Nota: Este artículo es una traducción generada por IA.
Los metadatos de documentos en BIMcollab definen cómo se organiza, categoriza y reclama la información dentro de un proyecto. Ayuda a los equipos a mantener la coherencia en todos los documentos, facilitando que los usuarios encuentren y gestionen documentos según los datos específicos de cada documento.
📝 Nota: Para una explicación detallada de cada tipo de metadato en BIMcollab, puedes consultar este artículo: Tipos de metadatos de documentos y su uso.
Configuración de carga de documentos
Los metadatos se añaden cuando se cargan documentos en un proyecto. Hay dos opciones para la configuración de carga de documentos en relación con los metadatos. Estas configuraciones se encuentran en la pestaña de Configuración.
A nivel de proyecto, los usuarios con el rol de Jefe de proyecto tienen permiso para editar esta configuración. A nivel de fase del proyecto, los usuarios con permisos de usuario para Editar la Configuración pueden editar.
A. Configuración de carga predeterminada
Por defecto (para proyectos nuevos), añadir metadatos es opcional. Esto significa que los documentos se pueden cargar rápidamente sin tener que rellenar manualmente los campos de metadatos.
Lee más sobre esto en este artículo: Cargar documentos.
B. Configuración avanzada de carga
Para asegurar una mejor calidad de los datos, puedes activar la configuración avanzada de carga. Cuando esto está activado, ciertos campos de metadatos se vuelven obligatorios. Los usuarios deberán añadir los metadatos antes de cargar los documentos.
Lee más sobre esto en este artículo: Configuración avanzada de carga de documentos.
Configurar los metadatos
Los metadatos pueden ser configurados por el sistema (establecidos centralmente por administradores o jefes de proyecto) o introducidos manualmente por los usuarios al cargar o editar documentos.
La siguiente tabla resume dónde se definen los diferentes grupos de metadatos en la interfaz de BIMcollab.
Grupo | Dónde se configura | Ejemplos de metadatos |
Configurado por el sistema | Administración > CDE > Configuración | - Disciplina |
| Administración > CDE > Ubicaciones | - Estructura espacial (relaciones de ubicación, proyecto, fase, nivel o parte) |
| Administración > Usuarios > Empresas | - Autor |
| Definido por BIMcollab | - Tipo de documento |
| Pestaña Configuración del proyecto | - Nombre del documento |
Introducido por el usuario | Introducido libremente a nivel de documento o versión durante la carga o edición | - Descripción |
1. Metadatos configurados por el sistema
Algunos metadatos en la gestión de documentos están predefinidos y estandarizados para mantener la coherencia entre proyectos. Estos son configurados por los administradores y, en algunos casos, por los jefes de proyecto.
⚠️ Atención: Los metadatos configurados por el sistema se definen una sola vez para todo el Espacio y pueden usarse en todos los proyectos, asegurando estándares uniformes y reduciendo duplicidades.
Aquí tienes un listado de dónde y cómo se pueden crear y ajustar:
Disciplinas, Etiquetas, Estados y Campos personalizados
Al cargar o editar un documento, los usuarios seleccionan los metadatos de Disciplinas, Etiquetas, Estados y Campos personalizados desde un listado desplegable que contiene los valores predefinidos.
Estas configuraciones se realizan en Administración del Espacio > pestaña CDE > Configuración.
Para cada elemento, las opciones deben añadirse mediante el botón ‘Añadir’ en la esquina superior derecha para que aparezcan en los listados desplegables.
Para los Campos personalizados, primero crea los campos y luego añade opciones para cada campo. Se puede importar un archivo CSV con todos los campos y opciones para agilizar la configuración.
💡 Consejo: Los jefes de proyecto pueden revisar qué Disciplinas, Etiquetas, Estados y Campos personalizados están disponibles en su proyecto según la configuración del espacio, accediendo a la configuración correspondiente de gestión de documentos.
Estructura espacial
Los documentos pueden vincularse a la estructura espacial de una fase del proyecto, incluyendo los siguientes niveles:
Ubicación
Parcela
Edificio
Nivel o Parte
Al cargar o editar un documento, los usuarios seleccionan el metadato de estructura espacial desde un listado desplegable con los valores predefinidos.
Estas opciones se configuran en Administración del Espacio > pestaña CDE > Ubicación.
Para más detalles sobre cómo configurar la estructura espacial, consulta: Crear estructura espacial para documentos
Autor
Los usuarios también pueden especificar el autor de los documentos cargados. Esto ayuda a que los diferentes interesados sepan cuál es la empresa responsable de los distintos documentos del proyecto.
Al cargar o editar un documento, los usuarios seleccionan el autor desde un listado desplegable con los valores predefinidos. Esto se basa en las empresas de usuario dentro del espacio.
Estas opciones se determinan durante la creación de usuarios en Administración del Espacio > Usuarios > Empresas.
Para más detalles sobre cómo configurar empresas, consulta: Crear y usar empresas en BIMcollab
Tipo de documento
Ciertos metadatos son fijos y no pueden personalizarse en BIMcollab. Esto incluye el metadato de tipo de documento que tiene las siguientes opciones:
Documentos
Documentación
Planos
Imágenes
Modelos
Nombre del documento y Códigos de paquete de trabajo
Algunos metadatos provienen de las funciones existentes de Configuración del proyecto:
Nombre del documento: Si se utiliza una convención de nombres, el nombre del documento se extrae de ciertos metadatos. Las convenciones de nombres se crean a nivel de espacio por los administradores y se vinculan a los proyectos por los jefes de proyecto. Aquí tienes un artículo que explica cómo pueden usarse: Convención de nombres de documentos
Códigos de paquete de trabajo: Estos códigos se crean a nivel de proyecto por los jefes de proyecto. Aquí tienes un artículo que explica cómo pueden usarse y para qué sirven: Códigos de paquete de trabajo y paquetes de trabajo
2. Metadatos introducidos por el usuario
Algunos metadatos se añaden manualmente a nivel de documento o versión para enriquecer la información. Estos metadatos se añaden durante la carga del documento o al editar los detalles del documento.
Los siguientes son campos de texto o fecha que pueden introducirse libremente:
Descripción
Fecha del documento
Número de versión, fecha de versión y descripción de la versión
Escala
Tamaño de papel
Referencias externas
Enlaces externos
Uso de metadatos en la gestión de documentos
Una vez que el grupo de metadatos está configurado, se puede añadir la metadata relevante cuando se suben documentos. Además de enriquecer la información del documento, la metadata se aplica en varias funciones de la gestión de documentos, incluyendo:
Agrupación inteligente, donde la metadata permite carpetas dinámicas y vistas personalizadas basadas en los criterios de metadata seleccionados.
Filtrar, buscar y agrupar documentos de manera eficiente.
Definir convenciones de nombres de documentos y workflows.
Consejos para la coherencia y buenas prácticas
Al definir la metadata, ten en cuenta las siguientes buenas prácticas para asegurar un uso fluido y escalabilidad a largo plazo:
Empieza con un plan de estructura de nombres. Decide qué campos de metadata (por ejemplo, Disciplina, Estado, Ubicación) son esenciales antes de añadir campos personalizados.
Planifica los campos de metadata con anticipación y alinéalos con los estándares internos de la empresa o del proyecto.
Usa nombres claros y descriptivos. Crea valores que sean fáciles de entender para todos los miembros del equipo (por ejemplo, 'Propósito del documento' en lugar de 'DocPurp').
Restringe los derechos de edición: Solo los administradores acordados deben modificar los valores de metadata predefinidos.
Revisa y limpia las opciones de metadata de forma regular.
Documenta tu grupo y comparte una breve guía para ayudar a los miembros del equipo a aplicar la metadata de manera consistente.