Tenga en cuenta: Este artículo es una traducción generada por IA.
Los campos de metadatos facilitan el filtrado y la búsqueda de documentos, asegurando que los usuarios siempre puedan acceder a la información más actualizada. Los metadatos consistentes ayudan a garantizar que las grandes bibliotecas de documentos sigan siendo confiables y fácilmente buscables.
Configuración de carga de documentos
Los metadatos se añaden cuando los documentos se cargan en un proyecto. Hay dos opciones para la configuración de carga de documentos con respecto a los metadatos. Estas configuraciones se pueden encontrar en la pestaña 'Configuración'.
A nivel de proyecto, los usuarios con el rol de Jefe de proyecto tienen permiso para editar esta configuración. A nivel de fase del proyecto, los usuarios con permisos de usuario para Editar la Configuración pueden editar.
A. Configuración de carga predeterminada
Por defecto (para nuevos proyectos), añadir metadatos es opcional. Esto significa que los documentos se pueden cargar rápidamente sin que los campos de metadatos tengan que ser completados manualmente. Cierta información se completa automáticamente durante el proceso de carga. Los usuarios pueden añadir metadatos adicionales en una fecha posterior después de la carga.
Los siguientes campos de metadatos se completan automáticamente en la configuración de carga predeterminada:
Nombre del documento - nombre del archivo.extensión
Fecha del documento - fecha de la primera versión
Autor - empresa del usuario que carga
Número de versión - El número de versión será "1" para la primera carga del documento; para cualquier versión posterior, la aplicación intentará asignar el siguiente número de versión.
Fecha de versión - fecha de carga
B. Configuración de carga avanzada
Para asegurar una mejor calidad de los datos, puedes activar la Configuración de carga avanzada. Cuando esto está activado, ciertos campos de metadatos se vuelven obligatorios. Los usuarios deberán añadir los metadatos antes de cargar los documentos.
A continuación se presenta un resumen de todos los campos obligatorios en documentos que utilizan la Configuración avanzada:
Nombre del documento: el nombre de este documento
Descripción: una descripción textual del contenido del documento
Fecha del documento : la fecha de emisión de la primera versión del documento
Estructura espacial (ubicación, proyecto, fase, adjunto a) : la estructura espacial incluye los terrenos, edificios y pisos tal como se crean en la ubicación y proyectos.
Tipo de documento: los tipos de documentos proporcionan una subdivisión inicial de los documentos. Es fácil filtrar por tipos en la navegación del módulo de documentos. Se puede elegir un tipo de documento estándar.
Disciplina: el listado de disciplinas se puede establecer para cada espacio de BIMcollab. La clasificación de disciplinas puede variar mucho por proyecto.
Autor: La lista de autores coincide con las empresas asociadas a los usuarios del espacio.
📝 Nota: Los datos mencionados anteriormente se pueden ingresar en una plantilla de archivo de Excel. Cargar este archivo de Excel junto con tus documentos elimina la necesidad de ingresar los datos manualmente. Este archivo de Excel se llama listado de carga.
Alguna información puede cambiar por versión, por lo que estos campos se mantienen por versión del documento:
Número de versión: número o letra para indicar la versión.
Fecha de versión: fecha de la versión actual.
Descripción de la versión: descripción de los cambios.
Estado: un documento siempre debe tener asignado un estado. Los estados se pueden establecer por espacio.
Alguna información no es obligatoria de incluir, pero tienes la opción de usarlos y enriquecer aún más los datos, por ejemplo:
Etiquetas: se puede asignar una o más etiquetas a un documento para proporcionar propiedades adicionales prescritas. Las etiquetas se establecen para cada espacio por el administrador del espacio.
Escala: escala del dibujo.
Tamaño del papel: tamaño de la hoja necesaria para imprimir documentos más tarde.
Metadatos personalizados: campos de metadatos específicos del espacio, que pueden ser creados por los administradores del espacio
Código de paquete de trabajo: un identificador de metadatos único que se puede asignar a documentos, permitiendo que los documentos se añadan a múltiples Paquetes de trabajo.
Referencias externas: Se utilizan a nivel de documento, proporcionando una conexión entre todo el documento y un recurso externo. Un recurso que no se añade a tu estructura de documentos de BIMcollab. Esto es útil cuando el recurso externo es relevante para todas las versiones del documento.
Enlaces externos: Están vinculados a una versión específica de un documento, permitiendo referencias específicas de versión a recursos externos. Esto es beneficioso cuando diferentes versiones de un documento se relacionan con diferentes materiales externos. Estos enlaces también se resumen en la sección de Referencias Externas, indicando a qué versión pertenece cada enlace.
⚠️ Atención: Referencias Externas y Enlaces Externos son distintos de las Documentos vinculados y las Funciones de adjuntos. Mientras que las Referencias y Enlaces Externos conectan documentos a recursos fuera del entorno de BIMcollab, los Documentos vinculados y Adjuntos se utilizan para asociar documentos dentro de BIMcollab, como vincular documentos relacionados o añadir archivos complementarios. Lee más sobre este tema en el artículo: asociaciones de documentos.
📝 Nota: Lee sobre cómo eliminar entradas de metadatos en este artículo.
Al añadir metadatos, los valores de algunos campos están predefinidos (se seleccionan de un listado desplegable) por el administrador del proyecto, y otros se pueden insertar libremente. Los valores predefinidos que establece el administrador son, por ejemplo: estado, estructura espacial, disciplina, etiquetas y fabricante, y los campos que se pueden añadir libremente son descripciones o fechas.
📝 Nota: Los administradores pueden aprender cómo configurar los valores como Disciplinas, Estado, Etiqueta, Empresas,... en nuestra Guía de inicio para administradores de gestión de documentos.