Nota: Este artículo es una traducción generada por IA.

BIMcollab está alineado con la norma ISO 19650 para la gestión de documentos, lo que facilita a los equipos de proyecto estructurar, gestionar y colaborar en la información del proyecto. La ISO 19650 es una norma internacional ampliamente adoptada que, entre otras cosas, proporciona un enfoque estructurado para la gestión de la información durante la entrega de proyectos.
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Los estados de los documentos se refieren al proceso de revisión de la documentación del proyecto antes de recibir la aprobación final. Los documentos que pasan por la revisión aparecerán en diferentes categorías de estado a medida que avanzan en el proceso. En BIMcollab, los estados de los documentos agilizan la gestión de permisos al garantizar que los usuarios solo vean las versiones relevantes de los documentos que necesitan, sin trabajar con versiones no aprobadas.

Según la ISO 19650, existen cuatro estados principales en los que puede estar un documento:

Figura 1: Diagrama de pestañas, concepto de estados de archivo según se muestra en ISO 19650-1, Figura 10
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Las diferentes categorías de estado se encuentran en la pestaña Documentos. Hay tres categorías de estado entre las que los documentos pueden alternar a medida que avanzan en el proceso de revisión: Compartido, Publicado, Archivado.
Puedes hacer clic en cada una para filtrar los documentos según el estado correspondiente.
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Como se mencionó antes, estos documentos normalmente se comparten internamente dentro del equipo de trabajo y no se suben a BIMcollab. Si el workflow preferido es subirlos a BIMcollab, como alternativa puedes usar el campo Estado para indicar que el documento está en fase conceptual.
Lee más sobre cómo crear estados en este artículo. Una vez asignado el estado, puedes filtrar los archivos en la carpeta Compartido según su estado.
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Por defecto, todos los archivos subidos a BIMcollab se asignan al estado Compartido y se colocan en la carpeta Compartido. Lee más sobre cómo subir documentos o sobre listados de documentos.

Como los archivos en la carpeta Compartido no están aprobados ni finalizados, los usuarios necesitan permisos especiales para ver esta carpeta, lo cual se describe más adelante en este artículo.
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La carpeta Compartido muestra un listado de todos los documentos (que no sean confidenciales ni archivados), incluyendo los documentos publicados. Los documentos tienen iconos para facilitar su identificación:

1. El icono de check indica los archivos que han sido publicados.

2. El icono de flecha indica archivos donde se ha publicado una versión anterior pero se ha subido una nueva versión sin publicar.

3. Los archivos sin icono indican archivos que no han sido publicados y están en estado compartido.

Para que los archivos pasen de estado compartido a publicado, deben ser revisados y aprobados.

Hay dos formas de aprobar archivos en BIMcollab. Los documentos pueden ser aprobados manualmente (por usuarios con los permisos adecuados) desde la página de detalles del documento, o si el documento forma parte de un workflow, pueden ser aprobados al completar una Tarea de Revisión.
Ambas formas de aprobar documentos se explican en este artículo.

Una vez aprobados, los archivos se muestran automáticamente en la carpeta Publicado. Por defecto, los usuarios tienen permiso para ver los archivos publicados (y necesitan permisos especiales para ver la carpeta Compartido), que han sido revisados y aprobados como versiones finales.
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Los documentos archivados se mantienen en el sistema pero no se muestran en los listados de documentos activos. Para archivar un documento (para usuarios con los permisos adecuados), después de seleccionar un documento del listado general, haz clic en el icono de Archivar.

Por defecto, los usuarios a nivel de proyecto tienen acceso a los documentos publicados. Al añadir un nuevo usuario (o editar un usuario), también se les puede dar acceso a documentos compartidos (no publicados).
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A nivel de fase, el acceso se gestiona mediante permisos de rol de usuario. Por defecto, los usuarios de la fase del proyecto tienen acceso a los documentos publicados. Para cada rol de usuario, se puede activar la opción "Tiene acceso a documentos no publicados" en Permisos.
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