Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Wenn Sie Ihre Dokumente zu BIMcollab hochladen, können Sie anstelle eines sofortigen Uploads auch einen Platzhalter für ein Dokument verwenden. Platzhalter enthalten alle relevanten Informationen zum Dokument, ermöglichen es Ihnen jedoch, die eigentliche Datei zu einem späteren Zeitpunkt hochzuladen.
Platzhalter erstellen
Platzhalter können auf zwei Arten erstellt werden: Entweder indem Sie einzelne Platzhalter manuell hinzufügen oder indem Sie eine Upload-Liste verwenden, um mehrere Platzhalter auf einmal zu generieren.
Platzhalter manuell hinzufügen
Um einen Dokumenten-Platzhalter hinzuzufügen, navigieren Sie zunächst zu der Projektphase, zu der Sie ihn hinzufügen möchten.
Klicken Sie im Reiter „Dokumente“ oben rechts auf die Schaltfläche Zur Projektphase hinzufügen.
Wählen Sie die Schaltfläche Platzhalter aus. Sie müssen an dieser Stelle noch keine Datei hinzufügen.
Ihre persönliche Warteschlange wird dann aktualisiert und enthält nun den soeben erstellten Platzhalter.
Wählen Sie die Platzhalter aus, zu denen Sie Informationen hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Informationen zu hochgeladenen Dateien hinzufügen.
Füllen Sie die Metadaten wie bei einem normalen Dokumenten-Upload aus. Alle Pflichtfelder sind mit einem Sternchen * gekennzeichnet.
Sie können auch eine Benachrichtigung hinzufügen, die an ein Team-Mitglied gesendet wird.
Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche Speichern, wenn Sie fertig sind.
Sie erhalten dann eine Zusammenfassung aller erstellten Dokumenten-Platzhalter. Klicken Sie auf Fortfahren, um zur Hauptseite „Dokumente“ zurückzukehren.
Der Platzhalter wird mit einem Ausrufezeichen ! neben dem Dokumentnamen angezeigt. Alle Informationen wie Dokumentdatum, Versionsdatum, Versionsnummer, Versionsbeschreibung oder Status bleiben leer, bis ein Dokument tatsächlich hochgeladen wird.
Mehrere Platzhalter aus der Upload-Liste hinzufügen
Um Platzhalter hinzuzufügen, ohne die Metadaten für jede Datei beim Upload einzeln einzugeben, können Sie eine Upload-Liste verwenden. Damit werden Platzhalter in großen Mengen auf Basis der in der Excel-Datei angegebenen Dokumentinformationen hinzugefügt.
Um eine Upload-Liste zu erstellen, laden Sie zunächst die Excel-Vorlage herunter, die Sie hier finden. Füllen Sie diese mit allen Dokumentinformationen für die Platzhalter aus, die Sie erstellen möchten.
📝 Hinweis: Weitere Informationen zur Verwendung der Upload-Liste als Excel-Vorlage finden Sie in diesem Artikel: Upload-Liste
⚠️ Achtung: Beim Erstellen der Upload-Liste sollten die Metadatenfelder, die sich auf die neueste Version beziehen, für Platzhalter leer gelassen werden, da diese Informationen im Voraus nicht bekannt sind. Alle hellblauen Spalten in der Excel-Liste, einschließlich Dateidaten, Dokumentdatum und alle Versionsdetails, müssen leer bleiben. Diese werden hinzugefügt, wenn die eigentlichen Modelle hochgeladen werden.
Navigieren Sie zur gewünschten Ebene Ihres Projekts (Standort, Projekt oder Phase) und klicken Sie im Reiter „Dokumente“ oben rechts auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Ziehen Sie die erstellte Upload-Liste per Drag & Drop in das Feld „Dokumente hinzufügen“ oder wählen Sie die Datei aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren
Überprüfen Sie eventuelle Benachrichtigungen oder Informationen zu den neuen hochgeladenen Platzhaltern.
Klicken Sie auf derselben Seite auf die Schaltfläche Zur persönlichen Warteschlange.
Klicken Sie auf Informationen zu hochgeladenen Dateien hinzufügen, um alle Metadaten zu überprüfen, die aus der Upload-Liste importiert wurden.
Klicken Sie nach dem Hinzufügen oder Anpassen der Informationen für die Dokumente in Ihrer Warteschlange auf Speichern.
Klicken Sie auf der nächsten Seite auf Fortfahren.
Jetzt gelangen Sie zurück zur Dokumentenübersicht, in der Sie die neu hinzugefügten Dokumenten-Platzhalter finden.
💡 Tipp: Persönliche Warteschlange
Sie können Ihre ausstehenden Dokumenten-Platzhalter jederzeit einsehen, indem Sie im Reiter „Dokumente“ auf die Schaltfläche Persönliche Warteschlange klicken. In diesem Bereich werden alle Platzhalter angezeigt, die noch weitere Informationen benötigen, bevor sie hochgeladen und zur Dokumentenliste hinzugefügt werden können.
In Ihrer persönlichen Warteschlange können Sie jeden Platzhalter entfernen, indem Sie ihn markieren und die entsprechende Schaltfläche auswählen.
Es ist möglich, mehrere Platzhalter gleichzeitig zu bearbeiten, indem Sie sie in Ihrer persönlichen Warteschlange markieren. Wenn Sie dann Informationen zu hochgeladenen Dateien hinzufügen auswählen, können Sie die Informationen für jeden Platzhalter auf derselben Seite ausfüllen.
📝 Hinweis:
Es ist möglich, To do-Elemente wie Notizen, Fragen oder Aufgaben zu Platzhaltern hinzuzufügen, bevor eine Dokumentenversion hochgeladen wird. So können die Inhalte des Dokuments bereits vor der Erstellung besprochen werden.
Weitere Informationen zur Nutzung von To do's zur Kommunikation über Ihre Dokumente finden Sie in diesem Artikel: To do's-Tab
Dokument zu Platzhalter hochladen
Sobald Sie bereit sind, Ihre Dokumente mit BIMcollab zu teilen, können Sie sie zu den bereits erstellten Platzhaltern hochladen. Genau wie beim Erstellen der Platzhalter können Sie auch hier Dokumente entweder manuell oder über eine Upload-Liste hinzufügen.
Dokument manuell zu Platzhalter hinzufügen
Klicken Sie auf den Dokumentnamen des Platzhalters, zu dem Sie ein Dokument hochladen möchten.
Gehen Sie zum Tab Versionen (1) und klicken Sie auf die Schaltfläche Version hinzufügen (2).
Das Feld für den Dokumentnamen wird automatisch ausgefüllt, da Sie dies bereits zuvor angegeben haben.
Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus, die mit einem Sternchen * markiert sind:Datei hochladen (1)
Versionsnummer angeben (2)
Versionsdatum hinzufügen (3)
Status angeben (4)
Sobald alle erforderlichen Informationen ausgefüllt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen (5).
Die Seite Dokumente erstellt erscheint und fasst alle erstellten Dokumente zusammen. Dies beinhaltet deren Versionsnummern sowie die Information, ob sie mit einem Workflow verknüpft sind.
Klicken Sie auf Fortfahren, um zur Dokumentenseite zurückzukehren.
Eine Dokumentversion wurde nun hinzugefügt und der Platzhalter wird jetzt als reguläres Dokument in Ihrer Dokumentenliste betrachtet.
Mehrere Dokumente aus der Upload-Liste zu Platzhaltern hinzufügen
Wenn Sie Dokumente mithilfe einer Upload-Liste in großen Mengen hochladen möchten, können Sie diese auch verwenden, um Dokumente mehreren Platzhaltern gleichzeitig hinzuzufügen.
Bearbeiten Sie zunächst Ihre Upload-Liste (Excel-Tabelle) und ergänzen Sie die fehlenden Informationen in den blauen Zellen: Dateiname, Dokumentdatum und Versionsdetails
❗ Achtung:
Der Dateiname muss exakt mit dem Dateinamen des Dokuments übereinstimmen und die Dateiendung enthalten (z. B. .pdf).
2. Speichern Sie die Excel-Datei.
3. Navigieren Sie in BIMcollab zu dem Ort, Projekt oder der Phase, in der sich Ihre Platzhalter befinden, und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen zu.
4. Ziehen Sie die Datei(en) zusammen mit der Upload-Liste per Drag & Drop hinein oder wählen Sie sie aus, um sie hochzuladen.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen.
6. Überprüfen Sie die Informationen und eventuelle Benachrichtigungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur persönlichen Warteschlange.
7. Wählen Sie die Dokumente aus, zu denen Sie Informationen hinzufügen möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Informationen zu hochgeladenen Dateien hinzufügen.
8. Bestätigen Sie die zusätzlichen Metadaten, die in der Upload-Liste für Dateiname, Dokumentdatum und Versionsdetails hinzugefügt wurden. Alle Pflichtfelder sind mit einem Sternchen * markiert.
9. Sie können auch eine Benachrichtigung auswählen, die an ein Team-Mitglied gesendet werden soll.
10. Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche Speichern, wenn Sie fertig sind.
11. Die Seite Dokumente erstellt erscheint und fasst alle erstellten Dokumente zusammen. Dies beinhaltet deren Versionsnummern (wie in der Upload-Liste angegeben) sowie die Information, ob sie mit einem Workflow verknüpft sind.
Klicken Sie auf Fortfahren, um zur Dokumentenseite zurückzukehren.
12. Die Platzhalter werden nun als reguläre Dokumente in Ihrer Dokumentenliste betrachtet.