detalles sobre el estado, el responsable asignado, el remitente de la pregunta y los destinatarios informados sobre la tarea. Una vez que el responsable asignado completa la tarea, puede marcarla como acabada, y posteriormente, el remitente puede decidir si aprobar la tarea.

Las preguntas se utilizan cuando los usuarios tienen consultas sobre elementos dentro del proyecto. El usuario puede dirigir una pregunta a la parte responsable de proporcionar una respuesta, mientras mantiene a otros informados a través de la sección "Informado".

Para crear una pregunta, al igual que al crear una tarea, debes especificar la parte responsable en la sección "Responsable" (1). Similar a otros tipos de comunicación, puedes notificar a otros miembros sobre las preguntas planteadas en la sección "Informado" (2). Cada pregunta se asigna a una versión de documento específica (3) y se identifica con un número de referencia único (4). El creador de la pregunta necesita proporcionar el asunto (5), fecha de finalización (7) y mensaje (9) relacionado con la pregunta. Además, tiene la opción de incluir una etiqueta (6) y subir un adjunto (8) si es necesario, y luego guardar (10) la pregunta.

Todas las preguntas planteadas o recibidas por el usuario se pueden encontrar en el menú "Tareas pendientes". En la vista general de preguntas, se muestran detalles sobre el estado, el respondedor asignado y el remitente de la pregunta. Una vez que la parte responsable ha proporcionado una respuesta a la pregunta, el remitente puede decidir si aprueba la respuesta.

Aprende más sobre este tema en este artículo: Estados y acciones de comunicación