Nota: Este artículo es una traducción generada por IA.
Con las Revisiones de Documentos (consulta los planes para ver la disponibilidad de la función) puedes asignar un documento (o un grupo de documentos) para ser revisado y hacer seguimiento del proceso. Una vez que una revisión es asignada a un usuario, los documentos en la revisión quedan congelados. Esto significa que no se pueden añadir nuevas versiones de documentos en conflicto mientras los documentos estén en revisión, ayudándote a mantener tus documentos actualizados.
Para crear y trabajar con Revisiones en tu proyecto (fase), sigue los pasos a continuación.
Permisos de usuario
En la gestión de Documentos de BIMcollab, el acceso de los usuarios está definido por los administradores a través de los Roles de Usuario. Antes de que los usuarios puedan trabajar con revisiones, primero deben tener permiso para hacerlo mediante los Permisos de Rol de Usuario.
Como administrador, para activar las Revisiones para un rol de usuario específico, ve a la pestaña Roles de usuario (1) en la página de Configuración del Espacio. Elige el rol de usuario requerido, selecciona Permisos (2) en el menú de la izquierda y haz clic en el botón Editar permisos (3).
Desde la pestaña de Revisión, selecciona si los usuarios en este rol pueden: Ver (1), Añadir (2), o Editar (3) las revisiones en esta fase del proyecto. Puedes crear varios roles de usuario con diferentes permisos.
Por ejemplo, solo ciertos usuarios pueden añadir revisiones, y solo ciertos usuarios pueden ver o editar permisos.
En la pestaña de Permisos, también debes asegurarte de que en la pestaña Documentos, la función Nueva tabla (vista previa tecnológica) esté activada.
Crear la revisión
En el entorno del Proyecto, primero selecciona la ubicación correcta, el proyecto y la fase del proyecto.
En la pestaña Documentos, selecciona el documento requerido o un grupo de documentos relacionados que necesiten ser revisados. Haz clic en el icono de revisiones en el menú rápido.
Se abrirá el menú Crear revisiones, con un listado de campos de información:
Número de referencia es un número único asignado automáticamente a esta Revisión.
Descripción es el campo donde puedes ingresar una descripción libre de tu revisión.
Usuario(s) asignado(s) son los responsables de actualizar y subir la nueva versión del documento. Selecciona uno o más usuarios del listado desplegable.
Campo Informado es donde puedes seleccionar uno o más usuarios para que sean notificados por correo electrónico cuando se cree esta revisión.
Fecha de inicio la fecha actual se ingresa automáticamente en el campo Fecha de inicio.
Fecha de fin es donde puedes seleccionar el vencimiento para esta revisión.
Pestaña Documentos es donde ves el listado de los documentos seleccionados a los que se aplicará esta revisión.
Cuando termines de añadir y revisar la información, haz clic en Guardar.
❗ Advertencia: Una vez que se ha creado una Revisión, no se puede cancelar ni eliminar.
Los documentos que se añaden a la revisión quedan automáticamente congelados, como lo indica el icono de congelado en la página de vista general de Documentos. Esto impide que usuarios distintos a los responsables suban versiones de documentos en conflicto mientras los documentos están siendo revisados.
Ver la revisión
El listado de Revisiones creadas se encuentra en la pestaña Tareas pendientes, bajo la pestaña Revisiones (1).
La vista general muestra información relevante sobre la revisión, incluido el estado actual de la revisión.
Las revisiones pueden tener cualquiera de los siguientes estados:
Abierta: La revisión está abierta.
Urgente: El vencimiento de la revisión ha pasado.
Acabado: La revisión ha sido cerrada y se han subido nuevas versiones de los documentos.
Editar la revisión
Al hacer clic en el número de la revisión se abre la página de Detalles de la Revisión. Aquí puedes ver la información de la revisión y los documentos que forman parte de ella. En Tareas pendientes (1) puedes añadir un elemento de comunicación (nota, pregunta o tarea), lo que te permite iniciar una discusión o asignar tareas extra relacionadas con la revisión. Los elementos de comunicación creados para la revisión también están disponibles en la vista general de todos los elementos de comunicación en la pestaña Tareas pendientes. En Eventos (2) puedes ver las últimas acciones realizadas por los usuarios en esta revisión.
El remitente de la revisión y otros usuarios de su empresa pueden editar la revisión (mientras no haya sido resuelta) haciendo clic en el botón Editar (3).
Para empezar a trabajar en los documentos, descárgalos usando el icono de descarga (4), lo que asegura que trabajas con la versión más reciente de los documentos. Puedes elegir descargar solo la última versión del documento seleccionando solo la versión ‘Documento’. O descargar los documentos con sus adjuntos y documentos vinculados. También puedes descargar el listado de subida para un proceso más eficiente al subir nuevos documentos.
Cuando termines de editar los documentos, puedes subir la nueva versión del documento desde la pestaña Documentos. Sigue este artículo para subir manualmente o subir usando el Listado de subida.
Cuando se sube un nuevo documento, las nuevas versiones (5) aparecen en la página de detalles de la Revisión, en la pestaña Documentos.
Cuando el trabajo en la revisión esté terminado, el remitente y otros usuarios de su empresa pueden cerrar la revisión haciendo clic en el botón Resolver (6).
Si no se ha subido una nueva versión de un documento, se mostrará un mensaje debajo del documento. Haz clic en guardar para Cerrar la revisión, lo que cambia el estado de la revisión a ‘acabado’.
⚠️ Atención: Una vez que la revisión está acabada, ya no se puede editar. Cuando se suben nuevas versiones de los documentos, no forman parte de esta revisión y por lo tanto no aparecerán en la página de detalles de la revisión.