Bitte beachten: Dieser Artikel ist eine KI-generierte Übersetzung.
Beim Verwalten von Dokumenten in BIMcollab können Sie Platzhalter erstellen, um einen Platz für Dokumente zu reservieren, die noch nicht hochgeladen werden können.
Ein Platzhalter enthält die Metadaten des Dokuments, aber keine eigentliche Datei. So können Sie Ihre Dokumentenstruktur vorbereiten und gemeinsam an Dokumenten arbeiten, bevor die Dateien verfügbar sind.
Sobald ein Dokument bereit ist, können Sie es direkt zum bestehenden Platzhalter hochladen, ohne einen neuen Dokumenteneintrag erstellen zu müssen.
⚠️ Hinweis: Nicht alle Funktionen sind in allen Tiers verfügbar. Um zu prüfen, ob sie in Ihrem Abonnement enthalten sind, sehen Sie sich die Tier-Vergleichsliste an oder wenden Sie sich an Ihren Admin. Falls eine Funktion nicht verfügbar ist, müssen Sie eventuell Ihr Tier upgraden.
Platzhalter erstellen
Platzhalter können auf zwei Arten erstellt werden: indem Sie einzelne Platzhalter manuell hinzufügen oder mit einer Upload-Liste mehrere Platzhalter auf einmal generieren.
⚠️ Achtung: Platzhalter können nicht mit der Standard-Upload-Methode hinzugefügt werden; sie können nur hinzugefügt werden, wenn die Erweiterte Upload-Methode aktiviert ist.
Platzhalter manuell erstellen
Um einen Dokumenten-Platzhalter hinzuzufügen, navigieren Sie zuerst zu dem Projekt (bzw. der Phase), zu dem Sie ihn hinzufügen möchten.
Klicken Sie im Reiter „Dokumente“ oben rechts auf den Button Zum Projekt (Phase) Hinzufügen und wählen Sie dann Platzhalter Erstellen. Sie müssen an dieser Stelle noch keine Datei hinzufügen.
Ein neuer Platzhalter wird im Entwürfe-Reiter hinzugefügt.
Wählen Sie den Platzhalter aus, um im rechten Bereich die Metadaten einzugeben. Sie können mehrere Platzhalter auswählen, um deren Metadaten gleichzeitig zu bearbeiten. Füllen Sie alle Pflichtfelder aus, die mit einem Sternchen (*) markiert sind. Falls im Projekt eine Dokumentenbenennungs-Konvention angewendet wird, wird der Dokumentenname automatisch aus den hinzugefügten Metadaten erstellt.
Klicken Sie oben auf der Seite auf den Button Speichern, wenn Sie fertig sind.
Der Platzhalter ist jetzt erstellt und wird durch das gestrichelte Rechteck-Symbol neben seinem Namen angezeigt.
Alle Informationen zum Dokumentendatum, Versionsdatum, Versionsnummer, Versionsbeschreibung oder Status bleiben leer, bis tatsächlich ein Dokument hochgeladen wird.
Mehrere Platzhalter mit einer Upload-Liste erstellen
Eine Upload-Liste ermöglicht es Ihnen, mehrere Platzhalter auf einmal zu erstellen, indem Sie die Dokumenten-Metadaten in einer Excel-Tabelle vorbereiten. Das ist besonders praktisch, wenn Sie ein Projekt mit vielen geplanten Dokumenten einrichten.
Um eine Upload-Liste zu erstellen, laden Sie zuerst die Excel-Vorlagendatei herunter, die Sie hier finden. Öffnen Sie die Vorlage und tragen Sie die Metadaten für jeden Platzhalter ein, den Sie erstellen möchten.
⚠️ Achtung: Beim Erstellen der Upload-Liste sollten die Metadatenfelder, die sich auf die neueste Version beziehen, für Platzhalter leer bleiben, da diese Informationen im Voraus nicht bekannt sind. Alle hellblauen Spalten müssen leer bleiben. Diese werden ergänzt, wenn die eigentlichen Modelle hochgeladen werden.
So importieren Sie eine Upload-Liste:
Klicken Sie im Reiter „Dokumente“ oben rechts auf den Button Zum Projekt (Phase) Hinzufügen und wählen Sie dann Upload-Liste.
Wählen Sie die von Ihnen erstellte Upload-Liste aus und klicken Sie auf den Button Hochladen.
Überprüfen Sie die Import-Ergebnisse und eventuelle Benachrichtigungen.
Klicken Sie auf den Button Zu Entwürfen, um die neu erstellten Platzhalter im Reiter Entwürfe anzuzeigen.
So überprüfen und teilen Sie Platzhalter:
Falls nötig, klicken Sie auf den Platzhalter (oder wählen Sie mehrere aus, um sie gemeinsam zu bearbeiten), um die Metadaten im rechten Menü zu bearbeiten.
Sobald die Metadaten gesetzt sind, wählen Sie die Platzhalter aus und klicken Sie auf das Teilen-Symbol, um den Platzhalter in den Ordner „Geteilt“ in der Dokumentenliste zu verschieben.
📝 Hinweis:
Es ist möglich, To do-Elemente wie Notizen, Fragen oder Aufgaben zu Platzhaltern hinzuzufügen, bevor eine Dokumentenversion hochgeladen wird. So können die Inhalte des Dokuments bereits vor der Erstellung besprochen werden.
Mehr dazu, wie Sie To do's zur Kommunikation über Ihre Dokumente nutzen, finden Sie in diesem Artikel: To do's-Reiter
Dokumente zu bestehenden Platzhaltern hochladen
Sobald Ihre Dokumentdateien bereit sind, können Sie sie zu den zuvor erstellten Platzhaltern hochladen. Genau wie beim Erstellen der Platzhalter können Sie Dokumente entweder manuell oder mit einer Upload-Liste hinzufügen.
⚠️ Achtung: Um ein Dokument zu einem Platzhalter hochladen zu können, muss der Platzhalter zuerst aus den Entwürfen in den Geteilt-Ordner verschoben werden, indem Sie das Dokument teilen, wie im vorherigen Abschnitt beschrieben.
Manuell ein Dokument zu einem Platzhalter hinzufügen
Wählen Sie in der Dokumentenliste den Platzhalter aus, zu dem Sie ein Dokument hochladen möchten.
Gehen Sie zum Versionen (1) Reiter und klicken Sie auf den Button Version Hinzufügen (2).
Der Dokumentenname ist bereits anhand der Metadaten des Platzhalters ausgefüllt.
Füllen Sie die Pflichtfelder aus, die mit einem Sternchen * markiert sind:Datei hochladen (1)
Versionsnummer angeben (2)
Versionsdatum hinzufügen (3)
Status angeben (4)
Sobald alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, klicken Sie auf den Button Hochladen (5).
Die Seite Erstellte Dokumente fasst alle erstellten Dokumente zusammen. Hier sehen Sie auch die Versionsnummern und ob sie mit einem workflow verknüpft sind.
Klicken Sie auf Fortfahren, um zur Dokumentenseite zurückzukehren.
Die Dokumentdatei ist jetzt mit dem bestehenden Platzhalter verknüpft. Der Platzhalter wird zu einem regulären Dokument mit einer hochgeladenen Version in Ihrer Dokumentenliste.
Mehrere Dokumente mit einer Upload-Liste zu Platzhaltern hinzufügen
Sie können eine Upload-Liste verwenden, um mehrere Dokumentdateien in einem Schritt zu ihren bestehenden Platzhaltern hochzuladen.
Bearbeiten Sie die bestehende Upload-Liste (Excel-Tabelle) und ergänzen Sie die fehlenden Informationen in den blauen Zellen: Dateiname, Dokumentendatum und Versionsdetails. Speichern Sie die Excel-Datei.
❗ Warnung: Der Dateiname muss exakt mit dem Namen des Dokuments übereinstimmen und die Dateiendung enthalten (z. B. .pdf).
2. Navigieren Sie in BIMcollab zu dem Projekt (bzw. der Phase), in dem sich Ihre Platzhalter befinden, und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen zu. Wählen Sie dann Upload list aus.
3. Ziehen Sie die Datei(en) zusammen mit der Upload list per Drag & Drop hinein oder blättern Sie, um die Datei(en) auszuwählen, die hochgeladen werden sollen.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Upload. Überprüfen Sie die Informationen und eventuelle Benachrichtigungen. Klicken Sie auf Zu Entwürfen, um die importierten Dokumente anzusehen.
5. Überprüfen Sie im Tab Entwürfe die hochgeladenen Dokumente und deren Metadaten. Falls nötig, wählen Sie einzelne oder mehrere Dokumente aus, um deren Metadaten im rechten Bereich zu aktualisieren.
6. Sobald die Metadaten gesetzt sind, wählen Sie die Dokumente aus und klicken Sie auf das Teilen-Symbol, um die Dokumente in den gemeinsamen Ordner zu verschieben.
Die hochgeladenen Dateien stehen jetzt als Dokumentversionen zur Verfügung und sind mit ihren bestehenden Platzhaltern in der gemeinsamen Dokumentenliste verknüpft.
