Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Wenn Sie die Erweiterte Dokumenten-Upload-Einstellung verwenden, ist das Hinzufügen von Metadaten erforderlich, bevor Dokumente hochgeladen werden können. So haben Sie mehr Kontrolle über die Dokumenteninformationen und stellen eine einheitliche Struktur im gesamten Projekt sicher.
💡 Tipp: Die Upload-Einstellung kann in den Projekteinstellungen ausgewählt werden, wie in diesem Artikel beschrieben. Die Alternative ist die Standard-Upload-Einstellung, bei der das Hinzufügen von Metadaten optional ist.
Bevor Sie beginnen
Benutzerberechtigungen
Um Dokumente hochzuladen, benötigen Sie:
Eine BIMcollab-Lizenz.
Die entsprechende Teamrolle zum Hochladen auf Projektebene.
Die entsprechenden Arbeitsgruppen-Berechtigungen Berechtigungen zum Hochladen auf Projektebenen der Projektphasen.
⚠️ Achtung:
Wenn Sie nicht die richtigen Berechtigungen haben, wird der Hinzufügen-Button nicht angezeigt.
Um Metadaten zu bearbeiten, benötigen Sie die Bearbeiten Berechtigung für die ausgewählten Dokumente. Ohne diese bleibt der Bearbeiten-Button deaktiviert.
Den richtigen Standort, das richtige Projekt oder die richtige Phase auswählen
Neue Dokumente werden immer dem aktuell ausgewählten Projekt oder der Projektphase (2) hinzugefügt, wie im Navigationsmenü angezeigt. Stellen Sie sicher, dass Sie Dokumente hinzufügen (1) zum richtigen Projekt (Phase).
Dokumente hochladen
Bevor sie geteilt werden, werden hinzugefügte Dokumente zunächst als Entwürfe gespeichert, bis ihre Metadaten vollständig sind. Diese sind im Entwurf Tab sichtbar, wo Sie sie einzeln oder mehrere gleichzeitig bearbeiten und auswählen können, welche Sie teilen möchten.
📝 Hinweis: Dateien im Entwurf Tab sind nur für Sie sichtbar. Andere Projektmitglieder haben keinen Zugriff darauf, bis Sie sie teilen.
Sie können Dokumente auf zwei Arten hinzufügen:
1. Drag & Drop
Ziehen Sie Dateien per Drag & Drop in den Upload-Bereich.
2. Über den Hinzufügen-Button
Mit einem Klick auf den Button Zum Projekt/Projektphase hinzufügen können Sie auswählen, wie Sie Ihre Dateien hinzufügen möchten:
Zu Entwürfen hochladen: Wählen Sie manuell die Dateien von Ihrem Computer aus, die Sie hinzufügen möchten.
Upload-Liste: Laden Sie Ihre Dateien zusammen mit einer Upload-Liste hoch. Mit einer Upload-Liste können Sie Dokumenten-Metadaten im Voraus definieren und in einem Schritt einfügen. Siehe Upload-Liste.
Platzhalter erstellen: Wählen Sie diese Option, um eine Informationsvorlage für eine Datei zu erstellen, die noch nicht hochgeladen wurde. Siehe Dokumenten-Platzhalter.
Mit anderer Plattform verbinden: Wählen Sie die Plattform, von der Sie Ihre Dateien abrufen möchten. Siehe Autodesk Forma mit Dokumentenmanagement verbinden.
Entwürfe überprüfen
Nach dem Hinzufügen erscheinen Ihre Dokumente im Entwürfe-Tab. Wenn Sie ein oder mehrere Dokumente auswählen, erscheint eine Werkzeugleiste mit den verfügbaren Aktionen.
Sie können folgende Aktionen für Ihre Entwurfsdokumente durchführen:
Aktion | Wie |
Bearbeiten (A) | Dokumenten-Metadaten hinzufügen oder aktualisieren. |
Teilen (B) | Entwurfsdokumente in der geteilten Dokumentenliste verfügbar machen. |
Verwerfen (C) | Entwürfe löschen. |
Suchen (D) | Bestimmte Dokumente in der Entwürfe-Liste finden. |
Spalten (E) | Angezeigte Spalten anpassen. |
📝 Hinweis: Wenn eine Dokumentnummern-Konvention aktiv ist und Ihre Datei nicht den Vorgaben entspricht, zeigt der Entwurf den Dateinamen und Unbenanntes Dokument als Dokumentnamen an. Fügen Sie die erforderlichen Metadaten wie im nächsten Schritt beschrieben hinzu, um einen gültigen Dokumentnamen zu generieren.
Metadaten zu Entwürfen hinzufügen
Bevor Sie Ihre Dateien teilen, müssen alle erforderlichen Metadatenfelder ausgefüllt sein. Sie können Metadaten für einzelne oder mehrere Dokumente gleichzeitig hinzufügen.
Metadaten zu einem einzelnen Dokument hinzufügen
Wählen Sie das Dokument aus, das Sie bearbeiten möchten. Das Metadaten-Panel öffnet sich auf der rechten Seite. Bestimmte Metadatenfelder sind als Pflichtfelder mit einem roten Sternchen (*) markiert.
📝 Hinweis: Eine ausführliche Erklärung zu den einzelnen Metadaten-Typen in BIMcollab finden Sie in diesem Artikel: Dokumenten-Metadaten-Typen und Verwendung.
Erforderliche Metadaten umfassen die unten aufgeführten Informationen.
Auf Dokumentenebene:
Dokumentenname
Je nach Upload-Methode und ob eine Dokumentnummern-Konvention (DNC) aktiv ist, kann BIMcollab den Namen aus dem Dateinamen oder aus manuell eingegebenen Metadaten bestimmen. Wenn eine DNC aktiv ist, wird der Dokumentenname nach der Namenskonvention generiert, sobald alle erforderlichen Metadaten angegeben sind. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentenname.Dokumentendatum
Autor
Beschreibung 1
Disziplin
Dokumententyp
Auf Versionsebene:
Versionsnummer
Um eine neue Version zu einem bestehenden Dokument hinzuzufügen, muss der Dokumentenname exakt übereinstimmen. Nur dann wird der neue Upload mit den vorherigen Versionen verbunden. Ist der Dokumentenname bereits in BIMcollab bekannt, werden die Informationen automatisch ausgefüllt.Versionsdatum
Status
Metadaten zu mehreren Dokumenten hinzufügen
Sie können Metadaten für mehrere Dokumente gleichzeitig hinzufügen oder aktualisieren – entweder per Mehrfachauswahl oder mit einer Upload-Liste.
Mehrere Entwürfe per Mehrfachauswahl bearbeiten
Mit der Mehrfachauswahl können Sie dieselben Metadatenwerte auf mehrere Entwurfsdokumente gleichzeitig anwenden. Das ist besonders praktisch, wenn mehrere Dokumente die gleichen Metadaten haben.
Im Entwürfe-Tab können Sie die gewünschten Dokumente per Checkbox auswählen und auf Bearbeiten klicken, um das Metadaten-Panel zu öffnen.
Metadaten mit einer Upload-Liste hinzufügen
Mit einer Upload-Liste können Sie Metadaten für mehrere Dokumente mithilfe einer Excel-Tabelle hinzufügen, ohne jedes Dokument einzeln bearbeiten zu müssen.
Ausführliche Anleitungen zur Vorbereitung und Verwendung einer Excel-Upload-Liste finden Sie unter Upload-Listen.
Entwürfe teilen
Sobald alle erforderlichen Metadaten ausgefüllt sind, können Sie Ihre Dokumente mit Ihrem Projektteam teilen.
Wählen Sie das/die Dokument(e) aus und klicken Sie auf den Teilen-Button.
Fehlermeldung
Nach dem Klick auf den Teilen-Button kann neben einem Dokument ein Fehler-Icon erscheinen, wenn bestimmte Einschränkungen das Teilen verhindern.
Dies kann aus folgenden Gründen passieren:
Fehlende Metadaten: Ein oder mehrere erforderliche Metadatenfelder sind nicht ausgefüllt. Ergänzen Sie die fehlenden Informationen, bevor Sie das Dokument teilen.
Unzureichende Berechtigungen: Sie haben keine Berechtigung, eines oder mehrere der ausgewählten Dokumente zu bearbeiten.
Gemischte Dokumentenebenen: Ihre Auswahl enthält sowohl Projekt- als auch Projektphasen-Dokumente, die nicht gemeinsam bearbeitet werden können.
Gesperrte Dokumente: Eines oder mehrere ausgewählte Dokumente sind gesperrt und können nicht bearbeitet werden.
Benachrichtigungen
Sobald du auf Teilen klickst, erscheint ein Fenster mit einer Option für Benachrichtigung.
Dies ist eine Begleitnachricht, wenn Dokumente hochgeladen werden, die an ausgewählte Benutzer in BIMcollab gerichtet ist. Diese Benachrichtigung wird als Nachricht gespeichert und direkt nach dem Posten wird eine email verschickt.
Nach dem Teilen wird das Dokument in den Ordner „Geteilt“ verschoben, wo alle Team-Mitglieder mit den entsprechenden Berechtigungen das Dokument ansehen und gemeinsam daran arbeiten können.
