Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Innerhalb des BIMcollab-Dokumentenmanagements ist der Dokumentname sehr wichtig, da die gesamte Versionsverwaltung von den entsprechenden Dokumentnamen abhängt.
Dokumentenbenennungsrichtlinien sind unerlässlich, um Dateien auf strukturierte und konsistente Weise zu organisieren. Gut strukturierte Benennungsrichtlinien bieten Klarheit über den Inhalt und Kontext eines Dokuments.
Eine Dokumentenbenennungsrichtlinie ist ein Satz von Regeln, der verwendet wird, um Projektdokumente konsistent zu benennen. Die gleichen Benennungsregeln gelten für alle, die Dokumente in die aktive Projektphase hochladen.
❗ Warnung: Die Dokumentenbenennungsrichtlinie ist nur verfügbar, wenn die Einstellung Erweiterter Dokumenten-Upload verwendet wird. Lesen Sie hier mehr über die Dokumenten-Upload-Einstellungen hier.
Folgen Sie den untenstehenden Schritten, um Dokumentenbenennungsrichtlinien für Ihr Projekt zu erstellen.
1. Erstellen Sie eine Benennungsrichtlinie
WebRaum-Administratoren können eine neue Benennungsrichtlinie von der Administrationsseite aus hinzufügen. Klicken Sie auf den Reiter Einstellungen (1) im linken Menü. Wählen Sie den Reiter Dokumentenbenennungsrichtlinie (2) und klicken Sie auf die Hinzufügen-Schaltfläche (3) in der oberen rechten Ecke.
Ein neues Menü öffnet sich, in dem Sie die neue Benennungsrichtlinie erstellen können. Beginnen Sie mit dem Hinzufügen des Namens und der Beschreibung der Richtlinie sowie der Auswahl der Länge des freien Feldes.
Das freie Feld ist ein eindeutiger Bezeichner für jedes Dokument, bestehend aus Namen, Buchstaben und Sonderzeichen.
Im nächsten Teil wählen Sie, was die Struktur Ihrer Benennungsrichtlinie sein wird. Sie ist in die folgenden Metadatenfelder unterteilt: Unternehmen, Disziplin, Standort, Projekt, Projektphase und die Namen der einzelnen Felder sowie benutzerdefinierte Felder (falls in Ihren Metadaten eingerichtet).
Das Feld „Frei“ ist für jede Richtlinie obligatorisch und wird daher bereits zur Benennungsrichtlinienformel hinzugefügt.
📝 Hinweis: Alle aufgeführten Felder müssen Abkürzungen eingerichtet haben, um in der Richtlinie verwendet werden zu können. Die Abkürzungen werden in den Reitern Einstellungen, Unternehmen, Standorte, Projekt oder Benutzerdefiniertes Feld verwaltet.
💡 Tipp: Jedes Team sollte sich im Rahmen der Projekteinstellung auf die Struktur der zu verwendenden Benennungsrichtlinie sowie die Reihenfolge der Zeichen im freien Feld einigen.
Um Ihre Benennungsrichtlinie zu erstellen, ziehen und platzieren Sie beliebige Felder in beliebiger Reihenfolge in die Benennungsrichtlinienformel unten.
Sie können auch Trennzeichen wie Bindestrich (-), Unterstrich (_), Punkt (.) oder Leerzeichen ( ) verwenden, um die Felder zu trennen und lesbarer zu machen. Sie können die Metadatenfelder und Trennzeichen in beliebiger Reihenfolge durch Ziehen nach links oder rechts in der Konvention anordnen oder sie aus der Formel entfernen, indem Sie auf das 'x'-Symbol klicken.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Speichern-Schaltfläche am unteren Bildschirmrand.
❗ Warnung: Die Dokumentenbenennungsrichtlinie kann nachträglich bearbeitet werden, z. B. durch Ändern der Reihenfolge oder Entfernen von Feldern. Diese Änderungen gelten nur für die zukünftigen Dokumente, die bestehenden Dokumente bleiben gleich benannt.
Dokumentenbenennungsrichtlinien können gelöscht oder eine neue Benennungsrichtlinie auf die Projektphase angewendet werden. In beiden Fällen betreffen die Änderungen nur die zukünftigen Dokumente.
2. Fügen Sie Ihrer Projektphase eine Benennungsrichtlinie hinzu
Sobald erstellt, müssen Benennungsrichtlinien zur erforderlichen Projektphase(n) hinzugefügt werden, um angewendet zu werden. Nur Benutzer in einer Benutzerrolle mit Berechtigungen zum Hinzufügen von Dokumentenbenennungsrichtlinien zu Projekten können diese Aktion ausführen.
Von der Projektseite aus, nachdem Sie Ihren gewünschten Standort, Ihr Projekt und Ihre Projektseite ausgewählt haben, gehen Sie zum Einstellungsmenü (1). Unter 'Dokumentenmanagement (2), wählen Sie Dokumentenbenennungsrichtlinie (3), klicken Sie auf die Bearbeiten-Schaltfläche (4), um eine neue Benennungsrichtlinie zu dieser Projektphase hinzuzufügen.
Wählen Sie eine Benennungsrichtlinie aus der Dropdown-Liste aus und klicken Sie auf Speichern.
3. Dokumente hochladen
Jetzt, da die Benennungsrichtlinie erstellt und dem Projekt hinzugefügt wurde, kann sie auf Ihre Dokumente angewendet werden.
Neue Dokumente können von der Dokumentenseite aus hochgeladen werden, entweder manuell oder mit der Upload-Liste.
Beim manuellen Hochladen eines Dokuments müssen Pflichtfelder manuell ausgefüllt werden. Die ausgewählten Werte werden automatisch angezeigt in der Namenskonvention des Dokuments.
Wenn ein Dokument mit demselben Dokumentnamen hinzugefügt wird, wird eine Benachrichtigung angezeigt, dass das hochgeladene Dokument als neue Version des bestehenden Dokuments mit demselben Dokumentnamen behandelt wird.
Wenn Dokumente mit der Upload-Liste hinzugefügt werden, werden die Metadatenfelder automatisch ausgefüllt gemäß der Upload-Liste.
Alle Dokumentnamenfelder, einschließlich des freien Feldes, werden aus der Upload-Liste extrahiert und automatisch ausgefüllt. Wenn ein Pflicht-Metadatenfeld (gekennzeichnet mit einem '*' Symbol) in der Upload-Liste fehlt, müssen diese manuell ausgefüllt werden.
📝 Hinweis: Wenn eine Dokumenten-Namenskonvention für Ihr Projekt oder Ihre Phase aktiv ist, kann BIMcollab automatisch Metadaten aus Dateinamen extrahieren während des Datei-Uploads.
Das System durchsucht den Dateinamen nach entsprechenden Metadaten unter Verwendung der in der Namenskonvention definierten Syntax, selbst wenn der Dateiname zusätzliche Zeichen enthält. Alle durch die Namenskonvention definierten Felder, die in derselben Reihenfolge im Dateinamen vorhanden sind, werden im Dokumentnamenfeld vorausgefüllt.
Wenn Sie eine begleitende Upload-Liste hochladen, haben deren Werte Vorrang vor denen, die aus dem Dateinamen abgeleitet werden.
Wenn die Upload-Liste jedoch leere Zellen für bestimmte Metadatenfelder enthält, wird BIMcollab der Einfachheit halber Werte aus dem Dateinamen verwenden.
Die Codes sind nicht case-sensitive, sie werden immer in Großbuchstaben importiert.
Für beste Ergebnisse dieser Funktion stellen Sie sicher, dass Ihre Dateinamen der Syntax der Dokumenten-Namenskonvention entsprechen.