Nota: Este artículo es una traducción generada por IA.

Una vez que tu Espacio BIMcollab está en funcionamiento, el siguiente paso es perfeccionar cómo opera como un Sistema de Gestión Documental (DMS). Este artículo se centra en las opciones de configuración avanzadas disponibles en el lado de Administración, específicamente dentro de la pestaña DMS.

Al finalizar esta guía, habrás configurado los metadatos y las convenciones de nombres de tus documentos, creado las estructuras espaciales y de proyecto, asignado usuarios a grupos de trabajo por fases y preparado los workflows para las aprobaciones de documentos.

Como administrador, puedes acceder a la Configuración del DMS haciendo clic en el icono de engranaje para abrir el área de administración y luego seleccionando la pestaña DMS.

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En cada proyecto, es importante utilizar una estructura de datos clara y coherente.

En BIMcollab, esto se puede hacer definiendo los metadatos del Espacio como administrador.

En el entorno del proyecto, los miembros del equipo pueden ver qué metadatos están disponibles en su Espacio desde la pestaña Configuración y luego yendo al menú de Gestión Documental:

Un Jefe de proyecto también puede elegir aquí una configuración de carga de documentos:

Si sabes que tus equipos de proyecto utilizarán la configuración avanzada de carga, puedes configurar estos campos de metadatos obligatorios en Configuración dentro de la pestaña de administración del DMS. Luego, estos campos, predefinidos por los administradores, aparecerán automáticamente como menús desplegables cuando los usuarios añadan documentos a sus proyectos.

A continuación se muestra un listado de todos los campos que se pueden añadir y sus descripciones. Cada nuevo valor se puede añadir en el campo correspondiente haciendo clic en el botón Añadir en la esquina superior derecha.

Las convenciones de nombres de documentos consistentes son esenciales para mantener un DMS claro y fácil de buscar. Los administradores pueden configurar las convenciones de nombres combinando campos de metadatos predefinidos como Empresa, Disciplina, Ubicación, Proyecto y Fase del proyecto en un formato estructurado de nombres.

También se incluye un Campo libre que asegura que cada nombre de documento sea único, permitiendo a los usuarios ingresar una serie de números o letras.

Una vez creadas, los Jefes de proyecto pueden aplicar las convenciones de nombres de documentos a su proyecto desde la pestaña Configuración.
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La organización espacial de BIMcollab utiliza por defecto la terminología común en la industria de la construcción (Edificio, parte, nivel). Existe la opción de reemplazarla por una terminología alternativa y más genérica, adecuada para proyectos de infraestructura y otros casos, como se muestra a continuación:

Cuando se activa, la terminología actualizada se aplica a todas las ubicaciones dentro de tu Espacio y no se pueden mezclar ambas terminologías. Recomendamos que los administradores del Espacio elijan la terminología que mejor se adapte a sus tipos de proyecto y la apliquen antes de iniciar cualquier proyecto. Si deseas activar esta función, por favor contáctanos en [email protected] o por el chat, y la activaremos para tu Espacio.
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En la sección de Ubicación, el administrador del Espacio puede definir la estructura espacial del Espacio. En BIMcollab, puedes vincular los documentos y datos a la estructura espacial del edificio. Esta estructura espacial crece con el desarrollo del edificio, por lo que cada fase tiene su propia estructura espacial.

Esto se configura en la pestaña Ubicaciones dentro del entorno de administración.

La estructura espacial actual consta de 5 componentes:

Los proyectos pueden dividirse en fases, que representan periodos específicos o una serie de eventos dentro de un proyecto.

Las Fases del proyecto también pueden vincularse opcionalmente a la estructura espacial, de modo que partes de la estructura sean gestionadas por proyectos. Se pueden vincular varios proyectos a una misma estructura espacial. Esto te permite crear diferentes proyectos que se desarrollan de forma independiente dentro de la misma estructura. Una fase de proyecto puede aplicarse a una o más parcelas, edificios o partes de edificio.

Los proyectos se crean desde el entorno del proyecto, pero todos los proyectos tienen una vista general en la pestaña Proyecto de la página de administración del DMS.

Por defecto, los nuevos proyectos no tendrán fases dentro de ellos. Para añadir una fase, selecciona el proyecto del listado y luego haz clic en el botón Añadir fase de proyecto.
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En BIMcollab, los usuarios primero se añaden a los proyectos como miembros del equipo en el entorno del proyecto.

A nivel de proyecto, tendrán ciertos permisos para las funciones de gestión de documentos según su rol de miembro del equipo.

A nivel de fase, tendrán ciertos permisos para las funciones de gestión de documentos según su rol de grupo de trabajo.

Los usuarios obtienen acceso a las fases del proyecto en el entorno del proyecto solo cuando han sido añadidos a un grupo de trabajo, y ese grupo de trabajo tiene acceso a ciertas fases.

Los roles de grupo de trabajo permiten a los administradores definir permisos y determinar a qué funciones de gestión de documentos pueden acceder los usuarios asignados a estos roles. Puedes saber más sobre los roles de grupo de trabajo y cómo crearlos y editarlos en este artículo: Roles de grupo de trabajo.
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Los roles se asignan por fase de proyecto. Si un usuario forma parte de varios grupos de trabajo, puede tener varios roles dentro de un mismo proyecto (fase). En este caso, los permisos se combinarán, y el usuario tendrá los permisos de todos los roles en todos los equipos.
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Una vez que añadas un nuevo rol de grupo de trabajo, para modificar los permisos y accesos asociados, haz clic en el rol de grupo de trabajo correspondiente del listado y, en la siguiente ventana, elige entre Permisos o Derechos para los formatos de archivo. Los roles de grupo de trabajo se asignan a los usuarios al añadirlos a los grupos de trabajo en la pestaña Grupos de trabajo.
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Los grupos de trabajo representan conjuntos de usuarios que están asociados a una o más fases. Al añadir un nuevo grupo de trabajo, en la siguiente ventana, seleccionas en qué fases del proyecto estará activo este grupo de trabajo. Vincular un grupo de trabajo a una fase de proyecto da acceso directo a los miembros del grupo de trabajo a esa fase. En la interfaz del entorno del proyecto, un miembro de un grupo de trabajo solo puede ver las fases del proyecto a las que está vinculado el grupo de trabajo.

Para añadir usuarios a un grupo de trabajo, haz clic en el grupo de trabajo desde el listado general y, en la sección de miembros del grupo de trabajo, puedes añadir usuarios. Al añadir un nuevo usuario al grupo de trabajo, también puedes asignarle un rol de grupo de trabajo (que ya haya sido creado en Roles de grupo de trabajo). Al agrupar usuarios en grupos de trabajo con acceso a fases específicas y asignar roles a cada usuario, defines de manera efectiva su acceso y permisos dentro del proyecto.

Para ciertos niveles, la información sobre los grupos de trabajo y las fases de proyecto de las que forman parte los usuarios será visible en Espacio Administración > DMS > Usuarios.

Con los workflows, puedes convertir cualquier proceso documental en un workflow automático. Utiliza acciones estandarizadas como auditoría, revisión, sellado o notificaciones, y configura su orden, vencimiento y condiciones. El workflow se automatiza para monitorear el progreso y coordinar las tareas.
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A través de un workflow, puedes diseñar un conjunto de acciones que se iniciarán automáticamente cuando se suba un nuevo documento (que cumpla con los requisitos específicos del grupo de workflow). Una serie de acciones ocurrirá en un orden determinado a medida que el documento se actualice.
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