Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Mit Dokumenten-Revisionen (siehe Pläne für die Verfügbarkeit der Funktion) können Sie ein Dokument (oder eine Gruppe von Dokumenten) zur Überarbeitung zuweisen und den Prozess verfolgen. Sobald eine Revision einem Benutzer zugewiesen ist, werden die Dokumente in der Revision eingefroren. Das bedeutet, dass keine neuen, widersprüchlichen Dokumentversionen hinzugefügt werden können, solange sich die Dokumente in der Revision befinden. So bleiben Ihre Dokumente immer auf dem neuesten Stand.
Um Revisionen in Ihrem Projekt (bzw. in der Projektphase) zu erstellen und zu bearbeiten, folgen Sie den untenstehenden Schritten.
Benutzerberechtigungen
Im Dokumentenmanagement von BIMcollab werden die Zugriffsrechte der Benutzer von Administratoren über Benutzerrollen festgelegt. Bevor Benutzer mit Revisionen arbeiten können, benötigen sie die entsprechende Berechtigung über die Benutzerrollen-Berechtigungen.
Als Administrator können Sie Revisionen für eine bestimmte Benutzerrolle aktivieren, indem Sie auf die Registerkarte Benutzerrollen (1) auf der Seite WebRaum-Einstellungen gehen. Wählen Sie die gewünschte Benutzerrolle aus, klicken Sie im Menü links auf Berechtigungen (2) und dann auf die Schaltfläche Berechtigungen bearbeiten (3).
Im Revisions-Tab können Sie festlegen, ob Benutzer dieser Rolle die Revisionen in dieser Projektphase anzeigen (1), hinzufügen (2) oder bearbeiten (3) dürfen. Sie können mehrere Benutzerrollen mit unterschiedlichen Berechtigungen erstellen.
Zum Beispiel können nur bestimmte Benutzer Revisionen hinzufügen, und nur bestimmte Benutzer dürfen Berechtigungen anzeigen oder bearbeiten.
Im Berechtigungs-Tab müssen Sie außerdem sicherstellen, dass unter dem Tab Dokumente die Funktion Neue Tabelle (Technologie-Vorschau) aktiviert ist.
Revision erstellen
Wählen Sie in der Projektumgebung zunächst den richtigen Standort, das Projekt und die Projektphase aus.
Im Tab Dokumente wählen Sie das gewünschte Dokument oder eine Gruppe zusammengehöriger Dokumente aus, die überarbeitet werden sollen. Klicken Sie im Schnellmenü auf das Revisionssymbol.
Das Menü Revision erstellen öffnet sich mit einer Liste von Informationsfeldern:
Referenznummer ist eine eindeutige Nummer, die dieser Revision automatisch zugewiesen wird.
Beschreibung ist das Feld, in dem Sie eine freie Beschreibung Ihrer Revision eingeben können.
Zugewiesen sind die Benutzer, die für das Aktualisieren und Hochladen der neuen Dokumentversion verantwortlich sind. Wählen Sie einen oder mehrere Benutzer aus der Dropdown-Liste aus.
Informiert ist das Feld, in dem Sie einen oder mehrere Benutzer auswählen können, die per E-Mail benachrichtigt werden, wenn diese Revision erstellt wird.
Startdatum Das aktuelle Datum wird automatisch im Feld Startdatum eingetragen.
Enddatum Hier können Sie die Deadline für diese Revision festlegen.
Dokumente Im Tab sehen Sie die Liste der ausgewählten Dokumente, auf die sich diese Revision bezieht.
Wenn Sie alle Informationen hinzugefügt und überprüft haben, klicken Sie auf Speichern.
❗ Warnung: Eine einmal erstellte Revision kann nicht abgebrochen oder gelöscht werden.
Dokumente, die zur Revision hinzugefügt werden, werden automatisch eingefroren, was durch das eingefrorene Symbol auf der Dokumentenübersichtsseite angezeigt wird. Dadurch wird verhindert, dass andere Benutzer als die Verantwortlichen während der Überarbeitung widersprüchliche Dokumentversionen hochladen.
Revision anzeigen
Die Liste der erstellten Revisionen finden Sie im To do-Tab unter dem Revisions (1)-Tab.
Die Übersicht zeigt relevante Informationen zur Revision, einschließlich des aktuellen Status der Revision.
Revisionen können einen der folgenden Status haben:
Offen: Die Revision ist offen.
Dringend: Die Deadline der Revision ist überschritten.
Abgeschlossen: Die Revision wurde beendet und neue Dokumentversionen wurden hochgeladen.
Revision bearbeiten
Wenn Sie auf die Revisionsnummer klicken, öffnet sich die Seite mit den Revisionsdetails. Hier sehen Sie die Informationen zur Revision und die zugehörigen Dokumente. Unter To do's (1) können Sie einen Kommunikationseintrag (Notiz, Frage oder Aufgabe) hinzufügen, um eine Diskussion zu starten oder zusätzliche Aufgaben zur Revision zu erstellen. Die für die Revision erstellten Kommunikationseinträge sind auch in der allgemeinen Übersicht aller Kommunikationseinträge im To do's-Tab verfügbar. Unter Ereignisse (2) sehen Sie die letzten Aktionen der Benutzer zu dieser Revision.
Der Ersteller der Revision und andere Benutzer aus seinem Unternehmen können die Revision bearbeiten (solange sie nicht abgeschlossen ist), indem sie auf die Bearbeiten-Schaltfläche (3) klicken.
Um mit den Dokumenten zu arbeiten, laden Sie diese über das Download-Symbol (4) herunter. So stellen Sie sicher, dass Sie mit den neuesten Versionen arbeiten. Sie können wählen, nur die aktuelle Version des Dokuments herunterzuladen, oder das Dokument mit Anhängen und verknüpften Dokumenten. Sie können auch die Upload-Liste herunterladen, um den Upload-Prozess effizienter zu gestalten.
Wenn Sie mit der Bearbeitung der Dokumente fertig sind, können Sie die neue Dokumentversion im Tab Dokumente hochladen. Folgen Sie diesem Artikel, um manuell hochzuladen oder die Upload-Liste zu verwenden.
Wenn ein neues Dokument hochgeladen wurde, werden die neuen Versionen (5) im Tab Dokumente auf der Seite mit den Revisionsdetails angezeigt.
Wenn die Arbeit an der Revision abgeschlossen ist, können der Ersteller und andere Benutzer aus seinem Unternehmen die Revision durch Klick auf die Schaltfläche Beenden (6) abschliessen.
Wurde keine neue Version eines Dokuments hochgeladen, erscheint unter dem Dokument eine entsprechende Meldung. Klicken Sie auf Speichern, um die Revision zu schliessen. Dadurch ändert sich der Status der Revision auf „abgeschlossen“.
⚠️ Achtung: Nach Abschluss der Revision kann diese nicht mehr bearbeitet werden. Werden neue Versionen der Dokumente hochgeladen, sind sie nicht mehr Teil dieser Revision und erscheinen daher nicht mehr in der Revisionsübersicht.