Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Dokumenten-Metadaten in BIMcollab legen fest, wie Informationen organisiert, kategorisiert und abgerufen werden. Sie helfen Teams, eine einheitliche Struktur für alle Dokumente zu wahren, sodass Nutzer Dokumente anhand spezifischer Daten leichter finden und verwalten können.
📝 Hinweis: Eine ausführliche Erklärung zu den einzelnen Metadaten-Typen in BIMcollab finden Sie in diesem Artikel: Dokumenten-Metadaten-Typen und deren Verwendung.
Einstellungen für den Dokumenten-Upload
Metadaten werden beim Hochladen von Dokumenten zu einem Projekt hinzugefügt. Es gibt zwei Optionen für die Einstellungen zum Dokumenten-Upload in Bezug auf Metadaten. Diese Einstellungen finden Sie unter dem Tab Einstellungen.
Auf Projektebene haben Nutzer mit der Rolle Projektleiter die Berechtigung, diese Einstellung zu bearbeiten. Auf Projektphasen-Ebene können Nutzer mit Nutzerberechtigungen zum Bearbeiten der Einstellungen diese anpassen.
A. Standard-Upload-Einstellung
Standardmäßig (für neue Projekte) ist das Hinzufügen von Metadaten optional. Das bedeutet, dass Dokumente schnell hochgeladen werden können, ohne dass Metadatenfelder manuell ausgefüllt werden müssen.
Mehr dazu erfahren Sie in diesem Artikel: Dokumente hochladen.
B. Erweiterte Upload-Einstellung
Um eine bessere Datenqualität zu gewährleisten, können Sie die Erweiterte Upload-Einstellung aktivieren. Wenn diese aktiviert ist, werden bestimmte Metadatenfelder verpflichtend. Nutzer müssen die Metadaten vor dem Hochladen der Dokumente angeben.
Mehr dazu erfahren Sie in diesem Artikel: Erweiterte Upload-Einstellung für Dokumente.
Metadaten einrichten
Metadaten können entweder systemseitig konfiguriert (zentral von Administratoren oder Projektleitern eingerichtet) oder manuell von Nutzern beim Hochladen oder Bearbeiten von Dokumenten eingegeben werden.
Die folgende Tabelle fasst zusammen, wo verschiedene Metadatengruppen in der BIMcollab-Oberfläche definiert werden.
Gruppe | Wo konfiguriert | Beispiele für Metadaten |
Systemseitig konfiguriert | Administration > CDE > Einstellungen | - Fachbereich |
| Administration > CDE > Standorte | - Räumliche Struktur (Beziehungen zwischen Standort, Projekt, Phase, WebRaum oder Teil) |
| Administration > Nutzer > Unternehmen | - Autor |
| Von BIMcollab definiert | - Dokumententyp |
| Projekt-Einstellungen Tab | - Dokumentenname |
Manuell eingegeben | Frei einzugeben auf Dokument- oder Versionsebene beim Hochladen oder Bearbeiten | - Beschreibung |
1. Systemseitig konfigurierte Metadaten
Einige Metadaten im Dokumentenmanagement sind vordefiniert und standardisiert, um eine einheitliche Struktur über alle Projekte hinweg zu gewährleisten. Diese werden von Administratoren und in manchen Fällen von Projektleitern eingerichtet.
⚠️ Achtung: Systemseitig konfigurierte Metadaten werden einmalig für den gesamten WebRaum definiert und können in allen Projekten verwendet werden. So werden einheitliche Standards sichergestellt und Dopplungen vermieden.
Hier finden Sie eine Übersicht, wo und wie diese erstellt und angepasst werden können:
Fachbereiche, Labels, Status und Benutzerdefinierte Felder
Beim Hochladen oder Bearbeiten eines Dokuments wählen Nutzer Metadaten für Fachbereiche, Labels, Status und Benutzerdefinierte Felder aus einer Dropdown-Liste mit den vordefinierten Werten aus.
Diese Einstellungen werden unter WebRaum-Administration > CDE-Tab > Einstellungen konfiguriert.
Für jedes Element müssen Optionen über den ‘Hinzufügen’-Button oben rechts hinzugefügt werden, damit sie in den Dropdown-Listen erscheinen.
Für Benutzerdefinierte Felder müssen zuerst die Felder erstellt und dann Optionen für jedes Feld hinzugefügt werden. Eine CSV-Datei mit allen Feldern und Optionen kann importiert werden, um die Einrichtung zu beschleunigen.
💡 Tipp: Projektleiter können im jeweiligen Dokumentenmanagement-Bereich prüfen, welche Fachbereiche, Labels, Status und Benutzerdefinierte Felder laut WebRaum-Einstellungen im Projekt verfügbar sind.
Räumliche Struktur
Dokumente können mit der räumlichen Struktur einer Projektphase auf folgenden Ebenen verknüpft werden:
Standort
Grundstück
Gebäude
WebRaum oder Teil
Beim Hochladen oder Bearbeiten eines Dokuments wählen Nutzer Metadaten für das Feld Räumliche Struktur aus einer Dropdown-Liste mit den vordefinierten Werten aus.
Diese Optionen werden unter WebRaum-Administration > CDE-Tab > Standort konfiguriert.
Details zur Einrichtung der räumlichen Struktur finden Sie hier: Räumliche Struktur für Dokumente erstellen
Autor
Nutzer können auch den Autor hochgeladener Dokumente angeben. So wissen alle Beteiligten, welches Unternehmen für welche Projektdokumente verantwortlich ist.
Beim Hochladen oder Bearbeiten eines Dokuments wählen Nutzer den Autor aus einer Dropdown-Liste mit den vordefinierten Werten aus. Dies basiert auf den Nutzerunternehmen im WebRaum.
Diese Optionen werden bei der Nutzererstellung unter WebRaum-Administration > Nutzer > Unternehmen festgelegt.
Details zur Einrichtung von Unternehmen finden Sie hier: Unternehmen in BIMcollab erstellen und verwenden
Dokumententyp
Bestimmte Metadaten sind festgelegt und können in BIMcollab nicht angepasst werden. Dazu gehört das Dokumententyp-Metadatum mit folgenden Optionen:
Dokumente
Dokumentation
Pläne
Bilder
Modelle
Dokumentenname und Arbeitspaket-Codes
Bestimmte Metadaten stammen aus bestehenden Funktionen der Projekteinstellungen:
Dokumentenname: Wenn eine Namenskonvention verwendet wird, wird der Dokumentenname aus bestimmten Metadaten generiert. Namenskonventionen werden auf WebRaum-Ebene von Administratoren erstellt und von Projektleitern Projekten zugewiesen. Hier finden Sie einen Artikel, der die Verwendung erklärt: Namenskonvention für Dokumente
Arbeitspaket-Codes: Diese Codes werden auf Projektebene von Projektleitern erstellt. Hier finden Sie einen Artikel, der die Verwendung und den Zweck erklärt: Arbeitspaket-Codes und Arbeitspakete
2. Manuell eingegebene Metadaten
Einige Metadaten werden manuell auf Dokumenten- oder Versionsebene hinzugefügt, um die Informationen zu ergänzen. Diese Metadaten werden beim Dokumenten-Upload oder beim Bearbeiten der Dokumentendetails eingegeben.
Folgende Text- oder Datumsfelder können frei eingegeben werden:
Beschreibung
Dokumentendatum
Versionsnummer, Versionsdatum und Versionsbeschreibung
Maßstab
Papierformat
Externe Referenzen
Externe Links
Verwendung von Metadaten im Dokumentenmanagement
Sobald die Metadaten eingerichtet sind, können relevante Metadaten beim Hochladen von Dokumenten hinzugefügt werden. Neben der Anreicherung von Dokumentinformationen werden Metadaten in mehreren Funktionen des Dokumentenmanagements verwendet, darunter:
Intelligente Gruppierung, bei der Metadaten dynamische Ordner und benutzerdefinierte Ansichten basierend auf ausgewählten Metadatenkriterien ermöglichen.
Effizientes Filtern, Suchen und Gruppieren von Dokumenten.
Festlegen von Dokumentbenennungsregeln und Workflows.
Tipps für Konsistenz und bewährte Methoden
Beim Definieren von Metadaten sollten Sie folgende bewährte Methoden beachten, um eine reibungslose Nutzung und langfristige Skalierbarkeit sicherzustellen:
Beginnen Sie mit einem Plan für die Namensstruktur. Entscheiden Sie, welche Metadatenfelder (z. B. Fachbereich, Status, Standort) essenziell sind, bevor Sie benutzerdefinierte Felder hinzufügen.
Planen Sie Metadatenfelder im Voraus und stimmen Sie diese mit internen Unternehmens- oder Projektstandards ab.
Verwenden Sie klare und beschreibende Namen. Erstellen Sie Werte, die für alle Team-Mitglieder leicht verständlich sind (z. B. 'Dokumentenzweck' statt 'DocPurp').
Bearbeitungsrechte einschränken: Nur festgelegte Administratoren sollten vordefinierte Metadatenwerte ändern.
Überprüfen und bereinigen Sie die Metadatenoptionen regelmäßig.
Dokumentieren Sie Ihre Einrichtung und teilen Sie eine kurze Anleitung, damit Team-Mitglieder Metadaten einheitlich anwenden.