Bitte beachten Sie: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Dokumente hochladen
Beim Hochladen von Dokumenten verlangt BIMcollab Dokumentdetails, die automatisch mit einer speziellen Upload-Liste ausgefüllt werden können. Das ist besonders praktisch bei großen Mengen an Dateien. Die Upload-Liste verknüpft jeden Dateinamen mit den zugehörigen Dokumentdetails und sorgt so für konsistente und korrekte Informationen. Wenn Sie die Liste zusammen mit den Dateien hochladen, werden die Details automatisch übernommen. Ist eine Dokumentenbenennungsregel (DNC) aktiviert, wird der Dokumentenname aus diesen Details (Metadaten) generiert.
Upload-Liste erstellen
Die meisten Zeichen- und Modellierungsprogramme ermöglichen es, Daten aus dem Titelblock einer Zeichnung direkt in eine Excel-Datei zu exportieren. Diese Daten können Sie dann verwenden, um die BIMcollab Upload-Liste auszufüllen. Die Einrichtung erfordert etwas Aufwand, spart aber beim Hochladen Zeit und stellt sicher, dass die Dokumentinformationen in BIMcollab exakt mit der Zeichnung übereinstimmen und Tippfehler vermieden werden.
Sie können eine der folgenden Optionen wählen, um unsere Upload-Liste zu nutzen, die in verschiedenen Sprachen verfügbar ist:
So erstellen Sie eine Upload-Liste:
Schritt 1:
Öffnen Sie die heruntergeladene Excel-Datei. Das Tabellenblatt ist in vier Hauptkategorien unterteilt: Dokumentenname (1), Dateiname (2), Dokumentdetails (3) und Versionsdetails (4).
Schritt 2:
Tragen Sie in Spalte A den Dokumentennamen ein, der für diese Datei in BIMcollab verwendet werden soll. Beachten Sie, dass Sie eine Dokumentenbenennungsregel einhalten müssen, wenn diese für Ihr Projekt aktiviert ist. Wenn Sie den Dokumentennamen nicht ausfüllen oder er nicht der aktiven DNC entspricht, wird der Dokumentenname aus der Upload-Liste verworfen und automatisch generiert. In diesem Fall wird nur der freie Feldteil des Dokumentennamens aus der Upload-Liste übernommen. BIMcollab informiert Sie, wenn dies passiert.
Schritt 3:
Tragen Sie in Spalte B den Namen des hochzuladenden Dokuments inklusive Dateiendung ein. Im Bild unten sehen Sie z. B. "test.pdf", wobei ".pdf" die Dateiendung ist.
Der Dateiname dient nur dazu, die richtige Zeile in der Excel-Datei zu finden. Metadaten werden daraus nicht übernommen.
Schritt 4:
Tragen Sie in den Spalten C–L die erforderlichen Dokumentdetails ein, darunter Raumstruktur, Dokumenttyp, Fachbereich, Autor, Dokumentdatum, Beschreibungen 1–3, Labels und Arbeitspaket-Codes.
Fehlen erforderliche Metadaten oder stimmen sie nicht mit BIMcollab überein, werden diese Felder beim Hochladen nicht ausgefüllt. Bei aktiver DNC kann der Dokumentenname erst festgelegt werden, wenn die Metadaten bekannt sind. BIMcollab greift dann nicht auf den Namen in Spalte A zurück.
Schritt 5:
Tragen Sie in den Spalten M–S die Versionsdetails ein, darunter Versionsnummer, Versionsdatum, Status, Versionsbeschreibung, Maßstab, Papierformat und Anhänge. Felder mit einem Sternchen in der Upload-Liste sollten ausgefüllt werden; alternativ können sie ausgefüllt werden, solange sich das Dokument noch im Tab Entwürfe befindet oder über die Bearbeitungsansicht. Für eine neue Version werden nur die Versionsfelder (Nummer, Datum, Status usw.) verwendet. Metadaten auf Dokumentebene aus der Liste überschreiben das bestehende Dokument nicht.
Die Spielregeln
Die Verwendung einer Dokumentenliste unterliegt bestimmten Regeln. So wird sichergestellt, dass BIMcollab die Excel-Datei nur als Upload-Liste liest und nicht als zu speicherndes Dokument. Die Liste sollte für jede neue Dateiversion aktualisiert und immer zusammen mit den zugehörigen Dokumenten hochgeladen werden. Wenn sie die folgenden Anforderungen erfüllt, verarbeitet BIMcollab sie korrekt:
Der Dateiname der Upload-Liste enthält das Wort „Upload-Liste“. Text kann davor oder dahinter stehen.
Die Dateiendung ist .xlsx .
Verwenden Sie die gleichen Spaltennamen wie in der Vorlage.
Diese Spaltennamen müssen immer in der 4. Zeile der Excel-Datei stehen.
Die Reihenfolge der Spalten ist egal und kann gegenüber dem Beispiel angepasst werden.
Die Zeilen 1 bis 3 werden nicht gelesen; hier können Projektdaten, Logos oder eigene Erklärungen stehen.
Jede Zeile mit einem Dokumentennamen gilt als Datei. Platzieren Sie daher keine Zwischenüberschriften in diesen Zeilen.
Die Spalte für den Dateinamen muss ebenfalls die Dateiendung enthalten, z. B.: zeichnung.pdf .
Der Inhalt der Zellen muss exakt mit den in BIMcollab gesetzten Metadaten übereinstimmen.
Neue Versionen behalten die bestehende Dokumentenidentität und Metadaten. Ob ein Upload als neues Dokument oder als neue Version zählt, hängt nur vom Dokumentennamen ab.
BIMcollab sucht beim Hochladen die Dateinamen in der Upload-Liste. Nur die Dateien, die zusammen mit der Upload-Liste hochgeladen werden, werden gelesen. Die Upload-Liste kann daher zusätzliche Zeilen für andere Dateien enthalten, diese werden aber nicht gelesen. BIMcollab meldet Dateien, die nicht gefunden wurden.
Die Upload-Liste kann zusätzliche Informationen enthalten und z. B. mit Farben oder Zwischenüberschriften formatiert werden. Achten Sie darauf, dass diese Informationen immer in einer eigenen Spalte stehen, die von BIMcollab nicht gelesen wird.
Upload mit Upload-Liste
📝 Hinweis: Dieser Ablauf gilt für die Erweiterte Dokumenten-Upload-Einstellung. Hochgeladene Dokumente werden zunächst als Entwürfe gespeichert, sodass Sie sie vor dem Teilen überprüfen können.
So laden Sie Ihre Dokumente mit einer Upload-Liste hoch:
Schritt 1:
Wählen Sie die Ebene aus, auf der Sie Ihre Dokumente speichern möchten (Standort, Projekt oder Projektphase). Gehen Sie zur Seite „Dokumente“ und klicken Sie auf Hinzufügen zum Projekt. Je nach gewählter Ebene kann dieser Button auch Hinzufügen zum Standort oder Hinzufügen zur Projektphase heißen. Wählen Sie dann Upload-Liste aus.
💡 Tipp: Sie können eine Upload-Liste nicht per Drag & Drop in die Entwürfe-Tabelle ziehen. Nutzen Sie immer die Option „Upload-Liste“, um Dokumente mit einer Upload-Liste hochzuladen.
Schritt 2:
Ziehen Sie die Datei(en) zusammen mit der Upload-Liste per Drag & Drop hinein oder wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Hochladen.
Schritt 3:
Überprüfen Sie die Benachrichtigungen, falls vorhanden. BIMcollab informiert Sie, wenn:
Eine Datei in der Upload-Liste nicht gefunden wurde.
Ein Dokumentenname in der Upload-Liste nicht mit den Metadaten übereinstimmt. Ist eine Dokumentenbenennungsregel aktiv, ignoriert BIMcollab den Namen in der Liste und erstellt den Dokumentennamen stattdessen aus den Metadaten.
Erforderliche Metadaten fehlen oder stimmen nicht mit den in BIMcollab gesetzten Werten überein.
Schritt 4:
Wechseln Sie zum Tab Entwürfe. Ihre hochgeladenen Dateien erscheinen dort als Entwürfe, mit den Metadaten aus der Upload-Liste bereits ausgefüllt. Im Tab Entwürfe können Sie Spalten hinzufügen, suchen, bearbeiten und Entwürfe löschen.
Schritt 5:
Überprüfen und ergänzen Sie die Metadaten. Felder mit einem Sternchen (*) sind Pflichtfelder. Falls sie nicht über die Upload-Liste ausgefüllt wurden, ergänzen Sie sie manuell:
Ein Dokument: Öffnen Sie den Entwurf, um ihn zu bearbeiten.
Mehrere Dokumente: Wählen Sie die Entwürfe aus und bearbeiten Sie sie gemeinsam. Felder mit unterschiedlichen Werten zeigen „Mehrere Werte“ an.
📝 Hinweis: Sie können mehrere Dokumente nicht gemeinsam bearbeiten, wenn:
Sie keine Berechtigung zum Bearbeiten eines oder mehrerer ausgewählter Dokumente haben.
Ihre Auswahl sowohl Projektdokumente als auch Projektphasen-Dokumente enthält.
eines oder mehrere der ausgewählten Dokumente eingefroren sind.
Wenn mehr als einer dieser Gründe zutrifft, wird nur der erste Grund in dieser Liste angezeigt.
Schritt 6:
Wählen Sie die Entwürfe aus, die Sie teilen möchten, und klicken Sie auf Teilen.
⚠️ Achtung: Wenn einer der ausgewählten Entwürfe einen Fehler enthält, kann keiner der ausgewählten Entwürfe geteilt werden. Entfernen Sie die fehlerhaften Entwürfe aus der Auswahl, um die übrigen zu teilen.
Schritt 7:
Ihre Dokumente erscheinen jetzt im Tab Geteilt.
Platzhalter-Upload-Liste
Beim Hochladen von Dokumenten in BIMcollab können Sie auch Platzhalter als temporäre Stellvertreter für Dokumente verwenden, die Sie später hochladen.
Sie können Platzhalter in großen Mengen über eine Upload-Liste erstellen. Folgen Sie den gleichen Schritten und Spielregeln wie oben, laden Sie jedoch nur die Upload-Liste hoch, ohne weitere Dateien. Jede Zeile in der Liste wird zu einem Platzhalter für eine zukünftige Datei
❗ Warnung: Beim Erstellen der Upload-Liste sollten die Metadatenfelder, die sich auf die neueste Version beziehen, leer gelassen werden, da diese Informationen im Voraus nicht bekannt sind. Alle hellblauen Spalten in der Excel-Liste, einschließlich der Felder Dateidaten, Dokumentendatum und alle Versionsdetails, müssen leer bleiben. Diese werden ebenfalls hinzugefügt, wenn die tatsächlichen Models hochgeladen werden.